ГЛАВА 3. ФОРМИРОВАНИЕ информационной базы и Разработка методики внутреннего аудита финансовой устойчивости предприятий

3.1 Состав и содержание информационной базы внутреннего аудита

Исходя из главной концепции аудита, обобщения теории и практики, внутренний аудит следует рассматривать как систему внутрихозяйственного контроля, организованную на хозяйствующем субъекте в интересах его руководства и регламентируемую внутренними документами. Он направлен на поддержание обратной связи между объектом и субъектом управления. В отличие от внешнего контроля, в задачи которого входит подтверждение достоверности данных учета и отчетности хозяйствующего субъекта (аудит), правильности исчисления и уплаты налогов (налоговый контроль), расходования средств бюджета (бюджетный контроль, ревизия в корпоративных структурах) и т.п., внутрихозяйственный контроль как неотъемлемая часть системы управления экономического субъекта решает задачи непосредственного управления текущей деятельностью. Поэтому внутрихозяйственный контроль, как правило, проводится непрерывно, в отличие от периодического внешнего контроля, обеспечивается силами самой организации и ориентирован главным образом на повышение эффективности деятельности, а не на проверку достоверности и соответствия бухгалтерского учета. Тем не менее указанные направления также занимают важное место в системе внутреннего аудита, особенно в той её части, которая входит в бухгалтерский учет организации.

Изучение организационной структуры предприятия и опыта работы в области контрольных процедур привели к следующим выводам:

1. Методика контрольных проверок не предусматривала проверки правильности отнесения затрат на себестоимость продукции, начисления налогов, выдачу рекомендаций по налоговому планированию. В связи с этим имеющаяся методика не предупреждала о возможных санкциях при проверках налоговыми органами. Был недостаточно проработан раздел имеющейся методики по аудиту финансовых результатов, формированию фондов, резервов. Исходя из этого, можно сделать вывод, что существовавшая методика была недостаточно информативна для целей принятия управленческих решений: информация предоставлялась в разрозненном виде, без выделения финансовых показателей, необходимых для оперативной и перспективной оценки финансового состояния организации, себестоимости продукции, расходования централизованно распределяемых целевых средств, оценки формирования затрат и доходов.

2. Не использовалась возможность эффективно применять вычислительную технику: оперативно собирать достоверную информацию о финансовом состоянии структурных подразделений, об их деятельности и обрабатывать её в автоматическом режиме.

3. Методика проведения ревизии направлена на выявление недостатков с целью их устранения и наказания виновных, в то время как необходимо оказание помощи проверяемому подразделению.

4. Методика ревизии направлена только на выявление нарушений действующего законодательства, но не выявляет, что именно снижает платежеспособность, финансовую устойчивость и ухудшает финансовое состояние организации.

Вместе с этим целый ряд моментов в существующей методике контроля, на наш взгляд, следует сохранить как основу для разработки методики внутреннего аудита. В основном эти моменты касаются проведения проверок состояния бухгалтерского учета и некоторых организационных моментов.

Являясь функцией управления, внутренний аудит тесно связан с ним и взаимодействует в выработке управленческих решений. При создания службы внутреннего аудита в целях повышения уровня организации и эффективности функционирования в организациях данной службы Р.А. Алборов предлагает 12 организационно-методических аспектов. Для повышения уровня организации и функционирования системы внутреннего аудита нами предлагается переработанные организационно-методические аспекты и требования к созданию службы внутреннего аудита организации.

Таблица 9 Организационно-методические мероприятия и требования к созданию службы внутреннего аудита на предприятиях

На основе организационно-методических мероприятий и требований к организации отдела внутреннего контроля на исследуемом предприятии был создан отдел внутреннего аудита. Исходя из принятого определения внутреннего аудита, его общей задачей является помощь организации в эффективном выполнении ею своих обязанностей в соответствии с её назначением. Система внутреннего аудита – это орудие управления, предназначенное для обеспечения достижения целей управления. Для этого служба внутреннего аудита снабжает управление организации информацией о результатах выполненного анализа, оценках деятельности того или иного структурного подразделения. Результаты деятельности внутреннего аудита используются руководством организации для управления и текущего ведения дел с учетом имеющихся ресурсов и в рамках существующих законов.

В соответствии с правилом (стандартом) аудиторской деятельности "Изучение и использование работы внутреннего аудита" организация, роль и функции внутреннего аудита определяются самим экономическим субъектом, а именно его руководством и (или) собственниками в зависимости от:

– содержания и специфики деятельности экономического субъекта;

– объемов показателей финансово-экономической деятельности экономического субъекта;

– сложившейся системы управления экономического субъекта.

На основе данного пункта аудиторского стандарта, учитывая структуру управления организации, нами было определено место внутреннего аудита в системе управления (рис. 6).

Рис. 6. Место внутреннего контроля (аудита) в аппарате управления организацией:

последовательность этапов работ, обработки и передачи информации

информационное обеспечение и взаимная сверка сведений

В процессе управления производственной деятельностью организации необходимы сведения о достижении заданной цели с тем, чтобы воздействовать на производственный процесс, обеспечивая выполнение управленческих решений. Таким образом, весь процесс управления организацией основывается на системе потоков экономической информации, представляющих собой связь внутренних потоков прямой и обратной информации, что отражено на рисунке 6.

Поскольку наличие подразделения внутреннего аудита не является обязательным и стандарты внутреннего аудита не разработаны, то и задачи, стоящие перед внутренними аудиторами в организации, устанавливаются ею самостоятельно. В стандарте аудиторской деятельности "Изучение и использование работы внутреннего аудита" сказано: "Объективность внутреннего аудита обеспечивается степенью его независимости в структуре управления экономического субъекта". С учетом этого необходимо рассмотреть взаимосвязь службы внутреннего аудита с другими подразделениями организации (рис. 7).

Рис. 7. Взаимодействие внутреннего аудита с другими подразделениями организации:

получение службой внутреннего аудита необходимой информации;

выдача аудиторской службой результатов проверок, рекомендации и т.п.

Из предложенной схемы следует, что служба внутреннего аудита является неотъемлемой частью организационной структуры организации, подчиняющейся непосредственно назначившему его руководству и независима от руководителей проверяемых структурных подразделений. Выполнение внутренними аудиторами своих обязанностей позволяет руководству удостовериться, что деятельность организации соответствует принятой учетно-финансовой политике и требованиям законодательства. Вместе с тем служба внутреннего аудита обеспечивает обратную связь с подразделениями организации.

Объекты внутреннего аудита могут быть различными в зависимости от особенностей экономического субъекта и требований его руководства. В нашем случае в качестве объекта внутреннего аудита выступают объекты бухгалтерского учета и отчетности, а именно:

а) источники собственных средств;

б) общая стоимость имущества предприятия (валюта баланса);

в) сумма собственных оборотных средств;

г) сумма краткосрочных и долгосрочных обязательств и т.д.

Как мы уже отмечали, оценка финансового состояния организации носит комплексный характер и поэтому нельзя ограничить контроль каким-либо одним направлением, например контролем только ликвидности баланса или платежеспособности. Кроме того, функции внутреннего контроля требуют проверки не только информации финансового и управленческого учета, но и данных планов и прогнозов, нормативных показателей, соответствия операций организации его внутренним регламентирующим документам и действующим нормативным актам. Среди внутренних регламентирующих документов организации необходимо особо выделить приказы, распоряжения и прочие документы, определяющие стратегию развития организации.

Свою работу внутренняя аудиторская служба организации строит на основе принципов коллегиальности, компетентности, самостоятельности, независимости, конфиденциальности, регламента и информационной обеспеченности в рамках разработанного внутреннего "Положения о структурном подразделении" (далее – Положение) (Приложение В). Разработка данного Положения, применение стандартов внутреннего аудита, определение взаимосвязей внутреннего аудита и прочих служб организации способствуют пониманию целей и задач отдела (службы), эффективному взаимодействию внутренних аудиторов как внутри отдела, так и с другими службами предприятия.

Для обеспечения связи между компонентами организационно-произ-водственной системы, системы окружающей среды необходима оперативная и достоверная информационная система. В процессе управления производственной деятельностью необходимы сведения о достижении заданной цели с тем, чтобы воздействовать на производственный процесс, обеспечивать выполнение управленческих решений. Отсюда следует, что любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, которая обеспечивает связь внутренних и внешних потоков прямой и обратной информации экономического субъекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений. Важность получения оперативных и достоверных данных обусловлена прямой зависимостью результатов принимаемых стратегических решений от точности прогнозных значений финансовых показателей. Необходимо отметить, что надежность прогнозов финансовых показателей связана в большей степени с качеством исходной информации, чем с применяемыми методами анализа. Учитывая значение информационной базы для практического формирования внутреннего аудита, мы считаем необходимым провести систематизацию существующих источников информации и выработать рекомендации по подготовке базы данных как этапу аудиторских процедур.

Основу информационной системы организации составляют внешние и внутренние источники (бухгалтерская информационная система, где хронологически и систематически накапливаются и обрабатываются данные, связанные с учетом, контролем, анализом и регулированием процессов). Сотрудники внутренней службы аудита должны с особой тщательностью подходить к формированию информационной базы аудита, т.к. этот этап требует наибольшей трудоемкости и сравнительно трудно поддается формализации и автоматизации. Поэтому возрастает значение систематизации базы данных проведения аудиторских процедур.

Мы предлагаем использовать следующую классификацию источников информационной базы аудиторских процедур:

1) внутренние и внешние (по отношению к организации);

2) первичные и вторичные (по целям первоначального сбора информации);

3) постоянные и динамические (переменные) – в зависимости от периодичности изменения и скорости устаревания информации;

4) по источникам:

– данные нормативных актов (федеральных и местных законов, постановлений Правительства, приказов Министерства финансов и т.п.);

– данные стандартов и правил (Положения по бухгалтерскому учету, аудиторских стандартов и т.д.);

– методические рекомендации и указания, утвержденные государственными органами по учету, контролю;

– общеэкономическая информация (уровень инфляции, уровень процентных ставок и т.д.);

– финансовая информация;

– данные бухгалтерского, управленческого и налогового учета;

– отраслевые и внутрифирменные нормы и нормативы;

– техническая и технологическая информация;

– прочая информация.

Формирование информационной базы должно проходить в тесном взаимодействии с функциональными подразделениями организации.

Основным источником количественной информации для аудита финансовой устойчивости являются данные бухгалтерского учета, технико-экономические показатели бизнес-планов. Нормативные акты, регламентирующие порядок бухгалтерского учета, формируют основу анализа и контроля, поскольку непосредственно определяют отражение соответствующих доходов, расходов, активов и обязательств в регистрах учета и отчетности, являющихся информационной базой для принятия управленческих решений.