Документальное оформление и учет приобретения (заготовления) сырья и материалов

Источниками образо­вания хлебных ресурсов являются закупки зерна у сельскохозяйственных производственных кооперативов (СПК), фермерских и других хозяйств, а также завоз их по им­порту.

В настоящее время установлен государственный заказ на сельскохозяйственную продукцию по областям и районам, а также по сельскохозяйственным предприятиям.

С СПК и другими хозяйствами на каждый год мукомольно-крупяные предприятия заключают договоры контрактации на закупку зерна. В каждом договоре контрактации отражаются обязательства поставщика, обязательства хлебоприемного предприятия и материальная ответственность сторон в случае невыполнения принятых обяза­тельств.

Закупка зерна оформляются при­емной квитанцией (форма № ПК-9 или форма № ПК-10). Бланки приемных квитанций относятся к бланкам строгой отчет­ности.

Каждая автомобильная партия зерна, поступающая от СПК на перерабатывающее предприятие, сопровождается товарно-транспортной накладной в 3 экземплярах, а сортовое зерно, кроме того, сор­товым документом в 1 экземпляре.

На практике может применяться один из трех способов оформления приема зер­на от поставщиков:

1) При поступлении однородного по качеству зерна крупными пар­тиями его качество определяют по среднесуточным образцам, и на каждую культуру за сутки поставщику выписывается одна приемная квитанция (форма № ПК-10) на основании реестра сопроводительных документов (форма № ЗПП-3).

От каждой автомобильной партии зерна визировщик отбирает образец и передает его в лабораторию вместе с накладной, где оп­ределяется качество зерна.

После проверки качества в лаборатории проставляют на первом экземпляре накладной показатели влажности и зараженности зер­на, а также указывают номер склада, в который направляется зер­но. Накладная возвращается сдатчику, и автомашина следует на автомобильные весы. Весовщик определяет массу брутто и простав­ляет его в весовом журнале. В первом экземпляре накладной проставляется масса брутто и порядковый номер записи в весовом журна­ле.

После разгрузки автомо­биля приемщик в первом экземпляре накладной проставляет номер склада и расписывается в приеме зерна. Разгруженный автомобиль направляется на весы, где взвеши­вается тара. Масса тары проставляется в весовом журнале. В первом экземпляре накладной указывается масса тары и масса нетто. В остальные экземпляры накладных весовщик записывает массу нетто и номер склада, в который принято зерно. Первый экземпляр накладной весовщик оставляет у себя, а остальные отдает водителю.

Первые экземпляры накладных в течение суток поступают от весовщика в бухгалтерию, где их сортируют по поставщикам, культурам и материально-ответственным лицам. На каждую группу накладных за сутки составляется реестр сопроводительных документов (форма № ЗПП-3) в двух экземплярах. В каждом реестре по физической массе подсчи­тывается итог.

Реестры проверяются в лаборатории и на складе. После проверки заведующий складом записывает в каждом реестре массу прописью и расписывается в приеме зерна. Из каждого реестра заведующий складом итог по массе включает в пе­речень реестров (форма № ЗПП-5), который составляется на каждую культуру и прикладывается к отчету о движении хлебопродуктов.

В бухгалтерии в переч­нях проставляют показатели влажности и сорной примеси из реест­ров и определяют по ним центнеро-проценты. По итоговым показа­телям массы и центнеро-процентов количество зерна из перечня записывается в журнал количественно-качественного учета одной за­писью.

Проверенные заведующим складом реестры поступают к такси­ровщику, который делает все расчеты по таксировке зерна и по каж­дому реестру, выписывает приемную квитанцию (форма № ПК-10) в трех экзем­плярах.

2) При поступлении значительного количества неоднородного по качеству зерна определение качества производится по каждой автомо­бильной партии, а приемная квитанция (форма № ПК-10) выписывается сдатчику на каждую культуру за сутки на основании реестра сопроводительных документов (форма № ЗПП-4), в котором определяется средневзвешенное качество поступившего зерна.

3) При поступлении от поставщиков в течение суток единичных партий зерна определение качества и оформление приема производится по каждой автомобильной партии. В этом случае в лаборатории все показатели качества проставляют на обороте накладной. Затем производится таксировка зерна и выписывается приемная квитанция (форма № ПК-9). Результаты расчета по таксировке зерна в дан­ном случае отражаются в квитанции.

При поступлении хлебопродуктов железнодорожным транспортом экспедитор предприятия получает в товарной конторе станции, прибывшие от отправителя документы (железнодорожные накладные и документы о качестве) и представляют их в лабораторию, где принимается решение о размещении зерна. После этого накладные передаются заведующему складом, а документы о качестве остаются в лаборатории. По каждому вагону определяется масса и качество зернопродуктов.

После разгрузки вагонов заведующий складом составляет при­емный акт на поступление хлебопродуктов железнодорожным или водным транспортом (форма № ЗПП-14) в одном экземпляре. В приемных актах проставляются общие реквизиты и масса хлебопро­дуктов по документам отправителя и оказавшаяся у получателя. Записи в приемных актах делаются в отдельности по каждому ва­гону.

Железнодорожные накладные и приемные акты сдаются заведующим складом в бухгалтерию вместе с отчетом о движении хлебопродуктов. После этого в лаборатории в этих приемных актах по каждому вагону проставляют показатели влажности и сорной примеси.

В бухгалтерии в приемном акте (форма № ЗПП-14) определяют и проставляют центнеро-проценты. Итоговые данные по массе и центнеро-процентам из приемного акта записывают в журнал количественно-качественного учета хлебопродуктов.

В случае приемки зерна в организацию без сопроводительных документов лабораторией приемной организации составляется Анализ-ордер на приемку зерна и семян масленичных культур. Составляется он в одном экземпляре и на основании данных «Журнала регистрации лабораторных анализов среднесуточных проб при приемке товаров» формы № ЗПП – 49 и «Журнала регистрации взвешивания грузов на автомобильных весах» формы № ЗПП-28 и подписывается начальником производственной лаборатории (зав. лабораторией) и материально-ответственным лицом (зав. складом). Хранится анализ-ордер в бухгалтерии.

В журнале лабораторных анализов среднесуточных проб при приемке зерна записывают результаты анализов проб. Журналы ведутся отдельно по следующим операциям: приемка зерна от сельскохозяйственных производителей; приемка зерна от других организаций. Ведение журнала допускается на электронном носителе информации в виде набора записей о результатах анализов зерна.

Журнал регистрации взвешивания грузов на автомобильных весах применяется для регистрации взвешивания грузов на автомобильных весах при приемке и отправке. Журналы ведутся весовщиками на каждые автомобильные весы по четным и нечетным числам отдельно. В организациях, имеющих двое автомобильных весов, обслуживаемых одним весовщиком, ведется один журнал. Журналы перед выдачей их для пользования должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписями руководителя и главного бухгалтера с приложением печати.