Последовательность документального оформления расчетов с поставщиками и их отражение в учете

Для раскрытия исследуемой темы, рассмотрим, как происходит процесс расчетов с поставщиками и подрядчиками на конкретных примерах.

Например, СПК «Новая жизнь» приобрел в июле 2006 года товары у ОАО «Тверьагроснабкомплект» на сумму 2019,52 руб. включая НДС (18%) в размере 308,06 руб. Получение товаров подтверждено счетом № 381 от 27.07.2006 г. Товары оплачены 31 июля 2006 года безналичным платежом, о чем свидетельствует платежное поручение № 450 (приложение 6).

Главный бухгалтер СПК «Новая жизнь» сделал запись в Книге покупок за июль (приложение 4), где отметил:

дату и номер счета (гр.2): №381  27.07

дату оплаты счета (гр.3): 31.07

наименование продавца (гр.5): ОАО «ТАСК» и его ИНН (гр. 5а)

сумму покупки, включая НДС (гр. 7): 2019-52 руб.

в гр. 8 стоимость покупки без НДС: 1711-46 руб.

в гр. 8а сумму НДС: 308-06 руб.

Соответствующая запись сделана в Книге расчетов с поставщиками. В разделе, отражающем расчеты с ОАО «Тверьагроснабкомплект» в июле по кредиту отражена сумма 2019-52 руб. и номер основания № 381 27.07, а по кредиту сумма оплаты 2019-52 руб. и номер платежного поручения № 450 31.07.

Другой пример:2 июня 2006 года между СПК «Новая жизнь» и ООО «Агрофирма Корма и сельхозпродукция» заключен договор купли-продажи № 1194 (приложение 7), предметом которого является приобретение совхозом заменителя цельного молока для телят Виталак 12С в количестве 3 тонн по цене 36000 руб. на сумму 108000 руб. с учетом НДС и доставки.

8 июня принят к учету ЗЦМ Виталак на основании счета-фактуры № 814. Покупка частично оплачена 27.06.2006 г. безналичным расчетом. Продавцу передана заверенная банком копия платежного поручения №376 на сумму 63000 руб. с учетом НДС в сумме 5727-27 руб (приложение 8). В соответствии с договором оплата должна была произвестись в течении 10 дней по факту поставки, в случае просрочки оплаты совхозом уплачивается пени в размере 0,3% от стоимости товара за каждый день до полной оплаты. Таким образом, просрочка составила 21 день.

Окончательная оплата была произведена 29.06. 2006 года. В результате стоимость товара с учетом пеней возросла и составила 126000 руб., включая НДС.

В Книге покупок СПК «Новая жизнь» за июнь записано (приложение 4), что стоимость данной покупки без НДС составила 114545-45 руб., а НДС (10%) – 11454-55 руб.

В случае если материальные ценности приобретаются у продавца подотчетным лицом, на его имя выписывается доверенность. Так, например, 20 июня 2006 года Макарову Ю.В. выписана доверенность № 210 (приложение 9) на получение от ЗАО ПКФ «Агротранс-Мосшина» автошин в количестве 2 штук.  Доверенность зарегистрирована в Журнале учета выданных доверенностей (приложение 10). Оплата производится наличными денежными средствами, выданными под отчет из кассы на основании расходного кассового ордера (приложение 11). Приобретенные ценности приняты к учету на основании расходной накладной, полученной от ЗАО «Агротранс-Мосшина», № 221 от 22 июня 2006 года (приложение 12). В Книге расчетов с поставщиками сделана соответствующая запись.

Стоит отметить, что, если на предприятии используется доверенность формы М-2, то должен заполняться корешок с подписью доверенного лица, а отрывная часть доверенности отдается работнику. В данном случае ведение Журнала учета выданных доверенностей не требуется. Данный журнал используется в том случае, если организация использует доверенность формы № М-2а. То есть бухгалтерии совхоза необходимо либо заполнять корешок доверенности, либо использовать форму № М 2-а.

Рассмотрим, как производится оформление расчетных операций с организациями, оказывающими совхозу услуги, например, как осуществляется расчет за отпуск электроэнергии.

За июнь 2006 года СПК «Новая жизнь» должен оплатить потребленную электроэнергию. Основанием для этого является полученный от ОАО «Тверская энергосбытовая компания» счет-фактура № 922/41 от 27.06.2006 г. (приложение 13). В соответствии с этим документом задолженность организации составляет 194966-59 руб. в том числе НДС (18%) в размере 29740-66 руб. Полученный счет-фактура оплачивается в безакцептном порядке путем перечисления указанной суммы с расчетного счета СПК «Новая жизнь» на расчетный счет получателя.

Платеж произведен 30.06.2006 г., о чем свидетельствует платежное поручение № 381 (приложение 14).

После получения подтверждения факта оплаты (платежного поручения) бухгалтерией совхоза делается запись в Книге покупок (приложение 4) с указанием общей суммы платежа и суммы НДС в частности. А также в Книге расчетов с поставщиками в разделе ОАО «Тверская энергосбытовая компания» за июнь фиксируется сумма задолженности по кредиту и ее погашение по дебету с указанием номера и даты соответствующих счета-фактуры и платежного поручения (приложение 15).

СПК «Новая жизнь» также пользуется услугами организаций, обслуживающих сельскохозяйственные предприятия – ремонтно-техническими предприятиями, расчеты с которыми также отражаются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Например, 28 июня ОАО «Агромаш» произвело правку, шлифовку и полировку коленвала КАМАЗа, а также проверку шатуна. В тот же день был выписан счет-фактура № 625 на сумму 3860-00 руб., не облагаемую налогом на добавленную стоимость (приложение 16). Данная сумма отражена бухгалтером в Книге покупок в графе 11 «покупки, освобождаемые от налога» (приложение 4). Оплата услуги произведена 30.06. Соответствующая запись сделана в Книге расчетов с поставщиками.

В ходе деятельности СПК «Новая жизнь» имеют место взаимозачетные операции – способ полного или частичного погашения обязательств, путем учета встречного однородного требования, срок которого наступил, либо срок которого не указан или определен моментом востребования.

Так, изучаемое предприятие осуществляет взаимозачеты с ЗАО «Бежецксельмаш». По данным Книги расчетов с заготовительными организациями (приложение 17) в июне сумма взаимозачета составила 13833 руб. А по данным Книги продаж (приложение 18) видно, что 30 июня СПК «Новая жизнь» поставил ЗАО «Бежецксельмаш» молоко на сумму13833 руб.

На основании поступающих первичных документов поставщиков (счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, других расчетных документов) в реестрах в течение месяца делают записи в хронологическом порядке, т. е. по каждому поставщику накапливают суммы расчетных операций по соответствующим материальным ценностям, задолженности по счету 60, ее оплаты и др. В конце месяца обороты по счету 60 из реестров переносят в журнал-ордер № 6(приложение ), где на каждого поставщика отводят одну строку в которой фиксируется начисление кредиторской задолженности и ее погашение, конечное сальдо. После подведения итогов по журналу-ордеру № 6-АПК и их сверки с другими регистрами полученный кредитовый оборот переносят в Главную книгу (приложение 20).

Далее рассмотрим, отражаются основные операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками в СПК «Новая жизнь» на счетах бухгалтерского учета.