Организационное и информационное обеспечение анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия

Результативность анализа во многом зависит от его правильной организации. Она должна носить научный характер, строиться на плановой основе, основываться на новейших методиках, обеспечи­вать действенность и эффективность аналитического процесса.

Аналитическая работа входит в служебные обязанности каждо­го менеджера, принимающего управленческие решения. Отсюда важным принципом в ее организации является четкое распределение обязанностей по проведению анализа между отдельными исполните­лями. От того, насколько рационально распределены обязанности, зависит, с одной стороны, полнота анализа, а с другой - предуп­реждается дублирование одной и той же работы различными служ­бами, более эффективно используется служебное время различных специалистов.

Одним из принципов организации анализа на предприятиях явля­ется обеспечение экономичности и эффективности аналитического процесса, т.е. выполнение наиболее полного и всестороннего иссле­дования при минимуме затрат на его проведение. С этой целью при его проведении должны широко использоваться новейшие методики анализа, компьютерные технологии обработки информации, рацио­нальные методы сбора и хранения данных.

Важным принципом в организации аналитической работы на предприятии является ее регламентация и унификация. Регламентация предусматривает разработку для каждого исполнителя обязательного минимума таблиц и выходных форм анализа. Унификация (стандар­тизация) анализа предполагает создание типовых методик и инст­рукций, выходных форм и таблиц, стандартных программ, единых критериев оценки, что обеспечивает сопоставимость, сводимость ре­зультатов анализа на более высоком уровне управления, повышает объективность оценки деятельности внутрихозяйственных подразде­лений, уменьшает затраты времени на анализ и в итоге способствует повышению его эффективности.

Аналитическая работа на предприятии подразделяется на следу­ющие организационные этапы:

- Определение субъектов и объектов анализа, выбор организационных форм анализа и распределение обязанностей между отдельными службами и подразделениями.

- Планирование аналитической работы.

- Информационное и методическое обеспечение анализа.

- Оформление результатов анализа.

- Контроль за внедрением в производство предложений, сделан­ных по результатам анализа.

Результативность анализа в значительной степени зависит от его информационного и методического обеспечения. Все источники данных для АХД делятся на нормативно-плановые, учетные и внеучетные.

К источникам информации нормативно-планового характера относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприя­тии (перспективные, текущие, оперативные, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные зада­ния и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и опе­ративного учета и отчетности.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принад­лежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевре­менный и полный анализ данных, которые имеются в первичных и сводных учетных регистрах и отчетности, обеспечивает принятие не­обходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета и отчетности, в которых содержит­ся количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативно­му по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспече­нию анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитичес­ких исследований.

Учетным документом, согласно нашей классификации, является и экономический паспорт предприятия, где накапливаются данные о результатах хозяйственной деятельности за несколько лет. Значи­тельная детализация показателей, которые содержатся в паспорте, позволяет провести многочисленные исследования динамики, выя­вить тенденции и закономерности развития экономики предприятия.

К внеучетным источникам информации относятся документы, регулирующие хозяйственную деятельность, а также данные, кото­рые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следу­ющие документы:

- Официальные документы, которыми обязано пользоваться пред­
приятие в своей деятельности: законы государства, указы пре­зидента, постановления правительства, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и рас­поряжения руководителей предприятия.

- Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

- Научно-техническая информация (публикации, отчеты по результатам научно-исследовательской работы и др.).

- Техническая и технологическая документация.

- Материалы специальных обследований состояния производства
на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и др.).

- Информация об основных контрагентах предприятия (поставщиках и покупателях). Данные о поставщиках необходимы для прогнозирования их надежности и ценовой политики. Сведения о покупателях требуются для характеристики их текущей и долгосрочной платежеспособности.

- Данные об основных конкурентах, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты, журналы, информационные бюллетени и др.).

- Данные о состоянии рынка материальных ресурсов (объемы рынков, уровень и динамика цен на отдельные виды ресурсов).

- Сведения о состоянии рынка капитала (ставки рефинансирования, официальные курсы иностранных валют, ставки коммерчес­ких банков по кредитам и депозитам и др.).

- Данные о состоянии фондового рынка (цены спроса и предложения по основным видам ценных бумаг, объемы и цены сделок по
основным видам фондовых инструментов, сводный индекс ди­намики цен на фондовом рынке).

- Данные Госкомстата об изменениях макроэкономической ситуации страны и др.

По отношению к объекту исследования информация бывает внут­ренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического, бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприя­тии, и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной харак­теристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подраз­деляется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведе­ния о новом конкуренте.

Регулярная информация, в свою очередь, классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода вре­мени (показатели плана, нормативы), и переменную, характеризую­щую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнес­ти к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследо­ваний) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

К организации информационного обеспечения анализа предъявляет­ся ряд требований. Это аналитичность информации, ее достоверность, оперативность, сопоставимость, рациональность и др.

Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации должна соответствовать требованиям и задачам анализа, т.е. обеспечивать получение данных, необходимых для глубокого изучения факторов, выявления резервов и выработки уп­равленческих решений. Экономическая информация должна быть достоверной, объективно отражать исследуемые явления и процес­сы. В противном случае выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать Действительности, а разработанные анали­тиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными.

Оперативность информации непосредственно вытекает из тре­бования повышения оперативности и действенности анализа. Чем быстрее поступает информация о совершившихся хозяйственных процессах, тем быстрее можно провести анализ, выявить и устра­нить недостатки, упущения и потери. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, об­работкой ее на ПЭВМ и т.д. Одно из требований к качеству инфор­мации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показате­лей и ряду других признаков.

И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), т.е. требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. Из данного требования вытекает необходи­мость изучения полезности информации и на этой основе совер­шенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

Таким образом, информационная система анализа должна форми­роваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше тре­бований, что является необходимым условием повышения действен­ности и эффективности анализа.

Не менее важное значение в организации анализа имеет его методическое обеспечение. От того, какие методики анализа используются на предприятии, зависит его результативность. Ответственность за методическое обеспечение анализа обычно возлагается на специали­ста, который осуществляет руководство аналитической работой на предприятии. Он обязан постоянно совершенствовать методику анализа на основе изучения достижений науки и передового опыта в области анализа и внедрять ее во всех сегментах предприятия, осуществлять подготовку и переподготовку кадров по вопросам анализа. Особое значение имеет разработка собственных или адаптация готовых ком­пьютерных программ анализа, позволяющих оперативно и комплекс­но исследовать результаты хозяйственной деятельности.

Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформле­ны в виде документов. Обычно это аналитический отчет (пояснитель­ная записка), справка, заключение.

Пояснительная записка, как правило, составляется для внешних пользователей анализа. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, то они оформляются в виде справки или заключения.

Содержание пояснительной записки (аналитического отчета) должно быть достаточно полным. Прежде всего она должна заключать в себе общие вопросы, отражающие экономический уровень развития предприятия, условия его хозяйствования, характеристику ассорти­ментной и ценовой политики, конкурентоспособности продукции, сведения о доле рынков сбыта продукции, о репутации предприятия, его имидже в деловом мире. Необходимо также указать положение товаров на рынках сбыта, т.е. на какой стадии жизненного цикла находится каждый товар на рынке (внедрения, роста и развития, зре­лости, насыщения и спада). Следует охарактеризовать реальных и потенциальных конкурентов, указать сильные и слабые стороны их бизнеса.

После этого необходимо отразить динамику показателей, харак­теризующих производственные и финансовые результаты, имуще­ственное и финансовое состояние предприятия, его деловую актив­ность, эффективность работы.

В ней также дается характеристика как положительных, так и от­рицательных сторон деятельности предприятия за отчетный период, раскрываются объективные и субъективные, внешние и внутренние факторы, повлиявшие на производственные и финансовые резуль­таты его работы, а также излагается перечень мероприятий, направ­ленных на устранение имевших место недостатков и повышение эффективности функционирования предприятия в будущем.

Аналитическая часть пояснительной записки должна быть обо­снованной, конкретной по стилю. Она может содержать сами анали­тические расчеты, таблицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и т.д. При ее оформлении особое внимание следует уделять предложениям, которые вносятся по результатам анализа. Они должны быть всесторонне обоснованными и направленными на улучшение результатов хозяйственной деятель­ности, освоение выявленных внутрихозяйственных резервов.

Что касается справки или заключения по результатам анализа, то их содержание в отличие от пояснительной записки может быть бо­лее конкретным, акцентированным на отражение недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь обычно не дается общая характеристика предприятия и условий его деятельности.

Отдельно следует остановиться на бестекстовой форме оформле­ния результатов анализа. Она состоит из постоянного макета типо­вых аналитических таблиц и не содержит пояснительного текста. Аналитические таблицы позволяют систематизировать, обобщить изучаемый материал и представить его в удобной для восприятия форме. Формы таблиц могут быть самыми разнообразными. Они строятся в соответствии с требующимися для анализа данными. Показатели в аналитических таблицах необходимо размещать таким образом, чтобы они одновременно использовались в качестве ана­литического и иллюстративного материала. При этом не нужно стре­миться дать в одной таблице все показатели работы предприятия или бросаться в другую крайность — вводить множество таблиц. Как универсализация, так и безмерное количество таблиц усложняют их использование. Аналитические таблицы должны быть наглядны­ми и простыми для использования.

Такой порядок оформления результатов анализа в последнее вре­мя находит все большее применение. Он рассчитан на высококвали­фицированных работников, способных самостоятельно разобраться в обработанной и систематизированной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовый анализ повышает его действен­ность, так как при этом сокращается разрыв между выполнением ана­лиза и использованием его результатов [33; с. 230].

На практике наиболее существенные результаты анализа могут заноситься в специально предусмотренные для этого разделы эконо­мического паспорта предприятия. Наличие таких данных за несколь­ко лет позволяет рассматривать результаты анализа в динамике [22; с. 302].