Службы аппарата управления как объекты контроля исполнения бюджета

Структурные подразделения в течение бюджетного периода находятся в функциональном подчиненииразличных служб аппа­рата управления.

Система контроля управленческих служб складывается из:

- распределение функций между управленческими служба­ми по контролю исполнения бюджета;

-система внутреннего документооборота;

Важнейшим моментом внутренних положений должен являться перечень стандартных процедур, описывающий ежедневные функции в процессе сбора и анализа учетной информации, а также устанавливаю­щий ответственность за ненадлежащее исполнение этих функ­ций. Так, в частности для планово-экономического управле­ния это могут быть функции по своевременному занесению в единую базу данных предприятия необходимой учетной ин­формации по текущим затратам, для управления капитально­го строительства — проведение периодических внутренних ре­визий фактического расходования сметных сумм по строитель­но-монтажным работам и пр.

Как правило, распределение функций контроля между службами аппарата управления имеет место следующим об­разом:

• бухгалтерияпредприятия выполняет чисто расчетные фун­кции сбора и систематизации сводной плановой и фактичес­кой информации в течение бюджетного периода в рамках сис­темы комплексного нормативного учета. Производ­ственный отдел бухгалтерии занимается учетом производствен­ных затрат и калькуляцией себестоимости выпуска и учетом движения основных средств и материальных ресурсов, а фи­нансовый отдел — калькуляцией себестоимости реализации, учетом коммерческих расходов, движения денежных средств и расчетов.

• планово-экономический отдел — зани­мается вопросами контроля исполнения смет текущих расходов по центрам ответственности, калькуляцией фактической себес­тоимости в разрезе отдельных видов продукции, аналитического учета фактических затрат в разрезе отдельных подразделений и видов продукции. Основной конт­рольной функцией ПЭУ является контроль исполнения производственной программы, а так же исполнения смет общехозяйственных расходов по подразделениям.

• отдел закупокконтролирует объемы, структуру и цены по заготовлению материальных ресурсов. Как пра­вило, управление закупок в качестве отдельной службы ап­парата управления целесообразно выделять только на очень крупных предприятиях.

• управление маркетинга и сбыта (УМиС) занимается конт­ролем объема и структуры сбыта, движения расчетов по реали­зованной продукции, уровнем коммерческих и сбытовых расхо­дов. Основной контрольной функцией УМиС является отслежи­вание графиков выполнения бюджетных заданий службой сбы­та по валовому объему реализации (выручке), физичес­кому объему продаж по видам продукции, денежным по­ступлениям за реализованную продукцию. На средних предпри­ятиях функции контроля сбыта берет на себя обычно планово-аналитический отдел;

• финансово-экономическое управление осуществляет контроль соблюдения финансовых нормативов предприятия и составляет промежуточные отчеты о движении денежных средств, а также ведет текущую деятельность по дополнительному привлечению средств (кредиты, эмиссия акций и пр.) Для нее центром ответ­ственности является предприятие в целом, так как финансовые нормативы (ликвидность, финансовая маневренность, чистый оборотный капитал, собственные оборотные средства) и движе­ние денежных средств относятся к предприятию как единой пла­ново-учетной единице.

- управление капитального строительства (УКС) следит за графиком освоения утвержденных смет в разрезе отдельных проектов капитальных вложений, то есть за деятельностью службыглавного инженера предприятия, занимающейся вопросами освоения капитальных вложений.

• отдел труда и заработной платы контролирует соблюде­ние нормативной сетки и утвержденного штатного расписания в разрезе отдельных производственных подразделений и адми­нистративных служб;

• планово-аналитический отдел следит за ходом исполне­ния сводного бюджета предприятия в целом и, при отсутствии в составе аппарата управления маркетинга и сбы­та, — за выполнением установленного бюджета продаж в на­туральном и стоимостном выражении.

Для осуществления контрольных функций управленчес­кие службы предприятия периодически в течение бюджет­ного периода (для квартального бюджета — раз в месяц) получают отчеты о текущем выполнении бюджетного зада­ния по подразделениям предприятия, занимаются сводом данных (составление сводных оперативных отчетов), анали­зом данных отчетов и разработкой корректив графика ис­полнения бюджета в разрезе подразделений.

Главным в регламенте работы управленческих служб являются стандартные процедуры деятельности. Они служат в качестве свода правил деятельности управленческих служб и струк­турных подразделений и порядка их взаимодействия с дру­гими службами и подразделениями. Стандартные процедуры определяют, что должна делать управленческая служба, когда, как и в какой форме.

Процедуры контроля исполнения бюджета:

- каждое управленческое решение должностного лица, связанное с движением товар­но-материальных и финансовых ценностей, должно быть зарегистрировано или задоку­ментировано;

- четкая спецификация внутреннего документооборота под­разделений компании (бизнес-процессы), включая ответ­ственность должностных лиц за перемещение документов внутри и передачу их в другие организации;

- формальное определение и документальное закрепление (на основе должностных инструкций) порядка деятельно­сти (действий) и взаимоотношений определенного круга работников организации по поводу планирования, орга­низации, регулирования, контроля, учета и анализа дея­тельности компании.

Эти процедуры позволяют своевременно выявлять возможные отклонения фактических показателей де­ятельности от бюджетных цифр и своевременно предотвращать несанкционированное бюджетным заданием расходование ма­териальных, финансовых и трудовых ресурсов предприятия.