Подготовка отчетной документации.

 

Перейдем к последнему событию модели хозяйственной деятельности – подготовке внешней отчетности, п. «Внешняя отчетность» - «Расчет и вывод документов». Первый документ в появившемся на экране списке – бухгалтерский баланс.

Прежде, чем приступить к его формированию, хорошо бы представить себе, что мы ожидаем увидеть. В активе баланса перечисляется все, что предприятие имеет – основные средства, денежные средства, материальные ценности и т.д. В пассиве – источники этих сумм. В нашем случае на конец периода мы не имеем ничего, кроме денег на расчетном счете. Поэтому в активе должна присутствовать только одна ненулевая строка (260). У денег на расчетном счете три источника. Это уставный капитал, прибыль и долг перед бюджетом (на момент формирования баланса НДС и налог на прибыль еще не уплачены). Поэтому в пассиве должны присутствовать три ненулевые суммы, в строках 410, 470 и 624. Все эти суммы легко найти в оборотно-сальдовом балансе.

При формировании баланса задается дата начала и конца отчетного периода, в процессе формирования выдается контрольное сообщение о суммах актива и пассива. Баланс выводится для предварительного просмотра перед печатью в тысячах рублей. Кнопкой с изображением принтера баланс можно отправить на печать, кнопкой с изображением пачки дискет – сохранить в архиве.

При подготовке внешней отчетности главному бухгалтеру крайне важно понимать, как формируется та или иная сумма в отчетном документе. Хотя бы потому, что объяснение «у меня программа так считает» вряд ли удовлетворит налоговую инспекцию. В системах БЭСТ существует четкий алгоритм получения этой информации, и корректировки, в случае необходимости, формул вычисления сумм в отчетных документах. Такая работа делается с помощью пунктов меню «Внешняя отчетность» - «Генерация документов».

После выбора этих пунктов на экране разворачивается уже знакомый список отчетных документов. Их достаточно много; далеко не все из них понадобятся бухгалтеру малого предприятия. Бланки документов хранятся в файлах уже упоминавшейся программы Fast Report, встроенной в системы БЭСТ. Эти файлы имеют расширение .frf, и указываются в поле «Win-шаблон». В принципе, эти же файлы могут содержать и алгоритмы обработки данных. Но, во всяком случае, пока, разработчик выдерживает четкий порядок. Вся обработка данных бухгалтерского характера вынесена из Fast Report, и ведется на специальном языке, ориентированном преимущественно на бухгалтера. Чтобы получить доступ к текстам алгоритмов формирования внешней отчетности, в режиме «Генерация документов» следует выбрать нужный отчет, нажать клавишу F10, на экране появятся два окна, верхнее и нижнее. Переход между ними осуществляется клавишей Tab. Следует перейти в нижнее окно и расширить его на весь экран нажатием клавиши F3.

Не выходя из режима просмотра или корректировки алгоритма, можно сделать пробный расчет нажатием клавиши F10. На экране появится бланк баланса, разбитый на отдельные страницы-закладки, в котором вместо конкретных сумм в предназначенных для них полях стоят обозначения переменных, которые формируются в алгоритме. Это окно дизайнера отчетов Fast Report. С помощью пунктов меню «Файл» - «Предварительный просмотр» можно получить обычную форму отчетного документа, с конкретными суммами.

Предположим, что мы хотим выяснить, как формируется сумма в строке 624 пассива. Вернемся нажатием клавиши Esc в окно дизайнера отчетов. Найдем строку 624, и посмотрим, ссылка на какую переменную присутствует в интересующем нас поле. Переменная имеет обозначение Б624 (соответствие номеров переменных и номеров строк выдерживается во всех отчетных документах). Закроем окно Fast Report и найдем в тексте алгоритма формулу для вычисления переменной.

 Б624 = КТС(«68*»)/Т

Здесь КТС – кредитовое сальдо на конец периода, «68*» обозначает сумму по всем субсчетам счета 68. Практика показывает, что любой бухгалтер при первом взгляде на такого рода формулы интуитивно понимает, как формируется та или иная сумма в отчетном документе. Если теперь найти в начале алгоритма формулу Т=1000, сразу можно понять, что это значение присваивается переменной с целью получения баланса в тысячах рублей.

Часто, особенно в малых предприятиях, отчетность в тысячах рублей недостаточно информативна, и бухгалтеры предпочитают распечатывать и хранить для внутреннего использования еще и отчетность в рублях. В данном случае достаточно заменить формулу Т=1000 на Т=1, и нажать клавишу F10, а затем выбрать «Файл» - «Предварительный просмотр». Будет сформирован баланс в рублях, который можно распечатать.

Рекомендуется также провести следующий эксперимент. Удалить (или изменить дату на следующий год) проводку, которой закрывается счет 90. Сформировать сначала оборотно-сальдовый, а затем бухгалтерский баланс в рублях. Убедиться, что актив бухгалтерского баланса не сойдется с пассивом именно на сумму кредитового сальдо на счете 90.

Когда бухгалтер корректирует план счетов или отчетную документацию, во всех системах автоматизации учета возникает непростая проблема. Отчетная документация, благодаря «творчеству» российских чиновников меняется быстро и непредсказуемо. Все разработчики систем автоматизации стараются максимально быстро прореагировать на эти изменения, что бывает весьма непросто, особенно, когда изменения малограмотные. По этой причине, достаточно часто в программы вносятся изменения. Либо меняется версия программы, либо на программу устанавливается очередной пакет исправлений. Для систем БЭСТ эти пакеты выходят обычно один – два раза в месяц, их можно скачать с сайта разработчика. Правда, подписка на обновления небесплатна, и перед установкой проверяется ее наличие. Сами пакеты устанавливаются при минимальном участии пользователя. Практически в каждом пакете исправлений меняются формы нескольких документов внешней отчетности.

Чтобы как-то отделить те отчетные документы, которые сделаны разработчиком от документов, настроенных пользователем, были введены понятия «системных» и «пользовательских» документов. Конечно, понятие «системный» в прикладной программе несколько режет слух, но в последнее время речевая и терминологическая небрежность все шире распространяется среди программистов, и разумнее всего просто стараться не обращать на нее внимания. Хотя, возможно, эта тенденция приведет со временем к «изоляции» программиста от общения с пользователем, когда все это общение возьмут в свои руки профессиональные филологи и психологи.

Системные документы и алгоритмы их формирования поставляются разработчиком. При каждом обновлении отчетного документа старая системная форма теряется. Правда, в некоторых случаях, когда старая форма должна использоваться при подготовке за предыдущий, а новая – за следующий период, возможно одновременное присутствие обеих форм. Пользовательские документы не затрагиваются пакетом обновления. Они могут быть получены из системных копированием с последующей корректировкой. Файл с расширением .frf, который соответствует откорректированной форме, следует сохранить с новым именем, которое начинается на букву U. Это сигнал очередному пакету исправлений не трогать Вашу форму. Таким образом, ответственность за правильную работу пользовательских форм пользователь берет на себя.

Следующий отчетный документ, с которым следует познакомиться – Отчет о прибылях и убытках (форма 2). Этот документ строится по данным бухгалтерского учета, поэтому фигурирующие в нем данные можно легко проверить с помощью оборотно-сальдового баланса.

Строка 010 Выручка за вычетом НДС. В нашем случае это

КТ(901) – ДТ(903).

Строка 020 Себестоимость проданных товаров, тоже без

НДС. КТ(41).

Строка 030 Коммерческие расходы. КТ(44).

Строка 050 Прибыль (убыток) от продаж. КТ(991).

Строка 150 Текущий налог на прибыль. КТ(6802)

Теперь следует перейти к отчетам, связанным с внебюджетными фондами. Все они содержат данные, связанные с зарплатой за каждый месяц отчетного квартала. По этой причине, возможно, анализ данных, в которых содержится начисление зарплаты только за один месяц, будет не очень поучительным. Для заполнения этих отчетных форм данных бухгалтерского учета совершенно недостаточно. Поэтому в алгоритмах, кроме проводок, используются сведения из лицевых счетов и карточек персонального учета. А поскольку системы оплаты труда на разных предприятиях отличаются весьма значительно, перед разработчиком встала совсем непростая задача – сделать алгоритмы формирования отчетов максимально независимыми от изменения системы оплаты труда. На взгляд автора, эту задачу удалось решить очень неплохо. У подавляющего большинства пользователей корректировать эти алгоритмы не приходится вовсе. Тем не менее, в начале формирования отчетов, связанных с зарплатой, в ряде случаев производится уточнение тех изменений в системе оплаты труда, которые внес пользователь. Это касается нумерации внебюджетных фондов, колонок, отдельных начислений и т.д.

Начнем с документа «Расчет авансовых платежей по единому социальному налогу для лиц, производящих выплаты физическим лицам». В меню - «Расчет авансовых платежей по ЕСН (2007)». В нашем случае информативной частью этого отчета являются страницы 4 и 5 раздела 2, где рассчитывается налогооблагаемая база и суммы составляющих ЕСН. Ранее уже упоминалось, что вопрос о том, входят или нет страховые и накопительные взносы в пенсионный фонд в состав ЕСН, разными специалистами решается по-разному. Вероятно, те, кто изобретал рассматриваемый отчет, еще и используют свою систему терминов. Иначе трудно объяснить, почему взносы в пенсионный фонд они называют взносами в федеральный бюджет, а страховую и накопительную часть этих взносов – налоговыми вычетами. Тем не менее, в разделе 2 под суммой исчисленных авансовых платежей в федеральный бюджет понимаются все три составляющих взносов в пенсионный фонд, а под налоговым вычетом – страховая и накопительная части этих взносов. Соответственно, начисленные авансовые платежи получаются равными базовой, или бюджетной составляющей взносов в пенсионный фонд. Содержатся в этом отчете и данные, касающиеся регрессивной шкалы налогообложения, а также данные по использованию средств ФСС РФ на оплату больничных листов и выплату различных пособий.

Аналогичные данные, но в несколько более развернутом виде, содержатся в отчете «Расчетная ведомость по средствам фонда социального страхования Российской федерации» («Расчетная ведомость 4-ФСС»). При формировании этого отчета пользователь вносит особенно много дополнительной информации. Кроме дат начала и конца периода уточняются особенности системы оплаты труда, видов деятельности с разными режимами налогообложения, счета расчетов с ФСС. В расчетной ведомости по средствам фонда социального страхования присутствуют не только сводные данные, но также номера, даты и суммы документов, на основании которых уплачивались взносы в ФСС в виде составляющей ЕСН, и в виде платежей по травматизму. Поскольку ежемесячные платежи могут делаться и раньше, и позже конца месяца, за который начислена зарплата, по дате платежа невозможно определить, за какой месяц он сделан. По этой причине пользователю предлагается указать те проводки, которые соответствуют платежам за каждый месяц.

В отчете приводится налогооблагаемая база и суммы составляющей ЕСН и взносов по травматизму, начисленные за каждый месяц. Кроме того, приводятся развернутые данные по оплате больничных листов за счет ФСС и начислению различных пособий, а также по уплате каждого из налогов.

Последний документ, связанный с налогами на зарплату, это «Расчет авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование для лиц, производящих выплаты физическим лицам». Все-таки, непросто привыкнуть к косноязычности российской отчетной документации. В меню он обозначен как «Расчет аванс. платежей в ПФР». В этом документе фигурируют только два налога. Здесь они называются «страховыми взносами на страховую часть трудовой пенсии» и «страховыми взносами на накопительную часть трудовой пенсии». В разделе 2 реализована та же схема, что и для всех налогов – налогооблагаемая база и начисленные налоги. Но, поскольку эти взносы зависят от возраста сотрудника, все данные делятся на две части, «для лиц 1966 г.р. и старше», и «для лиц 1967г.р. и моложе». В разделе 2.1 приводятся данные по уплате страховой и накопительной части взносов в ПФР. В разделе 2.3 приводится детальный расчет налогооблагаемой базы и налогов с учетом регрессивной шкалы налогообложения.

К третьей группе в нашем примере относятся декларация по НДС и декларация по налогу на прибыль. Декларацию по НДС пришлось несколько перенастроить, в соответствии с той концепцией учета авансов полученных, которая была предложена при обсуждении модели хозяйственной деятельности. В отчете присутствуют объемы реализации товаров, продукции или услуг, облагаемых НДС по разным ставкам. Более того, законодательство вообще требует вести раздельный учет реализации с разными режимами налогообложения. На взгляд автора, для выполнения этого требования достаточно на субсчетах счета 901 и 903 иметь субсчета второго уровня, соответствующие каждой ставке НДС. В базовой настройке систем БЭСТ принята несколько иная концепция. В нашем случае торговля ведется товарами с одной ставкой НДС, 18%, поэтому субсчета второго уровня не открывались. Как и для большей части предприятий, из всего, весьма обширного, отчета по НДС, используются только строки:

020 - реализация товаров, продукции или услуг

140 – суммы полученных авансов

220 –сумма НДС, входящая в состав цены оприходованных товаров

300 – сумма НДС, начисленная ранее с тех авансов, по которым в отчетном периоде была произведена отгрузка.

Названия этих строк «переведены» на язык обычных бухгалтерских терминов, т.к. автор не ощущает с себе достаточных способностей, чтобы объяснить, например, что значит «НДС, предъявленный покупателю». Кто предъявляет, когда, по каким документам?

Итоги по разделу 3 должны соответствовать итогам по книге продаж и книге покупок. Книгу продаж можно получить в модуле «Управление продажами», п. «Формирование отчетов» - «Книга продаж». Книгу покупок, соответственно в модуле «Учет закупок» п. «Формирование отчетов» - «Книга покупок». В нашем случае, в книге продаж, в графе «Всего продаж, включая НДС» мы находим в итогах 236 тыс. руб. НДС с этих продаж – 36тыс.руб. В книге покупок, в графе «Всего покупок, включая НДС», итоговая сумма – 177 тыс. руб., итоговая сумма НДС – 27 тыс. руб.

Как уже отмечалось, эти суммы с реальными продажами и покупками ничего общего не имеют. Из отчета по НДС ясно их происхождение. 36 тыс. руб. – это НДС, начисленный сначала при получении аванса, а затем при реализации товара в счет ранее полученного аванса. 27 тыс. руб. в книге продаж складываются из НДС в составе приобретенного товара, 9 тыс. руб., и записи, «сторнирующей» НДС с аванса, в счет которого была произведена отгрузка реализованного товара. Разность между этими суммами, 9 тыс. руб., представляет собой НДС, который предстоит заплатить в бюджет. Она отражена в строке 040 раздела 1.

Посмотрим теперь подробнее, как формируются эти суммы в алгоритме формирования отчета. В тексте алгоритма легко найти по две переменные, А и Б, соответствующие строкам 20 и 140, и по одной, соответствующей строке 220 и 300

А020 = КТ(901)-ДТ(903)         Б020 = ДТ(903)

А140 = ДТ(АВ)                       Б140 = ДТ(767)

А220 = КТ(«19*»)

А300 = КТ(767)

Последний отчет, который имеет отношение к рассматриваемой модели хозяйственной деятельности – это «Налоговая декларация по налогу на прибыль». Этот документ формируется на основе налоговых проводок. При формировании документа выдается довольно много запросов. Часть запросов формируется непосредственно в программе БЭСТ-4+, часть – в дизайнере отчетов Fast Report. У разработчика, вероятно, нет определенной концепции относительно того, какие операции следует оставлять в основной программе, а какие выносить в дизайнер отчетов. Поэтому распределение этих запросов, к сожалению, складывается случайно. В нашем примере следует задать даты начала и конца отчетного периода, а также ставки налога на прибыль. 24% всего, из них 6.5% в федеральный бюджет, и 17.5% - в региональный. Остальные запросы можно пропустить.

В декларации исходная информация, на основе которой заполняются все остальные строки, содержится в приложении №1 к листу 02 «Доходы от реализации и внереализационные доходы», и в приложении №2 к листу 2 «Расходы, связанные с производством и реализацией, расходы и убытки, приравниваемые к внереализационным расходам».

В нашем случае единственным доходом является выручка 118 тыс. руб. (без НДС 100 тыс. руб.) от реализации товара, поэтому в приложении 1 в первую очередь следует проверить строку 12, где приводится выручка за вычетом НДС.

Расходы предприятия делятся на прямые и косвенные. Ранее уже неоднократно упоминалась неоднозначность и двусмысленность такого деления. К прямым расходам была отнесена стоимость приобретения реализованных товаров без НДС, а все остальные расходы – к косвенным. Соответственно, исходными в приложении №2 являются строки 30 и 40. В строке 30 приводится стоимость покупки товара без НДС – 50 тыс. руб., а в строке 40 – все расходы, связанные с начислением и выплатой зарплаты.

Поскольку в рассматриваемой модели хозяйственной деятельности в налоговом и бухгалтерском учете отражаются одни и те же доходы и расходы, данные из декларации по налогу на прибыль можно получить и из оборотно-сальдового баланса. Доход без НДС – это КТ(901)-ДТ(903). Расходы совпадают с дебетовым оборотом по счету 902. Прямые соответствуют корреспонденции ДТКТ(902,41), косвенные - корреспонденции ДТКТ(902,44). Для проверки соответствия данных в декларации по налогу на прибыль указанным суммарным корреспонденциям можно использовать не только оборотно-сальдовый баланс, но и оборотную ведомость по счету 902.

 

Заключение.

 

Итак, мы детально рассмотрели модель хозяйственной деятельности малого предприятия оптовой торговли. Естественно, за рамками изложения оказалось очень много вопросов. Малое предприятие может использовать упрощенную систему налогообложения, или уплачивать единый налог на вмененный доход (ЕНВД). Оно может заниматься розничной торговлей или производством услуг. Но ни в одном предприятии не удастся избежать отражения в бухгалтерском учете тех семи основных событий, которые перечислены в гл. 6. Именно в этом смысле они являются остовом, или скелетом практической работы главного бухгалтера.

Конечно, для приобретения практических навыков ведения учета необходимо смоделировать несколько более сложных ситуаций. На CD, прилагаемом к этой книге, приведены несколько примеров такого моделирования, сделанных в том плане счетов, который поставляется разработчиком.

Во-первых, это малое предприятие оптовой торговли, использующее упрощенную систему налогообложения. Оно несколько крупнее рассмотренного в этой книге, но принципиально мало от него отличается.

Второе предприятие – это магазин на ЕНВД, с традиционной для розничной торговли методикой учета по ценам предполагаемой реализации.

Третье предприятие – торговый дом, который ведет как оптовую, так и розничную торговлю. Предприятие этого типа обычно моделируется командой студентов в сети. // *Эти базы могут быть на CD при наличии желания разработчика – владельца баз.

При этом, по большому счету, неважно, на какой конкретной программной системе делается эта работа. Главное, чтобы проблемы, связанные с техническими аспектами функционирования системы, не выдвигались на первый план. В этом смысле наилучшей будет та система, которую бухгалтер вообще не замечает. Чтобы убедиться в правильности этого тезиса, рекомендуется воспроизвести модель, реализованную в системе БЭСТ-4+, в БЭСТ-5. Пустая база данных для начала такого воспроизведения – B05, заполненная описанными в модели малого предприятия операциями – в BZ5. Если у читателя хватит терпения самостоятельно проделать эту работу, воспроизвести описанную модель в третий раз, например, в рамках программы «1С.Бухгалтерия 8.0», используя руководство по ведению учета в этой программе, не то чтобы не составит труда, но будет вполне реально. Таким образом вообще можно проводить квалифицированный сравнительный анализ разных программных продуктов.

Об определенном сближении бизнеса и преподавания, которое попытался сделать автор, уже было упомянуто во введении. Хотелось бы пойти дальше. Сделать аналогичное сближение автора и читателя. С этой целью обещаю в случае, если, например, у читателя возникли трудности с установкой программного обеспечения, или с реализацией модели, ответить на вопросы достаточно быстро по электронной почте или телефону.

Адрес НПФ «Бизнес-Технологии» [email protected]. Телефон/факс (8452) 63-28-81. Иванов Николай Николаевич. Буду признателен за любые критические замечания. Можно пообщаться и по вопросам, не связанным с тематикой книги непосредственно. Например, относительно технологии автоматизации управления или сравнительного анализа разных программных продуктов. Особенно, если такое общение будет не с автором книги, а с директором НПФ «Бизнес-Технологии»…

Отдельное слово коллегам-преподавателям. На мой взгляд, состояние преподавания и исследования компьютерных технологий управления предприятием в России находится совсем не на том уровне, который соответствует развитию российской экономики. Пора создавать какое-то профессиональное сообщество. По этому поводу есть определенные идеи, которые можно обсудить.

 

Литература

 

1. Н.Н.Иванов «Авторское право на рынке программных продуктов», Материалы конференции «Бизнес и авторское право» http://www.conf.volgatrade.org/?pageNo=3.

2. В Апралов «Сопромат для бухгалтера», Бухгалтер и компьютер, №2-№4, 2006г. Бухгалтер и компьютер, №2, 2006г. http://www.buhcomp.ru/htm/new_namb/arhive_2006/02/arhive.shtml

3. Н.Н.Иванов «Об особенностях учета ГСМ в компьютерных системах», Бухгалтер и компьютер, №2, 2006г. http://www.buhcomp.ru/htm/new_namb/arhive_2006/02/arhive.shtml

4. Н.Н.Иванов «Иерархическая диагностика бухгалтерских систем», Бухгалтер и компьютер, №7,№10 2006г. http://www.buhcomp.ru/htm/new_namb/arhive_2006/07/arhive.shtml