Теоретические основы автоматизации методов бухгалтерского учета

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Теоретические основы автоматизации методов бухгалтерского учета

2. Экономическая характеристика и анализ финансового состояния организации ЗАО «Ххх»

2.1 Экономическая характеристика организации ЗАО «Ххх»

2.2 Анализ финансового состояния организации ЗАО «Ххх»

2.3 Организация учета в организации ЗАО «Ххх»

3. Автоматизация методов бухгалтерского учета в организации ЗАО «Ххх»

3.1 Документация и инвентаризация

3.2 Счета и двойная запись

3.3 Бухгалтерские регистры и отчетность в «1С:Предприятие»

3.4 Денежная оценка и калькуляция

4. Совершенствование методов бухгалтерского учета в организации ЗАО «Ххх»

Выводы и предложения

Список литературы

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

 

Все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, обязаны вести бухгалтерский учет. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Информационным обеспечением бухгалтерского учета является первичное наблюдение, которое направлено на описание и регистрацию данных о фактах хозяйственной деятельности организации.

В настоящей дипломной работе рассматривается такой обособившийся в отдельную систему способ первичного наблюдения и регистрации первичных данных, как первичный бухгалтерский учет. Для управления финансово-хозяйственной деятельностью фирмы необходима разнообразная информация о хозяйственных операциях. Такая информация представляется с помощью учетной информационной системы и поступает от первичного учета. Первичный бухгалтерский учет – это организованная система измерения и регистрации количества материальных ценностей, труда и финансовых ресурсов, вовлекаемых в хозяйственные операции, а также отражение признаков и показателей этих операций в документах или в системе ЭВМ. Правильное построение первичного учета дает возможность уже на стадии сбора информации контролировать технологический процесс и вносить в него коррективы. Информация первичного учета используется руководителями, менеджерами и другими специалистами для текущего анализа производственно-финансовой деятельности, на основе которого принимаются управленческие решения, планируется производство. Этим определяется актуальность организации первичного учета для современных руководителей.

Из вышесказанного следует, что данная тема является актуальной и необходимой в настоящее время. Кроме того, актуальность исследования этой проблемы на современном этапе возрастает все больше и больше. Это обусловлено реорганизацией форм собственности, развитием научно-технического процесса и другими изменениями в экономике. Все эти факты придают качественно новое содержание процессу сбора, измерения, регистрации, накопления и хранения информации о хозяйственной деятельности, а, следовательно, и исследование этого процесса в настоящий момент приобретает особую значимость.

Целью данной дипломной работы является рассмотрение состояния организации первичного бухгалтерского учета и выработка на этой основе выводов и практических рекомендаций по его совершенствованию. В нашем случае рассматривается закрытое акционерное общество «ххх», которое занимается производством и реализацией программных средств и техники. Таким образом, предметом изучения настоящей работы являются первичные учетные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет, их создание (оформление), обработка, хранение. В качестве объекта исследования выбраны хозяйственные операции, проводимые организацией ЗАО «ххх», из которых формируются хозяйственные процессы (заготовление, производство, реализация), характеризующие состояние всей деятельности данной организации.

В ходе написания дипломной работы ставились следующие задачи:

1. Раскрытие теоретических основ организации первичного бухгалтерского учета;

2. Рассмотрение экономической характеристики и анализ финансового состояния фирмы;

3. Изучение состояния организации бухгалтерского учета фирмы;

4. Исследование состояния организации первичного бухгалтерского учета фирмы в целом и по участкам учета;

5. Оценка внутреннего аудита первичных учетных документов в рассматриваемой фирме;

6. Выявление положительных сторон и основных недостатков организации первичного бухгалтерского учета фирмы;

7. Разработка предложений по совершенствованию организации первичного бухгалтерского учета фирмы.

При написании дипломной работы использовать следующие приемы и методы: монографический, диалектический, индукция, дедукция, анализ, синтез, табличный, графический.

Основными источниками информации для выполнения дипломной работы служат:

- бухгалтерская (финансовая) отчетность ЗАО «Ххх» за 2003-2005гг.;

- первичная учетная документация ЗАО «Ххх»;

- организационно-распорядительные и учредительные документы, соответствующие расчетные таблицы ЗАО «Ххх»;

- нормативные документы, определяющие методологические основы, порядок организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности в организациях Российской Федерации;

- учебная и научная литература;

- периодические издания;

- справочно-правовые системы.

Теоретические основы автоматизации методов бухгалтерского учета

 

Метод бухгалтерского учета – это способы и приемы, при помощи которых изучается предмет бухгалтерского учета. Основными элементами метода бухгалтерского учета являются: документация, инвентаризация, счета, двойная запись, бухгалтерский баланс, бухгалтерская отчетность, денежная оценка и калькуляция [24].

Документация – письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Каждая хозяйственная операция, подлежащая отражению в бухгалтерском учете, должна быть оформлена документами. Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. В них дается полное описание совершенных операций и их точное количественное выражение и денежная оценка. Правильность сведений, проводимых в документах, подтверждается подписью лиц, ответственных за совершение операций. Все записи в регистрах бухгалтерского учета делаются на основании документов, прошедших проверку правильности и объективности их оформления, а также законности совершенных операций [14].

Документация представляет собой поток информации о финансово – хозяйственной деятельности предприятия и поэтому широко используется в управлении предприятием для предварительного, текущего и последующего контроля. Предварительный контроль осуществляется руководителями предприятиями (руководитель, главный бухгалтер, главный инженер, мастер и другие) при подписании документов, так как тем самым они берут на себя персональную ответственность работника, подписавшего документ, за совершенные им действия. Текущий контроль производится в процессе учета и анализа финансово-хозяйственной деятельности, когда в целях углубления анализа привлекаются первичные документы. Последующий контроль осуществляется в основном в форме документальных ревизий, а также путем проверки счетными работниками документов, являющихся основанием для оформления хозяйственных операций [13].

Инвентаризация – это проверка имущества и обязательств организации путем подсчета, обмера, взвешивания. Она является способом уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества организации. Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия с данными бухгалтерского учета на определенную дату; проверка полноты отражения в учете обязательств. В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств организации различают полную и частичную инвентаризацию. Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации. Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества и обязательств, например только денежные средства, материалы и другие. Инвентаризации могут быть плановыми, которые проводят в заранее установленные сроки, и внезапными, которые проводят, чтобы установить наличие ценностей, неожиданно для материально ответственного лица. Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризации которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

- при смене материально ответственных лиц (на день приемке - передачи дел);

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;

- при ликвидации (реорганизации) организации или в других случаях, предусмотренных законодательством РФ [12, 24].

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. По капитальным вложениям – один раз в год, но не ранее 1 декабря отчетного года. По незавершенному производству и полуфабрикатам собственной выработки, готовой продукции, сырью и материалам – не ранее 1 октября отчетного года. По денежным средствам в кассе, на расчетных и валютных счетах, кредитам и займам – раз в месяц (обычно на первое число).

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия с обязательным участием материально ответственных лиц. Ее состав утверждает руководитель организации (приказ, постановление, распоряжение). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Инвентаризационная комиссия до начала регистрации фактического наличия материальных ценностей или денежных средств убеждается в полной сдаче всех первичных документов и соответствующих отчетов, оформляющих операции, проведенные до начала инвентаризации. Сведения о фактическом наличии имущества на определенную дату заносят в инвентаризационные описи или акт инвентаризации, которые составляют в двух экземплярах. Каждый лист инвентаризационной описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Для оформления инвентаризации необходимо применять унифицированные формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств либо формы, разработанные министерствами, ведомствами.

При выявлении расхождения фактического наличия с учетными данными составляют сличительные ведомости (по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных). В них отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей, а также выявляются причины этих расхождений и порядок их регулирования (за счет естественной убыли, материально ответственных лиц и др.).

Выявленные при инвентаризации и отраженные в сличительных ведомостях расхождения между фактическим наличием и учетными данными регулируются в следующем порядке:

- излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации.

- недостача имущества или его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения, сверх норм – за счет виновных лиц. Если таковые не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то недостача списывается на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее проведения [12].

Счета бухгалтерского учета представляют собой способ группировки и текущего отражения хозяйственного имущества, обязательств и операций по качественно однородным признакам, обусловленным приемом двойной записи. В соответствии с делением бухгалтерского баланса на актив и пассив различаются активные и пассивные счета бухгалтерского учета. Активными называются счета, предназначенные для учета имущества организации (счета «Касса», «Расчетный счет», «Основные средства» и другие). Пассивные – это счета для учета обязательств организации (источников формирования имущества организации; счета «Уставный капитал», «Добавочный капитал» и другие). Помимо активных и пассивных счетов в бухгалтерском учете существуют счета, на которых отражаются одновременно и имущество организации, и источники его формирования, - активно-пассивные. Активно-пассивные счета бывают двух видов: с односторонним сальдо – дебетовое либо кредитовое (счет «Прибыль и убытки») и с двусторонним сальдо - дебетовое и кредитовое одновременно (счет «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») [23, 24].

Двойная запись – способ взаимосвязанного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Сущность этого способа состоит в том, что каждая хозяйственная операция отражается в одинаковой сумме по дебету одного счета и по кредиту другого счета. Текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов на сумму отражаемой хозяйственного операции, называется бухгалтерской проводкой. Составить бухгалтерскую проводку – значит указать, на какую сторону каких счетов нужно записать сумму операции [24].

Бухгалтерский баланс – является способом экономической группировки и обобщения хозяйственного имущества предприятия, выраженных в денежной оценке и составленных на определенную дату. В бухгалтерском балансесодержится детальная информация об имущественном положении (активы), собственном капитале и внешних обязательствах организации.Активы – это хозяйственные средства, контроль над которыми организация получила в результате свершившихся фактов ее хозяйственной деятельности и которые должны принести ей экономические выгоды в будущем. Обязательства – это существующая на отчетную дату задолженность организации, которая является следствием свершившихся фактов ее хозяйственной деятельности, и расчеты по которой должны привести к оттоку активов. Капитал – представляет собой вложения собственников и прибыли, накопленные за все время деятельности организации.

Бухгалтерская отчетность – единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности. В зависимости от периодичности составления отчетность подразделяется на годовую и промежуточную. В состав годовой бухгалтерской отчетности включаются:

- бухгалтерский баланс (Форма №1); отчет о прибылях и убытках (Форма №2);

- отчет о движении капитала (Форма № 3);

- отчет о движении денежных средств (Форма №4);

- приложение к балансу (Форма №5);

- пояснительная записка;

- аудиторское заключение.

Существует три варианта формирования бухгалтерской отчетности:

1. упрощенный (субъекты малого предпринимательства и некоммерческие организации);

2. стандартный (для коммерческих организаций средних и крупных);

3. множественный (для крупных и крупнейших организаций).

В зависимости от степени обобщения информации различают первичную, сводную и консолидированную отчетность [17, 24].

Денежная оценка – способ денежного выражения имущества, обязательств и хозяйственных операций для получения обобщенных данных за текущий и отчетный период по предприятию в целом. В соответствии с законодательством РФ для предприятий всех форм собственности установлен единый порядок оценки имущества:

- предприятие осуществляет оценку имущества, обязательств и хозяйственных операций в рублях;

- записи в бухгалтерском учетепо валютным счетам предприятия, а также по операциям в иностранной валюте производятся в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка РФ, действующему на дату совершения операции. Одновременно указанные записи производятся в валюте расчетов и платежей;

- бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций предприятию допускается вести в суммах, округленных до целых рублей. Возникающие при этом суммовые разницы могут быть отнесены на результаты хозяйственной деятельности предприятия [6, 12].

Калькуляция представляет собой способ группировки затрат и определение себестоимости отдельных видов продукции (работ и услуг) и заготовленных материальных ценностей [6, 14, 24].

Автоматизированная информационная система (АИС) – это система, в которой информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки результатной информации пользователю-специалисту для выполнения возложенных на него функций управления.

Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета (АИС-БУ) – это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки результатной информации специалистам-бухгалтерам для выполнения функций управленческого и финансового учета [28].

Автоматизированные системы бухгалтерского учета охватывают все этапы бухгалтерского учета и включают в себя средства создания первичных документов, средства отражения на счетах бухгалтерского учета совершенных хозяйственных операций, средства формирования бухгалтерской отчетности и представления данных для анализа финансово-хозяйственной деятельности [19].

При создании автоматизированной информационной системы бухгалтерского учета в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», прежде всего, используются типовые формы документов. Если такая возможность отсутствует, то разрабатываются новые формы документов с учетом предъявляемых к ним требований и утверждаются руководителем.

Современные программные продукты автоматизации бухгалтерского учета поддерживают возможность формирования основных форм типовых первичных документов, которые могут быть использованы бухгалтером в работе.

Документы могут иметь экранную форму и печатную форму и для них могут создаваться правила формирования проводок.

Каждый вид документа обязательно имеет визуальное представление – экранную форму. Она предназначена для ввода документа в информационную базу и заполняется при его вводе.

Многие виды документов, прежде всего, типовые документы имеют печатную форму. Она в точности совпадает с бумажным оригиналом. После ввода информации документа в систему эта форма может быть отпечатана в любом числе экземпляров. Печатную форму, как правило, не имеют специализированные документы.

Для многих видов документов, в частности, для сопроводительных типовых и индивидуальных документов, задаются правила формирования проводок для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Достаточно большой набор основных типовых первичных документов (счет-фактура, платежное поручение, приходный и расходный кассовые ордера, накладная поступления материалов и другие) поставляются с системой. Вместе с тем, формы документов подвержены изменениям, иногда приходится создавать и собственные виды документов. Поэтому желательно, чтобы система автоматизации учета позволяла изменять формы действующих первичных документов и создавать новые формы документов [28].

Весь технологический процесс обработки информации после ввода исходных данных в ЭВМ полностью автоматизирован. Особенности ЭВМ позволяют автоматизировать как непосредственно процесс обработки информации, так и логические операции по ведению учета: систематизация данных по корреспондирующим счетам, контроль правильности корреспонденции счетов и др. При этом полностью сохраняется основополагающий для бухгалтерского учета принцип двойной записи.

При автоматизации данные первичного учета полностью переносятся на машинные носители. Эта исходная информация, сформированная на магнитных носителях, составляет рабочие массивы информации для последующей машинной обработки на ЭВМ. При ручной обработке эти массивы заменяют различные журналы и ведомости, в которых накапливается исходная информация для последующей обработки. Перенос данных с первичных документов в компьютер может осуществляться по-разному:

Первый способ – с использованием машинного макета документа. В этом случае на экране воспроизводится таблица в виде макета формы документа с реквизитами, которые нужно заполнить. При этом реквизиты общего характера (код предприятия, дата и др.) набираются только один раз.

Второй способ – без использования макета документа. В этом случае на экране вместо макета документа в определенной последовательности отражаются реквизиты, которые необходимо заполнить при переносе информации с документа. Постоянные реквизиты также заполняются один раз.

Третий способ – комбинированный. В этом случае на экране воспроизводится макет документа. Внизу дается запись с реквизитами, которые необходимо ввести, и их значностью. Заполненные данные переносятся в макет документа и высвечиваются в нем на своих местах против соответствующих реквизитов [15].

В процессе формирования бухгалтерской отчетности, выделяют три этапа:

1. обработка первичной учетной информации в необходимых разрезах и формирование типовых учетных записей бухгалтерских проводок для наполнения базы сводного учета. Типовая учетная запись бухгалтерской проводки в обобщенном виде отражает два счета – основной и корреспондирующий, которые включают:

- синтетический счет, субсчет, объект аналитического учета;

- сумму по данным счетам, некоторые компоненты содержательной части операции (код операции, дополнительные признаки);

- дату создания записи, номер документа (задачи).

В базе данных сводного учета аккумулируются бухгалтерские записи двух типов. Первый тип записей создается автоматически в процессе решения функциональных задач по результатам обобщения групп однородных хозяйственных операций. Этот тип бухгалтерских проводок характерен для участков с массовой и однородной информацией: учет труда и заработной платы, учет затрат на производство, учет материальных ценностей, учет готовой продукции. Второй тип записей бухгалтерских проводок создается непосредственно с первичных документов. Он свойствен участкам учета основных средств, финансово – расчетных операций.

В целях обеспечения двойного отображения бухгалтерской проводки на счетах каждая поступающая запись автоматически инвертируется - выполняется перестановка корреспондирующих счетов и изменяется код операции. Новая запись заносится по основному счету. Таким образом, каждая бухгалтерская запись заносится в базу данных по двум счетам на уровне аналитического учета.

2. обобщение учетных записей на аналитических и синтетических счетах. При обобщении используется информация об остатках на счетах на начало отчетного периода. Автоматизированные формы учета позволяют в результате машинной обработки получать необходимые данные по всем счетам синтетического и аналитического учета вплоть до оборотного и сальдового баланса, то есть благодаря машинной обработке информации получают все регистры бухгалтерского учета, предусмотренные действующей системой учета.

3. формирование показателей отчетности. Перед составлением годовой большинство предприятий определяют финансовый результат и составляют промежуточную отчетность (за месяц, квартал).

По завершению месяца производится следующий ряд расчетов, в том числе распределение накладных издержек между объектами калькулирования и/или их прямое списание на реализованную продукцию (работу, услуги); определение фактической себестоимости продукции, работ, услуг, выявление общего финансового результата деятельности организации. Содержание соответствующих процедур регламентируется действующей нормативной базой, отраслевыми инструкциями и во многом зависит от учетной политики организации. Так как в конце месяца бухгалтерам приходится выполнять большой объем сложных расчетов, в системах компьютерного учета используются различные средства автоматизации этих расчетов (например, в системе «1С:Бухгалтерия 7.7»).

При завершении квартала перед составлением промежуточной отчетности выполняется еще ряд дополнительных процедур. В том числе: переоценка остатков имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте; расчет налога на прибыль и другие. Многие процедуры имеют разную степень автоматизации. Наиболее полно реализуются только действия по переоценке остатков имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте.

По завершению года перед составлением годовой бухгалтерской отчетности выполняют следующие процедуры:

1. проведение инвентаризации для документального подтверждения наличия и состояния активов и обязательств организации и ввод в информационную базу учета необходимых проводок.

2. Реформация баланса.

Только после выполнения необходимых процедур, формирования по ним проводок и отражение их в информационной базе учета, выполнения пересчета итогов оборотов и остатков по счетам, субсчетам, объектам аналитического учета можно приступить к составлению промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности.

Чтобы правильно сформировать показатели отчетности пользователь должен придерживаться тех рекомендаций по ведению компьютерного учета, которые предлагаются системой [1, 15, 28].

При ручном способе ведения бухгалтерского учета бухгалтер затрачивает огромное количество времени и своего труда и на составление годового отчета ему потребуется не один день. Использование компьютерных технологий позволяет сформировать все необходимые отчетные документы в течении буквально нескольких минут (естественно, если в процессе ведения учета не были допущены какие-либо ошибки). Это позволяет бухгалтеру сосредоточиться не на расчетах, а на анализе полученных результатов, что при наличии ошибок позволяет существенно ускорить процесс их ликвидации.