Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке

2.1.1. Исполнение запросов пользователей (социально-правового характера, генеалогических, тематических) может быть сопряжено с использованием конфиденциальной информации о человеке («сведений о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведений, создающих угрозу для его безопасности»[72]) и  конфиденциальной информации, относящейся к служебной и/или коммерческой тайнам.

Архиву следует иметь в виду, что федеральное законодательство определило перечень организаций, имеющих право на определенных условиях доступа и использования конфиденциальной информации. Архив предоставляет для ознакомления документы, содержащие конфиденциальную информацию о человеке, служебную и коммерческую тайну, сотрудникам организаций-фондообразователей и их правопреемников; органов государственной власти, государственных органов и организаций, органов местного самоуправления; судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания - по делам, находящимся в их производстве. Документы предоставляются по официальному мотивированному письменному обращению вышеуказанным должностным лицам в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей[73].

       2.1.1.1. Запросы социально-правового характера – запросы, связанные ссоциальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации[74]. Исполнение запросов социально-правового характераобязательно связано с использованием конфиденциальной информации о человеке (субъекте информации). При получении запроса социально-правового характерав архиве следует обратить внимание на то, кто запрашивает информацию о субъекте информации: сам субъект информации или другое лицо (родственники, др. лица).

Если информацию запрашивает сам субъект информации, он  имеет право на получение любой информации о себе, если это не противоречит федеральному законодательству, защищающему информацию, относящуюся к государственной тайне, конфиденциальную информацию другого субъекта, организации (например, законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности», «Семейному кодексу» и др.). Если деятельность субъекта информации была связана с государственной, служебной и/или коммерческой тайнами, то в информационных документах архива сведения, необходимые для социальной защиты граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение и получение льгот и компенсаций, должны быть сформулированы таким образом, чтобы информация была достаточна для реализации данных по Конституции РФ гражданам прав.

Если информацию запрашивают другие лица (в том числе родственники), необходимо сообщить им, что в соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» информация о другом человеке до окончания 75 летнего периода с момента создания документа выдается только самому субъекту информации (при предъявлении документа, удостоверяющего его личность) или его доверенному лицу, независимо от наличия родства (при предъявлении документа, удостоверяющего его личность, и нотариально заверенной доверенности), после смерти субъекта информации – его наследникам (при предъявлении документов, удостоверяющих их личность, свидетельства о смерти, документов, подтверждающих право наследования), доверенным лицам наследников (при предъявлении документов, удостоверяющих их личность, свидетельства о смерти, документов о наследовании, нотариально заверенной доверенности)[75].

Архив рассматривает запросы заявителей, поступившие при личном обращении, по почте, факсу, электронной почте, через единый портал и региональные порталы государственных и муниципальных услуг[76], по электронным каналам связи в рамках межведомственного взаимодействия, через сайт архивного учреждения. Однако, в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук» ответы на запросы высылаются по почте (п. 5.10.) .

Поскольку при получении запроса всеми разрешенными путями, за исключением личного обращения, нет полной уверенности, что запрос послан самим субъектом информации, ответ следует отправлять по почте на предъявителя. Это минимизирует возможность получения информационного документа архива лицом, не имеющим на это право. Если ответ содержит информацию, обладающую сугубой конфиденциальностью (связанную с усыновлением (удочерением), понесенным физическим и моральным вредом  имущественным ущербом и т.п.), целесообразно оговорить с заявителем форму получения им информации. Архив может предложить заявителю забрать информационный документ архива при личном посещении архива, исключающем всякую возможность получения информации посторонним лицом[77].

2.1.1.2. Генеалогические запросы – запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода[78]. При рассмотрении генеалогического запроса архиву следует определить, связано ли его выполнение с использованием конфиденциальной информации или нет. Для этого в первую очередь необходимо выяснить, прошло ли со времени создания документа, содержащего искомую информацию, 75 лет.

 Если 75 лет со времени создания документа прошло, конфиденциальная информация о человеке стала общедоступной, и нет ограничений в доступе к ней и ее использовании.

Если 75 лет со времени создания документа не прошло, то доступ к конфиденциальной информации о человеке, содержащейся в документе, может получить сам субъект информации (его доверенное лицо), в случае смерти субъекта информации – его наследники (доверенные лица наследников). Поэтому, если 75 лет со времени создания документов, содержащих искомую информацию, не прошло, пользователь, обратившийся в архив с генеалогическим запросом, должен представить руководству архива документы, подтверждающие его право на досрочный доступ к необходимой информации (документы, удостоверяющие его личность, о своем праве наследования или нотариально заверенную доверенность от тех родственников, которые имеют по закону право разрешать доступ к искомой информации))[79].

При получении искомой информации о своих родственниках пользователь может столкнуться с конфиденциальной информацией, отнесенной к служебной и/или коммерческой тайне. Если при передаче в архив, организация-фондообразователь (организация-правопреемник, организация, которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящая организация, ликвидационная комиссия,) не оговорили порядок доступа и использования конфиденциальной информации, архиву следует объяснить пользователю, что доступ к информации, имеющей помету «ДСП», гриф «Коммерческая тайна», может быть осуществлен только с разрешения организации-фондообразователя (организации-правопреемника, организации, которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящей организации).

Архиву следует также объяснить пользователю, что для получения разрешения на индивидуальный доступ и использование дел и документов с пометой «ДСП», грифом «Коммерческая тайна» пользователь должен обратиться в организацию-фондообразователь (организацию-правопреемник, организацию, которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящую организацию) с письменной просьбой о доступе. В обращении указываются причины, в соответствии с которыми необходима запрашиваемая информация.

Например, «Я (ф.и.о.) разыскиваю информацию о моем родственнике (ф.и.о., степень родства, известная Вам общая информация о разыскиваемом человеке). У меня есть сведения, что он работал в данной организации (разумно указать, на основании какого документа получена информация, например, грамота о награждении…, письмо, дневник, трудовая книжка и т.д.) прошу сообщить мне информацию о … (или … дать разрешение на просмотр информации о …)».

Архив может выдать пользователю только информацию, указанную в официальном письменном разрешении организации.

2.1.1.3. Тематические запросы – запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту. Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц[80]. При принятии к исполнению тематического запроса архиву следует обратить внимание на возможность наличия в запрашиваемой информации конфиденциальных сведений.

Если искомая информация касается человека, необходимо установить в первую очередь, сколько лет прошло со времени создания документа, содержащего такую информацию. Если со времени создания документа прошло 75 лет, можно использовать эту информацию без разрешения субъекта информации или его наследников. Если со времени создания документа 75 лет не прошло, то следует получить разрешение на использование этой информации от субъекта информации, его наследников.

Архиву следует объяснить пользователю, что для получения разрешения на индивидуальный доступ и использование дел и документов с конфиденциальной информацией о человеке с письменной просьбой о доступе к субъекту информации (в случае его смерти – к его наследникам) могут обратиться: пользователь, организация, направившая его в архив, или сам архив. В обращении указываются причины, в соответствии с которыми необходима запрашиваемая информация. Архив может выдать пользователю только информацию, указанную в официальном письменном разрешении субъекта информации (его доверенного лица, при наличии документа, удостоверяющего его личность, и нотариально заверенной доверенности), в случае смерти субъекта информации – его наследников, при предъявлении документов, удостоверяющих их личность, свидетельства о смерти и документов о праве наследования (доверенных лиц наследников при предъявлении документов, удостоверяющих их личность, свидетельства о смерти, документов о наследовании, нотариально заверенных доверенностей).

    Архиву следует предупредить пользователя о гражданской и уголовной ответственности за использование  конфиденциальной информации о человеке.

Если искомая информация относится к служебной и/или коммерческой тайне, архив осуществляет доступ пользователей к информации, относящейся к служебной и/или коммерческой тайне, в соответствии с теми ограничениями, которые были оговорены организацией-фондообразователем (организацией, присвоившей помету, в случае их реорганизации - организацией-правопреемником или организацией, которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящей организацией) при передаче документов, содержащих такую информацию, на государственное хранение.

Например, организация закрыла доступ или возможность использования такой категории дел на несколько лет; оговорила категории пользователей, которым разрешается доступ или использование; определила основание для доступа и условия использования содержащейся в документах служебной информации и т.д. В том случае, если категория пользователя (место его работы, тема исследования, цели исследования и т.д.) не подпадает под условия доступа, оговоренные организацией-фондообразователем, архиву следует объяснить пользователю, что для получения разрешения на индивидуальный доступ и использование дел и документов с пометкой «ДСП» или грифом «Коммерческая тайна» в организацию-фондообразователь (организацию, присвоившую помету, в случае их реорганизации - в организацию-правопреемник или организацию, которой были переданы функции ликвидированной организации, вышестоящую организацию), могут обратиться: организация, направившая пользователя в архив; пользователь (если он – частное лицо) или архив. Обращение должно быть официальным, письменным, мотивированным, т.е. содержать объяснения необходимости доступа к данной конфиденциальной информации и условия ее использования.

2.1.1.4. При исполнении генеалогических и тематических запросов архиву следует учитывать, что в тех случаях, когда пользователь не имеет права получить необходимую информацию в связи с ее конфиденциальностью в отношении искомого лица, события и/или организации и т.д., или в связи с тем, что искомая информация по закону доступна пользователю, но содержится в документах наряду с конфиденциальной информацией о других лицах, событиях, организациях, что делает невозможным работу пользователя с данными документами, архив может предложить пользователю подготовить для него на платной основе аналитическую справку, ответы на составленный пользователем вопросник и др.. Обрабатывая для пользователя документы, архив выдает ему только доступную для него по закону информацию.

2.1.2. При планировании работы по инициативному информированию следует уточнить, относится ли к конфиденциальной информации как информация, предназначенная для включения в информационное рекламное письмо, так и информация, планируемая для использования в случае заключения договора об услугах или договора о совместном проекте.

2.1.2.1. При выяснении факта конфиденциальности информации следует условно разделить пользователей на две основные группы:

- пользователи, имеющие право на доступ к конфиденциальной информации, которую архив планирует им предложить;

- пользователи, которые не имеют права доступа к конфиденциальной информации, которую архив планирует им предложить.

2.1.2.2. Первую группу составляют:

- организации-фондообразователи, организации, присвоившие помету, в случае их реорганизации - организации-правопреемники или организации, которым были переданы функции ликвидированных организаций, вышестоящие организации, являющиеся собственниками или владельцами документов, хранящихся в архивах и имеющих помету «ДСП», гриф «Коммерческая тайна». Предоставляя таким организациям конфиденциальную информацию, архиву следует обратить внимание на наличие в этих документах конфиденциальной информации о человеке.

 Например, если архив хочет предложить организации-фондообразователю (организации-правопреемнику и т.д.) опубликовать, сделать выставку, посвященную теме политических репрессий и использовать для этого протоколы общих собраний этой организации, на которых обсуждались персональные дела сотрудников организации, то в случае наличия в документах информации,  относящейся к служебной тайне, организация сама принимает решения о ее обнародовании. Но использовать конфиденциальную информацию о людях, упомянутых в этих документах, до истечения 75 летнего периода со времени создания документов организация-фондообразователь права не имеет.

 Архиву следует предупредить организацию, которой он предлагает использовать такие документы, о необходимости обезличить конфиденциальную информацию о людях (т.е. убрать при публикации или подготовке копий документов для выставки и т.д. те сведения, которые позволяют установить личность субъекта информации) или в подготовленных для организации копиях документов сам архив убирает эту информацию (делает с подлинника документа копию, закрывает в ней конфиденциальную информацию и делает с этой копии другую копию, которую выдает пользователю, промежуточная копия уничтожается), объясняя свои действия со ссылкой на законодательство[81];

- должностные лица организаций, выполняющих определенные функции и в связи с этим получивших право доступа к конфиденциальной информации, необходимой для выполнения этих функций (органы государственной власти, государственные органы и организации, органы местного самоуправления; суды, органы прокуратуры, органы предварительного следствия, органы дознания - по делам, находящимся в их производстве)[82].Документы предоставляются по мотивированному официальному письменному обращению вышеуказанным должностным лицам в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей[83].(См. п. 1.1.7.).

 2.1.2.3. Вторую группу составляют пользователи,,не обладающие никакими преимущественными правами. При рассылке им инициативных писем, архиву следует показать возможности использования как общедоступной информации по означенной тематике, так и информации, содержащей служебную, коммерческую тайну, конфиденциальную информацию о человеке. В отношении конфиденциальной информации, представляющей, с точки зрения архива, интерес для пользователя, архиву следует назвать установленные законом возможности доступа и использования конфиденциальной информации, оговоренные выше (мотивированное письменное обращение к организации-фондообразователю, субъекту информации с просьбой об использовании необходимой информации). (Более подробно см. пп. 2.1.1.1., 2.1.1.2.).

Например, местный музей готовит выставку, посвященную юбилею Великой Отечественной войны. В архиве хранится коллекция писем и воспоминаний местных жителей – участников войны и их родственников. Архиву следует предложить сотрудникам музея при подготовке экспозиции воспользоваться документами коллекции. Однако,  если 75 лет со времени создания этих документов не прошло, архиву следует предупредить, что музей может использовать при экспонировании только копии документов с изъятой персоноидентифицирущей информацией (см. п. 1.2.1.1.) (Архив может помочь работникам музея определить такую информацию) или заручиться письменным, официально заверенным согласием субъектов информации (их доверенных лиц), а в случае их смерти – их наследников (доверенных лиц наследников) на экспонирование отобранных для показа документов полностью. Архиву следует рекомендовать музею при решении вопроса об использовании документов показать отобранные для экспозиции документы (их копии) субъектам информации (их доверенным лицам), в случае их смерти - их родственникам (доверенным лицам родственников). Просмотр документов, с одной стороны, может убедить в целесообразности их показа в экспозиции тех, кто придет их просмотреть, с другой стороны - поможет обговорить, какую информацию с точки зрения просматривающих нужно изъять. Такие действия могут в дальнейшем снять какие-либо претензии к музею со стороны субъектов информации (их доверенных лиц), в случае их смерти – их наследников (доверенных лиц наследников). Разрешение должно оформляться письменно.

2.1.2.4. В дальнейшей работе по заключению договора и предоставлению информации архиву следует соблюдать все названные нормы использования конфиденциальной информации.