Проведение информационных мероприятий

2.5.1. Эта форма использования отличается многообразием. Цель ее, в основном, состоит в ознакомлении с составом и содержанием фондов архива и его работой.

Формы проведения информационных мероприятий:

- лекции

- круглые столы,

- читательские конференции (в частности, новые поступления,   рассекречивание, НСА)

- экскурсии

- дни открытых дверей

- уроки

- встречи с:

        - общественностью

        - краеведами

        - школьниками

        - студентами

        - преподавателями

- презентации книг и сборников документов.

     Все вышеназванные формы можно условно разделить на две основные группы: одну составят мероприятия, как правило, рассчитанные на профессионалов (лекции, читательские конференции, круглые столы, презентации книг и сборников документов), вторую - мероприятия, в большей степени направленные на популяризацию отечественной истории, ознакомление с разными направлениями работы архива (дни открытых дверей, экскурсии в архив, уроки).

2.5.2. Предполагаемая аудитория будет, в основном, влиять на форму подачи материала, а не на большую или меньшую открытость той или иной информации. Иными словами, если проводится круглый стол для профессионалов, это не значит, что на нем будет обнародована конфиденциальная информация только потому, что в заседании принимают участие маститые историки или архивисты. Доступ к конфиденциальной информации не связан с научным авторитетом лица.

В соответствии с федеральным законодательством разрешение на доступ к конфиденциальной информации может быть получено:

- от организации-фондообразователя (организации, поставившей помету, организации-правопреемника, организации, которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящей организации) в отношении информации, образовавшейся в результате ее деятельности (см. подробнее п. 2.1.1.2.);

- от собственника информации в отношении принадлежащей ему информации, за исключением информации, «содержащей сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну»[90];

- от субъекта информации в отношении информации, к нему относящейся (доверенного лица субъекта информации), в случае его смерти – от наследников субъекта информации (доверенных лиц наследников субъекта информации) при предъявлении соответствующих документов (более подробно см. п. 2.1.1.1.).

Предполагаемый состав участников круглого стола будет влиять и на тематику выступлений, которая может быть связана с проблемами фальсификации, архивной информации, рассмотрением разных точек зрения на ту или иную проблему, разных концепций развития того или иного исторического процесса, его роли в развитии тех или иных стран. Очевидно, что подобная тематика не очень пригодна для дней открытых дверей, экскурсий и уроков для школьников, по той простой причине, что для активного восприятия такой информации необходимы специальные знания и профессиональный опыт работы с архивной информацией.

    2.5.3. При всем многообразии форм основные этапы подготовки каждого мероприятия одинаковы

    - определение формы проведения

     - выбор темы;

     - включение в годовой план;

- определение цели и формулировка конкретных задач;

- определение состава участников (с обеих сторон) и их количество;

- выбор места проведения;

- составление плана мероприятия (перечень выступлений, показ видеоматериалов, прослушивание фонозаписей, круглый стол, обмен опытом, кофе-брейк, перерыв на обед, экскурсии и т.д.);

- определение продолжительности мероприятия;

- подготовка рекламы до и после мероприятия;

- определение формы «отчета» (сообщение в прессе, организация конференции по вопросам, поднятым во время встречи и т.д.);

-  выбор сотрудников, отвечающих за подготовку и проведение;

- составление сметы расходов на проведение мероприятия.

2.5.4. Вопрос об использовании конфиденциальной информации, содержащейся в архивных документах, для данной формы использования следует рассмотреть на этапе формулировки конкретных задач для уже выбранных темы, цели определенного мероприятия. Сам выбор темы, цели и форма проведения информационного мероприятия напрямую не связаны с конфиденциальной информацией. Все зависит от того, какие задачи организаторы предполагают для этого решить.

Например, тема информационного мероприятия – «Многопартийная система постсоветской России». Цель --осветить деятельность политических партий, возникших после 1991 г. и сопоставить сложившуюся партийную систему с многопартийной системой в России накануне Октябрьской революции. В зависимости от выбранной формы информационного мероприятия, по-разному будут ставятся задачи и по-разному решаться.

Если речь идет о круглом столе для историков, политологов и архивистов, то, возможно, на заседании круглого стола будут рассматриваться программы политических партий за разные периоды развития России, выступления их руководителей, их участие в политических событиях, результаты их деятельности, состав членов, вопросы фальсификации и т.д. Однако, при рассмотрении этих вопросов следует учитывать, что, если членский состав политических партий предреволюционной России в соответствии с федеральным законодательством (конфиденциальная информация о человеке, к которой, в частности относится информация о его политических взглядах, остается конфиденциальной в течение 75 лет со времени создания документов, содержащих такую информацию[91]) может быть обнародован поименно, то членский состав партий, возникших в 1990-е гг. и позднее, является конфиденциальной информацией. Такую информацию можно использовать только в обезличенном виде или с разрешения субъектов этой информации.

Возможно использовать названную выше тематику и в других информационных мероприятиях, например, при проведении школьных уроков. Цель остается прежней - осветить деятельность политических партий, возникших после 1991 г. и сопоставить сложившуюся партийную систему с многопартийной системой в России накануне Октябрьской революции. Однако, задачи, исходя из предполагаемого состава слушателей, в данном случае это будут школьники, очевидно, будут отличаться от задач, поставленных на круглом столе для специалистов по глубине, детализации, многообразию. Скорее всего, акцент следует сделать на причинах и процессе возникновения партий, анализе программ, исторических событиях, в которых участвовали партии. Думается, что для данной аудитории вопросы использования конфиденциальной персонифицированной информации не актуальны.

    2.6. Публикация архивных документов

    2.6.1. При подготовке публикации архивных документов архив руководствуется научными правилами издания исторических документов[92]. В настоящее время такими правилами являются «Правила издания исторических документов в  СССР». (М., 1990).

2.6.2. Подготовка публикации архивных документов включает:

- выбор темы публикации и включение ее в план работы архива;

- определение типа, вида и формы публикации, которые являются следствием или причиной определения цели публикации и задач, выполнение которых необходимо для достижения поставленной цели:

- организацию подготовки публикации;

- выявление и отбор документов;

- выбор и передачу текста;

     - археографическое оформление документов;

- составление научно-справочного аппарата публикации;

- формирование макета публикации;

       - работу с издательством.

2.6.3. Проблема наличия конфиденциальной информации в архивных документах рассматривается на этапе определения цели и задач публикации, выбора хронологического периода, в течение которого были созданы интересующие составителей публикации документы.

Архив может участвовать в подготовке публикации архивных документов как организатор и как соисполнитель. Если архив участвует в подготовке публикации как соисполнитель, ему следует оговорить с головной организацией на этапе планирования правовые нормы, возможность и условия использования в публикации документов архива, содержащих конфиденциальную информацию. (См. также пп. 2.3.1., 2.3.2.).

2.6.3.1. Хронологический период имеет особое значение для публикации документов, содержащих конфиденциальную информацию о человеке, т.к. только для этой группы конфиденциальной информации федеральным законодательством установлен конкретный период ограниченного доступа, после окончания которого, информация автоматически становится общедоступной – 75 лет со времени создания документов, содержащих такую информацию. После окончания 75 лет со времени создания документов любая информация о человеке может быть использована без ограничений (если это не противоречит федеральному законодательству, защищающему информацию, относящуюся к государственной, служебной, коммерческой тайнам (например, законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности», «О коммерческой тайне» и др.).

Если 75 лет со времени создания документов, содержащих интересующую авторов публикации конфиденциальную информацию о человеке, не прошло, для публикации такой информации следует запросить разрешение у субъекта информации (его доверенного лица), в случае смерти субъекта информации – у его наследников (доверенных лиц наследников) при предъявлении соответствующих документов, направив ему (им) официальный письменный мотивированный запрос (см. также п. 2.1.1.1.), и получить такой же официальный письменный ответ. Важно помнить, что если существует документ, освещающий события спустя многие годы, то период ограниченного доступа к информации, в нем содержащейся, будет отсчитываться с момента написания этого документа, а не с даты события, в нем описываемого[93].

Эта норма касается документов государственных и муниципальных организаций.

Если искомая информация содержится в документах, находящихся в частной собственности, то собственник информации может установить любой период ограниченного доступа для документации, содержащей информацию о нем (как ранее 75 лет со времени создания документа, так и более). Если конфиденциальная информация, находящаяся в принадлежащих собственнику документах, касается другого человека, собственник не имеет права устанавливать для нее период ограниченного доступа, меньший, чем установлено Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» - 75 лет со времени создания документа, содержащего такую информацию[94].

В любом случае для получения разрешения на публикацию документов, содержащих конфиденциальную информацию о человеке, архиву необходимо письменно обратиться к субъекту такой информации (его доверенному лицу), в случае его смерти – к его наследникам (доверенным лицам наследников).

Например, «Уважаемый (ая) ф.и.о.! …. архив, в связи с юбилеем …(событие) планирует издать воспоминания его участников. В нашем архиве в коллекции писем (дневников, воспоминаний …) участников этого события хранятся и Ваши письма (дневники, воспоминания …) (Вашего отца (деда…). Просим Вашего разрешения на их публикацию. Если Вы не считаете возможным опубликовать письма полностью, просим Вас разрешить публикацию фрагментов, касающихся … . О Вашем решении сообщите, пожалуйста, письменно».

В конверт с письменным обращением целесообразно вложить конверт с адресом архива для ответа.  Это будет свидетельствовать о внимании к человеку, которому направлена просьба архива, и станет дополнительным шансом для получения ответа.

Или

«В Вашем личном фонде (личном фонде Вашего отца …) хранятся Ваши дневники, воспоминания, письма …, содержащие информацию о …. В связи с предстоящим юбилеем этого события архив планирует издать публикацию архивных документов, касающихся … (могут быть конкретизированы отдельные вопросы, освещаемые в публикации). Просим Вашего разрешения на публикацию Ваших дневников и писем. Если Вы не считаете возможным опубликовать их полностью, просим Вас разрешить публикацию фрагментов, касающихся … . О Вашем решении сообщите, пожалуйста, письменно».

 В любом случае архиву в обязательном порядке необходимо получить официальное письменное нотариально заверенное разрешение от субъекта информации (доверенного лица субъекта информации), в случае его смерти – от наследников (доверенных лиц наследников), которое будет храниться в архиве как доказательство доброй воли человека, разрешившего публикацию информации.

Если невозможно получить разрешение на досрочное опубликование конфиденциальной информации о человеке, публикация такой информации возможна в обезличенном виде, т.е. при публикации документа из него необходимо изъять персоноидентифицирующую информацию – информацию, которая помогает прямо или косвенно установить личность человека. При этом необходимо отказаться от формального подхода при установлении набора информации для идентификации человека, при котором считается, что установить человека возможно по его фамилии, имени, отчеству, месту и дате рождения. Практика показывает, что установить личность можно по разному набору информации, даже по одной фамилии, если она уникальна для данной местности и т.д. (Подробнее см. пп. 1.2.1.1., 2.3.1.1.).

2.6.3.2. В соответствии с федеральным законодательством период ограниченного доступа для информации, составляющей служебную и коммерческую тайну, хронологически не обозначен.

Если, в соответствии с задачами, поставленными перед публикацией, желательно опубликовать документы, содержащие служебную и/или коммерческую тайну, следует обратиться в организацию-фондообразователь (организацию, поставившую помету, организацию-правопреемник, организацию, которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящую организацию) или к собственнику с письменным обращением. Обращение должно быть официальным и мотивированным, т.е. содержать объяснения необходимости доступа к данной конфиденциальной информации и условия ее использования.

Например, «Генеральному директору ОАО «…».

«В связи с подготовкой публикации документов о последнем реализованном пятилетнем плане развития народного хозяйства в СССР (1986 – 1990 гг.), его планировании и итогах выполнения, просим разрешения использовать в этой публикации документы «… металлургического завода» - предшественника ОАО «…», за означенный период, касающиеся ….(указать конкретные темы, вопросы). В настоящее время эти документы имеют помету «ДСП». Директор архива … ф.и.о.».

Целесообразно использовать такое обращение для того, чтобы решить вопрос доступа к документам фонда и для других целей. Для этого обращение можно завершить следующей фразой: «Просим также рассмотреть вопрос о возможности снятия пометы «ДСП» с документов архива, хранящихся в фонде «… металлургический завод» за период с его создания до реорганизации в ОАО «...». С уважением директор …архива, ф.и.о.».          

Разрешение для опубликования должно быть оформлено только в письменном виде: от физического лица – нотариально заверенное, от юридического лица – на бланке организации и  хранится в архиве.

Если такое разрешение не будет получено на все интересующие авторов публикации документы, можно попробовать оговорить возможность использования какой-либо части документов по какому-либо направлению, и в связи с этим скорректировать тему публикации.

Если не удается получить разрешение на снятие пометы «ДСП» даже с части документов, то возможно использовать при публикации документы, содержащие служебную или коммерческую тайны, с изъятой идентифицирующей организацию информацией (см. п. 2.3.1.2.).

В таком случае публикация будет содержать информацию не о работе конкретного (ых) завода (ов), а о тенденции в металлургической промышленности СССР накануне перестройки.

2.6.4. Если в публикации используются документы с изъятой конфиденциальной информацией или отсутствуют документы по отдельным вопросам или направлениям деятельности, в предисловии необходимо оговорить причину отсутствия некоторой информации со ссылкой на статьи федерального законодательства, касающиеся использования конфиденциальной информации (см. Приложения к данным методическим рекомендациям).

Наличие таких сведений в предисловии, с одной стороны, объяснит неполноту опубликованной информации, как следствие соблюдения норм доступа к конфиденциальной информации, с другой стороны, обозначит перед читателями правовые нормы доступа к конфиденциальной информации в Российской Федерации, и в конечном итоге будет свидетельствовать о научном уровне публикации.