Документирование и организация работы с документами в СОУНБ

Документирование  - это процесс создания документов. В СОУНБ в нем участвуют практически все сотрудники. На них возложено создание многочисленных документов по управленческой и библиотечной деятельности. Большинство сотрудников достаточно хорошо ориентируется в вопросах подготовки и создания библиотечных документов. Более проблематичны процессы подготовки организационно-управленческой, планово/отчетной документации, проектной документации, документации по коммерческой деятельности. Многие из этих видов документов стали создаваться не так давно, технология их создания не до конца отработана. Система требований к различным видам документов может меняться, поэтому необходимо постоянно отслеживать соответствующие нормативно-методические документы.

Организация работы с документами включает организацию документооборота и организацию текущего и архивного хранения.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки.

Документооборот формируется из трех самостоятельных документопотоков:

- внутренние документы

- входящие документы

-исходящие документы.

К внутренним документам принято относить все документы, которые разрабатываются должностными лицами организации, исходя из ее задач и потребностей. Общая организация работы с внутренними документами состоит из следующих этапов:

- получение (отдача) указания на разработку документа, ее уточнение

- разработка проекта документа

- согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами

- корректировка документа по результатам согласования и его оформления

- проверка правильности оформления документа, его подписание и утверждение

- тиражирование и регистрация документа

- доведение документа до сведения лиц, которым он предназначался (до исполнителей)

- исполнение и контроль исполнения документа

- прием исполненного документа, снятие с контроля

- помещение исполненного документа в дело, последующая работа с ним

    Входящие документы – это те документы, которые поступают в организацию извне по различным каналам связи (преимущественно по почте).

    Общая организация работы с входящими документами выглядит следующими образом:

- сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи)

- первичная обработка (распаковка, счет, сортировка)

- регистрация

-подготовка на доклад

- рассмотрение, оформление резолюций

- регистрация резолюций, постановка на контроль исполнения

- отправка на исполнение (доведение до сведения соответствующих должностных лиц)

-исполнение и контроль исполнения документов

- прием исполненного документа, снятие с контроля

- помещение исполненного документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Исходящие документы – документы, разработанные внутри организации и отправленные за ее пределы для руководства нижестоящим органом управления или во исполнение письменных указаний высшей инстанции.

Общая организация работы с исходящими документами:

- получение (отдача) указания на разработку документа, ее уточнение

- разработка проекта документа

- согласование содержания проекта документа с заинтересованным должностным лицам

- корректировка документа по результатам согласования и оформление

- проверка правильности оформления документа, его подписание и утверждение

- тиражирование и регистрация документа

-упаковка и отправки (рассылки) документа

- помещение 2-го экземпляра документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

    Текущее (оперативное) хранение документов организуется и осуществляется в специально оборудованных помещениях службы ДОУ. Одно из самых главных требований – разработка номенклатуры дел. Под номенклатурой понимают оформленную соответствующим образом сводную ведомость (перечень) заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года. Номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается заместителем руководителя организации по управлению. Организация архивного хранения требует соблюдения ряда условий:

- определение категорий и видов документов, которые целесообразно сохранить в силу их практической, исторической или научной ценности;

- определение сроков, в течении которых те или иные документы подлежат хранению;

- определение порядка доступа к помещенным в архив документам;

- определения порядка работы с архивными документами;

- обеспечение порядка сохранности архивных документов.

Для того, что правильно и эффективно организовать документационное обеспечение деятельности библиотеки необходимо создать службу делопроизводства. Основным предназначением службы делопроизводства является организационно-документационное и информационно-документационное обеспечение управленческой деятельности, а также выполнение других, связанных с реализацией своего предназначения задач по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче и хранению документов, ведению по ним контрольно-поисковой и информационно-справочной работы. 

    Службы ДОУ выполняют следующие виды работ:

- разработка и проектирование бланков документов;

- экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов;

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

- информационно-справочная и работа по документам;

- регистрация своевременного рассмотрения руководством организации поступивших документов;

- подготовка поступивших документов к докладу руководителя;

контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю;

- регулирования хода исполнения документов, контроль за сроками исполнения документов;

- организация компьютерного изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения;

- разработка номенклатуры дел, оформление дел, обеспечение их хранения;

- организация работы архива организации в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива Российской Федерации (13, 40).

Отметим, что делопроизводственная служба может быть организована в централизованной, децентрализованной или смешанной форме. Централизованная форма подразумевает выполнение всех операций по работе с документами одним специализированным подразделением. Оно может называться канцелярия, общий отдел, секретариат и т.п. Децентрализованная форма предполагает создание собственной делопроизводственной службы в каждом структурном подразделении. Применятся в территориально разобщенных организациях или в тех учреждениях, где приоритетное значение отводят защите информации и охране государственной тайне. Смешанная форма характерна для большинства организаций, в том числе и для библиотек. Часть операций (прием и обработка поступающей корреспонденции, тиражирование, архивное хранение) ведется в централизовано, часть – в структурных подразделениях (отделах, департаментах и т.п.), где сотрудники сами выполняют работы по составлению, систематизации, контролю за исполнением документов и т.п. Служба делопроизводства СОУНБ представлена секретарем, выполняющим обязанности офис-менеджера. Это женщина, 41 год, имеющая незаконченное высшее образование и ранее не работавшая секретарем/офис-менеджером.

Данное обстоятельство, а также организационно-управленческие проблемы в настоящее время не способствуют качественной организации документационного обеспечения деятельности СОУНБ

Выводы

Деятельность библиотеки сопряжена с подготовкой различных видов документов. Поэтому знание видов документов, систем документации, состава и расположения реквизитов является сегодня одним из главных требований, предъявляемых к современному библиоменеджеру. Необходимо постоянно повышать свои знания и квалификацию не только в рамках основной библиотечно-информационной деятельности, но и по документационному обеспечению управления. Руководство библиотеки должно серьезно подходить к организации службы делопроизводства в библиотеке, знать подходы и принципы ее создания.

Информационная подсистема библиотеки также требует повышенного внимания, так как уровень ее развития свидетельствует о соответствии публичной библиотеки современным требованиям, специфике современной библиотечно-информационной деятельности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документационное обеспечение деятельности публичных библиотек -особое направление документационного обеспечения.

Делопроизводство и организация работы с документами в публичных библиотеках имеют давние традиции, активно развивавшиеся в дореволюционный, советский период. В настоящее время документационное обеспечение деятельности публичных библиотек также претерпевает изменения, связанные с внедрением новых стандартов, формулированием новых требований, развитием новых технологий. Последнее обстоятельство имеет непосредственное отношение к развитию информационной подсистемы библиотеки.

Анализ документационного и информационного обеспечения деятельности Самарской областной научной универсальной библиотеки позволил сделать соответствующие выводы и предложить ряд общих рекомендаций и предложений.

В настоящее время положение с документационным обеспечением деятельности нельзя назвать успешным. На него значительное влияние оказывают организационно-управленческие проблемы (смена директоров, уход сотрудников, проблемы с финансированием и т.п.). Это приводит к простою работы, добавлению новых обязанностей оставшимся сотрудникам, готовятся только срочные документы, нет времени следить за соответствием документов стандартам и методическим указаниям.

Основные рекомендации по проблеме документационного обеспечения деятельности публичной библиотеки следующие:

-необходимо проявить административные усилия и нормализовать организационно-управленческую ситуацию в библиотеке;

-внедрить Инструкцию по делопроизводству, повышать квалификацию сотрудников в области делопроизводства и организации работы с документами во избежание ошибок при подготовке, оформлении, редактировании документов.

-по мере возможности унифицировать работу по подготовке организационно-распорядительных, планово-отчетных, проектных и других документов в различных структурных подразделениях библиотеки.

-развивать материально-техническую базу библиотеки, активно внедрять новые автоматизированные технологии и средства связи. Обеспечить всем сотрудникам выход в Интернет.

В настоящее время информационное обеспечение деятельности нуждается в повышенном пристальном внимании руководства библиотеки. Необходимо своевременно проводить замену организационной техники, приобретать новое программное обеспечение, продолжать работу по автоматизации библиотечных процессов. Особые усилия необходимо сосредоточить на создании собственных баз данных.

Необходимо отметить, что без планомерных, продуманных усилий администрации, подкрепленных финансовыми ассигнованиями, привлечением опытных, инициативных сотрудников проблему документационного и информационного обеспечения деятельности не решить.