Функционально-организационная структура финансовой и бухгалтерской службы предприятия

Функции финансового менеджмента рассматриваемого предприятия рассредоточены по разным отделам. В данной работе будет показана необходимость введения на предприятии должности финансового аналитика, у которого будет сосредоточена вся информация по показателям финансовой деятельности предприятия.

Информация по сбыту продукции сосредотачивается у коммерческого директора, которому подчинен отдел сбыта.

Структура службы сбыта предприятия – территориальная. Первые два менеджера полностью отвечают за «активный» и «пассивный» сбыт в Ростове-на-Дону. (При этом город территориально поделен между ними.) Третий менеджер занимается сбытом в городах Таганрог и Новочеркасск, четвертый – на территории остальной части Ростовской области. При обращении клиента в офис выясняется его территориальная принадлежность и далее клиент переадресовывается на соответствующего менеджера. При отсутствии данного менеджера на месте у клиента берутся его координаты для последующей связи с ним. При длительном отсутствии одного из менеджеров на рабочем месте (болезнь, командировка и т. д.) клиент передается любому другому менеджеру.

Менеджеры по сбыту также следят за оплатой счетов, выставленных клиентам и, после поступления денежных средств на расчетный счет предприятия, контролируют и координируют процесс отправки продукции. (Этим занимается менеджер, который работал с данным клиентом).

Непосредственно сбытовую деятельность менеджеров по сбыту можно разделить на две части:

«Пассивный» сбыт – работа с клиентами, которые обратились в фирму. В основном потенциальные покупатели связываются с предприятием по телефону. Работа менеджеров может состоять в следующем:

· консультация клиентов по стоимости и различным характеристикам продукции предприятия;

· ознакомление клиентов с условиями продажи и доставки;

· демонстрация продукции (при условии, что клиент посещает офис фирмы);

· выставление счетов клиентам;

«Активный» сбыт – поиск и привлечение новых клиентов. Активный сбыт происходит исключительно по телефону. Он включает в себя следующие действия:

· поиск потенциальных клиентов с помощью телефона (телемаркетинг);

· посещение специализированных выставок с раздачей рекламных материалов и сбором различной информации о конкурентах;

 Информация по закупкам поступает к начальнику административно-хозяйственного отдела, которому подчинены экспедитор, занимающийся получением и отправкой продукции и отдел снабжения, состоящий из менеджеров по снабжению (2 чел.). Большинство данных по финансовому положению сосредоточено в бухгалтерии предприятия.На предприятии бухгалтерский учет ведется централизованным способом. Централизация учета обеспечивает более действенное руководство и контроль со стороны главного бухгалтера, позволяет целесообразнее распределить труд между работниками учета, более эффективно использовать сетевые ресурсы предприятия.

Учетный аппарат организации сосредоточен в бухгалтерии, именно и в ней осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации. В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию хозяйственных операций.

Бухгалтерия предприятия состоит из 4 человек и организована по линейному принципу. Все сотрудники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.

Состав бухгалтерии включает в себя следующих сотрудников:

· бухгалтера материальной группы, в обязанности которого входят:

– учет приобретения материальных ценностей, их поступления и расходования;

– учет основных средств,

– учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов,

– учет тары.

· бухгалтера по учету оплаты труда, осуществляющего:

– учет затрат труда работников,

– исчисление заработной платы работникам,

– контроль за использованием фонда оплаты труда,

– учет всех расчетов с работниками предприятий, бюджетом, Фондом социального страхования и другими ведомствами, связанными с оплатой труда;

· бухгалтера общей группы, который ведет учет остальных операций и Главную книгу, составляет бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности;

· кассира, осуществляющего выдачу наличных денежных средств.

Организационная структура бухгалтерии предприятия представлена на рис. 2.2.

 

Рис 2.2 Структура бухгалтерии предприятия

Бухгалтерский учет на предприятии ведется в соответствии со следующими нормативными документами:

· Федеральным Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

· Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н;

· Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкцией по его применению, утвержденным Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н.

Бухгалтерский учет в организации ведется автоматизированным методом.

Для ведения бухгалтерского и налогового учета используется программа «1С: Предприятие». Для ведения складского и товарного учета используется специализированная программа на платформе Мiсrosоft Access.

Для оформления хозяйственных операций применяются формы первичных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлениями Госкомстата РФ.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования (дату записи в учетный регистр и подпись работника бухгалтерии, ответственного за их обработку).

По специальному распоряжению директора предприятия могут быть установлены дополнительные формы первичных учетных документов и документов внутренней отчетности.

Налоговый учет ведется на основании регистров бухгалтерского учета с формированием отдельных регистров налогового учета в случае возникновения существенных расхождений в методике формирования налоговой базы и методики отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Правом подписи счетов-фактур наделены следующие категории работников:

· первая подпись – генеральный директор; коммерческий директор, другие сотрудники, уполномоченные приказом по организации.

· вторая подпись – главный бухгалтер, другие сотрудники, уполномоченные приказом по организации.

Реализация товаров на предприятии регулируется договорами:

· купли-продажи,

· поставки,

· мены,

· комиссии,

· перевозки.

По договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).

По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок (или сроки) производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием (отдельные статьи договора поставки регулируется договором купли-продажи).

По договору мены каждая из сторон обязуется передать в собственность другой стороны один товар в обмен на другой.

К договору мены применяются правила о купле-продаже. При этом каждая из сторон признается продавцом товара, который она обязуется передать, и покупателем товара, который она обязуется принять в обмен.

По договору комиссии одна сторона (комиссионер) обязуется по поручению другой стороны (комитента) за вознаграждение совершить одну или несколько сделок от своего имени, но за счет комитента.

По договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его уполномоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату. В зависимости от вида транспорта может быть заключен договор фрахтования.

Таким образом, отгрузка товаров предприятием производится в соответствии с заключенными договорами. Предприятие осуществляет реализацию продукции со складов.

Моментом исполнения обязанности предприятия передать товар покупателю (если иное не предусмотрено договором) считается момент либо вручения товара покупателю (или указанному им лицу), либо сдача перевозчику для отправки покупателю. Товар считается врученным покупателю с момента его фактического поступления во владение покупателя или указанного им лица.

Моментом перехода риска случайной гибели и случайного повреждения товара на покупателя является момент, когда в соответствии с законом или договором продавец считается исполнившим свою обязанность по передаче товара покупателю.

Моментом возникновения права собственности у покупателя является момент передачи ему товара, если иное не предусмотрено законом или договором.

Предприятие осуществляет оценку имущества, обязательств и хозяйственных операций в рублях.

Учет основных средств ведется на счете 01 по амортизационным группам в зависимости от сроков полезного использования.

Срок полезного использования основных средств устанавливается приказом директора предприятия по каждому объекту, вводимому в эксплуатацию в пределах, установленных Постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. №1 «О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы».

Начисление амортизации по амортизируемому имуществу производится линейным методом в порядке, установленном ст. 259 НК РФ. Начисление амортизации производится ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы, с отражением суммы накопленной амортизации на отдельном счете.

Амортизационные отчисления по основным средствам отражаются в бухгалтерском учете отчетного периода, к которому они относятся, и начисляются независимо от результатов деятельности организации.

Учет нематериальных активов ведется на счете 04. Нематериальные активы принимаются на баланс по решению учредителей общества при формировании уставного капитала либо на основании решения комиссии по внутренней экспертизе нематериальных активов, в котором определяются:

· срок полезного использования нематериальных активов;

· стоимость нематериальных активов в случае безвозмездной передачи;

· начисление сумм износа по нематериальным активам;

Минимальный срок полезного использования нематериальных активов – 1 месяц, максимальный срок – 10 лет.

Комиссия по внутренней экспертизе при оценке нематериальных активов руководствуется фактическим или предполагаемым экономическим эффектом от использования данного нематериального актива.

В составе материалов на предприятии учитываются материальные ценности и предметы, служащие менее одного года, независимо от их стоимости, и предметы стоимостью в пределах 10000 рублей включительно за единицу по цене приобретения, независимо от срока их службы.

Стоимость находящихся в эксплуатации материалов, должна погашаться путем списания на счета затрат 100 процентов стоимости при передаче их в эксплуатацию.

Товары и другие материальные ценности, приобретенные предприятием, отражаются в учете по фактической стоимости их приобретения, определяемой в соответствии с п. 6-11, 13-15, 26 ПБУ 5/01 «Учёт материально-производственных запасов», утвержденным приказом МФ РФ от 09.06.2001г. № 44н.

Стоимость реализованных покупных товаров оценивается по средней себестоимости.

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности производится инвентаризация имущества и финансовых обязательств.

Инвентаризация имущества проводится раз в отчетном году в сроки до 31 марта года, следующего за отчетным. При каждой инвентаризации формируется инвентаризационная комиссия, отвечающая за полноту и достоверность результатов инвентаризации имущества и обязательств, состав которой утверждается директором предприятия

Выявленные при инвентаризации и других проверках расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Доходы (выручка) от обычных видов деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине поступления денежных средств и иного имущества и (или) величины дебиторской задолженности без учета сумм налогов (НДС, акцизов, НСП, экспортных пошлин) и иных аналогичных обязательных платежей в соответствии с п. 6 ПБУ 9/99, утвержденным приказом МФ РФ от 06.05.1999 г. № 32н (в редакции приказа МФ РФ от 30.03.2001 г. № 27н).

Доходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они имели место, независимо от фактического поступления денежных средств, иного имущества (работ, услуг) и (или) имущественных прав (метод начисления). При получении доходов в течение нескольких отчетных (налоговых) периодов и когда связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем, расходы распределяются с учетом принципа равномерности признания доходов и расходов.

В связи с увеличением объема реализации и существенным изменением ассортимента реализуемых товаров (появлением в ассортименте дорогостоящего проекционного оборудования) и необходимостью при этом обеспечить своевременную уплату НДС с 1 января 2004 года для целей налогообложения применяется метод определения налоговой базы по налогу на добавленную стоимость по мере поступления денежных средств в оплату за отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги).

Прочие поступления (операционные доходы, внереализационные доходы, чрезвычайные доходы) признаются в бухгалтерском учете организации в следующем порядке:

· поступления от продажи основных средств и иных активов, отличных от денежных средств (кроме иностранной валюты);

· проценты, полученные за предоставление в пользование денежных средств организации;

· доходы от участия в уставных капиталах других организаций – в порядке, предусмотренном п. 12 ПБУ 9/99, утверждённым приказом МФ РФ от 06.05.1999г. № 32к (в редакции приказа МФ РФ от 30.03.2001г. № 27н).

Расходы по обычным видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учёту в сумме, определяемой в соответствии с положениями п. 6 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утверждённым приказом МФ РФ от 0б.05.1999г. № ЗЗн (в редакции приказа МФ РФ от 30.03.2001г. № 27н).

Расходы по обычным видам деятельности признаются в бухгалтерском учёте в соответствии с положениями п. 16-19 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утверждённым приказом МФ РФ от 06.05.1999г. № ЗЗн (в редакции приказа МФ РФ от 30.03.2001г. № 27н).

Формирование расходов по обычным видам деятельности производится по следующим элементам:

· материальные затраты;

· затраты на оплату труда;

· отчисления на социальные нужды;

· амортизация;

· прочие затраты.

На предприятии ведется раздельный учет затрат по видам деятельности, продукции и работ, по которым необходим раздельный учет (облагаемые налогом на прибыль и на добавленную стоимость по разным ставкам, не облагаемые указанными налогами и льготируемые).

При необходимости ведения раздельного учета затрат на различные виды деятельности (продукцию, работы, услуги) указанные затраты распределяются пропорционально выручке (доходу), полученной от конкретного вида деятельности за отчетный период.

Прибыль, оставшаяся в распоряжении предприятия, используется без предварительного распределения ее по фондам.

Для подотчетных лиц срок отчета за выданные суммы – окончание квартала, в котором были выданы деньги под отчет.

В случае необходимости срок отчета за выданные суммы может быть продлён приказом директора предприятия.