Понятие «документ», его функции.

Понятие «информация и документ». Трансформация понятия «документ». Термин «документ» по Государственному стандарту Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98. Свойства и функции документа. Информационная, социальная, культурная, коммуникативная функции документа. Правовая функция. Функция исторического источника. Функция учета.

Информация - (лат. informatio - разъяснение, изложение, осведомленность) - одно из наиболее общих понятий науки, обозначающее некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний и т.п. Документ возник чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) -- доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

Документ — материальный объект с информацией, закрепленной заданным человеком образом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16.487-83). Документ — это обычно носитель информации или управленческого решения, затем — хранитель информации; в перспективе отдельные документы могут представлять собой научно-историческую ценность.

Служебные документы учреждений, организаций, предприятия и личные документы граждан выполняют след важные функции:

- информационную: являются носителем и источником информации;

- управленческую: позволяют организовать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

- правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают акты, удостоверяют сведения и показатели;

- коммуникативную: помогают организовать обмен информацией и общение между различными объектами;

- учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

- социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

- культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывая ее специфику, калорит, нравы, обычаи, традиции;

- историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют исторические факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

При работе с документами необходимо выполнять много различных действий: создание и оформление документов, организацию их движения и обработки, систематизацию и хранение документов.

С разработкой документов связано еще ряд понятий (см. ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Дело - совокупность документов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т. п.), помещенных в отдельную обложку.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Под документооборотом понимается вся совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях и на предприятиях: составление, регистрация полученных документов и другой корреспонденции, организация и контроль исполнения, формирование номенклатуры дел и справочных фондов, экспертиза научной и практической ценности, хранение и передача в архив, обеспечение секретности и сохранности служебной тайны. Это движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения, отправки или передачи их на хранение.

 Поступившие документы проходят следующие этапы:

1. Первичную обработку,

2. Предварительное рассмотрение и разметку,

3. Регистрацию,

4. Рассмотрение документов руководством,

5. Направление на исполнение,

6. Исполнение и контроль исполнения,

7. Подшивку документов в дела.

Первичная обработка заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяют: правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью регистрации документа. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах, приглашениях, поздравлениях, письмах, присланных для сведения (копиях), сообщениях о заседаниях, совещаниях, учебных планах и программах, рекламных извещениях и других материалах, не подлежащих регистрации. Передача документов на рассмотрение руководству осуществляться только после регистрации.

Руководитель организации, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документа между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом ограничения доступа. Исполнение документа (как этап его обработки) предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством предприятия или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа на предприятие и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты на документы, табель унифицированных форм документов, номенклатуры дел структурных подразделений, пользуется средствами вычислительной и организационной техники.

Исполнителям должен быть обеспечен доступ к автоматизированным банкам данных предприятия и традиционным массивам документов, законодательным актам, актам Президента России, правительственным, ведомственным актам, справочно-информационным фондам и библиотекам для получения необходимой информации. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.

Признаки документа.

Внешние признаки документа. Понятие оригинала. Черновики и беловики. Автограф. Понятие «подлинник». Основные признаки подлинника. Дубликат документа. Понятие «копия». Виды копий. Фальсификация документа.

Внешние признаки документа представляют собой признаки, отражающие:

1) форму и размер документа,

2) носитель информации,

3) способ фиксации информации,

4) элементы оформления документа.

Носитель документированной информации представляет собой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Внутренним признаком документа является содержание. Содержание является главным признаком документа, его информационным комплексом.

Форма документа всегда вторична, и представляет собой регламентированный или исторически сложившийся набор составных частей или реквизитов документа, а также схему их расположения на носителе информации.

Совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности на носителе информации, составляет формуляр документа. Формуляр, характерный для определённого вида документа называется типовым формуляром (приказ, письмо и т.д.).

Оригинал - это первоначальный, единственный, уникальный документ.      

Умноженный оригинал - это оригинал в нескольких идентичных экземплярах (контракты, соглашения).

Оригинал документа может быть черновым или деловым.

Черновой экземпляр или черновик отражает процесс работы автора над текстом.

Деловой вариант (или беловик) это машинописный документ, текст которого перенесён с черновика без помарок и исправлений в окончательной редакции, при автоматизированном изготовлении документов.

По степени подлинности документы делятся на: подлинники (оригиналы);копии;дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат». Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.

Повторное воспроизведение оригинала с его внешними особенностями и признаками является копией документа. Копия сама по себе юридической силы не имеет. Копия должна быть заверена должностным лицом или нотариусом и после этого она приобретает юридическую силу.

По срокам хранения документы делятся на:

Ø документы постоянного срока хранения;

Ø долговременного (свыше 10 лет);

Ø временного (до 10 лет) хранения.

Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

Автограф  (от авто... и... граф), собственноручная надпись или подпись.

В Российской Федерации, электронная цифровая подпись широко используется в хозяйственном обороте. Банк России и другие банки Российской Федерации эффективно используют ЭЦП для осуществления своих операций путем пересылки банковских электронных документов по корпоративным и общедоступным телекоммуникационным сетям.

10 января 2002 года был принят Федеральный Закон «Об электронной цифровой подписи», который закладывает основы решения проблемы обеспечения правовых условий для использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека в документе на бумажном носителе.

«Фальсификация» - злостное, преднамеренное искажение данных;
заведомо неверное истолкование чего-либо; изменение с корыстной целью вида или свойства предметов; подделка.

Полная фальсификация документа означает, что подложные документы подделываются, исходя из образцов, которыми служат экземпляры подлинных документов. Частичная фальсификация документов может осуществляться путем: подчистки; подделки подписей, оттисков штампов и печатей; допечатки, дописки, исправления текста; химического травления текста; замены частей документа (фотографий, листов в многостраничных документах). Эти признаки фальсификации документов могут быть распознаны с помощью криминалистических средств.