Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД).

Классификация ОРД: организационные, распорядительные, справочно-информационные. Организационные документы — устав, положения (об учреждении, о структурном подразделении); правила, регламент, инструкции и др. Особенности составления и оформления документов.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) - это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.

Организационно-распорядительная документация является одной из подсистем управленческой документации. Характерной чертой этой системы является то, что с ее помощью документируются действия организаций при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.

Основные группы документов в системе ОРД:

- распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

- организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику и др.);

- справочно-информационные документы (акт, письмо, докладная записка, объяснительная записки, справка, сводка, телефонограмма, телеграмма и др.)

Организационно-правовые документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работ, права и обязанности, ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.

Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.

Штатное расписание - документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом.

Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.

Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

Правила внутреннего трудового распорядка – документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса РФ, действующего с 02.02.2002.

Организационные документы велики по объему и имеют длительный срок хранения. Перерабатываются только в случае реорганизации или развития нового направления в деятельность организации. Эти документы обязательно утверждаются и их датой считается дата их утверждения.

Оформляется на общем бланке организации или на стандартном листе с нанесением следующих реквизитов:

Ø наименование организации и/или структурного подразделения,

Ø наименование вида документа,

Ø дата, индекс, гриф утверждения,

Ø заголовок к тексту, текст, подпись и печать.

Заголовок к тексту должен согласовываться с наименованием вида документа (пример: положение об отделе кадров, должностная инструкция бухгалтера, инструкция о ведении учета). Текст обычно состоит из разделов, которые делятся на пункты и номеруются арабскими цифрами.

В системе ОРД важное место занимает распорядительная документация. Распорядительная документация - это совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных организаций в целях реализации возложенных на них функций. В распорядительных документах в юридически значимой форме фиксируются основные управленческие решения.

Для достижения единообразия в оформлении организационно-распорядительных документов на общегосударственном уровне устанавливаются единые требования к их составлению и оформлению.

Что касается такого вида документа, как протокол, то он сочетает в себе черты справочно-информационного и распорядительного документа.

Документация по оформлению основной деятельности включается в себя:

- письмо об изготовлении печатей и штампов;

- положение об организации;

- приказ о создании организации;

- протокол собрания учредителей (участников) о создании организации;

- решение собрания учредителей (участников) о создании организации;

- устав организации.

Виды документов по происхождению: личного происхождения и официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

По способу передачи документов различают:

Ø письма; телеграммы;

Ø телефонограммы;

Ø телексы;

Ø факсограммы; электронные сообщения.