Первичные учетные документы

Основой осуществления бухгалтерского учета в организации является соответствующая технологическому процессу схема движения документов. Документирование хозяйственных операций заключается в восприятии данных об операции (подсчет, измерение) и занесении полученных данных в документ (заполнение его реквизитов). Создание совокупности первичных документов представляет собой первичный учет.

Первичный учет – это комплекс приемов по восприятию исходной информации и регистрации ее в документах, которые являются при этом не только средством оформления всех хозяйственных операций, но и одновременно и материальными носителями первичной информации.

Основным способом первичного отражения и контроля всех хозяйственных операций является документация.

Документация – способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведении о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществление последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета.

Независимо от способов записи исходных данных каждая хозяйственная операция должна быть оформлена документом в момент и по месту ее совершения.

Документ (лат. documentum – свидетельство, доказательство) – это письменное свидетельство на право совершение, или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5)величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Кроме того, формы документов, разработанные организацией, должны быть закреплены в учетной политике. Наиболее целесообразным является утверждать их в составе одного из приложений к учетной политике организации.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими на то лица. Следует иметь в виду, что факсимильная копия не гарантирует действительность подписи. Поэтому документы, оформленные таким образом, можно использовать только в оперативном управлении для принятия управленческих решений, но они не принимаются к бухгалтерскому учету при отражении хозяйственных операций в качестве оправдательного документа.

Регистры

Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

Учетные регистры — это специальные таблицы (бланки) для отражения в них хозяйственных операции, зафиксированных в первичных документах.

Регистры предназначены для накапливания, группировки и систематизации по счетам однородных хозяйственных операций, содержащихся в документах, служат целям контроля, управления и анализа финансово-хозяйственной деятельности организаций и используются для составления установленных форм отчетности.

В связи с тем, что счетов много и регистров большое количество учетные регистры классифицируются:

– по назначению и объему информации (объему содержания): синтетические, аналитические, совмещающие синтетический и аналитический учет. Регистры синтетического учета предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. Записи в этих регистрах ведутся без пояснительного текста, в обобщенном виде и только в денежном выражении. Регистры аналитического учета предназначены и используются для отражения однородных операций по отдельным аналитическим счетам. Каждая операция записывается достаточно полно не только в денежном, но и в натуральном выражении. Регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, повышают достоверность и наглядность учета. В этих регистрах отдельные строчки предназначены для аналитического учета, а итоговые данные всех записей являются показателями синтетического учета.

– по видам учетных записей: хронологические, систематические, комбинированные. Хронологические регистры используются для записей операций в хронологическом порядке, т.е. в порядке их совершения (чаще всего в порядке поступления документов в бухгалтерию) без группировки их по счетам. В систематических регистрах однородные хозяйственные операции систематизируются по счетам синтетического и аналитического учета. Примером является главная книга, в которой регистрируются обороты по всем синтетическим счетам с указанием корреспондирующих счетов. Комбинированные регистры совмещают в себе хронологическую и систематическую запись.

– по внешней форме: свободные листы, карточки, книги, машинограммы; Свободные листы (ведомости) представляют собой отдельные листы или несколько скрепленных листов. Это журналы-ордера или ведомости. Они открываются на месяц. Некоторые из них имеют вкладыши. Хранятся в папках. Карточки — это тоже свободные листы, но не скрепленные между собой. Они хранятся в ящиках в определенной системе. Совокупность однородных по назначению карточек называется картотекой. Бухгалтерские книги используются для регистрации хозяйственных операций, как по синтетическим, так и по аналитическим счетам. В бухгалтерских книгах все листы прошнурованы, пронумерованы, скреплены печатью и подписью. Книга оформляется в начале года и ведется в течение его. Машинограмма — учетный регистр, получаемый при обработке документов на ПЭВМ. Формы их разнообразны и зависят от назначения и содержания учитываемых в них объектов.

– по строению (форме графления): односторонние, двусторонние, многографные;

– по материальной основе: бумажные и безбумажные регистры.

Учетные процедуры

В бухгалтерском учете под учетными процедурами понимают совокупность действий должностных лиц и работников бухгалтерской службы по обработке первичных документов, обобщению, группировке, детализации и систематизации бухгалтерской информации.

Учетные процедуры включают обработку:

– по форме, т.е. в отношении правильности и полноты заполнения реквизитов. Эта проверка заключается в выяснении бухгалтером подлинности подписей лиц, составивших документ; установлении наличия всех требуемых в форме документа реквизитов, выявлении подчисток и не оговоренных или неправильно сделанных исправлений и т. д.

– по существу, т. е. выяснить соответствие хозяйственных операций в документе действующему законодательству (законность и хозяйственную целесообразность). Например, при проверке авансового отчета по командировке надо знать порядок и нормы оплаты суточных, расходов по найму жилья, проезда и т.д.

– по арифметической проверке, т.е. проверить правильность подсчетов, выведения итогов, вычисленных процентов.

Также различают элементы обработки:

Таксировка – это определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документе. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.

Группировка – это объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой либо период. Например, кассовые документы группируются за каждый день по приходу и расходу, что находит отражение в отчете кассира.

Контировка (проставление корреспонденции счетов) – это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций.

Разноска операций (данных первичных документов) по учетным регистрам. При совершении этой учетной процедуры данные из первичных документов переносят в учетные регистры в порядке, установленном нормативными документами и учетной политикой организации применительно к выбранной форме бухгалтерского учета.

Арифметический подсчет. После разноски операций необходимо провести соответствующие арифметические действия: суммирование данных по строке, столбцу, распределение сумм затрат по видам и т.п. При автоматизированной форме учета арифметический подсчет осуществляется автоматически и в выделении этой процедуры нет необходимости.

Группировка учетных регистров для подшивки и хранения. Эту процедуру выполняют, как правило, по окончании отчетного периода.

Помимо перечисленных на определенных этапах бухгалтерского учета осуществляются следующие контрольные процедуры.

Проверка арифметических расчетов клиента (пересчет) заключается в проверке арифметической точности источников документов и бухгалтерских записей и в выполнении независимых подсчетов. В бухгалтерии осуществляется, как правило, сплошной пересчет.

Проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций. Эта процедура является элементом последующего контроля и заключается в перепроверке полноты и правильности отражения в учете данных первичных документов.

Подтверждение. Для получения информации о реальности остатков на счетах учета денежных средств, счетов расчетов, счетов дебиторской и кредиторской задолженности целесообразно получить подтверждение в письменной форме от независимой (третьей) стороны. На практике подтверждение реализуется в форме актов сверки взаимных расчетов.

Проверка документов. Документальная информация может быть внутренней, внешней либо внутренней и внешней одновременно. Проверка документов заключается в том, что проверяющий должен убедиться в реальности определенного документа. Для этого рекомендуется выбрать определенные записи в бухгалтерском учете и проследить отражение операции в учете вплоть до того первичного документа, который должен подтверждать реальность и целесообразность выполнения этой операции.

Прослеживание. Под прослеживанием понимается процедура, в ходе которой проверяют движение некоторых первичных документов внутри организации и правильность осуществления с этими документами всех учетных процедур. Как правило, прослеживание осуществляется с целью выявления каких-либо ошибок. Выбор модели текущих операций и формы бухгалтерского учета обуславливается размером организации, спецификой осуществляемой ею деятельности, а также конкретными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой хозяйствующего субъекта.