Экспонирование архивных документов на выставках

Архив может участвовать в выставочной работе как организатор выставки и как соисполнитель.

2.3.1. Если архив сам хочет стать организатором выставки, планирование выставочной деятельности архива проводится в начале года. Источниками для определения тем выставок, как правило, служат график общественно-значимых мероприятий и календарь знаменательных и памятных дат. 

2.3.1.1. Определение темы выставки само по себе, как правило, не зависит от конфиденциальности информации. За редким исключением,  любую тему, даже объективно связанную с ограниченным доступом к информации, ее освещающей (например, не истек хронологический период, ограничения доступа к конфиденциальной информации о человеке, о котором готовят выставку - 75 лет со времени создания документа, содержащего такую информацию), можно раскрыть в таком ракурсе, который соответствует нормам доступа к информации в Российской Федерации.

Например, архиву представляется интересным сделать выставку документов, посвященную политическим репрессиям в СССР в послевоенный период. 75 лет с момента создания документов, содержащих информацию по такой теме, не прошло, и это означает, что конфиденциальная информация о человеке для широкого доступа закрыта.  В такой ситуации не представляется возможным раскрыть эту тему, положив в основу биографический подход, т.е. показать процесс репрессий послевоенного периода, экспонируя персональные дела нескольких или одного известного человека, поскольку при таком персонифицированном подходе будут нарушены нормы доступа к информации, способной нанести моральный вред субъектам информации, защищенным законом от преждевременного обнародования персонифицирующей информации.

Однако, не меняя темы, можно выбрать другой ракурс для ее раскрытия.

Например, сделать выставку, в основу которой будет положен анализ персональных дел по следующим показателям:

- анализ состава репрессированных по возрасту, образованию, профессии, религиозным, политическим взглядам, национальности, полу и др.;

- состав преступления, которое вменялось арестованным;

- обвинительные приговоры;

- состояние судебного делопроизводства;

- др.

Кроме этого, можно провести сравнительный анализ по этим параметрам персональных дел довоенного, военного и послевоенного периодов и показать существующие тенденции.

Все вышеобозначенные вопросы следует иллюстрировать документами с учетом норм доступа к информации.. При экспонировании документов, содержащих конфиденциальную информацию о человеке, могут использоваться только их копии, в которых изъята информация, позволяющая идентифицировать человека (с подлинника готовится копия, в которой закрывается, замазывается информация, которая позволяет идентифицировать человека, с этой копии готовится еще одна копия, которая будет использована в экспозиции, промежуточная копия уничтожается).

При определении информации, которая позволяет идентифицировать человека, следует использовать индивидуальный подход, который предполагает определение информации для изъятия конкретно в каждом отдельном случае. Следует избегать механического подхода в определении персоноидентифицирующей информации, который, как правило, сводится к тому, что информацией, позволяющей определить личность человека, считают данные о его фамилии, имени, отчестве, месте и дате рождения. Такой формальный подход может привести к тому, что, изъяв эту «общепринятую» информацию, можно не защитить субъекта информации.

Например, планируется выставить анкету молодого человека, учившегося в мореходном училище. Из анкеты изымается информация о фамилии, имени, отчестве, дате рождения и фотография. Однако остается информация о месте рождения. Но в данном конкретном случае местом рождения является маленькая деревня. И в анкете указано ее название и месторасположение: район и область. Можно предположить, что за всю историю этой деревни в мореходное училище поступил этот единственный молодой человек. При необходимости для его идентификации достаточно именно знание места его рождения. При учете часто встречающихся фамилии, имени, отчестве этого молодого человека, его юношеской фотографии при подготовке документа для выставки следует оставить его фамилию, имя, отчество и даже фотографию, но изъять информацию о месте его рождения.

Выставленные документы с изъятой персоноидентифицирующей информацией свидетельствуют о соблюдении федерального законодательства (особенно, если в вводной части выставки будет объяснена причина отсутствия некоторой информации в документах выставки), в конечном итоге – о защищенности информации о человеке в архивных документах. Этот факт сам по себе будет иметь несомненное положительное воздействие на зрителей и способствовать повышению авторитета архива среди граждан.

Не следует забывать, что выставка документов – одна из основных  площадок взаимодействия архива и публики.

2.3.1.2. В том случае, когда тема выставки касается деятельности организаций, документы которых, хранящиеся в архиве, имеют помету «ДСП» и/или гриф «Коммерческая тайна», следует обговорить с организациями-фондообразователями (организациями-правопреемниками, организациями, которыми были переданы функции ликвидированных организаций, вышестоящими организациями) возможность использовать эти документы. Если архиву такое разрешение не дают, целесообразно рассмотреть вопрос об освещении в документах выставки тех направлений или периодов деятельности означенных организаций, о которых говорится в документах, помет и грифов не имеющих. Можно ограничиться только упоминанием о существовании этих организаций, если нет никакой возможности договориться об использовании на выставке документов об их деятельности.

Например, планируется выставка, посвященная развитию промышленности в регионе в постсоветский период. Много организаций поменяли форму собственности, и только собственник может решить вопрос об использовании документов, созданных в этих организациях в постсоветский период. Прежде чем определить, деятельность каких отраслей промышленности возможно иллюстрировать документами на выставке, следует обговорить этот вопрос с организациями, имеющими право решения такого вопроса. В зависимости от этого можно ограничить тематику выставки именно теми отраслями промышленности, документы о развитии которых доступны для использования.

В отношении организаций, от которых разрешение на доступ получено не было, архив может на вводных стендах (слайдах) выставки дать общую характеристику реорганизации промышленности, используя информацию, содержащуюся в учредительных документах организаций, которая в соответствии с законодательством не может быть ограничена в доступе[84].

2.3.2. Если архиву предлагают участвовать в выставке как соисполнителю, следует в первую очередь определить, обладает ли запрашиваемая информация конфиденциальностью.

2.3.2.1. Если конфиденциальная информация касается человека, архиву следует определить, сколько времени прошло со дня создания документов, содержащих искомую информацию, и есть ли возможность получить разрешение на доступ к такой информации от субъекта информации (его родственников, доверенных лиц), если период ограниченного доступа не истек (Подробнее см. п. 2.1.1.1.).

2.3.2.2. Если информация составляет служебную и коммерческую тайну, архиву следует заручиться разрешением организации-фондообразователя (организации-правопреемника, организации, которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящей организации) на использование запрашиваемой для выставки информации. Если такое разрешение получить не удается, архиву следует совместно с организацией, организатором выставки, рассмотреть возможность использования документов, содержащих общедоступную информацию.