Подготовка документов, отражающих организационно-управленческую и специфическую деятельность СОУНБ.

Современная мировая библиотечная практика документационного обеспечения управления оперирует достаточно устойчивой системой документов, которые можно рассматривать как максимально и минимально допустимые по номенклатуре. Выход за пределы максимально допустимого перечня документов, используемых в ДОУ конкретной библиотеки может привести к «бумаготворчеству».

В настоящее время в деятельности Самарской областной универсальной научной библиотеке применяются следующие основные системы документации:

-организационно-распорядительная УСД ;

-первичная учетная документация;

-бухгалтерская документация

-кадровая документация;

-технологическая документация.

По функциям управления ведется также:

-плановая документация;

-учетно-отчетная документация;

-справочно-информационная и справочно-аналитическая документация;

Отдельного изучения требует специфическая документация библиотеки, связанная с организацией и ведением основной деятельности. Документы, входящие в указанные системы документации представлены в Приложениях.

Организационно-распорядительная документация представлена:

- документацией по созданию организации (библиотеки) (устав, учредительный договор и др.)

- документацией по распорядительной деятельности организации (библиотеки) (приказ, указание и др.);

- документацией по организационно-нормативному регулированию деятельности организации (библиотеки) (должностная инструкция, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание и др.);

- документацией по оперативно-информационному регулированию деятельности организации (библиотеки) (акт, письмо, справка и др.);

- документацией по приему на работу (заявление о приеме на работу и др.);

- документацией по переводу на другую работу (приказ о переводе на другую работу и др.);

- документацией по увольнению с работы (приказ об увольнении и др.);

- документацией по оформлению отпусков (график отпусков и др.);

- документацией по оформлению поощрений (приказ о поощрении и др.)

- документацией по оформлению дисциплинарных взысканий (объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины и др.).

Часть организационно-распорядительной документации, связанная с функционированием организации в правовом поле называют организационно-правовой – это устав, положения о структурных подразделениях, регламенты работы персонала, штатной расписание, учредительный /или коллективный договор.

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права библиотеки. В настоящее время устав Самарской областной универсальной научной библиотеки находится на редакции и не был предоставлен для анализа. Типовой устав публичной библиотеки включает в себя разделы:

1.Общие положения (отдельными пунктами прописывается полное наименование библиотеки, учредитель библиотеки, место нахождения библиотеки, сведения о том, что библиотека – некоммерческая организация, юридическое лицо и т.п.);

2.Цели, функции и виды деятельности библиотеки;

3.Имущество и финансовые средства библиотеки;

4.Порядок управления деятельностью библиотеки;

5. Учет, отчетность, контроль;

6.Воинская обязанность и гражданская оборона;

7. Порядок реорганизации и ликвидации

8.Внесение изменений и дополнений в устав.

В СОУНБ существует такой документ как Коллективный договор администрации и трудового коллектива Самарской областной универсальной научной библиотеки (в Приложении 2 представлен его вариант за 2002-2003 гг.). Коллективный трудовой договор – это правовой акт, регулирующий трудовые, социально-экономические, профессиональные отношения между работодателем в лице директора библиотеки и работниками, представленными профсоюзным комитетом (ПК). Он разрабатывается в соответствии с Законом Российской Федерации «О коллективных договорах и соглашениях» от 11 марта 1992 г. № 2490-1, с изменениями от 24 ноября 1995 г. Главное назначение коллективного договора – защита интересов работников, решение проблем условий и охраны труда, предоставление различных социальных льгот. Положения договора не должны противоречить действующему законодательству, он должен закреплять отношения конструктивного сотрудничества между договаривающимися сторонами, отражать реальность выполнения принятых обязательств в конкретной библиотеке.

Коллективный договор СОУНБ имеет титульный лист (где должны быть проставлены подписи директора СОУНБ и председателя ПК СОУНБ). Договор содержит разделы:

Общие положения (отсутствие нумерации в разделе следует признать неверным);

1. Производственно-экономическая деятельность библиотеки;

2.Обеспечение занятости сотрудников и социальные гарантии;

3. Заработная плата;

4.Рабочее время и время отдыха;

5. Улучшение условий и охрана труда;

6. Охрана здоровья и социальное страхование;

7. Социальные гарантии и льготы;

8. Порядок внесения изменений в коллективный договор. Контроль за выполнением договорных обязательств.

К коллективному договору также приложено Соглашение по улучшению условий и охране труда Самарской областной универсальной научной библиотеки на 2002-2003 гг.

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностной и размер оплаты труда (в государственных библиотеках – с указанием разряда по Единой тарифной сетке). Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26 (Форма Т-3 в Альбоме первичной учетной документации). В штатном расписании фиксируются сведения:

-структурное подразделение (наименования и код);

-профессия (должность);

-количество штатных единиц;

-оклад ( ЕТС);

- надбавки;

-месячный фонд заработной платы;

- примечания.

Штатное расписание СОУНБ не представлено в Приложении.

Положение о структурном подразделении – правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений. Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации, утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения. Обязательными реквизитами положения о структурных подразделениях являются: наименование организации, гриф утверждения, место издания, наименование вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы.

Текст положения о структурном подразделении состоит из разделов:

1.Общие положения;

2.Основные задачи;

3.Функции;

4.Права и обязанности;

5.Отвественность;

6.Взаимоотношения.

В Приложении 3 представлено Положение о Центре правовой информации. Положение включает разделы:

1.Обшие положения;

2.Основные задачи;

3.Содержание работы;

4.Струткура ЦПИ. Организация работы.

В Положении отсутствуют разделы «Права и обязанности» и «Взаимоотношения». Предложен краткий вариант Положения о структурном подразделении, фиксирующий основные организационные моменты.

В связи с реорганизацией Центра правовой информации и Патентно-технического отдела в Центр правовой и патентно-технической информации необходимо создавать новое положение о структурном подразделении, учитывая что новая структура фактически состоит из двух самостоятельных подразделений (по правилам на каждое подразделение разрабатываются самостоятельные положения). Рекомендуем переработать новое Положение о структурном подразделении с учетом принятых правил.

Должностная инструкция – правой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении. Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись. После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Текст должностной инструкции состоит из разделов:

1.Общие положения;

2.Должностные обязанности;

3.Права;

4.Ответсвенность;

5.Взаимоотношения.

В Приложениях  4 и 5 предложены Должностные инструкции сотрудников Центра правовой информации.

Они также написаны в кратком варианте и включают разделы:

1.Общие положения

2.Должностные обязанности

3.Права

4.Ответственность.

Отсутствует раздел 5, не указано место составления.

Директор библиотеки издает следующие виды распорядительных документов:

-приказ;

-распоряжение;

-указание.

Приказ – правовой акт, издаваемы единолично руководителем организации в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу. Проекты приказов по основной деятельности по поручению руководителя организации разрабатываются руководителями структурных подразделений с привлечением ведущих специалистов или в инициативном порядке согласовываются с руководством организации.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен отвечать на вопрос «о чем?». Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки с абзаца.

При составлении приказа необходимо:

-увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

-излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

-намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

-обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций, должностей;

-указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;

-соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленный руководством организации;

-указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.

При большом объеме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, остальной текст – в приложениях к приказу.

Основные реквизиты приказа: наименование организации, вид документа (приказ), дата, номер приказа, место составления, заголовок, текст (констатирующая и распорядительная части), подпись.

Анализ приказа № 170 СОУНБ (см. Приложение 6) показывает, что есть определенные нарушения при его составлении. Номер приказа располагается рядом с видом документа (приказ № 170), отсутствует заголовок приказа (обязательный реквизит), не указано место составления (г. Самара). Претензий к тексту приказа нет – он точен и понятен.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующим единолично. Правом издавать распоряжения могут наделяться заместители руководителя учреждения по вопросам их компетенции, руководители структурных подразделений, главные специалисты (главный бухгалтер и др.). В Приложении не представлено образцов распоряжений по СОУНБ.

В состав первичных учетных документов согласно ГОСТ 7.35-81 «Библиотечная документация. Первичные учетные документы. Требования к оформлению бланков» (54) входят:

-инвентарная книга;

-лист актового учета библиотечного фонда;

-карточка учета библиотечного фонда;

-карточка учета журнала;

-карточка учета газеты;

-карточка регистрации читателя;

-карточка регистрации абонента межбиблиотечного абонемента (МБА);

-карточка регистрации абонемента заочного библиотечного абонемента;

-формуляр читателя;

-книжный формуляр;

-листок читательского требования;

-контрольный листок.

ГОСТ устанавливает размеры данных документов, количество страниц, число строк, тип бумаги и т.п.

Инвентарная книга предназначена для индивидуального учета произведений печати и других документов, поступивших в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за их сохранностью.

 Лист актового учета библиотечного фонда предназначен для индивидуального учета произведений печати и других документов, поступивших в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за сохранностью фонда и служит сопроводительным документом при их передаче из одного структурного подразделения в другое.

Карточка учета библиотечного фонда предназначена для индивидуального учета произведений печати и других документов, поступивших в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за их сохранностью.

Карточка учета журнала предназначена для учета номеров журнала, контроля за их поступлением и сохранностью.

Карточка учета газеты предназначена для учета номеров газеты, контроля за их поступлением и сохранностью.

Карточка регистрации читателя предназначена для учета читателя библиотеки и анализа сведений о нем.

Карточка регистрации абонента МБА и карточка регистрации абонента заочного библиотечного абонемента предназначены для учета абонентов и анализа сведений о них.

Формуляр читателя предназначен для учета читателя библиотеки, контроля и учета выданных ему и возвращенных им произведения печати и других документов и анализа чтения.

Листок читательского требования предназначен для поиска и выдача произведения печати и другого документа, учета и анализа запросов и отказов.

Контрольный листок предназначен для учета посещений читателем подразделений библиотеки, контроля за выданным и возращенным произведениями печати и другими документами.

В приложениях 7 и 8 представлены формуляр читателя и листок читательских требований. В СОУНБ используется стандартный формуляр, рекомендованный ГОСТ. В формуляре должны отражаться данные о ФИО читателя, годе рождения, национальности, образовании, профессии, учебном заведении (для учащихся), домашнем адресе читателя, телефоне, паспорте, времени записи в библиотеку. Формуляр включает фразу «Правила библиотеки знаю и обязуюсь выполнять». Формуляр подписывается читателем.

Листок читательского требования включает данные:

-ФИО читателя;

-даты заказа/обращения;

-номер читательского билета

-инвентарный номер, шифр заказываемого документа;

-автор документа;

-заглавие документа;

-год издания документа;

-место издания документа;

-№№ журнал

-подпись читателя

-причина отказа

Особенность требования заключается в том, что сведения дублируются.

Перечисленные первичные учетные формы являются главной специфической документацией библиотекой. Ведение их в соответствии с ГОСТ обязательно.

Кадровая документация включает:

- штатное расписание;

- положение о персонале библиотеки;

- трудовой договор;

- приказ /распоряжение/ о приеме, переводе, прекращении трудового договора;

- книга учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- личная карточка;

- командировочное удостоверение;

- анкета;

- справка с места работы;

- заявление о приеме на работу;

- доверенность на получение материальных ценностей и др.

В Приложении 9, 10, 11 из кадровых документовпредставлены образцы личной карточки работника, командировочного удостоверения, трудового договора.

Унифицированная форма № Т-2 Личной карточки работника утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Она включает в себя обширный перечень сведений и является формой первичного кадрового учета.

В Личной карточке работника фиксируются сведения:

-общего характера (дата составления, табельный номер, идентификационный номер налогоплательщика, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, алфавит, характер работы, вид работы (основная, по совместительству), пол);

-персонального характера (ФИО, дата рождения, место рождения, гражданство, знание иностранного языка, образование, послевузовское профессиональное образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, паспорт, адрес места жительства, дата регистрации по месту жительства, сведения о воинском учете, приме на работу и перевод на другую работу, аттестация, повышение квалификации, профессиональная переподготовка, награды, отпуск, социальные льготы, дополнительные сведения, основания прекращения трудового договора и др.).

В настоящее время в СОУНБ начала использоваться форма Т-2.

Унифицированная форма № Т-10 Командировочного удостоверения была утверждена постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 г. № 1. В настоящее время также вводится в СОУНБ.

В командировочное удостоверение последовательно заносятся данные: наименование организации, номер документа, дата составления, табельный номер, ФИО работника, структурное подразделение, должность, место назначение, цель командировки, срок командировки, документ, подтверждающий личность командируемого, отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытия из них и прибытии в место постоянной работы.

Трудовой договор – это юридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и «работник») о добровольном принятии на себя конкретных обязанностей, констатирующем готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого периода времени на вполне определенных условиях. Оформление договора производится при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей, уровень заработной платы и т.п.). Типовой трудовой договор включает в себя:

-наименование документа;

-указание на место и дату заключения договора;

-преамбула договора (с указанием полного и условного наименования договаривающихся сторон);

-базовые условия (содержание, характер работы и требуемый уровень квалификации для ее выполнения);

-указание на тип договора (по основной работе или совместительству);

-указание на вид договора (срочный или бессрочный);

-срок действия договора;

-продолжительность испытания (при его наличии);

-обязанности работника с указанием общих профессиональных обязанностей работника, чем они регламентируются;

-обязанности работодателя с указанием основных обязанностей администрации по созданию и обеспечению нормальных условий труда, его оплаты и т.п.

-сведения о предоставлении дополнительных гарантий по защите трудовых прав работника;

-сведения об особенностях режима труда и отдыха;

-сведения о величине денежного вознаграждения, порядке его выплата;

-сведения о порядке предоставления и продолжительности отпуска;

-прочие условия по данному договору;

-особые условия по данному договору (условия расторжения или пересмотра условий договора);

-условия прекращения действия договора;

-юридические адреса, прочие необходимые реквизиты договаривающихся сторон;

-подписи договаривающихся сторон;

-даты подписания договора сторонами;

-приложения к договору.

Текст договора оформляется машинописным способом на листах писчей бумаги формата А4, без малейших помарок, ошибок и исправлений.

В СОУНБ принята форма, рекомендованная Министерством культуры и молодежной политики. Она содержит все необходимые пункты договора и является юридически грамотной.

К трудовому договору, представленному в Приложении 11 прилагается также дополнительное соглашение, оформление которого связано с принятием нового работника во время ухода сотрудника в отпуск по уходу за ребенком.

В настоящее время резюме не используется в практике СОУНБ, его стандартная форма не разработана. В Приложении 12 предложен образец резюме. Резюме должно содержать сведения о ФИО претендента, месте жительства/регистрации, образовании, опыте работы, навыках, деловых и личностных качествах. В резюме может указываться цель работы, а также хобби и интересы претендента. Как правило, организации сами разрабатывают и внедряют формы резюме.

Бухгалтерская документация представлена в Приложениях 13 и 14 документами: образцы счет-фактуры, платежного поручения. В силу наличия существенных организационно-управленческих проблем сотрудники СОУНБ не предоставили других документов.

 В Приложении 15 представлен образец квитанции по оказанию платных услуг (например, ксерокопирования). Они предоставляются в бухгалтерию СОУНБ. Форма квитанции утверждена приказом Министерством финансов Российской Федерации от 26 августа 2004 г. № 70н. В квитанцию заносятся следующие данные: дата, наименование учреждения, ФИО. заказчика, наименование вида услуги/работы, источник финансирования, сумма (прописью), ФИО сотрудника-исполнителя, подписи заказчика и исполнителя. В квитанции проставлены также коды организации по ОКУД, серия ББ. Обязательно должен стоять штамп организации.

Форма Счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 № 914 (с последующими редакциями в 2001 и 2004 гг.). Счет-фактура подписывается руководителем организации, индивидуальным предпринимателем, главным бухгалтером. В счет-фактуру вносятся данные о:

-продавце (в данном случае это СОУНБ);

-адрес продавца;

-ИНН (идентификационный номер продавца);

-грузоотправитель и его адрес;

-грузополучатель и его адрес;

-принадлежность (отношение счета-фактуры) к платежно-расчетному документу;

-покупатель;

-адрес покупателя;

-ИНН покупателя.

В табличной форме вводятся данные о наименовании товара/услуг, единицах измерения, количестве, цене (тарифе) за единицу измерения, стоимости товаров/услуг, налоговой ставке, сумме налога, стоимость товара/услуги, стране происхождения, номере таможенной декларации.

Платежно-расчетным документом является платежное поручение. Оно подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. Содержит сведения о получателе (ИНН, наименовании учреждения/организации), банке получателе, расчетных счетах, заказчике, плательщике. Также указываются наименование товаров/услуг, единицы измерения, количество, цена (в рублях), сумма (в рублях). Прописью должна быть внесена фраза «Всего к оплате: 000рублей 00копеек». Указывается также НДС.

Большое значение в библиотеках придается плановой и учетно-отчетной документации. В ходе реализации функции планирования осуществляется разработка системы мероприятий, которые фиксируют в планах. В библиотеке создаются различные планы:

-по степени директивности (обязательности выполнения): планы прогнозные и директивные;

-по сроку действия: перспективные и текущие планы (годовой, квартальный, месячный);

-по объему планируемой работы: план библиотеки, план структурного подразделения, индивидуальный план сотрудников.

План может быть универсальным, т.е. охватывающим работу библиотеки в целом, или тематическим, отражающим только одно направление ее деятельности. Все планы призваны обеспечить в совокупности планомерность и согласованность развития библиотеки и должны быть приведены в систему, обеспечивающую непрерывную работу по планам и исключающую их дублирование.

Принципиальная модель системы планов работы библиотеки включает:

-перспективный план библиотеки;

-годовой план библиотеки;

-квартальные планы структурных подразделений;

-индивидуальные месячные планы сотрудников библиотеки.

Перспективный (стратегический) план – это совокупность конкретных установок по развитию ресурсной базы и основной деятельности. Его основное назначение – раскрыть на будущее (как правило, на 5 лет) основные направления деятельности коллектива, обозначить динамику основных показателей. Структура плана может включать несколько частей:

1.Характеристика наиболее важных целей, которые предстоит реализовать в плановый период, исходя из объективных условий;

2.Меры по достижению целей;

3. Ресурсное обеспечение;

4.Совершенствование организационной структуры, мероприятий по комплектованию, социальному развитию коллектива.

Стратегический план может подкрепляться комплексом программ и планов-проектов, бизнес-планом.

Годовой план библиотеки – основной и обязательный документ для всех библиотек. В годовой план работы библиотеки целесообразно включать лишь основные, то есть главные направления ее деятельности, которые являются общими для всех подразделений библиотеки или требуют координации и кооперирования их деятельности.

Примерная структура годового плана библиотеки может быть следующей:

1.Основные задачи;

2.Свод главных цифровых показателей по основным направлениям деятельности;

3.Формирование фонда и его отражение в справочном аппарате;

4.Мероприятий по привлечению читателей, потребителей, совершенствованию их обслуживания, по пропаганде библиотеки.

5.Организационная и методическая деятельность в помощь самой библиотеке и другим библиотекам;

6.Развитие материально-технической и технологической базы;

7.Доходы и расходы, мероприятия по укреплению финансовой базы, экономному и эффективному использованию ресурсов;

8. Социальное развитие коллектива, повышение квалификации кадров;

9.Меры по совершенствованию управления библиотекой.

Разделы плана могут быть раскрыты в текстовой, таблично-цифровой и смешанной формах.

Помимо годовых комплексных планов могут быть составлены также планы на отдельные направления работы – планы коммерческой деятельности, проведения социологических, маркетинговых исследований, подготовки и проведения юбилейных мероприятий и т.д. При необходимости могут составляться планы, рассчитанные на более короткие периоды времени (квартал, месяц). В практике планирования также используются индивидуальные планы. По усмотрению администрации библиотеки они могут составляться всеми работниками или отдельными структурными подразделениями.

На основе утвержденного годового плана библиотеки дорабатываются предплановые наметки годового плана в каждом структурном подразделении. Форма плана унифицирована. Он включает краткую вводную часть, количественные показатели по основным направлениям работы структурного подразделения. Обобщенный перечень мероприятий. Процесс разработки годового плана структурного подразделения включает расчет годового фонда рабочего времени и составление сметы его расхода, чтобы было обеспечено выполнение заданного объема работ. Трудозатраты на все работы не должны превышать годовой фонд рабочего времени.

Для анализа были отобраны план работы отдела редких книг (ОРК), план работы отдела развития и инноваций, план работы Информационно-библиографического отдела.

Наиболее логично, продумано составлен план работы ОРК (см. Приложение 16). ОРК – старейшее структурное подразделение СОУНБ, его длительный период возглавляет одни руководитель (А.М. Колядина), коллектив отдела стабилен и работа отдела четко поставлена. План разбит на разделы (всего 12):

1.Указание ставок и перечень должностей сотрудников отдела с указанием разрядов и ставок;

2.Распределение бюджета рабочего времени на конкретный период (I квартал 2004 г.) между сотрудниками (ФИО, должность, виды деятельности) в форме таблицы;

3.Основные статистические показатели работы (в форме таблицы);

Указаны данные о виде работы, плане в часах, выполнении по месяцам. Указаны данные о распределении часов на обслуживание читателей между сотрудниками (в %);

V. (здесь ошибка в нумерации) Справочно-библиографическая и информационная работа. Указаны виды деятельности и конкретное ответственное лицо;

VI. Фонды: их комплектование, учет, движение, обработка, хранение. В форме таблицы приведены данные о виде работы, норме на единицу измерения, плане объема на год; трудозатратах; сроке исполнения; ответственном.

VII. Научно-исследовательская работа;

8.(здесь переход на арабскую нумерацию) Оперативное руководство, планирование, отчетность;

9.Повышение квалификации;

XI.Научная организация труда;

XII. Практика студентов СГАКИ;

XIII.Тематическое производственное совещание «Организация производственных фондов в ОРК СОУНБ».

План подписывается заведующей ОРК. Явные недостатки: ошибки при нумерации разделов плана.

План отдела развития и инноваций (см. Приложение 17) оформлен следующим образом:

-титульный лист (проставлен гриф утверждения);

-текстовая часть.

Текст разбит на разделы:

1.Расчет бюджета и затрат рабочего времени сотрудников отдела (в форме таблицы);

2. Основные задачи отдела

3.основные показатели работы отдела

4. Обслуживание пользователей

5.Содержание работы по основным направлениям деятельности.

План подписывается заведующей отдела.

К плану прилагается также рабочий план реализации проекта «Проектирование инновационной деятельности сельских библиотек в сфере организации культурного досуга на основе информационно-коммуникационных технологий». Рабочий план составлен в форме таблицы, где отмечается срок реализации, мероприятие, содержание, участники.

План работы Информационно-библиографического отдела (см. Приложение 18) представлен в форме таблицы, в графах которой указывается:

-наименование работы

-нормы

-объем

-время

-исполнитель.

Также отмечаются потери (производственные, по болезни), общий бюджет времени на II квартал 2003 г.

Вывод, который можно сделать в результате анализ планов структурных подразделений СОУНБ: единых требований к составлению планов нет; каждое структурное подразделение создает свой вариант плана.

В библиотеках существуют три вида учета – оперативный, статистический и бухгалтерский. Результаты учета фиксируются в документах. Оперативный учет заключается в постоянной, непрерывной регистрации всех фактов библиотечной деятельности и осуществляется в натуральных единицах (количество читателей, посещений, выданных книг и т.п.). Формы первичных учетных документов регламентированы ГОСТ 7.35 – 81 «Библиотечная документация. Первичные учетные документы. Требования к оформлению бланков». Все структурные подразделения библиотеки в соответствии с направлениями своей работы ведут первичный учет согласно перечню показателей работы, подлежащих обязательному учету. Данные первичного учета периодически суммируются в заданных интервалах (месяц, квартал, год). Статистический учет заключается в получении, группировке и обобщении данных о состоянии деятельности библиотеки (осуществляется на основе государственной отчетности или статистических исследованиях) (59). На основе данных учета строится отчетность библиотек, под которой понимается система показателей, характеризующих деятельность библиотеки за определенный период времени. Формы статистической отчетности утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Министерством культуры. Основным видом отчетности библиотеки является годовой отчет. Библиотеки составляют отчеты двух видов: статистический и информационный (текстовой).

Годовой статистический отчет (форма № 6-нк) составляется на основе данных учета в 2-х экземплярах – одни остается в библиотеке, другой предоставляется учредителю.

Информационный отчет представляет собой всесторонний анализ деятельности библиотеки. Он содержит объективные данные, примеры, анализ. Схема информационного отчета рекомендуется методическими центрами и соответствует структуре годового плана.

В СОУНБ в настоящее время ведется только статистический отчет, информационный отчет не составляется из-за организационно-управленческий проблем. В то же время СОУНБ собирает и хранит информационные отчеты других публичных библиотек (Отчет ЦБС г. Тольятти, Отчет о работе БИС г. Новокуйбышевска).

При составление статистического отчета (Сведения об общедоступно (публичной) библиотеки за______год) используется форма № 6-нк (утверждена постановлением Росстата 11.07.2005 за № 43) (см. Приложение 19).

Статистический отчет содержит сведения:

-название органов управления и других структур, куда предоставляется отчет и сроков

-наименование отчитывающейся организации;

-ее почтовый адрес, коды организации;

-наименование централизованной системы, куда входит библиотека;

-наименование и тип библиотеки;

I. Материально-техническая база (в форме таблицы)

II.Электронные ресурсы

III.Число пользователей и посещений библиотеки

IV.Формирование и использование библиотечного фонда

V.Информационное обслуживание и МБА

VI.Персонал библиотеки

VII. Поступление и использование финансовых средств

Подписывается статистический отчет руководителем организации, главным бухгалтером, должностным лицом, ответственным за составление формы.

В настоящее время в СОУНБ получили распространение формы оперативного учета, которые ведутся с помощью средств персонального компьютера. Текущая форма учета читателей ЦПИ (см. Приложение 20) ведется в Excel, графы таблицы отражают следующую информацию:

-ФИО пользователя;

-кафедра;

-№ читательского билета;

-пользование персональным компьютером;

-обращение к «Консультант плюс»;

-обращение к «Гарант»;

-пользование Интернетом;

-работа в Word.

Были просмотрены и проанализированы годовой отчет ОРК, отчет о работе ЦПИ (квартал).

На структуру отчета сильное влияние оказывает структура и логика изложения плана. Практически отчет пишется по результатам плана.

Наиболее подробен годовой отчет о работе ОРК (см. Приложение 21). Он содержит сведения:

-основные задачи;

-бюджет рабочего времени;

-основные статистические показатели (в форме таблицы);

-справочно-библиографическая работа;

-ведение каталогов, картотек;

-фонды;

-научно-исследовательская работа.

В отчете ОРК также отмечаются те виды работ, которые не удалось выполнить. Годовой отчет подписывается заведующей ОРК и утверждается директором (и.о. директора).

В ЦПИ ведутся годовые, полугодовые отчеты, отчеты о количестве читателей и справочно-консультационной работе (см. Приложения 22, 23, 24). Их отличительно особенностью является то, что они содержат немного текстовой информации, подача материала осуществляется в табличной форме, используются гистограммы. Годовой отчет ЦПИ по своей структуре напоминает план ИБО (информационно-библиографический отдел), т.к. ЦПИ – часть ИБО и правила составления документации похожи.

Особое место в составе документов занимают документы по новым направлениям деятельности:

-коммерческой;

-проектной;

-рекламной.

В качестве примера документа по коммерческой деятельности СОУНБ можно привести договор по оказанию платных библиотечных услуг (см. Приложение 25). Данный договор должен составляться с привлечением мнений юриста. В нем должны быть указаны:

-назван