Глава 1. Правовые основы и условия использования конфиденциальной информации, хранящейся в архивных документах

1.1.7. К конфиденциальной информации (т.е. до окончания периода ограниченного доступа) в соответствии с федеральным законодательством имеют право доступа:

- сотрудники:

- органов государственной власти, государственных органов и организаций, органов местного самоуправления;

           - судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания[63] - по делам, находящимся в их производстве. (Федеральный закон Российской Федерации «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 12.03.2014) //Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 32. Ст.3283. (Ст. 3));

             -организаций-фондообразователей(организаций-правопреемников, организаций, которым были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящей организации).

Документы предоставляются указанным должностным лицам в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.

- субъекты конфиденциальной информации (лица, конфиденциальная информация которых содержится в документах), только в отношении информации, их касающейся, если это не противоречит законодательству Российской Федерации (например, законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности», «Об органах Федеральной службы безопасности в Российской Федерации», «Семейному кодексу» и т.п.).; в случае смерти субъектов информации - их наследники (при предъявлении свидетельства о смерти, документов о праве наследования; доверенные лица субъектов информации (их наследников) (при предъявлении документов, удостоверяющих личность, доверенности, оформленной в установленном законом порядке, свидетельства о смерти, документов о праве наследования).

    1.1.8. Документы предоставляются вышеуказанным лицам по официальному мотивированному письменному обращению.

1.1.9. Лица, обладающие правом доступа и использования конфиденциальной информации, обязаны соблюдать интересы всех субъектов и объектов информации, в ней упоминающихся.

1.2. Основные условия, при которых может быть использована конфиденциальная информация.

1.2.1. Документы, содержащие конфиденциальную информацию, могут быть использованы при следующих условиях:

1.2.1.1. Обезличивания информации - изъятия из документов данных, позволяющих идентифицировать субъекта или объект информации.

Изъятие из документов идентифицирующих данных осуществляется следующим образом. С подлинника документа делается копия, на которой замазывается, закрывается идентифицирующая информация. Затем с этой копии делается следующая копия, которая и может быть использована, как документ, не содержащей конфиденциальную информацию. Промежуточная копия уничтожается.

Если такая копия публикуется, используется на выставке или в СМИ и т.д., к ней устно или письменно следует сделать примечание, в котором необходимо отметить:

- причину изъятия информации (информация была изъята в соответствии с федеральным законодательством о доступе к конфиденциальной информации: название закона и номер статьи; если это возможно, указать тематическую группу, к которой относится изъятая информация (например, была изъята информация, относящаяся к обстоятельствам рождения, смерти, но не усыновления, т.к. сам факт усыновления является конфиденциальным, или …, касающаяся дополнительных условий заключения договора и т.д.);

- период ограниченного доступа со ссылкой на федеральное законодательство (например, изъятая информация относится к конфиденциальной информации о человеке и в соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» доступ к ней ограничен на 75 лет со времени создания документа. Период ограниченного доступа к изъятой информации оканчивается 00.00.00);

- условия получения разрешения на доступ и использование конфиденциальной информации (получение письменного разрешения от субъекта или объекта информации, с указанием какую информацию и на каких условиях может использовать пользователь).

При обезличивании конфиденциальной информации следует помнить, что набор информации, позволяющий идентифицировать субъекта или объект информации, может быть разным по содержанию и объему.

 Например, в одном случае, для безопасного использования информации, относящейся к коммерческой или служебной тайне, можно убрать из копии документа информацию о названии организации и ее месторасположении. Этого достаточно, если организация не является единственной в своем роде деятельности. Если направление деятельности организации и ее статус делают ее узнаваемой и без ее названия и месторасположения (например, научно-исследовательский институт, который во все годы своего существования был единственным в отрасли), открыто можно использовать только ту информацию, разрешение на доступ к которой дает организация-фондообразователь (организация-правопреемник, организация, которой были переданы функции ликвидированной организации), собственник информации.

Относительно конфиденциальной информации о человеке в одном случае для идентификации, например, лица, живущего в большом городе и имеющего часто встречающуюся фамилию, имя, отчество, необходим большой и конкретный объем информации. В другом случае, для идентификации человека, имеющего уникальную для данного региона фамилию, при всех прочих равных условиях, достаточно обнародование только фамилии.

Таким образом, вопрос об определении идентифицирующей информации в каждом конкретном случае следует рассматривать индивидуально.

1.2.1.2. Добровольное согласие субъекта информации, собственника информации в отношении информации, касающейся только их самих и не затрагивающей интересы других организаций, физических лиц, частных лиц. Собственник информации не имеет права самостоятельно решать вопрос об обнародовании информации, принадлежащей ему, но в соответствии с законодательством составляющей чужую служебную, коммерческую тайну, относящейся к человеку и являющейся конфиденциальной.

Для получения добровольного согласия пользователю (им может быть сам архив или другое юридическое или физическое лицо) следует обратиться к организации-фондообразователю (организации-правопреемнику, организации, которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящей организации), собственнику и/или субъекту персональных данных с просьбой разрешить доступ к информации и, при необходимости, ее использовать. Обращение и ответ должны быть оформлены письменно. Если пользователь – организация, то на бланке организации. Ответ также должен быть письменным: если отвечает организация - на бланке организации, если частное лицо – письменное разрешение должно быть нотариально заверено. Запрос и ответ должны содержать конкретные сведения о запрашиваемой и разрешенной к доступу информации: о чем информация и за какие годы. 

Пример письма-запроса: «…. в связи с организацией выставки… (подготовкой радио (теле) передачи; публикацией сборника документов и т.д.) о … просим разрешить доступ и использование информации о … за … гг.».

Пример письма – ответа: «В ответ на запрос об использовании информации о… сообщаем о своем разрешении использовать документы, содержащие информацию о … за …гг. Информация может быть использована … (в обезличенном виде, за исключением данных о…. и т.д.).

1.3. Ответственность государственного,  муниципального архива[64]

Государственный, муниципальный архив в соответствии с федеральным законодательством несет гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность за:

- обеспечение права на доступ к информации

- защиту информации, составляющей охраняемые законодательством Российской Федерации тайны.

Если пользователь:

- является сотрудником архива и, выполняя свои служебные обязанности, занимается организацией использования или использованием конфиденциальной информации, хранящейся в архивных документах, в любых формах, архив несет ответственность за уровень его компетентности в вопросах законодательного решения проблемы доступа и использования такой информации;

- приходит в архив в первый раз, архив несет ответственность за ознакомление его с законодательством РФ, нормативной правовой и методической базой архивной отрасли, касающихся защиты и использования конфиденциальной информации[65];

- запрашивает для ознакомления конфиденциальную информацию, на доступ к которой он права не имеет, архив несет ответственность за информирование пользователя о возможных путях получения разрешения на доступ к искомой информации: запрос в организацию-фондообразователь (организацию-правопреемник, организацию, которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящую организацию); субъекту информации (его наследникам);

- запрашивает для ознакомления конфиденциальную информацию, на доступ к которой он имеет право в силу исполнения им определенных служебных обязанностей, архив несет ответственность за соблюдение законодательно установленных норм выдачи: искомая информация выдается такому должностному лицу только при предъявлении официального, мотивированного, письменного запроса, подлинник которого остается в архиве[66];

- является субъектом запрашиваемой конфиденциальной информации (его доверенным лицом) или в случае смерти субъекта персональных данных - его наследником (доверенным лицом наследника) или представителем объекта (организации), чья конфиденциальная информация содержится в архиве, при предъявлении соответствующих документов,  архив несет ответственность за предоставление возможности для получения наиболее полной информации (в том числе конфиденциальной, если это не противоречит законодательству Российской Федерации, например, законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности», «Об органах Федеральной службы безопасности в Российской Федерации», «Семейному кодексу» и т.п.)[67]; 

- получил разрешение субъекта конфиденциальных персональных данных (его доверенного лица) или в случае смерти субъекта персональных данных - его наследника (доверенного лица наследника), представителя организации, конфиденциальная информация которого хранится в архиве, архив несет ответственность за предоставление пользователю только той конфиденциальной информации, которая указана в разрешении[68].

1.4. Ответственность пользователя (юридического и физического лица)

Пользователь (юридическое или физическое лицо) несет административную и уголовную ответственность за соблюдение установленных законодательством Российской Федерации норм доступа и использования конфиденциальной информации.

     Если пользователь:

     -  работая с общедоступной архивной информацией, встречает в архивных документах конфиденциальную информацию о человеке, документы с пометой «ДСП», грифом «Коммерческая тайна», он несет ответственность за соблюдение ее конфиденциальности в соответствии с федеральным законодательством[69];

    - получил право работать с конфиденциальной информацией, он несет ответственность за выполнение взятых на себя обязательств и за причиненный моральный, физический вред, имущественный ущерб;

     - получил доступ к конфиденциальной информации в силу исполнения определенных служебных обязанностей, он несет ответственность за соблюдение установленных условий доступа к этой информации и ее использования и за причиненный моральный, физический вред, имущественный ущерб[70].