Особенности проведения совещаний различных видов

Цель инструктивного совещания - передача ее участникам указаний и распоряжений, разъяснение и детализация их применительно к конкретным условиям работы, установление методов и сроков выполнения указаний, определение задач подразделений и исполнителей.

Проводить инструктивное совещание целесообразно, если предложенная вниманию собравшихся информация многоаспектная, предусматривает неоднозначные способы действий, отличается неординарностью. Такое совещание необходимо, если информацию нельзя довести до исполнителей в письменном виде.

Оперативное совещание (пятиминутка) отличается от других стабильным составом участников, постоянным местом и временем проведения, отсутствием заранее подготовленной повестки дня, относительной непродолжительностью (20-30 мин.). Основная задача такого совещания - получение информации «снизу» о состоянии дел. По мере поступления и обсуждения ее руководитель принимает опреативное решение непосредственно на совещании. В основном они касаются перераспределения ресурсов, согласование действий, выбора приоритетов и решения других вопросов хозяйственной деятельности организаций.

Решения, которые принимают на оперативном совещании, коротко протоколируют. Обычно для этого используют специальный журнал. При этом фиксируют не выступления и полемику, а только принятые руководителем решения с целью их контроля и однозначного толкования. Целесообразно оперативное совещание начинать с краткого отчета (информации) о состоянии дел, итоге прошлого периода (дня, недели), выполнение решений предыдущего совещания, возникших трудностей.

При помощи совещания методом «мозговой атаки» получают количественные оценки и данные при условии четкой формулировки проблемы.

Особенность метода состоит в том, что он позволяет мобилизовать участников совещания, сосредоточить их внимание на решении одной задачи, выработать решение, которое бы удовлетворяло всех участников и сознательно принималось ими.

Техника проведения подобных совещаний заключается в следующем. Совещание посвящают только одной проблеме, как правило, достаточно серьезной (например, из которой раньше дойти к общему мнению не удалось). Участники совещания уточняют формулировку проблемы, после чего ее фиксируют на доске или плакате. В дальнейшем каждый участник совещания высказывается только по этой проблеме. При уточнении предмета обсуждения председатель отвечает на вопросы, дает необходимые объяснения и справки. За относительно короткое время следует найти как можно большее количество вариантов решения проблемы, предложенных участниками без предварительной подготовки.

В таком совещании принимают участие не более 10-12 чел.

Приглашают, во-первых, лиц, заинтересованных в решении проблемы, а во-вторых, работников, отличающиеся высоким интеллектом, самостоятельностью и независимостью суждений, знанием предмета дискуссии. По проблеме высказывается каждый участник совещания. Причем основой каждого выступления является конструктивное предложение. Допускается вносить предложения, вплоть до парадоксальных. Желательно, чтобы предложений было как можно больше. Критика внесенных предложений запрещена.

Все предложения систематизируют, исходя из определенных критериев - стоимость, оригинальность и др. Затем их в сокращенном виде фиксируют на доске в виде пунктов проекта решения.

Пункты, по которым достигнуто общее согласие, фиксируют в протоколе заседания, который подписывают все участники. В свою очередь, пункты, из которых согласие не достигнуто, фиксируют для дальнейшей их доработки и обсуждения.

«Совещание без совещания» проводится в три этапа:

1) руководитель формулирует в письменном виде проблему, которая требует коллективного решения;

2) подбираются необходимые данные и исходные материалы для решения проблемы, а также составляется список лиц, которые могут принять участие в поиске оптимальных решений, им высылают бланки с письменной формулировкой проблемы и указанием местонахождения материалов для ее возможного решения;

3) каждый из участников должен выработать свою точку зрения и письменно изложить ее на том же бланке. Один из участников обсуждения, который назначен руководителем, собирает заполненные бланки, знакомится с их содержанием, разговаривает с каждым участником, уточняя предложения и принимает окончательное решение по решению проблемы. В решении сложных вопросов участвует руководитель.

Сочетание возможностей телефона, телевидения и вычислительной техники позволило создать новый тип коммуникаций, который широко распространен, - телеконференции.

Телеконференция позволяет ее участникам, не собираясь в одном зале и не отрываясь от своих рабочих мест, общаться. При этом участники конференции могут видеть и слушать друг друга, обсуждать поставленные согласно повестке дня вопросы, дискутировать. Телеконференции проводят в оборудованном большом телеэкраном зале, где находится телевизионная и акустическая аппаратура.

По сравнению с традиционной техникой проведения конференций телеконференции имеют ряд следующих преимуществ:

1. Экономия средств.

2. Высокая оперативность организации телеконференции.

3. В телеконференции может принять участие большее количество работников, чем в обычной конференции.

4. Каждый участник конференции может использовать любые материалы - графики, диаграммы, схемы, плакаты, тексты и др.

Вопросы для самоконтроля

1. Назовите положительные и отрицательные стороны делового совещания.

2. Приведите классификацию деловых совещаний.

3. Из каких этапов состоит процедура проведения делового совещания?

4. Раскройте содержание подготовки делового совещания.

5. В чем заключаются особенности проведения делового совещания?

6. В чем заключаются особенности проведения телеконференции?