Алгоритм функционирования информационной системы

На получение достоверной конечной информации при автоматизации расчетов влияют два основных фактора: достоверность нормативно-справочной информации и адекватность разработанного алгоритма расчета всех показателей реально существующему информационному пространству исследуемого объекта.

Итак, опишем алгоритм функционирования первого промежуточного документа.

Промежуточная форма 1 «Месячный табель учета рабочего времени» заполняется и рассчитывается на основе данных таблицы 1 «Годовой табель учета рабочего времени», и используя мастер сводных таблиц (Сводные таблицы представляют собой современный инструмент анализа многоуровневых данных. Применяются сводные таблицы в том случае, когда возможности стандартных функций ограничены и требуется проанализировать (отразить) данные, сформированные не по одному критерию, а по нескольким. Итак, алгоритм работы данного документа таков.

В качестве исходных данных для построения сводной таблицы -промежуточной формы 1 «Месячный табель учета рабочего времени» -следует выбрать (выделить) все ячейки таблицы 1 «Годовой табель учета рабочего времени».

Макет сводной таблицыбудет выглядеть так:

Поле страница: Месяц расчета зарплаты:

Поле столбец: Табельный номер работника:

Поле данные: Количество отработанных дней, Количество дней по болезни,

процент выданного аванса.

Значение параметров сводной таблицы: при определении параметров сводной таблицы необходимо обратить внимание на то, чтобы в поле Месяц расчета зарплаты был выбран лишь тот месяц, который опреде­лен заданием. Для этого нужно отключить параметр Показать все и установить необ­ходимое значение.

Для построения сводной таблицы необходимо вызвать мастер свод­ных таблиц: Данные, Сводная таблица.

Шаг 1. Устанавливается параметр «в списке или базе данных...»

и нажимается Далее». (При создании последующих сводных таблицы по тем же данным, следует устанавливать параметр «в другой сводной таб­лице» и далее указать первую сводную таблицу (вместо массива данных).

Шаг 2. Указывается (выделяется) диапазон, содержащий исходные данные ($A3;$F66). Так как таблица 1 имеет многоуровневую шапку, для построения сводной таблицы необходимо добавить вспомогательную строку (№ 3), ячейки которой должны отражать краткое и понятное назва­ние всех полей таблицы и иметь уникальное имя (например, Месяц расчета зарплаты, табельный номер работника и т.д.). Нажимаем Далее».

Шаг 3. Построение макета сводной таблицы происходит путем пе­ретаскивания кнопок полей в область, где они должны быть расположены. Нажимается Далее».

Шаг 4. Оформление построенной сводной таблицы. Вызывается контекстное меню к сводной таблице и выбирается команда Параметры сводной таблицы.

Рекомендуется использовать следующие параметры:

- снять параметр «автоформат» (сохраняет форматы, установлен­ные пользователем при обновлении сводной таблицы);

- установить параметр «обновить при открытии» (обновляет свод­ные таблицы при каждом открытии файла);

- снять параметры 2общая сумма по столбцам» и «общая сумма по строкам2 (в случае если нет экономического смысла итоговых сумм по строкам или столбцам).

Выбрав в контекстном меню параметры поля, пользователь может настроить формат всех значений выбранного поля (например, количество знаков после запятой в числе).

Теперь рассмотрим алгоритм работы Промежуточной формы 2 «Расчетно-платежная ведомость».

Итак, Промежуточная форма 2 «Расчётно-платёжная ведомость» за­полняется и рассчитывается на основе справочников 1-4 и промежуточ­ной формы 1 «Месячный табель учёта рабочего времени».

Месяц расчёта зарплаты соответствует названию месяца уста­новленному в промежуточной форме 1 «Месячный табель учёта рабочего времени» (ссылка на ячейку с названием месяца).

Дата расчёта зарплаты выбирается из справочника 1 «Количест­во рабочих дней в месяце» (с использованием функции ВПР) согласно ме­сяцу расчёта зарплаты (тек. таблица).

Количество рабочих дней в месяце выбирается из справочника I ((Количество рабочих дней в месяце» (с использованием функции ВПР) со­гласно месяцу расчёта зарплаты (в текущей таблице).

Табельный номер работника вводится пользователем.

Ф.И.О. работника выбирается из справочника 4 «Учётные сведе­ния о сотрудниках отделения» согласно табельному номеру работника (с использованием функции ВПР).

Тарифный разряд выбирается из справочника 4 «Учётные сведения о сотрудниках отделения» согласно табельному номеру работника (с ис­пользованием функции ВПР).

Тарифный коэффициент выбирается согласно тарифному разряду работника из справочника 2 «Тарифный справочник» (с использованием функции ВПР).

Трудовой стаж (лет) рассчитывается на дату расчёта зарплаты от даты начала трудовой деятельности (с использованием функции ДНЕЙ360).

Процент оплаты больничного листа определяется по справочнику 3 «Базовые показатели для расчёта зарплаты» на основании стажа (с использованием функции ЕСЛИ). Если стаж <5 лет, то 60%, если стаж >=8,то 100% иначе (от 5 до 8 лет) 80%

Оклад рассчитывается умножением минимальной зарплаты из справочника 3 «Базовые показатели для расчёта зарплаты» на тарифный коэффициент соответствующего работника.

Начисленная зарплата рассчитывается делением оклада на коли­чество рабочих дней в месяце, и полученный результат умножается на количество отработанных дней выбранных по соответствующему ра­ботнику из промежуточной формы I «Месячный табель учёта рабочего времени» (выбирается с помощью функции ГПР)...

Ит.д.

Теперь разработаем алгоритм работы Выходной формы 1 «Расчетный лист заработной платы работника».

Выходная форма 1 «Расчетный лист заработной платы работника» заполняется на основании справочников 2-4 и промежуточных форм 1-2.

Табельный номер работника - вводится пользователем («вруч­ную») номер одного работника, по которому выполнялись расчеты. Для проверки расчетов в ячейку значения этого показателя следует ввести цифру 3, 6, 10 или 11 (в зависимости от своего варианта).

Месяц расчета заработной платы - [ссылка на промежу­точную форму 1 «Месячный табель учета рабочего времени»].

Ф.И.О. работника [выбирается согласно табельному номеру ра­ботника (в этой таблице) с использованием функции ВПР из справочника 4 «Учетные сведения о сотрудниках»].

Начало трудовой деятельности [аналогично предыдущему

показателю].

Стаж, лет [выбирается согласно табельному номеру работника (в этой таблице) с использованием функции ВПР из промежуточной формы 2 «Расчетно-платежная ведомость»].

Тарифный разряд [выбирается согласно табельному номеру ра­ботника (в этой таблице) с использованием функции ВПР из справочника 4 «Учетные сведения о сотрудниках»].

Тарифный коэффициент [выбирается согласно тарифному раз­ряду работника (в этой таблице) с использованием функции ВПР из спра­вочника 2 «Тарифный справочник»].

ОКЛАД [минимальная зарплата (абсолютная ссылка на справоч­ник 3 «Базовые показатели для расчета заработной платы») * тарифный коэффициент (в этой таблице)].

Отработано дней [выбирается согласно табельному номеру ра­ботника с использованием функции ГПР из промежуточной фор­мы 1 «Месячный табель учета рабочего времени»].

Дни по болезни (аналогично предыдущему показателю).

НАЧИСЛЕНО - ВСЕГО, РУБ.. [зарплата + по больничному листу

(в этой таблице)].

Зарплата [выбирается согласно табельному номеру работника (в этой таблице) с помощью функции ВПР из промежуточной формы 2 «Рас­четно-платежная ведомость»].

По больничному листу [аналогично предыдущему].

УДЕРЖАНО - ВСЕГО, РУБ. [выданный аванс + подоходный на­лог +профсоюзный взнос (в этой таблице)].

Выданный аванс [выбирается согласно табельному номеру ра­ботника (в этой таблице) с использованием функции ВПР из промежуточ­ной формы 2 «Расчетно-платежная ведомость»].

Подоходный налог [аналогично предыдущему].

Профсоюзный взнос [аналогично предыдущему].

К ВЫДАЧЕ, РУБ. [всего начислено - всего удержано)].