Законодательная и нормативно-методическая регламентация информационного и документационного обеспечения деятельности публичных библиотек

Современная публичная библиотека организует свою деятельность по многим направлениям, нуждающимся в законодательном и нормативно-методическом регулировании.

На современном этапе регламентация документирования, технология организации информационного и документационного обеспечения управления публичных библиотек ведется по трем направлениям:

-законодательное регулирование;

-стандартизация;

-разработка нормативных и нормативно-методических документов.

Правовое обеспечение деятельности библиотеки – важнейшее условие функционирования библиотеки, означающее легализацию ее деятельности. Законодательно деятельность библиотеки опирается на комплекс различных юридических актов (гражданских, трудовых, хозяйственных и т.п.). Правовое обеспечение включает соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства, разработку и утверждение собственных нормативных актов, дополнение их, внесение изменений, отмену устаревших и разработку новых норм, юридическую ответственность за нарушения закона.

Законодательное регулирование деятельности библиотек в России берет свое начало во второй половине XIX в. и связано с либерализацией Устава о цензуре и печати (Ст. 175-176, 179, ст. 157-158). Вплоть до 1917 г. эти статьи расценивались чиновниками и общественностью в качестве основных законодательных актов для библиотек. Но национальное библиотечное законодательство в полном объеме не было создано (68).

В советский период государство использовало как правовые, так и надправовые формы максимально полной регламентации организации и содержания деятельности библиотек. При отсутствии специального закона в советский период деятельность библиотеки регламентировалась огромным количеством различных актов, принимаемыми государственными и партийными органами (68).

ГПТНБ им. Салтыкова-Щедрина вела банк данных нормативно-правовой документации, имеющей непосредственное отношение к библиотекам. По состоянию на 1992 г. он включал:

-Постановления ЦК КПСС, Постановления Правительства СССР, РСФСР;

-Указы Президиума СССР;

-Постановления съездов народных депутатов;

-Приказы и циркуляры Министерства культуры СССР, РСФСР, РФ;

-документы других министерств и ведомств, Госкомтруда, ВЦСПС, отраслевых профсоюзов о библиотечном деле;

-типовые уставы библиотек, инструкции, положения, типовые правила. Нормативы, утвержденные Министерством культуры СССР, РСФСР, РФ.

В начале 1990-х гг. в стране активно обсуждается и начинает реально осуществляться правовая реформа. Она также затрагивает сферу культуры и библиотечное дело. В настоящее время отечественное библиотечное законодательство федерального уровня представлено двумя законами – «О библиотечном деле» (1994 г.) и «Об обязательном экземпляре документов» (1994 г.) (3). В 1990-гг. в отдельных субъектах РФ началось принятие постановлений, законов о развитие библиотечного дела (Нижегородская область, Московская область, Республика Саха, Воронежская область). В Самарской области библиотечное законодательство на настоящий момент отсутствует.

Для любой библиотеки основными правовыми документами являются ее Устав, а также отдельные организационно-распорядительные документы (коллективный трудовой договор, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции).

В своей деятельности библиотека также Конституцию Российской Федерации (1993 г.), Закон РФ «Основы законодательства Российской Федерации о культуре» (1992 г.), различные положения, постановления Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ. Основу гражданского законодательного регулирования деятельности различных организаций и предприятий, в том числе и библиотек, составляет Гражданский кодекс РФ. Регулируя гражданские правоотношения, он устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений. Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами. Действует также Кодекс РФ об административных правонарушениях. Он устанавливает административную ответственность за правонарушения в области связи и информации. Например, нарушения правил защиты информации, разглашения информации с ограниченным доступом, нарушение правил распространения обязательных сообщений, нарушения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и пр.

Закон РФ «О стандартизации» от 10 июня 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые стандарты в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений. Закон «О стандартизации» возложил на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением обязательных требований государственных стандартов (40).

Базовым законом информационного законодательства является закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ, который содержит определения ключевых понятий в области создания документов. Данный закон устанавливает, что информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается также правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и массивы документов; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации. Развитие отдельных положений Закона зафиксировано в указах Президента РФ «Об основах государственной политики в сфере информатизации» от 20 января 1994 г., «Об улучшении информационного обеспечения населения РФ» от 12 января 1996 г. (40)

Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене. Закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, ограничения при осуществлении международного информационного обмена (ограничения на вывоз), использование средств международного информационного обмена (защита конфиденциальной информации), пополнение государственных информационных ресурсов Российской Федерации путем международного информационного обмена, доступ к средствам международного информационного обмена и иностранным продуктам и другие вопросы.

Важным правовым актом является постановление Совета Министров – Правительства РФ от 3 марта 1993 г. «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» и др.

Законом РФ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи» создана правовая основа для использования электронных документов и электронных цифровых подписей в различных сферах деятельности. Целью этого Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Также сотрудники публичных библиотек должны соблюдать закон «Об авторском праве и смежных правах» (1993 г.), закон «О лизинге» (1998 г.), закон «О рекламе» (1995 г.), закон «О благотворительной деятельности» (1995 г.), ФЗ «О некоммерческих организация» (1996 г.) (14, 64).

Наиболее полно различные правовые акты, касающиеся деятельности библиотек представлены в сборниках «Библиотека и закон». Так, можно указать Положение об организации продажи неиспользуемых книг и других произведений печати их фондов библиотек Министерства культуры РФ, Постановление Министерства труда РФ Об утверждении рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и примерной форме трудового договора (контракта), Инструкцию об учете и сохранности библиотечного фонда в ЦБС, Инструкцию к заполнению формы статистического наблюдения об общедоступной (публичной) библиотеке (форма № 6-нк) и многие другие (1).

Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документов составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными комитетами, федеральными комиссиями и другими федеральными органами исполнительной власти Росархивом, Минфином России, Минтруда России, Минюстом России, Министерством культуры и массовых коммуникаций и др.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации – иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов. Для сотрудников библиотеки необходимо знать и применять стандарты по библиотечному, издательскому делу и информационным технологиям (53, 54).К ним относятся:

-ГОСТ 7.0-99. Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определение;

-ГОСТ 7.20-2000. Библиотечная статистика;

-ГОСТ 7.32-2001. Отчет о научно-исследовательской деятельности. Структура и правила оформления;

-ГОСТ 7.51-98. Карточка для каталогов и картотек. Каталогизация в издании. Состав, структура данных и издательское оформление;

-ГОСТ 7.70-96. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик;

-ГОСТ 7.78-99. Издания. Вспомогательные указатели;

-ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления;

-ГОСТ 83-2001. Электронные издания. Основные виды и выходные данные;

ГОСТ 7.20-80. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации;

-ГОСТ 7.35-81. Библиотечная документация. Первичные учетные документы. Требования к оформлению бланков;

-ГОСТ 34.201-89. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем;

-ГОСТ 34.601-90. Автоматизированные системы. Стадии создания;

-ГОСТ 34.602-89. Техническое задание на создание автоматизированной системы и многие другие.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

-ГОСТ 6.01-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

-ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

-ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

-ГОСТ 6.10-5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

-ГОСТ Р. 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

-ГОСТ Р. 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (12);

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления – ГСДОУ. Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти, утвержденной приказом Росархива от 27 ноября 2000 г., регистрационный № 68 и зарегистрированной в Минюсте РФ 26 декабря 2000 г., регистрационный номер № 2508.

Существуют также нормативные документы по труду и охране труда. Например, Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (ЦБНТ Минтруда РФ, 1995), Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций (ВНИИДАД, 1992), Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (ЦБНТ Минтруда РФ, 1993), Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (ЦБНТ Госкомтруд, 1990).

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Среди них, Общероссийский классификатор управленческой информации (ОКУД), Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) и др. ОКУД предназначен для регистрации форм документов, упорядочивания информационных потоков, сокращения количества применяемых форм, контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации и т.п. В ОКУД зафиксированы все созданные унифицированные системы документации (УСД).

Разработчиками УСД выступают Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта России, Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива, Департамент информатизации Центрального Банка России, Вычислительный центр Госкомстата России, Всероссийский центр производительности Минтруда России, Пенсионный фонд России и др. (66).

Публичная библиотека как государственное и бюджетное учреждение должна соблюдать требования по организационно-распорядительной УСД, финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской УСД бюджетных учреждений и организаций, отчетно-статистической УСД.

Кроме УСД существуют специфические (специализированные, отраслевые, ведомственные) системы документации, которые включают в себя перечень документов, принятых в определенной отрасли или сфере деятельности. За разработку и внедрение специализированных форм документов отвечают разные ведомства, министерства и другие официальные структуры. Согласно постановлению Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» федеральные органы исполнительной власти по согласованию с Госкомстатом России на базе унифицированных форм первичной учетной документации имеют право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов в организациях, находящихся в сфере их деятельности. Публичная библиотека (статуса областной научной) в вопросах разработки и применения специфической документации должна полагаться на рекомендации и разработки Российской государственной библиотеки, Российской национальной библиотеки. Сотрудники региональных публичных библиотек должны периодически проходить стажировки в указанных библиотеках и повышать свой уровень знаний по проблемам документационного и информационного обеспечения управления библиотекой.

Сложности с правовым, документационным и информационным обеспечением управления публичной библиотеки требует от ее сотрудников постоянного ознакомления с изменениями в этой сфере.

Выводы

Изучение документационного и информационного обеспечения деятельности публичных библиотек в России – одна из актуальных и насущных проблем. Совершенствование законодательной и нормативно-методической базы делопроизводства в библиотеках должно содействовать улучшению качества работы специализированных служб (служб ДОУ), повышению квалификации сотрудников, сокращению документооборота, предотвращение практики волокиты и бюрократизации процессов документирования и т.п. В настоящее время особое значение необходимо уделять проблеме информационного обеспечения деятельности публичных библиотек.

Глава II . Развитие и совершенствование информационного и документационного обеспечения деятельности региональных публичных библиотек (на примере Самарской областной универсальной научной библиотеки)