Документальное оформление и учет движения основных средств

 

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального Закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет [21, с. 295].

Первичный бухгалтерский документ – письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет основных средств ведется в целях:

а) формирования фактических затрат, связанных с принятием активов в качестве основных средств к бухгалтерскому учету;

б) правильного оформления документов и своевременного отражения поступления основных средств, их внутреннего перемещения и выбытия;

в) достоверного определения результатов от продажи и прочего выбытия основных средств;

г) определение фактических затрат, связанных с содержанием основных средств (технический осмотр, поддержание в рабочем состоянии, др.);

д) обеспечение контроля за сохранностью основных средств, принятых к бухгалтерскому учету;

е) проведение анализа использования основных средств;

ж) получения информации об основных средствах, необходимой для раскрытия в бухгалтерской отчетности [16, с. 311].

Операции по движению (поступление, внутреннее перемещение, выбытие) основных средств оформляются первичными учетными документами.

 

Таблица 1. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств

Вид учета	Форма, №	Наименование	Кол-во экз.
1	2	3	4
Прием-передача ОС	ОС-1   ОС-1а ОС-16   ОС-3	«Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений). «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)». «Акт о приеме-передаче групповых объектов основных средств (кроме зданий, сооружений). «Акт о приеме-передаче отремонтированы, реконструированных, модернизированных объектов основных средств»	2   2 2   2
Внутреннее перемещение основных средств	ОС-2	«Внутреннее перемещение объектов основных средств»	3
Списание основных средств	ОС-4 ОС-4а ОС-46	«Списание одного объекта основных средств». «Списание автотранспорта». «Для одновременного списания нескольких объектов»	2 2 2
Наличие движения основных средств	ОС-6   ОС-6а   ОС-6б	«Инвентарная карточка учета объекта ОС (для одного объекта)» «Инвентарная карточка группового учета объектов ОС (для нескольких объектов)». «Инвентарная книга учета ОС»	1   1   1
Прием-передача оборудования в монтаж ОС	ОС-14 ОС-15	«Акт о приеме (поступлении оборудования)» «Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж»	2 2
О выявленных дефектах ОС	ОС-16	«Акт о выявленных дефектах оборудования»	2

 

В качестве первичных документов могут применяться унифицированные первичные документы по учету основных средств, утвержденные Постановлением Государственного комитета по статистике Российской Федерации от 21 января 2003 г. №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

Первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, с заполнением всех необходимых реквизитов, и иметь соответствующие надписи.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и (или) машинных носителях информации.

При изготовлении типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов допускается при необходимости вносить изменения в них в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации [21, с. 304].

Следует обратить внимание, что на практике может возникнуть ситуация, когда ни одна из вышеперечисленных унифицированных форм не подходит. В качестве примера можно привести ситуацию, когда к организации-лизингополучателю по договору лизинга поступает основное средство, учет которого ведется на балансе лизингодателя. Поступление такого основного средства нельзя оформить ни одной из унифицированных форм по учету основных средств. Не подходит для этих целей и Акт приемки-передачи по форме №ОС-1, поскольку, выписав такой акт, организация должна принять к учету основное средство по счету 01 «Основные средства» и поставить его на баланс, но, по условиям примера, учет основного средства осуществляется лизингодателем. В данном случае, приемку основного средства, полученного по договору лизинга, следует осуществить на основании документа, составленного в произвольной форме с указанием в нем всех необходимых реквизитов, предусмотренных статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Учет основных средств ведется в разрезе отдельных объектов и классификационных групп, предусмотренных Общероссийским классификатором. Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект основных средств.

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту основных средств независимо от того, находится он в эксплуатации, запасе или на консервации, присваивается в момент принятия его на учет отдельный инвентарный номер. Рекомендуется в качестве первой цифры этого номера принимать цифру, соответствующую номеру классификационной группы основных средств, предусмотренной Общероссийским классификатором, например, инвентарные номера зданий начинать с 1, сооружений – с 2 и т.д.

Единицей учета основных средств является отдельный инвентарный объект, под которым понимают законченное устройство, предмет или комплекс предметов со всеми приспособлениями, выполняющими вместе одну функцию.

Инвентарным объектом основных средств признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов – это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Объект основных средств, находящийся в собственности двух или нескольких организаций, отражается каждой организацией в составе основных средств соразмерно ее доле в общей собственности.

Каждому инвентарному объекту присваивают определенный инвентарный номер, который сохраняется за данным объектом на все время нахождения в эксплуатации, запасе или на консервации. Инвентарный номер прикрепляется или обозначается на учитываемом предмете и обязательно указывается в документах, связанных с движением основных средств [21, с. 75].

Инвентарные карточки составляются в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре. Они могут использоваться для группового учета однотипных предметов, имеющих одинаковую техническую характеристику, одинаковую стоимость, одинаковое производственно-хозяйственное назначение и поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце.

При размещении в одном здании нескольких структурных подразделений (цехов, отделов и т.п.), по которым затраты планируются отдельно, в дополнение к общей инвентарной карточке следует открыть справочные инвентарные карточки отдельно по каждому направлению (коду) затрат с пометкой «для начисления амортизации» в соответствии с утвержденным распределением площади и первоначальной стоимости инвентарного объекта между соответствующими пользователями.

Инвентарные карточки заполняют на основе первичных документов (актов приемки-передачи, технических паспортов и др.) и передают затем под расписку в соответствующий отдел организации.

В бухгалтерии инвентарные карточки формируют в инвентарную картотеку, в которой они разделены на группы по видам основных средств.

По месту нахождения (эксплуатации) основных средств для контроля за их сохранностью можно вести инвентарные списки основных средств. В них записывают номер и дату инвентарной карточки, инвентарный номер объекта, его полное название, первоначальную стоимость и данные о выбытии (перемещении) – дату и номер документа и причину выбытия. Разрешается вести учет объектов по месту их нахождения в инвентарных карточках. В этом случае инвентарные карточки выписывают в двух экземплярах и второй экземпляр передают по месту нахождения объекта. Учет объектов основных средств по месту нахождения осуществляют лица, ответственные за сохранность этих средств.

Синтетический учет наличия и движения основных средств осуществляется на следующих счетах:

01 «Основные средства»;

08 «Вложения во внеоборотные активы»;

03 «Доходные вложения в материальные ценности»;

02 «Амортизация основных средств»;

91 «Прочие доходы и расходы»;

а также забалансовые счета:

Поступление основных средств в организацию происходит в следующих случаях:

- в порядке нового строительства и приобретения;

- на условиях аренды;

- в результате приобретения за плату;

- в качестве взноса (вклада) в уставный капитал;

- безвозмездного получения или дарения;

- путем выявления как неучтенных по материалам инвентаризации;

- путем получения в хозяйственное ведение или оперативное управление;

- путем оприходования с целью осуществления совместной деятельности;

- в результате передачи в доверительное управление;

- в порядке товарообменных операций;

- другими способами, не противоречащими действующему законодательству.

Основные средства учитываются на счет 01 «Основные средства», счет активный. Дебетовое сальдо показывает сумму первоначальной стоимости.

По дебету собирается первоначальная стоимость поступивших основных средств и их дооценка, а по кредиту – выбытие основных средств и их уценка.

Для обобщения информации о затратах организации в объекты, которые потом будут приняты к бухгалтерскому учету в качестве основных средств предусмотрен счет 08 «Вложения в необоротные активы», субсчет «Приобретение объектов основных средств».

По Дт 08 – отражаются фактические затраты организации, связанные с приобретением основных средств.

После принятия объекта в эксплуатацию списывается со счета 08 в дебет счета 01 «Основные средства». Основанием для принятия объектов основных средств к учету на счете 01 «Основные средства» является акт о приеме-передаче основных средств по форме №ОС-1 (ОС-1а, ОС-1б).

Приобретение за плату основных средств, не требующих монтажа:

Дт 08 Кт 60, 76, 71 и т.д. затраты на приобретение основных средств

Дт 01 Кт 08 – основные средства приняты к бухгалтерскому учету.

При приобретении оборудования, требующего монтажа, оно принимается к учету по Дт счета 07 «Оборудование к установке» по фактической себестоимости на основании акта о приеме (поступлении) оборудования №ОС-14.

Дт 07 – Кт 60, 76, 71 и т.д. – затраты на приобретение оборудования, требующего монтажа.

Дт 08 Кт 07 – оборудование передано в монтаж.

Дт 08 Кт 60 (69, 70 и др.) – затраты по монтажу оборудования.

Дт 01 Кт 08 – готовое оборудование зачислено в состав основных средств.

Принятие объектов основных средств, внесенных учредителями в счет вкладов в уставный капитал отражается:

Дт 75 Кт 80 – задолженность учредителей по вкладам;

Дт 08 Кт 75 – задолженность учредителя погашена передачей объекта основных средств.

Дт 01 Кт 08 – объект основных средств введен в эксплуатацию.

Стоимость основных средств, полученных безвозмездно включается в состав в внереализационных доходов (ПБУ 9/99, пункт 8), но не сразу в момент получения основных средств, а постепенно по мере погашения амортизации. Первоначальная стоимость безвозмездно полученных основных средств отражается на счете 98 «Доходы будущих периодов»:

Дт 08 Кт 98 – рыночная стоимость безвозмездно полученных основных средств.

Дт 01 Кт 08 – основные средства введены в эксплуатацию.

Дт 20, 26 и др. Кт 02 – начислена амортизация.

Дт 98 Кт 91 – сумма внереализационного дохода в размере начисленной амортизации.

Выбытие основных средств из организации может происходить по следующим причинам:

- в силу непригодности к дальнейшей эксплуатации из-за физического износа;

- из-за морального износа;

- в качестве вклада (взноса) в уставный капитал другой организации,

- в случае передачи на правах хозяйственного ведения или оперативного управления;

- в результате продажи;

- в порядке товарообменных операций;

- при безвозмездной передаче или дарении;

- вследствие сдачи в аренду;

- под воздействием форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение, хищение и пр.);

- при передаче в совместную деятельность (по договору простого товарищества);

- при передаче в доверительное управление;

- в случае обмена на другое имущество, а также другими способами, не противоречащими действующему законодательству.

Составляются акты списания основных средств №ОС-4, акт по списанию автотранспортных средств №ОС-4а, акт для одновременного списания нескольких объектов в двух экземплярах: один сдается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность объектов. По выбывшим объектам в инвентарных карточках делается запись.

К счету 01 «Основные средства» может быть открыт субсчет 01 «Выбытие основных средств». Выбытие основных средств в результате продажи оформляется актами ф. №ОС-1, ОС-1а и ОС-1б на основании данных которых делается запись в инвентарных карточках (ф. №ОС-6, ОС-6а, ОС-6б).

В бухгалтерском учете операции по реализации объекта основных средств отражаются:

Дт 01 выб. ОС Кт 01 – списана первоначальная стоимость основных

средств.

Дт 02 Кт 01 выб. ОС – списана сумма начислений амортизации.

Дт 91 Кт 01 выб. ОС – остаточная стоимость основных средств.

Дт 62 Кт 91 – выручка от реализации.

Дт 91 Кт 68 – начисление НДС со стоимости реализации.

Дт 91 Кт 23, 69, 70 – расходы, связанные с реализацией основных

средств.

Дт 91 Кт 99 – получен доход (если оборот по кредиту больше чем по дебету).

Дт 99 Кт 91 – получен убыток.

При безвозмездной передаче основных средств составляются проводки:

Дт 91 Кт 01 – остаточная стоимость основных средств.

Дт 02 Кт 01 – списание суммы амортизации.

Дт 91 Кт 68 – начисление НДС.

Дт 99 Кт 91 – получен убыток.

Передача основных средств в виде вклада в уставный капитал других организаций.

Дт 01 выб. ОС – Кт01 – списана первоначальная стоимость.

Дт 02 Кт 01 выб. ОС – списана сумма начислений амортизации.

Дт 76 Кт 01 выб. ОС – отражена передача основных средств в качестве

вклада в уставный капитал.

Д 01 выб. ОС (91) – Кт (01 выб. ОС) – разница между денежной оценкой вклада и остаточной стоимостью ОС, списана в состав доходов (расходов).

Особенности списания объектов в случаях ликвидации при авариях, стихийных бедствиях заключаются в том, что убытки частично могут быть возмещены за счет резервного капитала, страхования, виновных лиц и др. Списание сумм убытка предварительно учитывается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» а в дальнейшем относятся на соответствующие счета:

- Дт 01 выб ОС – Кт 01 – списание первоначальной стоимости объекта;

- Дт 02 Кт 01 – на остаточную стоимость объекта;

- Дт 91 Кт 01 – отражение сумм убытка, в результате ликвидации объекта;

- Дт 76, 73 Кт 94 – отражение сумм убытка полностью или частично отнесенного за счет юридических и физических лиц;

- Списание убытка за счет недостач и потерь от порчи ценностей – Дт82 Кт 94;

- Списание убытка за счет страхового возмещения, причитающегося к получению от страховых организаций – Дт 76 Кт 94;

- Списание недостачи за счет расходов организации – Дт 91 Кт 94;

- Списание суммы полученных убытков, в результате недостачи, если виновники не установлены – Дт91 Кт01.