Документация и инвентаризация

Документация – письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Каждая хозяйственная операция, подлежащая отражению в бухгалтерском учете, должна быть оформлена документами.

На предприятии ЗАО «Ххх» все участки учета автоматизированы, следовательно, автоматизировано заполнение документов. Список таких документов находится в «журналах документов» в программе «1C:Предприятие».

Документ автоматически формирует бухгалтерскую операцию, отражающую соответствующую хозяйственную операцию в бухгалтерском учете.

Документы могут иметь три возможных состояния:

1) документ записан, но не проведен;

2) документ проведен;

3) документ помечен на удаление.

Документ иметь две основные части: шапку и табличную часть. К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для документа, то есть имеют один экземпляр на документ. Например, для такого документа, как счет-фактура, это название клиента, реквизиты клиента и размер скидки.

Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных, которых может встречаться более одного на документ. Это, например, список товаров с количеством и номенклатурой для того же счета-фактуры. Такое построение позволяет бухгалтеру более быстро составлять документы. К тому же он не может держать в голове все данные нужные для оформления документа и при ведении ручного бухгалтерского учета бухгалтер не застрахован от ошибок. Такое же построение формы заполнения документа снижает вероятность появления ошибок. В случае неправильного ввода могут появляться соответствующие сообщения. Практически любой документ имеет поля для ввода даты и номера документа. Эти реквизиты обязательны для заполнения, и программа не позволит закончить ввод документа, если они не заполнены. Данная функция позволяет автоматически вести учет документов и значительно снижает возможность их подложной выписки.

Для каждого документа существует печатная форма. При необходимости, автоматически построенная печатная форма может быть отредактирована без распечатки.

Так как в организации ЗАО «Ххх» все участки учета автоматизированы рассмотрим некоторые из них.

Учет расчетов с персоналом по оплате труда. Данный участок учета в организации ведется с использованием программного продукта – конфигурацию фирмы «1С» - «Универсал», которую разработала сама организация. Этим объясняется отличие печатной формы документа «Табель рабочего времени сотрудников ЗАО «Ххх»» от унифицированной формы. Законодательством РФ не запрещается использовать не унифицированные формы, но они должны быть утверждены на предприятии. А этого в организации не сделано, что является нарушением законодательства РФ. Печатная форма «Табеля рабочего времени сотрудников организации» за май 2005 года представлена в приложении 14. Представленный документ имеет вид таблицы. Каждая строка таблицы содержит сведения: фамилию, имя, отчество сотрудника; табельный номер сотрудника; отработанные дни; наличие больничного листа; отпуск; должность сотрудника.

Так же на предприятии составляется Расчетный листок за месяц по каждому сотруднику (Приложение 15). В данном документе указывается: табельный номер сотрудника; Фамилия, имя, отчество сотрудника; Подразделение, в котором работает сотрудник; Льгота и ставка; Отработанное время и норма; Начисления и удержания. В приложении 16 предоставлена налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц. Данная карточка содержит девять разделов.

В приложении 17 составлена справка о доходах физического лица. Данная справка содержит шесть разделов, состоящие из подразделов.

В приложении 18 составлена справка о заработной плате и других доходах за январь 2006 года. Данная справка составляется по каждому сотруднику предприятия. В справке представлена таблица, каждая строка которой имеет сведения о заработной плате и пособии по больничным листам, премии, ежегодных вознаграждениях, пенсии и других выплатах. Так же таблица имеет итоговую строку.

Так же в данном программном продукте организация составляет «Свод начислений/удержаний и отчислений» (Приложение 19). Данный документ содержит две таблицы. Первая таблица содержит сведения по начислениям/удержаниям, а вторая – отчисления.

В организации по данному участку учета не было выявлено значительных нарушений по заполнению документов

Учет расчетов с подотчетными лицами. Данный участок учета ведется в системе «1С:Предприятие 7.7». Выдача денег в подотчет оформляется Расходным кассовым ордером, печатная форма которого представлена в приложении 20. На предприятии применяется унифицированная форма данного документа. Денежная сумма в подотчет выдается на определенный срок, по завершению которого подотчетное лицо должен составить Авансовый отчет, подтверждающий целевой расход денег (Приложение 21). Авансовый отчет заполняется в течении трех рабочих дней с момента выдачи денежной суммы. Возврат неизрасходованной денежной суммы оформляется Приходным кассовым ордером (Приложение 22).

Таким образом, на предприятии ЗАО «Ххх» учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с Законодательством РФ и замечаний по оформлению документов нет.

Учет денежных средств в кассе и на расчетном счете. В организации ЗАО «Ххх» по учету денежных средств в кассе применяются унифицированные формы расходных и приходных кассовых ордеров и кассовой книги. Приходные или расходные кассовые ордера заполняются при поступлении или выдачи из кассы наличных денежных средств. Кассовая книга ведется в течении года и на каждый день отводится один лист (Приложение 23).

На участке учета «Расчетный счет» для оформления хозяйственных операций предприятие использует платежные поручения в электронной форме по программе «Клиент – Банк» (Приложение 24). О состоянии денежных средств на расчетном счете предприятие узнает из выписки банка с лицевого счета (Приложение 25). Выписки банка предприятие ЗАО «Ххх» получает ежедневно в электронной форме по программе «Клиент – Банк». Однако бухгалтерский учет по данному участку ведется на основании платежного поручения, полученных обратно из банка с их печатью (Приложение 26,).

Учет расчетов с поставщиками и покупателями. На данном участке учета предприятие ЗАО «Ххх» применяет Счета – фактуры (Приложение 27). При расчете с покупателями указанный документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается покупателю, а второй остается в бухгалтерии. При расчете с поставщиком данный документ составляется поставщиком. При продажи (покупке) товаров применяется товарная накладная (Приложение 28), при выполнении работ (услуг) применяется акт сдачи - приемки выполненных работ (Приложение 29) и акт выполненных работ (Приложение 30). Расчеты производятся с использованием платежных поручений.

Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации документа. Это действие дает возможность документу влиять на бухгалтерские итоги, а также в некоторых случаях позволяет формировать бухгалтерские проводки на основе данных введенных в документ.

Информация о движении средств отражается в бухгалтерском учете в виде бухгалтерских операций, содержащих бухгалтерские проводки. В процессе проведения происходит собственно запись проводок операции и отражение их в бухгалтерских итогах.

Из всего выше сказанного выходит, что документы в системе 1С:Предприятие играют основную роль для ввода информации о хозяйственной деятельности предприятия точно также как и в ручном бухгалтерском учете. Но в программе они выполняют также роль основания для формирования бухгалтерских проводок на основе этой информации.

Инвентаризация. В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Но на предприятии ЗАО «ххх» данный метод бухгалтерского учета не осуществляется и не утвержден в учетной политике предприятия. Отсутствие плана инвентаризации повлечет за собой нарушение принципа достоверности отражения данных в учете. Кроме того, инвентаризация расчетов дает возможность выявить ошибки в начислениях или удержаниях, следовательно сократит штрафные санкции.

3.2 Счета и двойная запись

Все счетагруппируются в плане счетов. Перед учетом любых хозяйственных операций прежде всего определяется план счетов, на основе которого в дальнейшем будет вестись бухгалтерский учет. На предприятии ЗАО «Ххх» не утвержден и даже не разработан рабочий план счетов, а используется стандартный план счетов, имеющийся в программе, предложенный «1С» на основе нормативных документов.

По каждому счету указывается: полный код счета; наименование сета (субсчета); признак ведения валютного учета; признак ведения количественного учета; признак забалансового счета; виды аналитического учета.

Аналитический учет ведется на предприятии по следующим счетам: 20; 26; 60; 62; 70; 71.

По счету 20 «Основное производство» и по счету 26 «Общехозяйственные расходы» аналитический учет ведется по статьям затрат (Приложение 31, 32).

Таким образом, из рассмотренного выше следует, что план счетов в системе "1С:Предприятие" играет основополагающую роль в автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Благодаря данным заложенным в план счетов строятся правила автоматического построения проводок в отдельных разделах автоматизации бухгалтерского учета. В тоже время он выступает как конструктор при подгонке автоматизации бухгалтерского учета для специальных нужд предприятия, создавая новые счета и определяя возможности для их включения в процесс автоматизированного бухгалтерского учета. Правда некоторое количество счетов, введенных в процессе конфигурирования и не подвластных обработке в плане счетов, существенно снижают возможности плана счетов как средства приспособления под определенные нужды предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета силами самого бухгалтера. Для введения же изменений посредством «Конфигуратора» требуются специальные знания в области программирования, что для бухгалтера не всегда возможно.

Двойная запись – способ взаимосвязанного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Сущность этого способа состоит в том, что каждая хозяйственная операция отражается в одинаковой сумме по дебету одного счета и по кредиту другого счета. Текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов на сумму отражаемой хозяйственного операции, называется бухгалтерской проводкой. Одной из основных деятельностей бухгалтерского учета является составление операций и проводок. Эта деятельность на предприятии ЗАО «Ххх» практически полностью автоматизирована. Данные о хозяйственных операциях предприятия в программе «1С:Предприятие» хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию.

Операция включает в себя не только проводки, но и некоторую общую часть, характеризующую ее в целом, - это содержание операции, ее общая сумма, дата, номер.

Операции могут автоматически формироваться документами, или вводиться вручную. На предприятии ЗАО «Ххх» операции формируются на основании вводимых документов.

Для ввода операций вручную предусмотрено два вида журналов - журнал операций и журнал проводок. Журнал операций позволяет просмотреть список операций. Притом каждая операция отображается в нем одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию. Журнал проводок позволяет просмотреть список проводок принадлежащих различным операциям в общей последовательности.

Информация в журнале проводок отображается более детально. В нем выводятся и данные самой операции и данные проводок (дебет, кредит, количество, сумма и так далее). Оба журнала имеют возможности отбора операций (проводок) по различным критериям.

В операциях так же указывается учет изменений по аналитическим счетам. В проводке отражаются аналитические счета дебета и кредита, может использоваться многомерная аналитика, то есть и по дебету и по кредиту будет указываться два и более значений субконто. Операции могут также вестись с учетом валютного и количественного учета.

Аналитические счета будут проставлены, если в плане счетов у выбранных счетов определено ведение аналитического учета.

Сумма проводки может вводится вручную и рассчитываться автоматически.

Для автоматизации ввода стандартных или часто используемых операций на предприятии используется режим типовых операций. Данный режим характеризуется тем, что наиболее часто используемые на предприятии операции вводятся в список типовых операций и при их вызове из этого списка часть реквизитов операции и проводок будет уже заполнена значениями, определенными в шаблоне типовой операции. Ввод типовых операций является частичной автоматизацией ввода операций и предназначен для ввода простых операций, требующих ввода нескольких проводок с расчетом их сумм. Наиболее мощным средством ввода бухгалтерских операций является автоматическое формирование их документами. При этом бухгалтер только заполняет данные документа, а все необходимые действия по формированию проводок документ выполняет автоматически при проведении.