Автоматизация процессов комплектования в ЦГДБ им. Н.Островского.

Изменения в технологии комплектования связаны с автоматизацией. С приходом в конце 80-х гг. вычислительной техники началась автоматизация библиотек. В 1995 г. силами специалистов ЦГДБ им. Н. Островского и научно-производственной фирмы ИНЕАК была сформирована автоматизированная система управления и началась последовательная работа по автоматизации библиотечных процессов в библиотеке, в первую очередь, в отделе комплектования. Сегодня автоматизированы практически все традиционные технологические составляющие библиотечной работы. В 1996 г. осуществлена первая попытка решить одну из частных проблем автоматизации комплектования – ведомственную подписку на книжные и периодические издания. Разработан комплекс задач позволивший автоматизировать ряд функций сотрудника по оформлению ведомственной подписки. С 1997 г. ЦГДБ начала регистрацию всех видов документов (кроме газет) в автоматизированном режиме, что помогло поднять на более высокий уровень комплектование и обработку литературы.

С 1996 г. в автоматизированном режиме началось оформление подписки на издания через Белпочту и другие подписные агентства. С того же года ведется база данных “Заказы”, которая объединила в себе информацию по ведомственной подписке и подписке через Белпочту, а также приобретение литературы по различным источникам. Были созданы справочники издающих организаций и книгораспространителей. Задумывая и реализуя автоматизированную систему комплектования документов, сотрудники отдела вместе с автоматизаторами стремились создать систему способную реорганизовать труд комплектатора, автоматизировать некоторые технологические процессы организации БФ и ускорить путь документа.

При автоматизации технологических процессов комплектования библиотеки были поставлены следующие задачи:

· повысить эффективность процесса подачи заказов на литературу из библиотек-филиалов за счет предоставления более полной информации об ассортименте литературы и автоматизированного сбора и учета потребностей;

· ускорить процесс заказа литературы поставщикам;

· повысить производительность труда комплектаторов за счет автоматизации всех производственных процессов: сбор, оформление и передача заказов на книги, учет фонда (индивидуальный и суммарный), создание актов на поступление и списание, печати книг инвентарного и суммарного учета;

· обеспечить возможность всестороннего анализа фонда за счет автоматизированных процедур статистической обработки, в том числе, анализа книгообеспеченности;

· оперативное обеспечение информацией всех отделов библиотеки о поступлении новой литературы.

Автоматизация была начата с отдела комплектования и обработки книг. Модуль комплектования системы, который по своим параметрам объединяет как технологические процессы комплектования, так и процессы организации БФ, “Alise-2000” обеспечивает централизованное распределение библиотечных фондов, таким образом в центральном каталоге сохраняется информация о всех фондах библиотек, что является основой формирования общего каталога. Эта система обеспечивает планирование библиотечного фонда, докомплектование, регистрацию полученных и списанных изданий и других процессов, проводимых в отделе комплектования. Существует специальная форма для регистрации процесса комплектования, которая совмещает в себе и основные технологические процессы этапа организации БФ. С помощью этой формы осуществляются все операции по ведению инвентарных книг в библиотеке. Шифр библиографического описания присваивается документу в момент первоначального создания библиографического описания. При этом используются счетчики видов документов. Отражён список инвентарных номеров документов, имеющихся в библиотеке. Если документ списан, то в колонке «Списан» появляется дата соответствующего акта на списание.

До внесения информации о новых поступлениях необходимо указать на соответствующую запись в таблице «Журнал поступлений». В этой таблице представлены сопроводительные документы, по которым зарегистрированные документы поступали в библиотеку.

Сопроводительный документ, соответствующий конкретному инвентарному номеру в таблице инвентарных номеров также отражён.

В программе предусмотрены специальные окна для ведения таких процессов как поиск и просмотр новых поступлений, списание, передача документов из фонда в фонд, подписка на периодику (заказ на докомплектование), информация о распространяющих организациях, инвентарная книга, книга суммарного учёта и др.

Всё это способствует более качественному выполнению работы, повышению производительности труда, уменьшает затраты сил библиотекаря и времени на обработку документа.

Таким образом, можно сделать следующие выводы: в ЦГДБ им. Н. Островского используется специальная форма, разработанная ИНЕАК, для регистрации процесса комплектования, которая совмещает в себе и основные технологические процессы этапа организации БФ. Она позволяет вести все эти процессы в автоматизированном режиме: ведомственную подписку на книжные и периодические издания, приобретение литературы по различным источникам, созданы в электронном виде справочники издающих организаций и книгораспространителей, поиск и просмотр новых поступлений, списание, передача документов из фонда в фонд, подписка на периодику (заказ на докомплектование), инвентарная книга, книга суммарного учёта и др.