Предоставление документов пользователям в читальном зале архива

2.2.1. При разъяснении посетителям читальных залов архивов норм работы с конфиденциальной информацией архиву следует руководствоваться положениями ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст.ст. 24, 25), методическими рекомендациями «Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов и организация пользования ими», основанными на положениях федерального законодательства. В «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» и «Порядке использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» нормы доступа и использования архивных документов, содержащих конфиденциальную информацию, не рассматриваются.

2.2.2. В читальном зале каждого архива вновь пришедшему пользователю следует предоставлять для ознакомления помимо «Порядка…»  Памятку архива о доступе и использовании конфиденциальной информации со ссылками на федеральное законодательство. Памятку следует подготовить с учетом специфики состава и содержания документов конкретного архива на основе методических рекомендаций «Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов и организация пользования ими» и «Типовой памятки пользователю читального зала государственного, муниципального архива Российской Федерации, работающему с архивными документами, содержащими конфиденциальную информацию».

 Полезную информацию для памятки содержат также: аналитический обзор «Дифференцированный подход к определению периода ограничения доступа для различных тематических групп конфиденциальных персональных данных, содержащихся в архивных документах» (СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 252); «Предложения по совершенствованию нормативной правовой базы, регулирующей порядок доступа к архивным документам, в которых содержатся персональные данные» (СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 265); приложения данных методических рекомендаций: «Примерный перечень тематических групп конфиденциальной информации о человеке с выдержками из законодательства Российской Федерации», «Выдержки из законодательства Российской Федерации об ответственности за нарушение норм работы с конфиденциальной информацией», «Типовая памятка пользователю, пришедшему в читальный зал … архива».

    2.2.3. Составление памятки необходимо еще и потому, что «Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» имеет приложение – «Анкету пользователя, работающего в читальном зале», в которую включено обязательство-соглашение. В этом обязательстве, в частности, говорится следующее: «Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации» (подчеркнем, не только ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Однако, подавляющее большинство пользователей не осведомлено о нормах доступа к конфиденциальной информации.

2.2.4. В памятке в обязательном порядке следует указать:

-  что такое конфиденциальная информация;

-   из каких групп она состоит;

-   что такое период ограниченного доступа;

- каковы периоды ограниченного доступа для каждой группы конфиденциальной информации;

- каковы права субъекта информации, организации-фондообразователя (организации-правопреемника, организации, которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящей организации) в отношении доступа и использования конфиденциальной информации;

- сотрудники каких организаций и на каких условиях на основании федерального законодательства имеют право доступа к конфиденциальной информации;

- кто может разрешить доступ к конфиденциальной информации рядовому пользователю, не обладающему никаким преимуществом в доступе к информации;

- нормы ответственности за нарушения федерального законодательства о доступе и использовании конфиденциальной информации.  

2.2.5. Если пользователь запросил для изучения дела с пометкой «ДСП» или грифом «Коммерческая тайна», его следует проинформировать об ограничениях, оговоренных организацией–фондообразователем (организацией-правопреемником, организацией, которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящей организацией, ликвидационной комиссией) в отношении доступа и использования конфиденциальной информации, содержащейся в документах дела. (Подробнее см. пп. 2.1.1.2., 2.1.1.3.).

2.2.6. Если пользователь запросил для ознакомления разного рода личные дела или дела, содержащие конфиденциальную информацию о человеке, в первую очередь необходимо обратить внимание на время создания документа. Если 75 лет со времени создания документа не прошло, пользователю необходимо получить разрешение субъекта информации (его доверенного лица), в случае его смерти – его наследников (доверенных лиц наследников) на доступ к интересующей его информации. (Подробнее см. п. 2.1.1.1.).

Если это сделать нельзя, следует рассмотреть возможность обезличивания такой информации (если речь не идет о биографических исследованиях). (Подробнее см. п. 1.2.1.1.).