Недостатки существующей системы набора и отбора кадров на предприятии

Таким образом, при анализе системы набора кадров на предприятии были выявлены следующие недостатки.

Основными в первую очередь можно назвать следующие:

- отсутствие разработанной, подкрепленной соответствующими процедурами и документами системы поиска и отбора персонала;

- не установлены четкие критерии для отбора разных категорий работников;

- не разработаны процедуры отбора новых работников;

- используемые методы отбора нуждаются в совершенствовании и дополнении;

- не разработаны положения и инструкции, регламентирующие работу в области поиска и отбора кадров;

- не хватает финансовых ресурсов для организации работы в области поиска и отбора персонала;

- директор предприятия не уделяет должное внимание принятию «нужных» сотрудников;

- подбор кадров осуществляется достаточно продолжительный период времени, что негативно сказывается на трудовом процессе:

- отсутствует политика адаптации вновь принятых сотрудников, что приводит к высокой текучести персонала;

- в штате организации нет работника, специализирующегося на вопросах поиска и отбора персонала, адаптации и мотивации сотрудников предприятия.

При этом можно выделить главную проблему, в которой так или иначе отражаются все вышеперечисленные: проблему поиска и отбора новых работников на предприятии пытаются решать бессистемно, нетехнологично, без учета существующего опыта работы в этой области. Главное условие эффективности процесса поиска и отбора – это технологичность, то есть наличие четких процедур, регламентирующих документов, стандартных форм, бланков и других материалов, используемых при отборе, отлаженная система хранения информации и открытость для систематического анализа получаемых результатов.

Также следует особо отметить, что ключевым критерием, позволяющим судить о качестве действующей системы поиска и отбора персонала, является та степень, в которой работа в этой области поддерживает выработанную руководством стратегию предприятия и насколько она отвечает ключевым требованиям кадровой политики, реализуемой в организации.

Таким образом, действующая система отбора персонала в ИП «Николаева» требует принятия корректирующих мер, принятие которых позволит значительно улучшить эффективность найма работников.

ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ ПОДБОРА КАДРОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ

3.1. Мероприятия по совершенствованию системы подбора кадров на предприятии

Исходя из выявленных в процессе анализа недостатков, предлагаются следующие пути совершенствования системы подбора персонала на предприятии.

Для того чтобы построить эффективную систему поиска и отбора кадров, прежде всего, важно понять ее место в общей системе управления человеческими ресурсами организации. Отбор кадров не является изолированной функцией, представляющей самостоятельную ценность, он должен быть взаимоувязан со всеми другими функциями управления персонала [15, с. 89].

Процедуры поиска и отбора кадров должны рассматриваться в контексте работы всей организации.

Основные предпосылки, обеспечивающие эффективность работы по набору и отбору кадров:

- постановка четких целей;

- разработка эффективной организационной структуры управления, позволяющей обеспечить достижение этих целей;

- наличие кадрового планирования, являющегося связующим звеном между целями организации и организационной структурой управления. Кадровое планирование - это фундамент политики в отношении персонала, обеспечивающий систематический подход к подбору и отбору кадров.

Поиск и отбор персонала, являясь ключевым элементом кадровой политики, должен быть тесно увязан со всеми основными направлениями работы в сфере управления персоналом.

В целях повышения эффективности процесса подбора персонала необходимо ввести должность специалиста по персоналу, который будет непосредственно заниматься вопросами поиска и отбора персонала, а также отвечать за адаптацию персонала и его мотивирование, что позволит повысить эффективность не только системы отбора персонала, но также системы управления персоналом в целом [16, с. 92].

Специалист по управлению персоналом должен руководствоваться следующими основными положениями:

1.Поиск и отбор не должны рассматриваться изолированно, только как просто поиск подходящего человека для выполнения конкретной работы, они должны вписываться в общий контекст кадрового плана и в существующие программы, реализуемые в сфере управления Персоналом.

2.Необходимо учитывать не только уровень профессиональный компетентности кандидатов, но и то, как новый работник впишется в культурную и социальную структуру организации. Организация больше потеряет, чем приобретет, если наймет на работу профессионально грамотного человека, но не способного устанавливать хорошие взаимоотношения с товарищами на работе, с клиентами, с поставщиками, нарушающего сплоченность рабочей группы.

3.Необходимо учитывать все требования трудового законодательства и обеспечить справедливый подход ко всем кандидатам на должность, их равные возможности.

Самое важное, чтобы процесс отбора кадров был систематизирован и стандартизирован. Необходимо создание четких процедур, регламентирующих документов, стандартных форм, бланков и других материалов, используемых при отборе, отлаженной системы хранения информации и проведение систематического анализа получаемых результатов.

Предлагается создать и ввести в действие «Положение о подборе и адаптации персонала», который бы регламентировал порядок планирования и определения потребностей, поиска, отбора и принятия решения о приеме персонала в число штатных сотрудников предприятия, а также его адаптацию на предприятии. Пример положения представлен в приложении 1.

Кроме этого, для эффективного принятия решения о найме необходимо ввести комплексное тестирование работников, результаты которого не только будут помогать специалисту по персоналу принимать решение о найме на работу нового сотрудника, но и в дальнейшем для разработки методов мотивирования и стимулирования сотрудников, адаптации на новом для него месте работы, обучении. Пример анкеты претендента представлен в приложении 2 [16, с. 93-96].

В основе процесса найма Персонала должен лежать процесс планирования персонала.

В целях планирования найма персонала для выполнения стратегических задач предприятия на следующий год директор предприятия и руководители подразделений при планировании годового бюджета во взаимодействии со специалистом по персоналу составляют годовой план найма персонала.

В случае незапланированной потребности в персонале руководитель подразделения подает обоснование директору предприятия. После обоснования в течение 3-х рабочих дней руководителю подразделения предоставляется мотивированный ответ.

Поиск персонала для всех служб и подразделений осуществляется специалистом по персоналу.

Специалист по персоналу проводит регулярный мониторинг рынка труда в целях получения достоверной информации об уровне и динамике его показателей по персоналу аналогичных профессий и специальностей для повышения эффективности поиска, а также определения уровня компенсаций, формировании поддержания и развития конкурентоспособной системы управления персоналом.

Основанием для поиска и заполнения вакансии является подача в отдел по управлению персоналом согласованной и утвержденной заявки на подбор персонала.

Заявка на подбор персонала подается не позднее  10-ти рабочих дней до момента появления вакансии согласно технологии и срокам закрытия вакансий, за исключением случаев незапланированного увольнения.

Заявки на подбор персонала согласовываются с менеджером по персоналу и утверждаются директором. Все утвержденные заявки регистрируются в журнале регистрации заявок специалистом по персоналу.

В зависимости от сложности выполнения заявки или количества заявок специалист по персоналу используют различные  методы поиска персонала.

Необходимо отметить, что в целях сокращения затрат на отбор персонала из внешних источников следует обратить внимание на внутренний отбор [17, с. 54].

Внутренний отбор персонала осуществляется за счет работников организации. Внутренний отбор имеет ряд преимуществ перед внешним:

1.При заполнении вакансий за счет людей, уже работающих в организации, мы имеем дело с работниками, которые хорошо знают цели и ценности организации, а также тех, кто в ней работает, что, безусловно, повышает вероятность их успешной работы в новой должности за счет более легкой адаптации к условиям работы в новой должности.

2.Такая политика повышает лояльность работающих и стимулирует их к большей отдаче в работе, т.к. обеспечивает их карьерный рост.

3.Внутренний отбор обходится значительно дешевле, требует меньших затрат, чем внешний.

 При внутреннем отборе наиболее часто используют такие подходы:

- выявление наиболее подходящих кандидатов из числа работающих на основании формальных характеристик (образование, профессия, стаж работы, возраст, пол и др.);

- формирование кадрового резерва для выявления потенциальных кандидатов, соответствующих основным требованиям работы в вакантной должности. Организация обучения кадрового резерва, контроль рабочих показателей резервистов и их отношения к работе и к организации – это источники важной информации о перспективных кандидатах на руководящие посты.

- информирование работников организации о вакансиях по конкурсу.

Прием на все вакансии осуществляется только на альтернативной основе, а для специалистов и руководителей только на конкурсной основе (за исключением особо ценных работников, приглашенных на Предприятие из других организаций по согласованию с директором предприятия) [15, с.102].

Основная цель отбора персонала заключается в выборе из  всей совокупности претендентов человека в наибольшей степени соответствующего требованиям заявки. Поскольку идеальное совпадение в практике встречается редко, специалист по персоналу стремится к максимально возможному приближению к идеальному профилю требований.

В этих целях на предприятии установлена следующая процедура отбора:

- рассмотрение резюме/первичное собеседование по телефону;

- заполнение анкеты претендента;

- анализ, оценка и отбор анкет;

- индивидуальное стандартизированное собеседование;

- проведение групповой процедуры отбора;

- отбор группы явных претендентов;

- запрос рекомендаций с предыдущих мест работы.

- приглашение на индивидуальное собеседование с руководителем подразделения;

- отбор наилучшего претендента;

- принятие решения о найме, объявление кандидату.

В зависимости от категории вакансии процедура отбора может меняться в сторону уменьшения этапов.

Оценочные мероприятия в процессе отбора (деловые игры, задания, ситуации, экзамены, формат собеседования и т.д.) формируются при активном взаимодействии руководителя подразделения и специалиста по персоналу.

Ответственность за найм персонала несет менеджер по персоналу.

В конкурсе на замещение вакантного места участвует максимальное число кандидатов (не менее 3-х, в зависимости от уровня должности), которые соответствуют профилю вакантной должности.

Все анкеты и резюме кандидатов заносятся в базу данных «Претендент» Предприятия для возможного дальнейшего использования кандидатов для других вакансий [23, с. 34].

База данных формируется в бумажном (анкетном) и электронном виде. Ответственным за ее ведение и сохранность является специалист по персоналу.

Оформление работника на работу

После принятия решения о найме инженер по охране труда определяет в соответствие с должностью перечень вредных условий труда и делает соответствующую запись в анкете претендента.

Специалист по персоналу приглашает кандидата для написания заявления о приеме на работу и выдает кандидату Записку о приеме с отметкой о вредных условиях труда и направляет кандидата на прохождение медицинского осмотра. После предоставления медицинской книжки с отметками всех специалистов и заключением о годности работы на Предприятии специалист отдела управления Персоналом в течение 1 дня производит оформление кандидата на работу [27, с. 7].

Оценка эффективности затрат на найм персонала

Специалист по персоналу ведет отчетность по затраченным денежным средствам на поиск персонала.

Согласно запланированному бюджету отдела по работе с Персоналом по реализации утвержденного плана найма Персонала ежеквартально проводится оценка экономической эффективности рекрутинга.

Ежеквартально специалист по персоналу представляет директору Предприятия отчет о проделанной работе и данные по эффективности затраченных средств на поиск Персонала сопоставленные с планом найма, выполненными заявками и рыночными ценами операторов рекрутинговых услуг [27, с. 8].