Методические указания по выполнению работы

В любой информационной системе производится обработка данных об объектах реального мира, при этом объём сохраняемых данных очень велик. Ядро ИС составляет её база данных, в которой сохраняются все данные.

База данных (БД)– упорядоченная совокупность данных, предназначенных для хранения, накопления и обработки с помощью ЭВМ.

Для создания и ведения баз данных (их обновления, обеспечения доступа по запросам и выдачи данных по ним пользователю) используются системы управления базами данных (СУБД).

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в рабочем состоянии и организации доступа пользователя к данным.

СУБД Access, являющаяся частью пакета MicrosoftOffice, поддерживает реляционную модель данных.

Файл базы данных Access имеет расширение .accdb и содержит таблицы, формы, запросы, отчёты и другие объекты.

Объекты базы данных Access

К объектам базы данных Access относятся:

Таблицы– предназначены для упорядоченного хранения данных.

Запросы– предназначены для поиска, извлечения данных и выполнения вычислений.

Формы– предназначены для удобного просмотра, изменения и добавления данных в таблицах.

Отчеты– используются для анализа и печати данных.

Страницы доступа к данным– предназначены для просмотра, ввода, обновления и анализа данных через сеть или из любого места компьютера.

Макросы– используются для выполнения часто встречающегося набора макрокоманд, осуществляющих обработку данных.

Модули– предназначены для описания инструкций и процедур на языке VBA.

Основным объектом базы данных является таблица. В таблице содержатся сведения о некотором классе объектов выбранной предметной области. Например, таблица может содержать сведения о студентах вуза, при этом каждая строка-запись содержит информацию о конкретном объекте (студенте). Каждый столбец-поле описывает один из атрибутов некоторого объекта, например, фамилию студента или дату рождения. Поэтому все данные одного столбца характеризуются одинаковым типом - множеством допустимых значений и операций над ними. В СУБД Access определены следующие типы данных:

Создание базы данных

Создадим базу данных некоторой организации, сотрудники которой работают с клиентами и выполняют их заказы.

Если все сведения поместить в одной таблице, то она станет очень неудобной для работы, так как в ней будут повторяться некоторые данные. Всякий раз, когда сотрудник Иванов будет работать с какой-либо фирмой, придется прописывать данные о сотруднике и этой фирме заново. Чтобы уменьшить избыточность данных, можно исходную таблицу разбить на несколько таблиц и установить связи между ними.

Реляционная база данных – это совокупность связанных таблиц.

Таким образом, необходимо создать три таблицы: Сотрудники, Клиенты и Заказы

√Вызовите СУБД Access. В открывшемся после запуска окне выберите опцию Новая база данных, в поле Имя файла задайте имя файла, например Фирма Ирина, и нажмите кнопкуСоздать.

Активизируется вкладка Работа с таблицами и панель Режим таблицы. Существует несколько вариантов создания таблицы, но наиболее универсальным является создание таблиц на основе Конструктора.

√Перейдите в режим Конструктора, используя опцию Режим панели Режим таблицы. В появившемся диалоговом окне введём имя таблицы Сотрудники и нажмём ОК.

Эти действия приводят к открытию окна Конструктора (рис. 4.1),в котором выполняем описание структуры таблицы.

√В описании структуры таблицы Сотрудники зададим следующие поля:

Рис. 4.1. Окно конструктора таблиц

Каждое поле должно иметь имя, длина которого не может превышать 64 символа. В именах полей можно использовать любые комбинации букв, цифр, пробелов и других символов, за исключением ., !, ', [ и ].

Для каждой реляционной таблицы существует понятие ключа - набора полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись таблицы. В такой таблице не допускаются две или более записи с одинаковыми значениями ключевых полей. В общем случае ключ может состоять только из одного поля (простой ключ). Составной ключ предполагает идентификацию записи на основе комбинации значений нескольких полей.

В столбце Имя поля указывается произвольное имя поля. Переход в столбец Тип данных приводит к появлению кнопки раскрытия, щелчок по которой отображает список допустимых типов полей. Выбор типа также может производиться щелчком, а затем в строке Размер поля производится его конкретизация. Столбец Описание является вспомогательным (заполнять не обязательно), в нем могут храниться комментарии к создаваемым полям.

Для задания ключа необходимо выделить требуемое поле и щелкнуть попиктограмме Ключевоеполе в панели инструментов. Если в качестве ключа определяются несколько полей, то они выделяются путем протягивания мыши с нажатой левой клавишей по ячейкам первого столбца у требуемых полей или щелчком у требуемых полей при нажатой клавише Ctrl, а затем щелкается пиктограмма Ключевоеполе.