Использование архивных документов в средствах массовой информации

Использование документов в СМИ представляет собой подготовку информационных материалов для периодической печати, радио, телепередач.

2.4.1. Во взаимоотношениях со СМИ архив выступает как:

1. Владелец архивной информации. В этой роли необходимо знание федерального законодательства о (об):

-  общедоступной и конфиденциальной информации;

-   правах, обязанностях и ответственности архива; 

- правах и обязанностях представителей СМИ.       

2. Пользователь архивной информации. При выполнении этой роли у архива появляется большое количество возможностей для пропаганды информации, хранящейся в архивных документах, повышения общественной значимости архива в жизни региона.

2.4.2. Формы использования архивных документов в СМИ:

Печать:

- архивная страничка

- статьи

- подборки документов

- очерки, корреспонденции о событиях архивной жизни

Радио:

 - циклы тематических передач «в архиве о родном крае»…

- хроники,

- информации

- интервью

- репортажи

- пресс-конференции

- рекламные сообщения  

Телевидение: 

- регулярные передачи о составе и содержании документов архива

- документальные, художественные фильмы, сопровождаемые   обсуждением с участием архивистов, комментирующих события

- тематические беседы, тематические программы

- и др.

2.4.3. В том случае, когда в архив обращается представитель СМИ, следует помнить, что, в соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Положением о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел», представители СМИ не обладают никаким преимуществом при доступе к конфиденциальной архивной информации[85].

2.4.3.1. Если представитель СМИ обращается в архив за конфиденциальной информацией о человеке (см. Приложение 1. «Примерный перечень тематических групп конфиденциальной информации о человеке с выдержками из законодательства Российской Федерации»), архиву следует, в первую очередь, обратить внимание на время создания документов, содержащих искомую информацию. Если 75 лет со времени создания документов прошло, информация, содержащаяся в документах, становится общедоступной.

Если 75 лет со времени создания документов не прошло, представители СМИ могут получить доступ к этой информации с разрешения субъекта информации. При этом они должны представить в архив от субъекта информации нотариально заверенное письменное разрешение, в котором оговорено, к какой информации разрешается доступ и на каких условиях.

Если представители СМИ получили разрешение на доступ к информации от доверенного представителя субъекта информации, они должны представить в архив документы, удостоверяющие их личность, копию нотариально заверенной доверенности, выданной субъектом информации своему доверенному лицу, и нотариально заверенное письменное разрешение, в котором указано какую информацию представители СМИ могут использовать и на каких условиях.

В случае смерти субъекта информации для получения возможности работать с конфиденциальной информацией о нем представители СМИ должны обратиться за разрешением к наследникам субъекта информации. Представители СМИ должны представить в архив документы, удостоверяющие их личность, копии свидетельства о смерти субъекта информации, документов, подтверждающих право наследования и нотариально заверенное письменное разрешение, в котором должно быть указано,, к какой информации разрешается доступ и каковы условия ее использования. Если разрешение дает доверенное лицо наследника субъекта информации, то помимо всех упомянутых выше документов в архив должна быть представлена копия нотариально заверенной доверенности от наследника субъекта информации.

По закону субъект информации (его наследники, доверенные лица субъекта информации или наследников) может дать разрешение только в отношении информации, касающейся его лично, даже, если документы, содержащие информацию о других людях, находятся в его личном фонде или написаны им самим[86].

Если представители СМИ не смогли получить разрешение на доступ к конфиденциальной информации о человеке, архив может предложить подготовить на платной основе аналитическую справку, ответы на составленный пользователями вопросник. Обрабатывая для пользователя документы, архив выдает ему только доступную по закону информацию.

2.4.3.2. Если представители СМИ хотят использовать информацию, относящуюся в служебной и/или коммерческой тайне, архив предоставляет только ту информацию, нормы доступа к которой были оговорены организацией-фондообразователем (организацией-правопреемником, организацией, которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящей организацией, ликвидационной комиссией).

Если при передаче документов, содержащих информацию, относящуюся к служебной и/или коммерческой тайне, нормы доступа к ней оговорены не были, архиву следует объяснить представителям СМИ, что в соответствии с существующими нормами доступа и использования архивной информации, архив не может предоставлять такую информацию по своему усмотрению без разрешения организации-фондообразователя (организации-правопреемника, организации, которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящей организации). Информация может быть выдана только при предоставлении официального письменного разрешения, в котором указано, к каким документам и на каких условиях разрешен доступ. Архиву следует помочь представителям СМИ сформулировать письменный запрос или самому составить его. В последнем случае, посылая запрос для представителей СМИ, архив может одновременно запросить организацию решить вопрос о доступе к ее документам, находящимся в архиве и имеющим помету «ДСП» или гриф «Коммерческая тайна», что не было сделано ранее при приеме документов на хранение в архив.

2.4.4. В том случае, если печатные работы и информационные передачи готовят сотрудники архива, следует помнить, что те сотрудники, которые в силу исполнения своих должностных обязанностей не работают с конфиденциальной информацией, являются рядовыми пользователями, т.е. они не обладают никакими преимуществами при доступе к информации, обладающей конфиденциальностью, по сравнению с представителями СМИ.

Сотрудники архива, которые в силу исполнения своих должностных обязанностей имеют право доступа к конфиденциальной информации, могут обрабатывать ее в соответствии с целями планируемой печатной работы или информационной передачи. В остальном их права и обязанности не отличаются от прав и обязанностей их коллег, которые не работают с конфиденциальной информацией.

Сотрудники архива могут обнародовать только общедоступную информацию и информацию, на разглашение которой получено разрешение от организации-фондообрвзователя (организации, поставившей помету или гриф, организации-правопреемника, организации, которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящей организации), субъекта информации (его наследников, доверенных лиц субъекта или наследников) или информацию, исключающую возможность идентификации организации, субъекта информации, т.е. обезличенную. (См. п.1.2.1.1.).

Для получения разрешения работник архива от себя лично или от архива (в зависимости от того, является ли его работа личной инициативой или частью плановой работы архива) направляет аргументированный письменный запрос в организацию-фондообразователь (организацию, поставившую помету или гриф, организацию-правопреемник, организацию. которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящую организацию), субъекту информации (в случае его смерти – его наследникам, доверенным лицам субъекта информации, его наследников). (Подробнее см. пп. 2.1.1.1, 2.1.1.2).

2.4.5. В случае получения разрешения на использование конфиденциальной информации, хранящейся в архивных документах, пользователь – представитель СМИ, пользователь – архивист могут использовать только ту информацию и при соблюдении тех условий, которые сформулированы в официальном письменном разрешении организации и/или письменном нотариально заверенном разрешении субъекта информации (наследников, доверенных лиц субъекта информации или наследников).

2.4.6. Если наряду с информацией, на доступ к которой было получено разрешение от организации-фондообразователя (организации-правопреемника, организации, которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящей организации), субъекта информации (в случае его смерти – его наследников, (доверенных лиц субъекта информации, его наследников)), в архивном документе содержится любая другая «информация, составляющая государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну»[87], архив не может выдать пользователю архивный документ, поскольку обязан защищать другую информацию ограниченного доступа.

Разрешенную для использования информацию пользователь может получить в таком случае только в виде архивной справки, любого другого аналитического материала, оформленного в виде аналитической справки, обзора и т.д., или копий соответствующих документов с изъятой из них конфиденциальной информацией о других организациях или лицах (с документа делается копия, на которой замазываются конфиденциальные сведения; с промежуточной копии делается копия, предназначенная пользователю; промежуточная копия уничтожается).

Например, организация (в том числе архив) или частное лицо хочет издать письма (воспоминания), хранящиеся в личном фонде некоего лица. Фондообразователь не оговорил условия доступа к документам, хранящемся в его фонде. В случае, если фондообразователь умер, а наследников у него нет, или невозможно определить, есть ли они у него, архив должен соблюдать период ограниченного доступа, определенный ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» для такой информации - 75 лет со времени создания документа. Если 75 лет со времени создания документов прошло, они становятся общедоступными и никакого разрешения на публикацию таких документов не нужно. Если 75 лет со времени создания документов не прошло, архив может опубликовать сам, дать разрешение только на публикацию документов, содержащих основные официальные биографические данные лица: сведения о дате и месте его рождения, смерти, образовании, служебных должностях (если это не противоречит федеральному законодательству, например, законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности» и др.), почетных ученых званиях, наградах, выборных должностях, об опубликованных результатах творческой и научной деятельности гражданина[88].

В том случае, если субъект - фондообразователь жив, архиву следует рекомендовать пользователю обратиться к нему за разрешением на публикацию интересующих пользователя документов. Однако, даже если такое разрешение от субъекта – фондообразователя (его доверенного лица, в случае смерти субъекта–фондообразователя – его наследника или доверенного лица наследника) получено, архив может выдать для использования, в данном случае, для публикации, только информацию, касающуюся субъекта - фондообразователя. Если в документе содержится конфиденциальная информация о других лицах, она должна быть изъята при выдачи документов пользователю (с документа делается копия, на которой замазываются конфиденциальные сведения; с промежуточной копии делается копия, предназначенная пользователю; промежуточная копия уничтожается), или пользователь должен принести официальное разрешение на использование информации о других лицах, данное ими (их доверенными лицами, наследниками, доверенными лицами наследников)[89]. (См. подробнее п. 2.1.1.1).