Совещания и переговоры

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров, в предпринимательской практике широко распространены особые формы ведения деловых разговоров - совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов.

Практика деловой жизни показывает, что деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев. Однако недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как пожирают дорогостоящее время людей, отрывая их от основной работы.

Совещания занимают значительную часть рабочего времени менеджера. При этом, чем выше положение человека в организации, тем чаще ему приходится принимать участие в совещаниях.

Между тем большинство менеджеров испытывает острую неприязнь к этому виду профессиональной деятельности. Она вызвана крайне низкой эффективностью большинства встреч и совещаний, что объясняется незнанием простейших принципов подготовки и проведения совещаний.

Проводить совещанияцелесообразно, когда необходимо:

1. сообщить об организационных изменениях;

2. совершенствовать уже принятые решения;

.   достигнуть согласия с решением путем вовлечения сотрудников в его обсуждение;

.   использовать совещания для профессионального роста сотрудников.

Совещания бывают разных типов: для обмена информацией, для формулировки проблем, для решения проблем, для принятия решений.

В управленческой практике совещания обычно ведет менеджер. Это обстоятельство часто снижает их эффективность, поскольку руководителю приходится играть три роли одновременно: он является и средоточием власти, и организатором процесса обсуждения, и несет ответственность за результаты совещания.

Коммерческие переговоры (как, кстати, и всякие другие) имеют двоякую цель - разрешить спор и в дальнейшем обеспечить сотрудничество. Искусству ведения переговоров специально обучаются во всем мире. Относительно менеджера умение вести коммерческие переговоры выступает одним из основных слагаемых его профессиональной деятельности. Коммерческие переговоры организуются по инициативе одного из участников путем личной договоренности при встрече, обмене письмами, по телефону и т. п. и начинаются с того момента, когда одна из сторон выступит с предложением обговорить детали и условия заключения контракта. Подготовка к переговорам включает два основных направления работы: решение организационных вопросов и проработка основного содержания переговоров. К организационным вопросам подготовки переговоров следует отнести определение времени и места встречи, формирование количественного и качественного состава делегации. Несмотря на то, что технические организационные вопросы являются весьма важными и без их решения переговоры не могут состояться, основное внимание на стадии подготовки уделяется содержательной стороне дела, предполагающей проработку переговорного процесса. Такая проработка включает:

1. анализ проблемы;

2. формулирование общего подхода к переговорам, целей, задач и собственной позиции на них;

3. определение возможных вариантов решения;

4. подготовку предложений и их аргументацию;

5. составление необходимых документов и материалов.

Очень полезно, чтобы в переговорах участвовали не только руководители, но и владеющие конкретной информацией и практическими знаниями технические эксперты, даже если они и не занимают крупных постов. Типичная ошибка многих отечественных предпринимателей заключается в том, что для контактов с иностранными партнерами за рубеж отправляются только руководители, привыкшие к общим решениям и общим договоренностям. Коммерческий переговорный процесс состоит из трех последовательных этапов:

1. взаимное уточнение интересов, точек зрения, концепций и позиций участников;

2. их обсуждение (выдвижение аргументов в поддержку своих взглядов и предложений, их обоснование);

3. согласование позиций и выработка договоренностей.

Первый этап очень важен, поскольку для выработки договоренностей прежде всего необходимо выяснить точки зрения друг друга и обсудить их.

Уместным представляется рассмотреть рекомендации по ведению диалога, которые дают немецкие исследователи супруги Швальбе:

1. целесообразнее сказать мало, чем слишком много;

2. наиважнейшие мысли должны быть четко сформулированы;

3. короткие предложения лучше осмысливаются, чем длинные (фраза, состоящая более чем из 20 слов, практически не воспринимается собеседником);

4. речь должна быть фонетически доступна, для чего желательно включать в произносимые фразы активные глаголы и избегать употребления пассивных существительных;

5. необходимо помнить, что смысловую нагрузку несут не только слова, но и темп, громкость, тон и модуляция речи. Однако переговорный процесс, как и большинство процессов межличностных коммуникаций, носят двусторонний характер.

При этом менеджеру желательно придерживаться рекомендаций, которые дает И. Атватер:

1. необходимо показать, что менеджер внимательно слушает собеседника (подтвердить это позой, направленным взглядом, уточняющими вопросами, активными эмоциями);

2. сосредоточиться на логичности высказываний;

3. наблюдать за позой, жестами и мимикой говорящего;

4. не перебивать говорящего без надобности и в ходе его выступления избегать диалога со своими коллегами;

5. не делать поспешных выводов из его выступления.

Второй этап представляет собой обсуждение позиций участников. Данный этап направлен, как правило, на то, чтобы максимально реализовать собственную позицию.

При обсуждении позиций особое значение приобретает аргументация. Действенность аргументации зависит не только от уровня понимания партнеров, их знаний, но также и от их отношения к говорящему.

Основным результатом аргументации должно быть определение рамок возможной договоренности. Таким образом, переговоры вступают в третий этап - этап согласования позиций. В зависимости от обсуждаемых проблем под согласованием позиций может пониматься и компромиссная концепция (как вариант решения проблемы), и просто круг вопросов из числа поднимавшихся в ходе переговоров, которые могут войти в предполагаемый итоговый документ.

При этом очень важно не растерять те крупицы соотнесения интересов, которые были найдены ранее. А это значит, что нужно быть вдвойне сдержанным, исключив любые негативные эмоциональные проявления, которые могут негативно повлиять на коммуникативный имидж.