Создание и использование электронного каталога при обслуживании пользователей детских библиотек

Создание собственных ЭИР в библиотеках начинается с создания электронного каталога. Электронный каталог является конечным этапом процесса каталогизации в библиотеке. ЭК обеспечивает доступ к библиографической и другой информации не только пользователям данной библиотеки, но и удалённым клиентам.

Электронный каталог — понятие, которое прочно вошло в жизнь библиотечного сообщества. Оно достаточно многогранно и может рассматриваться с различных точек зрения. Есть множество вариантов определения этого понятия. Большинство из них характеризуют отдельные функции электронного каталога или его назначение, или определяют его структуру и форму существования.

В «Справочнике библиотекаря» приведено следующее определение: «Электронный каталог — это библиотечный каталог в машиночитаемой форме, работающий в реальном режиме времени и предоставленный в распоряжение читателей библиотеки». Оно характеризует ЭК с точки зрения режима работы и формы предоставления библиографических данных.

Есть ли в библиотеке определенная книга, или какая литература по тому или иному вопросу имеется в библиотеке, читатель может узнать, обратившись к библиотекарю. Однако такой способ информации не всегда можно признать удовлетворительным: он не гарантирует точную справку. Какой бы хорошей памятью ни обладал библиотекарь, он не в состоянии запомнить все книги, находящиеся в библиотеке.

В настоящее время, несмотря на все сложности и трудности, в библиотеках всё шире внедряются элементы автоматизации. Комплексная автоматизация библиотечных процессов – очень сложное и дорогостоящее дело, и вряд ли она осуществима в ближайшее время. Следовательно, необходимо проводить автоматизацию поэтапно, выбирая главные направления. Используя новые технологии, библиотеки влияют на качество справочно-библиографического аппарата. Появляются электронные библиотеки, каталоги, базы данных.

Работа по созданию электронного каталога (ЭК) в централизованной системе детских библиотек г. Минска ведется с 1995 года. За 10 лет его массив составил 1.149.531 единиц информации на книги как отдельные издания и около 90000 информаций аналитики[1]. 

  Запись информации производится в системе ALIS-2000, разработанной

при Национальной библиотеке Беларуси. Пользователями этой программы

является большинство публичных библиотек страны, некоторые вузовские и

Национальная библиотека Беларуси.

  Поиск информации в ЭК осуществляется в двух базах «ПРЕДБАЗА «ОБРАБОТКА» и «КРАЕВЕДЕНИЕ». Первая предоставляет сведения о книжной продукции как отдельного издания, а также аудио изданиях: видеокассетах, CD-Roмах. Вторая – произвольно названная разработчиками программы – аналитическая роспись книг и журналов. В связи с временным характером большинства публикуемых материалов в газетах вносить в ЭК информацию из них сотрудники информационно-библиографического отдела Центральной детской библиотеки считают нерентабельной. Через 3 года при списывании данной печатной продукции газетные статьи, не потерявшие своей актуальности, расписываются в ЭК как часть архива ЦДБ, сохраняющегося в читальном зале в виде папок газетных статей.

  Как показывает опыт использования ЭК библиотекарями системы, существование двух отдельных баз затрудняют поиск информации. Однако совмещение их в одну в программе ALIS - 2000 не представляется возможным. Поэтому, вводя исходные данные для поиска в одной программе, библиотекарь не должен забывать при необходимости продублировать поиск во второй.   

  При использовании данных в «ПРЕДБАЗЕ «ОБРАБОТКА» необходимо иметь в виду, что ее массив составляют все издания книг, полученных с момента централизации, т.е. с 1995 года. Сведения о книгах, полученных до этого года необходимо смотреть в карточных каталогах библиотек.

  Аналитическая роспись («КРАЕВЕДЕНИЕ») включает данные из книжной продукции с 1995 года и из журнальной соответствующей срокам хранения (5 лет). Исключения составляют названия таких журналов, как «Бібліятэка прапануе”, “Роднае слова”, “Бібліятэчный свет”, “Новыя кнігі Беларусі”, «Библиотекарь», «Литература в школе».

  Используя массив ЭК, сотрудники любой детской библиотеки могут производить поиск и ответить на вопрос не только, какая литература по данному запросу читателя есть в данной библиотеке, но и о том, что есть во всех библиотеках города.

     Основные положения работы в ЭК.

  Поиск информации в ЭК можно осуществлять одновременно с обслуживанием читателей, используя ресурсы одного компьютера. Для этого в начале работы включаются программы «Регистрация», «Обслуживание» и «ЭК». При необходимости переключение с одной программы на другую происходит путем нажатия клавиши мышки.

  Открывая программу «ЭК», библиотекарь видит страницу со следующей записью:

Рис. 1.

В левом углу страницы высвечено «БАЗЫ». Потребителю информации предстоит выбрать путь поиска (книги, как отдельного издания или аналитическую роспись) и нажать на строчку с выбранной базой. После ее засвечивания нажатие стрелки между полями запись переносится в правую часть страницы, а вверху высвечиваются иконки «Поиск», «Результаты». Между колонок высвечивается новая стрелка. На нее следует нажать при смене работы в другой базе.   

Рис. 2.

При нажатии записи «Поиск» в левом поле появляется перечень ключей (или первый ключ. Тогда следует нажать на стрелку с названием нужного ключа.

Рис. 3.

 Условия поиска.

Осуществляя поиск, необходимо:

1) выделить название словаря в списке ключей.

2) подвести курсор к полю написания задания (строчка ниже после названия ключа)

3) записать фамилию или термин задания

4) нажать клавишу «Enter» на клавиатуре компьютера

5) посмотреть на результаты поиска в количественной его части. При цифре «0» результаты поиска отрицательные и возможно надо поискать другой вариант набора терминов или другой ключ. При других количественных показателях поиск осуществлять дальше.

6) Прочитать результаты предварительного поиска в левой части

7) Выбрать необходимые варианты фамилии

8) путем выделения одного или нескольких вариантов перенести их в правую часть, для чего нажать одну (если необходима только одна строка) или две стрелки между полями поиска.

Рис. 4.

9) нажать поиск иконку, изображающую бинокль  

10)подождать результаты поиска (на экране во время длительного поиска может появиться изображение песочных часов).

Информация появляется в левой части страницы, при этом в круге количественной части высвечивается цифра найденных записей. Правая сторона должна быть чистой. Количество информаций здесь - 0.

11)Перед началом просмотра информации потребитель должен определить, что и в каком объеме ему необходимо:

·  кратко осветить тему;

·  все сведения по заданной теме;

·  последние, новейшие сведения;

Исходя из задания библиотекарь или пользователь выбирают варианты поиска.

На странице в левой части размешается 15 записей. Об этом информирует строчка после слов «Результаты последнего поиска». При этом надо помнить, что записи в ЭК сохраняются в порядке хронологии их внесения.

12) В низу страницы в голубом поле появляется запись информации, отмеченной курсором в кратком ее варианте.

·  Если она заинтересует ПИ, то необходимо нажать на стрелку между полями. При этом запись переместится в правое поле.

·  Нужную информацию необходимо скопировать в архив (правое поле).

     Словари или ключи электронного каталога.

Работая в ЭК необходимо учитывать, что при вводе информации используются два вида ключей – автоматические и произвольные, введенные библиографом «от себя». Автоматические ключи рассчитаны на ввод терминов с использованием тезаурусов, один раз вводимых и закрепленных специальной программой. Это словари персоналий и ключевых слов. Разночтения в использовании и написании терминов в этих словарях не допускается. При этом действуют системы ссылок и отсылок как и в традиционных карточных каталогах. «=» соответствует ссылке см. (смотри), «+» – смотри также.

В других словарях информация вводится произвольно, соответственно тексту титульного листа и составленной библиографом аннотации («от себя»). А это означает, что при использовании этих ключей возможны варианты.       

  Приступая к работе со словарями необходимо помнить, что работа по поиску информации в обоих базах тождественна, но содержание массивов баз различно. Поэтому определять базу поиска надо исходя из запроса читателя.

Словарь №1. Авторский или именной. Его содержание соответствует традиционному алфавитному каталогу. Используя этот ключ, потребитель информации может получить сведения о том, какие книги данного автора, составителя или редактора есть в минской ЦДС. Есть ли переводы этого автора на белорусский или, наоборот, на русский язык.

Словарь №2. Основное заглавие. Его содержание соответствует традиционной картотеке «Заглавия книг», а также включает названия всех расписываемых журналов. Данный словарь представляет интерес для сотрудников отдела обработки и библиографов при списании выбывших книг и журналов, в также информации о том, была ли данная литература расписана ранее. Потребитель информации обратится к базе этого словаря, чтобы узнать по названию книги автора наличие издания в ЦБС. Трудностей и особенностей в использовании нет.

Словарь №3. Заглавие части. Его содержание соответствует традиционной карточной картотеке «Заглавия произведений», причем не только изданного в виде книжной продукции. Используется в базе «КРАЕВЕДЕНИЕ». Читатель часто обращается к нему, не зная автора.

Словарь №4. Индекс ББК. ББК – традиционная и самая распространенная для карточных каталогов систематизация литературы, применяемая в СК, СКС, краеведческой картотеке. В ЭК практическое использование этого ключа сводится к минимуму, так как применение персональных, тематических и словообразовательных рубрик более удобно читателям в поиске информации (нет нужды запоминать классификацию). Используется 1 раз на 1000-1500 запросов.

Словарь №5. Заглавие серии. Аналогов в традиционном карточном каталоге нет. Может с успехом использоваться в “ПРЕДБАЗЕ “ОБРАБОТКА” в качестве рекомендательного списка, так как читатели часто спрашивают подобное тому, что прочитали в этой серии. В базе “КРАЕВЕДЕНИЕ” при оформлении информации в ПГС (Архив ЦДБ) в эту графу заносятся сведения из какого журнала или газеты информация расписана, ибо непосредственным адресом статьи уже стала папка.

Словарь №6. Ответственность. В эту категорию входят переводчики, художники, составители и др.

Словарь №7. Персоналии. Его содержание соответствует традиционной карточной «картотеке персоналий», раскрывающей информацию о деятельности конкретного лица в любой области общественной жизни, науки, искусства, литературы и спорта.

Словарь персоналий является автоматическим. Это значит, что термин с именем персоны включается в тезаурус только после сверки написания фамилии с официальным источником – энциклопедией или энциклопедическим словарем. Таким образом, при использовании этого ключа не надо думать, как набрать фамилию Меньшиков или Меншиков, Эль Греко или Греко Эль, Евфросиния Полоцкая или Полоцкая Евфросиния. Поэтому в данном словаре широко применяется система отсылок «=» (соответствующая см. в карточном каталоге). Нелишне помнить, что во всем мире до XVI века практически не было фамилий. Поэтому лучше сразу набирать Кирилл Туровский, а не Туровский Кирилл, Жанна д'Арк (Жанна из Арка), Авраамий Смоленский.

Словарь №8. Ключевые слова. Этот словарь способствует раскрытию информации по тематической рубрике как художественной, так и отраслевой литературы (аналогов в карточных СБА публичных библиотек для взрослых нет). Словарь автоматический, т.е. рубрикатор составлялся в начале процесса компьютеризации путем трансформации терминов «АПУ ББК для детских и школьных библиотек» и дополнялся терминами на новые актуальные явления, такими как клонирование, терроризм, августовский путч и т.д.

 Как и в АПУ таблиц ББК, термины употребляются во множественном числе: славяне, церкви, львы, но лес, авиация, право. Словарь «ключевые слова» успешно заменил шифр в СК и СКС традиционной карточной формы. Теперь ПИ не нужно помнить или узнавать, что бодибилдинг надо искать под шифром 75.712, хакеров – 32.97, клонирование вместе с генной инженерией – 28.0. Достаточно набрать нужное ключевое слово и, не зная шифра, получить конечный результат. Помимо терминов научно-популярной литературы «Ключевые слова» позволяют вести поиск художественных произведений. Терминами являются все жанры: баллады, басни, песни, притчи, проза, романсы, сонеты, стихотворения, сценарии. Поэтому, пользуясь этим ключом, легко подобрать литературу о сценарии выпускного вечера в школе, или стихах об осени, песнях ко Дню Победы.

Словарь №9. Словоформы. Словоформы – новое справочное образование, способное дать информацию по любому слову названия произведения и аннотации. Аналогов этому словарю в карточном СБА нет. По частоте обращения занимает ведущее место.

   При вводе информации в ЭК библиограф старается зафиксировать в аннотации все новые или редко встречаемые термины, понятия, имена. Стремится показать связь между основной и побочной темами публикации. Например, описывая статью о музее Прадо, упомянет имена и произведения художников, экспонирующихся в этом музее. Поэтому словарь «Словоформы» является своего рода сборным, дополнительным или запасным для всех выше рассмотренных словарей. Например, избрали нового президента в Ливии, Румынии и его имени, естественно, нет в энциклопедических справочниках, как и имени новой эстрадной звезды, молодого, хоть и популярного писателя. Смотреть информацию о них в картотеке персоналий безрезультатно, именно для этого существуют аннотации, отраженные как словоформы. В статье о медицине, технике есть упоминание о Леонардо да Винчи (абзац или предложение), но интересное для читателя. Помещать это в персональный ключ тоже нерентабельно – используются словоформы. Т.о., нужен читателю материал для урока об известном художнике – смотри в словаре персоналий, нужна обширная информация для научной работы, удовлетворение личного интереса следует обратиться к обоим словарям персональному и словоформам.  Использование ключа «Словоформы» позволяет более быстро подобрать литературу по узкому запросу.

Словарь состоит из терминов, вводимых библиографом произвольно («от себя»), т.е. во всевозможных падежах и сочетаниях. Поэтому при использовании его необходимо учитывать варианты. Для этого при наборе термина следует писать запрос «отсекая» возможные окончания.

Еще две особенности программы необходимо знать при поиске.

1) Программа составлена на поиск терминов превышающих три знака.

2) Слова, которые пишутся через дефис, ищутся как два самостоятельные термина. При поиске информации о Тадж-Махале следует набирать Тадж или Махал.

  Ну, и, наконец, какой термин предпочтительнее избирать при поиске. Тот, что встречается реже обычных слов. Конечно, перечислить и дать советы на все случаи обращения к ЭК просто невозможно. Каждый запрос предполагает множество вариантов поиска.

Таким образом, рассмотрев процесс создания и использования, ЭК можно отметить:

- электронный каталог — это библиотечный каталог в машиночитаемой форме, работающий в реальном режиме времени и предоставленный в распоряжение читателей библиотеки;

- в ЦГДБ им. Н. Островского для поиска информации в ЭК используются следующие словари: основное заглавие, заглавие части, авторский или именной словарь, индекс ББК, ключевые слова, словоформы, заглавие серии, словарь персоналий.

- использование ЭК при обслуживании читателей детских библиотек увеличило производительность труда библиотекаря, улучшило качество обслуживания пользователей.