Информационное и документационное обеспечение деятельности публичной библиотекой

Обеспечение деятельности библиотеки рассматривается как комплексной понятие и включает обеспечение правовое, информационное, документационное, нормативное, технологическое, хозяйственное (14). Максимально успешно вопросы организации и контроля обеспечения деятельности библиотеки можно решать только на административном уровне, что заставляет делать акцент на управление библиотекой. С позиций системного подхода система управления библиотеки также представляет собой совокупность различных подсистем, а именно организационной, кадровой, информационной, документационной, нормативной, технологической (51). Рассмотрим вопросы, связанные с информационным и документационным обеспечением деятельности публичной библиотеки.

Документационная подсистема управления / или документационное обеспечение деятельности библиотеки / исторически сформировалась вперед информационной подсистемы. Документационное обеспечение управления подразумевает разработку используемых систем документации, организацию процесса документирования, документооборота, текущего и архивного хранения документов, организацию работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Создание документационной подсистемы управления является сложным процессом, связанным с составлением предварительного перечня документов, определением предварительных реквизитов документов, формированием макетов документов, разработкой схем документооборота, разработкой рабочих форм документов, формированием рабочих форм документов с наполнением их типовыми трафаретными текстами, стандартной информацией (51). Перечень документов любой организации создается исходя из функций управления, конкретных направлений деятельности и видов работ. По функции планирование в качестве основных документов выступают планы. Принципиальная модель системы планов библиотеки включает: перспективный план библиотеки, годовой план библиотеки, квартальные планы структурных подразделений, индивидуальные месячные планы сотрудников библиотеки. По функции организация в качестве основных документов выступают графики и технологическая документация. По функции координация в качестве документов выступают только специальные координационные планы. По функции регулирование специальных документов не разрабатывается, а используется графиковая организационно-технологическая документация. По функции учет /отчет/ составляются все виды учетной /отчетной/ документации, соответствующие плановым документам, а также все виды первичной документации бухгалтерского учета. Формы статистической отчетности библиотек утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Министерством культуры и массовых коммуникаций. Основным видом отчетности библиотеки является годовой отчет. Библиотеки составляют отчеты двух видов – статистический и информационный (текстовый). Годовой статистический отчет (форма № 6-нк) составляется на основе данных учета в двух экземплярах – одни остается в библиотеке, а другой представляется учредителю (районному, городскому или окружному органу культуры не позднее 10 января). Местный орган культуры представляет сводные данные органу управления культуры в республике, крае, области и городе федерального значения не позднее 20 января. Орган управления культуры предоставляет сводные данные Министерству культуры России и органу государственной статистики по месту, установленному территориальным органом Госкомстата России в республике, крае, области, городе федерального значения, не позднее 25 февраля. Министерство культуры и массовых коммуникаций предоставляет сведения Госкомстату России по согласованной программе и срокам. Информационный отчет представляет собой всесторонний анализ деятельности библиотеки. Он содержит объективные данные, конкретные примеры и аналитическую информацию. Схема информационного отчета рекомендуется методическими центрами и соответствует структуре годового плана. По функции контроль могут составляться различные графики, карты контроля. Формой контроля соответствия профессиональной подготовки и способности работников выполнять свои служебные обязанности является аттестация (создаются документы оп аттестации) (12, 64, 59).

Для того, чтобы ориентироваться в массиве документов, используемых в организации необходимо обладать специальными знаниями в сфере документационного обеспечения управления, знать классификации документов, системы документации.

В делопроизводстве документы подразделяются:

- по грифу (т.е. документы открытого доступа, ограниченного доступа, конфиденциальные документы);

- по срокам исполнения (срочные, второстепенные, итоговые, периодические);

- по назначению (организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, информационно-аналитические, регистрационно-контрольные, планирующие, отчетные, документы по персоналу, финансово-бухгалтерские документы, документы материально-технического обеспечения, документы предпринимательской деятельности и др.);

- по объему (большие, средние, малые);

- по первичности происхождения (оригиналы, копии);

- по виду содержащейся информации (текстовые, графические, статистические, комбинированные и пр.);

- по месту обращения (происхождения) (внутренние, внешние; входящие и исходящие);

- по содержанию (простые или посвященные одному вопросу; сложные или посвященные нескольким вопросам) (13).

Документы объединены в системы документации. В Российской Федерации разработаны и внедрены унифицированные системы документации (УСД). Разработчиками УСД выступают Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта России, Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива, Департамент информатизации Центрального Банка России, Вычислительный центр Госкомстата России, Всероссийский центр производительности Минтруда России, Пенсионный фонд России и др. В 1993 г. был принят и введен в действие Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), являющийся составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. ОКУД предназначен для регистрации форм документов, упорядочивания информационных потоков, сокращения количества применяемых форм, контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации и т.п. В ОКУД зафиксированы все созданные УСД:

- унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- унифицированная система первичной учетной документации;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

- унифицированная система внешнеторговой документации (66).

Для документационного обеспечения управления библиотекой сотрудникам библиотеки особенно необходимо знать унифицированную систему организационно-распорядительной документации, унифицированную систему первичной учетной документации, унифицированную систему финансовой, учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации включает в себя различные документы (по ОКУД более 70 документов). Среди них:

- документация по созданию организации (библиотеки) (устав, учредительный договор и др.);

- документация по распорядительной деятельности организации (библиотеки) (приказ, указание и др.);

- документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации (библиотеки) (должностная инструкция, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание и др.);

- документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации (библиотеки) (акт, письмо, справка и др.);

- документация по приему на работу (заявление о приеме на работу и др.);

- документация по переводу на другую работу (приказ о переводе на другую работу и др.);

- документация по увольнению с работы (приказ об увольнении и др.);

- документация по оформлению отпусков (график отпусков и др.);

- документация по оформлению поощрений (приказ о поощрении и др.);

- документация по оформлению дисциплинарных взысканий (объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины и др.) (66).

В 1990 г. был введен ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система ОРД». С этого момента для абсолютного большинства организационно-распорядительных документов существуют единые требования к порядку оформления и стилю изложения их содержания. В 1997 г. данный ГОСТ был заменен ГОСТом Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». С 2003 г. взамен его действует ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Соблюдать его должны все учреждения и организации, включая библиотеки.

Кроме УСД существуют специфические (специализированные, отраслевые, ведомственные) системы документации, которые включают в себя перечень документов, принятых в определенной отрасли или сфере деятельности. За разработку и внедрение специализированных форм документов в библиотечной среде отвечают, по согласованию с Госкомстатом, крупнейшие библиотеки (Российская государственная библиотека, Российская национальная библиотека), федеральные и региональные органы исполнительной власти (Министерство культуры и массовых коммуникаций) и сами библиотечные учреждения.

Формы первичных учетных документов регламентированы ГОСТ 7.35 -81 «Библиотечная документация. Первичные учетные документы. Требования к оформлению бланков». Все структурные подразделения библиотеки в соответствии с направлениями своей работы ведут первичный учет согласно перечню показателей работы, подлежащих обязательному учету. Данные первичного учета периодически суммируются в заданных интервалах (месяц, квартал, год) (54).

Специализированные формы библиотечных документов привязаны к конкретным видам работ и специфическим функциям. Например, формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» (журнал, листы) в традиционном или машиночитаемом виде. Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или аудиовизуального документа). Процессы организации и управления каталогами отражаются в положениях о каталогах, паспортах каталогов, инструкциях, правилах каталогизации, должностных инструкциях, нормативах, планах. Ведется также журнал учета библиографических запросов, выданных библиографических, фактографических справок и др.

К специализированным формам документов в библиотеке также относятся:

-читательские формуляры;

-читательские билеты;

-бланки требований;

-бланки заказов по МБА и др.

В настоящее время публичная библиотека интенсивно занимается социально-культурными, образовательными, информационными, маркетинговыми и PR, проектными и прочими направлениями деятельности. Информация, появляющаяся в процессе работы отражается и фиксируется в различных документах, многие из которых заимствованы и адаптированы под нужды библиотеки. Эти документы также можно признать специфическими, связанными с основной деятельностью. К ним относятся:

-пресс-релизы;

-проекты;

-заявки на грант;

-социально-творческие заказы;

-отчеты по грантам и социально-творческим заказам;

-программы курсов, мероприятий;

-методические письма и инструктивно-методические материалы;

-печатная рекламная продукция библиотеки (листовки, проспекты);

-различные анкеты

-бизнес-планы и т.п.

В настоящее время не возможно однозначно и полно установить все виды документов (пакет документов), относящихся к основной деятельности публичной библиотеки, так как изменение ее содержания неизменно сказывается на пакете документов.

Знание видов документов, унифицированных и специфических систем документации, состава и расположения реквизитов является сегодня одним из главных требований, предъявляемых к современному библиотечному специалисту.

В настоящее время, в связи с развитием новых технологий значительная часть информации, используемая в деятельности библиотеки, функционирует в электронной среде. С 1990-х гг. российские библиотеки ведут планомерное развитие информационного обеспечения своей деятельности. Создание информационной подсистемы библиотеки подразумевает определенный уровень компьютеризации и автоматизации. Компьютеризация библиотек ведется по следующим основным направлениям:

-создание автоматизированных рабочих мест (АРМ), т.е. комплексов средств, реализованных на базе профессиональной ПЭВМ для решения задач в определенной предметной области;

-техническое обеспечение АРМ;

-программное обеспечение АРМ;

-компьютерные сети и управление (1, 14).

Техническое обеспечение представляет оснащение ПЭВМ необходимыми периферийными устройствами и средствами коммуникации (принтеры, сканеры, модемы и др.). На сегодняшний день имеется достаточно развитый и наполненный рынок различной компьютерной техники. Ее выбор и покупка для АРМ библиотечного персонала определяется финансовыми возможностями библиотеки и функциональным назначением АРМ.

Программное обеспечение (ПО) – это совокупность программ, установленных на компьютер и предназначенных для обеспечения его функционирования и выполнения задач пользователя. Условно программное обеспечение делится на три группы:

-системное программное обеспечение (предназначено для обеспечения работы самого компьютера и подключенных к нему устройств; создания необходимой операционной среды для выполнения всех программ; организации и поддержки взаимодействия компьютеров, объединенных в сеть и т.д. В состав системного ПО входят операционные системы и сервисные программы. К последним можно отнести программы диагностики и профилактики аппаратных средств, программы для защиты от вирусов и обеспечения безопасности при работе в Интернете, программы для просмотра файлов разных форматов, программы-архиваторы и т.п.);

-инструментальные средства – это ПО, предназначенные для создания других программ (языки программирования, компиляторы, инструментальные среды разработки), а также программы, которые можно считать средствами производства: программы для автоматизированного проектирования, 3D-моделирование и т.д.);

-прикладные программы – программы, предназначенные для выполнения задач пользователя. К ним относятся офисные программы (текстовые процессоры, программы для создания электронных таблиц, презентаций), программы для работы с графикой, настольные издательские системы, персональные СУБД, программы для работы в Интернете (браузеры, почтовые клиенты, утилиты и др.); программы для разработки для разработки веб-сайтов и др. Кроме перечисленных универсальных программ в группу прикладных программ следует добавить прикладные программы: переводчики, программы распознавания текста, программы для решения задач бухгалтерии и учета, справочно-правовые системы и др. (22).

Публичные библиотеки используют:

-СУБД (совокупность программных и языковых средств для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями). Наиболее известные СУБД – Microsoft SQL Server, Oracle, Clipper, MS Access и др.;

-интегрированные пакеты Microsoft Office (Word, Exsel, PowerPoint, Access, Outlook);

-Автоматизированные библиотечно-информационные системы (АБИС), т.е. библиотечные программы, используемые в библиотеках при автоматизации традиционных библиотечно-информационных процессов. Это МАРК/НПО «Информсистема», ИРБИС/ГПНТБ, ALEPH/ExLibris и др. (1, 2, 21).

Основным источником информации для АРМ являются базы данных (БД). БД – это совокупность данных, организованных по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и манипулирования. БД состоит из одной или нескольких частей, именуемых файлами, представляющих собой своего рода тематические подбазы данных. Разработка БД, используемой в библиотеке – это симбиоз усилий специалиста по БД и библиотечного специалиста. Первый отвечает за организацию БД в рамках определенного СУБД. Второй определяет наполнение БД в целом, ее отдельных файлов, записей.

Современная технология управления на базе ПЭВМ немыслима без обеспечения возможности оперативного доступа к централизованным  банкам данным и к обмену информацией между участниками. Такая возможность появилась с созданием компьютерных сетей и использованием возможностей Интернет (электронная почта, организация телеконференций и др.).

Создание информационной и документационной подсистем библиотеки – одно из ключевых в процессе обеспечения ее деятельности. Огромную роль здесь играют позиция администрации, ее внимание к данной проблеме, финансирование работ, компетентность и профессионализм персонала, ответственного за разработку и внедрение.