Оценка эффективности внедрения новой системы управления закупками на предприятии

Процесс управления закупками на предприятии требует много усилий, затрат и опыта работы в этой области. Для более успешной работы предприятия можно предложить руководству организации внедрить новую систему управления закупками или улучшить существующую (рис. 3.2).

Рисунок 3.2 – Формирование системы управления закупками материальных ресурсов ОАО «НМФ»

В целях предотвращения нерационального расходования и потерь используемых ресурсов необходима оптимизация процессов закупочной деятельности. На Западе больше в ходу термин "управление цепочками поставок" (Supply Chain Management - SCM). В рамках SCM известны такие концепции, как DRP (планирование потребностей распределения), SIC (статистическое управление запасами), JIT (точно в срок), MRP (планирование материальных затрат), EDI (электронный обмен данными), FMS (гибкая производственная система), SDP (планируемая программа доставки).

Мировой опыт внедрения SCM свидетельствует, что в результате происходит существенное снижение затрат компании, в том числе сокращение складских запасов - до 20%, и сокращение закупочных цен - до 10%. Несмотря на это, в течение двух последних десятилетий основное внимание уделялось лишь процессам автоматизации проектирования и управления производством. Процессы закупок практически "выпали" из поля зрения и по-прежнему остаются наиболее ресурсоемкой, неавтоматизированной и неэффективной сферой работы организаций.

Между тем, по оценкам ведущих аналитических агентств (AMR Research, Gartner Group), потери из-за неэффективной закупочной деятельности могут составлять, в зависимости от отрасли, до 15-27% от общего объема закупок. Кроме прямых потерь у компаний при неэффективном использовании систем закупок появляются дополнительные расходы на содержание разветвленного и многоуровневого бюрократического аппарата, теряется значительная часть времени на прохождение заказа, часто дублируются и неэффективно используются материально-технические ресурсы в условиях структурной разобщенности подразделений [36, с. 22].

В качестве примера рассмотрим проект создания ЭСС (электронной системы снабжения), который готовится к запуску одним из лидеров российской промышленности – ОАО ГМК «Норильский никель». Проект по созданию и внедрению ЭСС будет частью реализации долгосрочной программы развития компании. Целью разработки ЭСС является оптимизация процесса закупочной деятельности предприятий ОАО ГМК «Норильский никель» и повышение эффективности взаимоотношений с поставщиками.

ЭСС будет создана с использованием новейших технологий, которые позволяют органично интегрировать ее с существующими и будущими автоматизированными системами, используемыми в компании.

В рамках работы над созданием концепции ЭСС для ОАО ГМК «Норильский никель» были проведены детальный анализ и исследование имеющейся системы закупок. Только после этого были сделаны соответствующие выводы по выбору оптимальной ЭСС, которая в дальнейшем повысит эффективность не только процессов закупок, но и бизнеса в целом.

ЭСС позволит эффективно вести закупки более чем по 10 000 товарным позициям.

Система предусматривает два уровня пользователей: внутренние и внешние.

Внутренними пользователями являются сотрудники компании, отвечающие за закупки. Функциональность ЭСС позволяет им выставлять заявки на приобретение материальных и технических ресурсов (МТР), проводить тендеры на закупки и так далее.

Внешние пользователи – поставщики МТР, которым система предоставляет возможность принимать заявки на поставку МТР, получать спецификации, направлять коммерческие предложения.

Для повышения привлекательности системы и удобства работы пользователей с ней будут реализованы дополнительные возможности, в том числе новостные сервисы, средства общения пользователей между собой, средства подсчета рейтингов, средства поиска, персональные сервисы пользователей.

Подход компании Ambit Systems – разработчика решения – к реализации проекта предполагает поэтапное внедрение и получение конкретного результата по окончании каждого этапа.

1) Создание рабочего прототипа (пилотной зоны), который покрывает основные процессы снабжения и позволяет вести электронные закупки по нескольким товарным группам.

2) Расширение функциональных возможностей системы и осуществление закупок по всей номенклатуре товарных позиций с одновременным вовлечением новых пользователей – как внутренних, так и внешних.

3) Создание принципиально новых сервисов (таких, как возможность проведения финансовых расчетов, страхования грузов, организации транспортировки).

Внедрение ЭСС позволит компании:

- повысить прозрачность, управляемость и оперативность процесса закупочной деятельности;

- повысить доходность за счет снижения затрат на приобретение материально-технических ресурсов;

- повысить эффективность работы с поставщиками за счет оптимизации процессов обмена и использования информации;

- снизить складские запасы за счет более эффективного учета потребностей в материально-технических ресурсах;

- оценивать эффективность процесса закупок, используя информацию в исторической ретроспективе;

- создать единый стандарт обмена данными внутри компании и с поставщиками МТР, используя современные Интернет-технологии;

- решить проблему классификации материально-технических ресурсов, то есть существенно упростить процесс поиска и заказа МТР, а в дальнейшем – и другие процессы.

Существующего опыта компании недостаточно для того, чтобы управлять поставками на быстро меняющемся конкурентном рынке.

Поэтому одним из новшеств в организации можно предложить принятие решения о необходимости использования системы и технологии, позволяющих управлять этим процессом с целью оптимизации цепочки поставок. Будет внедрена система, позволяющая контролировать спрос, управлять складскими запасами, анализировать информацию, основываясь на данных ежедневного спроса.

Ежедневно эти данные заносятся в общую базу. На их основе технология SCM позволяет делать выводы о том, где и какие акции стоит проводить для более успешных продаж, а также прогнозировать необходимые закупки товаров.

Доход от внедрения на ОАО «Новосибирская макаронная фабрика» электронной системы снабжения рассчитывается по формуле (3.1).

Q₁= 2,024 * Q_t-1^0,565 * S₁^0,190 ,(3.1)

где Q₁ – планируемый прирост валового дохода за период t (за год);

 Q_t-1 – фактический валовой доход за предыдущий период;

 S₁ – затраты на внедрение мероприятия.

Таким образом, планируемый прирост валового дохода за год:

Q₁= 2,024 * 502,747^0,565 * 2.000.000^0,190 =53,048

(то есть ежегодный прирост выручки составит 10,5 %).

Используя эту систему корпорация сможет разрешить сразу несколько проблем, тормозящих нормальную деятельность производства, то есть снизить затраты на материально-технические ресурсы и складские запасы, сократить закупочные цены.

Но данная технология не будет работать на все 100%, если не решить проблему мотивации персонала. Поэтому руководству компании сначала необходимо отрегулировать и улучшить систему мотивации, стимулируя работников экономическими и неэкономическими способами, выдавая премии за производительность, различного рода выплаты, льготы, привлекая к участию в делах организации, предоставляя отгулы и так далее.

Также администрации предприятия нужно правильно и верно принимать управленческие решения, руководствуясь при этом следующими позициями:

1) характеристика анализируемой проблемы;

2) выработка максимально возможного количества ее решений, даже самых невероятных;

3) выбор наиболее рациональных идей для дальнейшей переработки;

4) разработка альтернативных решений проблемы.

Также для организации более эффективной системы закупок необходимо уделять внимание развитию оптового товарооборота ОАО «Новосибирская макаронная фабрика»:

- совершенствовать товароснабжение организации и повышать эффективность использования товарных ресурсов. С этой целью коммерческой службе организации нужно производить закупки материалов непосредственно у производителей, значительно расширить закупку и реализацию материалов, имеющихся в достаточном количестве у производителей и других поставщиков, больше внимания уделять заключению договоров с поставщиками;

- добиться роста эффективности труда торговых работников;

- улучшить использование материально-технической базы организации. С этой целью установить оптимальный режим работы организации, внедрить прогрессивные формы торговли, сократить до минимума проведение инвентаризаций, проверок;

-  экономической службе организации разрабатывать прогнозы развития оптового товарооборота и вести оперативный контроль за ходом реализации прогнозов. Это позволит руководству ОАО «Новосибирская макаронная фабрика» оперативно решать вопросы обеспечения и эффективности использования всех видов ресурсов;

- совершенствовать систему материального стимулирования труда работников организации (разработка систем и форм оплаты труда в прямой зависимости от товарооборота);

- осуществить компьютеризацию бухгалтерского учета в компании, разработать автоматизированную программу анализа товарооборота;

- минимизировать расходы по заемным средствам (снижение процентной ставки по кредитам) в кредитных учреждениях;

- повысить уровень менеджмента в компании;

- проводить на постоянной основе изучение рынков сбыта и снабжения и осуществлять мониторинг собственной доли организации на рынке.

Таким образом, главная задача этой главы выполнена – разработаны предложения и рекомендации по совершенствованию системы управления закупками на предприятии и более эффективной деятельности организации.

заключение

В последние несколько лет тема закупок на предприятии стала актуальной в условиях рыночной экономики.

Закупки оказывают влияние на важнейшие экономические показатели производственной деятельности: выпуск продукции, производительность труда, себестоимость продукции, оборачиваемость оборотных средств и другие.

В сфере закупок происходит разделение функций между снабженческой и сбытовой деятельностью. Для отдельного предприятия функции снабжения и сбыта различны: на службу снабжения возложено обеспечение материалами и техникой предприятия для осуществления производственного процесса, в то время как на службу сбыта – реализация готовой продукции данного предприятия.

Для успешного и эффективного управления закупками на предприятии необходимо выполнение всех задач и функций снабжения, использование современных эффективных методик и инструментов управления закупками.

Кроме того, необходимо уделять должное внимание тому, что система закупок предполагает эффективные нормы расхода сырья и материалов. Для успешной реализации механизма управления закупками необходимы высококвалифицированные сотрудники снабженческих служб, грамотные специалисты в области работы с поставками сырья и материалов.

На основе проведенных теоретических и практических исследований, были сделаны выводы о необходимости усовершенствования существующей системы управления закупками на ОАО «Новосибирская макаронная фабрика». Главное, в чем состояла задача проводимого исследования – разработка положений об управлении системой закупок, которое содержит все теоретические основы управления закупочной деятельностью, а также методы, применяемые в организации. Это положение должно регулировать отношения сотрудников и руководства организации по вопросам управления закупками.

Также для организации более эффективной системы закупок необходимо уделять внимание развитию оптового товарооборота ОАО «Новосибирская макаронная фабрика»:

- совершенствовать товароснабжение организации и повышать эффективность использования товарных ресурсов. С этой целью коммерческой службе организации нужно производить закупки материалов непосредственно у производителей, значительно расширить закупку и реализацию материалов, имеющихся в достаточном количестве у производителей и других поставщиков, больше внимания уделять заключению договоров с поставщиками;

- добиться роста эффективности труда торговых работников;

- улучшить использование материально-технической базы организации. С этой целью установить оптимальный режим работы организации, внедрить прогрессивные формы торговли, сократить до минимума проведение инвентаризаций, проверок;

-  экономической службе организации разрабатывать прогнозы развития оптового товарооборота и вести оперативный контроль за ходом реализации прогнозов. Это позволит руководству ОАО «Новосибирская макаронная фабрика» оперативно решать вопросы обеспечения и эффективности использования всех видов ресурсов;

- совершенствовать систему материального стимулирования труда работников организации (разработка систем и форм оплаты труда в прямой зависимости от товарооборота);

- осуществить компьютеризацию бухгалтерского учета в компании, разработать автоматизированную программу анализа товарооборота;

- минимизировать расходы по заемным средствам (снижение процентной ставки по кредитам) в кредитных учреждениях;

- повысить уровень менеджмента в компании;

- проводить на постоянной основе изучение рынков сбыта и снабжения и осуществлять мониторинг собственной доли организации на рынке.

Таким образом, подводя краткий итог, отметим, что четко построенная система управления снабженческими процессами имеет важное значение для функционирования и развития организации, являясь фактором повышения эффективности ее деятельности, условием ее устойчивости и жизнеспособности в изменяющейся среде, движущей силой, механизмом ее развития.