Оперативное управление финансовой устойчивостью в системе внутреннего аудита

Управление финансовой устойчивостью предприятия в реальном режиме времени предполагает, что управленческие воздействия могут быть текущими и оперативными.

Текущее управление означает, что анализ финансовой устойчивости предприятия осуществляется на базе аналитических финансовых таблиц, включает в себя рассмотрение обменных, распределительных и финансовых операций. Отдельно рассматривается также движение собственного капитала в денежной форме.

Соответственно, такой анализ должен основываться на достаточном информационном массиве данных, а поэтому текущее управление финансовой устойчивостью целесообразно проводить не реже 2-3 раз в месяц и обязательно при закрытии отчетного периода. Помимо организационных и информационных аспектов проведения текущего аудита, необходимо выявить состав показателей, подлежащих отслеживанию со стороны руководителя организации, т.е. критических показателей. Мы предлагаем использовать приведенную в разделе 2.3 укрупненную систему критических показателей, детализируя её по мере необходимости. Именно при таком анализе можно проводить текущий контроль спрогнозированных в этом параграфе финансовых показателей методом сравнения и на основе полученных результатов разрабатывать мероприятия по улучшению финансовой устойчивости организации, используя уже методы оперативного управления.

Оперативное управление, в отличие от текущего, имеет совсем другой временной разрез – сутки, и поэтому управленческие воздействия могут осуществляться ежедневно, а в течение одного рабочего дня – неоднократно. В этом случае используются другие выходные формы – формы внутренней отчетности, анализа и аудита, которые называют сводными отчетами. Основная задача данных форм отчетности – обеспечить руководство организации оперативной информацией о движении материальных, финансовых потоков, собственных и заемных средств, расчетах с покупателями и заказчиками. Эти внутренние формы отчетности могут составляться не только за истекшие сутки, но и за любой отрезок времени и нарастающим итогом. Они содержат натуральные, стоимостные и финансовые показатели, а также дают исчерпывающую информацию о работе структурных подразделений. Отсюда можно сделать вывод, что оперативное управление – это управление по отклонениям фактических значений показателей от нормы.

Оперативное управление финансовой устойчивостью очень тесно взаимосвязано с бухгалтерским, финансовым и управленческим учетом, поскольку через сводные формы отчетности наиболее наглядно проявляется взаимосвязь между бюджетированием, учетом, анализом и контролем, с одной стороны, и движение материальных, финансовых и документарных потоков – с другой. Следовательно, необходимо разработать внутренние формы отчетности, которые позволили бы создать мощный информационный блок для руководства организации, вобравший в себя всю оперативную информацию о:

– остатках ТМЦ на складе (средства труда, материалы, топливо, запасные части и т.д.);

– остатках готовой продукции на складе;

– поступлении и оплате ТМЦ;

– отпуске ТМЦ в производство;

– выпуске готовой продукции и её остатках на складе;

– движении денежных средств;

– задолженности отдельных дебиторов, материально-ответственных лиц;

– общем финансовом состоянии организации.

Исходя из этого, мы видим что информативность данных форм внутренней отчетности будет зависеть от своевременности поступления исходной информации (входной) и её обработки сотрудниками бухгалтерии и внутренней аудиторской службы. Соответственно, чем быстрее исходная информация будет поступать в общую базу данных, тем более качественней будет информативность внутренней отчетности и, следовательно, тем более эффективными будут принятые управленческие решения по оперативному управлению. Представим блок-схемой систему документооборота на организации (рис. 8).

Рис. 8. Блок-схема документооборота отдела внутреннего аудита

Необходимо отметить, что внутренняя отчетность составляется нарастающим итогом с начала периода, содержит натуральные и стоимостные показатели, включает информацию по каждой службе и подразделению. Исходя из этого, появляется возможность получить общую информацию о выполнении запланированных показателей, возникших отклонениях, достаточности или недостаточности собственных средств, необходимости привлечения заемных средств, состоянии платежеспособности и финансовой устойчивости.

Особенностью разработанных ниже форм внутренней отчетности является то, что в них собирается вся необходимая информация, возникающая в период деятельности организации:

– по факту и месту возникновения какой-либо операции;

– с учетом временного разреза (нарастающим итогом);

– в разбивке по видам ТМЦ, материально-ответственным и подотчетным лицам, а также отдельным договорам и проектам;

– для принятия управленческих решений конкретным руководителем.

В результате на базе бухгалтерской, финансовой и управленческой информации предлагается создать серию взаимосвязанных форм внутренней отчетности, в которых отражаются натурально-вещественные, стоимостные и финансовые показатели, а их подготовкой, обработкой и анализом занимается исключительно служба внутреннего аудита и контроля. В этих целях предлагаем следующий перечень внутренних документов, которые предназначены для директора предприятия и руководителей финансово-экономических служб. Примерная форма этих внутренних отчетных документов представлена в Приложении (числовые данные представляют условный пример).

Эти внутренние формы составляются либо в любой момент времени по мере необходимости, либо по определенному графику:

1. Суточный свод № 1 – остатки по наиболее важным счетам бухгалтерского учета и расчетные коэффициенты (приложение Г). В данном суточном своде содержится агрегированная информация в разбивке по каждому виду деятельности и отдельным подразделениям, включает в себя сведения о состоянии некоторых счетов бухгалтерского учета на конкретную дату и время. Время необходимо указывать потому, что в течение одного и того же дня можно неоднократно получать этот свод и видеть происходящие изменения, осуществлять управленческие воздействия, принимать решения и контролировать их выполнение.

Руководитель предприятия, получая такую информацию, имеет общее представление о:

– остатках текущих активов (денежные средства, запасы, незавершенное производство, задолженность покупателей (если имеется), авансы выданные, прочие активы);

– остатках текущих обязательств;

– величине собственных денежных средств на основе экспресс-анализа финансовой устойчивости;

– размере разницы между текущими активами и текущими обязательствами в целях оценки величины текущих собственных оборотных средств;

– расчетных показателях и коэффициентах: рентабельности активов; рентабельности продаж; уровня дебиторской и кредиторской задолженности; коэффициента автономии; коэффициента соотношения заемных и собственных средств; коэффициента маневренности; коэффициента обеспеченности собственными средствами.

Из рассмотренного перечня показателей, входящих в суточный свод, видно, что вся информация сжата и представлена исключительно общими итогами. Исходя из этого, каждая строка суточного свода может быть далее развернута в самостоятельный баланс, в котором уже содержится динамика, показывающая движение материальных и финансовых ресурсов.

Однако, несмотря на простоту и агрегированность сводного документа, работа с ним требует определенного подготовительного этапа (сроки сдачи документов на обработку и т.п.). Кроме того, при составлении данного отчета вряд ли можно будет избежать некоторых условностей, вследствие чего неизбежны отдельные допущения и погрешности.

2. Сводный суточный отчет № 2 по движению денежных средств. Данная форма внутренней отчетности предназначена для анализа и оценки денежных потоков. В связи с этим все поступления и расходования разбиваются на отдельные статьи, а сам суточный отчет может составляться как по отдельным видам деятельности, так и в целом по предприятию.

Из предлагаемой формы сводного отчета видны источники поступления денежных средств и направления их использования, а также причины появления положительного или отрицательного остатка денежных средств.

3. Сводный отчет № 3 поступления и оплаты ТМЦ, в котором приводится перечень всех ТМЦ, их остатки на начало и конец (текущий день) отчетного периода, их поступление и оплата. Основная задача составления данной формы – выявление остатка задолженности предприятия по тем или иным ТМЦ. Показатели данной таблицы необходимо давать дробью: в числителе – натуральные показатели, а в знаменателе – стоимостные.

4. Сводный отчет № 4 движения ТМЦ по складу сырья и материалов, в котором содержится необходимая информация об остатках ТМЦ на начало и конец отчетного периода по приходу и отпуску ТМЦ, а также приводится весь перечень ТМЦ в разбивке по местам расположения. В результате на основе данной формы оценивается достаточность и оборачиваемость запасов сырья и материалов.

5. Сводный отчет № 5 – сводная таблица производства продукции, в которой дается перечень выращенной в течение отчетного периода продукции, остатки на складе имеющейся продукции, а также объемы производства и отгрузки.

6. Сводный отчет № 6 – сводная таблица отгрузки продукции нацелена на отражение движения дебиторской задолженности и взаимоотношений с покупателями, а сводный отчет № 7 – сводная таблица реализации продукции - раскрывает состояние авансов полученных и их движение. На основе анализа этих двух взаимосвязанных отчетов можно сделать выводы об оборачиваемости дебиторской задолженности и авансов полученных.

7. Сводный отчет № 8 – ведомость учета дебиторов и сводный отчет № 9 – ведомость учета кредиторов необходимы для учета конкретных покупателей в увязке с тем или иным видом продукции, а также конкретного поставщика в увязке с приобретенными ТМЦ и услугами. В соответствии с данными формами отчетности рассчитывается средний срок и средняя сумма дебиторской и кредиторской задолженности.

8. Сводный отчет № 10 – ведомость учета материально-ответ-ственных и подотчетных лиц приводит всю сводную информацию о задолженности этих лиц и сроках погашения долга, что позволяет судить о размерах выданных и просроченных сумм.

Предлагаемые сводные отчеты и возможность построения на их основе других производных форм внутренней отчетности, дают возможность ежедневно, а в течение рабочего дня – неоднократно оценивать финансово-экономическое состояние организации. Для этого анализу подвергаются материальные, финансовые и документарные потоки, взаимоотношения с покупателями и поставщиками, состояние дебиторской и кредиторской задолженности, оборачиваемость оборотных средств.

Особенностью такого анализа является то, что управление финансовой устойчивостью предприятия осуществляется в оперативном режиме, при этом экономическую оценку получают как все предприятие, так и отдельные его структурные подразделения (бригады).

При совмещении оперативного управления финансовой устойчивостью с текущим в финансово-экономической службе предприятия появляется надежный инструментарий анализа, оценки и контроля финансово-экономического состояния предприятия в реальном режиме времени. В результате директор предприятия получает надежную, полную и объективную информацию, необходимую для принятия управленческих решений, понимания механизма хозяйственных процессов, существующего финансово-экономического состояния, перспектив развития и устойчивого экономического роста в будущем.

Предлагаемый подход позволяет наиболее точно оценить влияние управленческих воздействий на реализацию финансовой политики организации, а также приближает критические показатели к прогнозным.

Таким образом, оперативный аудит как важная часть системы управления финансовой устойчивостью должен носить комплексный характер и выступать во взаимосвязи с другими разделами внутрихозяйственного аудита финансового состояния организации. Практическая реализация приведенных методических рекомендаций по проведению оперативного аудита финансовой устойчивости, на наш взгляд, позволит повысить оперативность и обоснованность принимаемых текущих и стратегических управленческих решений, эффективность финансово-хозяйственной деятельности.