Автоматизация процесса управления затратами АО «Казахтелеком»

 

Способ обработки хозяйственных операций при организации и ведении бухгалтерского учета производственных затрат оказывает существенное влияние на финансовые результаты деятельности предприятия. Основными направлениями в области совершенствования учета производственных затрат являются:

- повышение точности и достоверности учетно-вычислительных работ;

- снижение трудоемкости и повышение оперативности учетно-вычислительных работ;

- упорядочение первичной документации;

- обеспечение своевременности отражения в бухгалтерском учете всех хозяйственных операций предприятия;

- обеспечение контроля за выполнением нормативно-плановых рекомендации по учету затрат.

Так, как процесс совершенствование учета на предприятии должен охватывать весь комплекс поставленных задач, бухгалтерской службе предприятия не обойтись без применения автоматизированных средств учета бухгалтерских программ, интегрированных бухгалтерских комплекс, которые повышают точность и оперативность учетных работ.

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка первичных данных и хозяйственных операций предприятия по производственным затратам легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации распоряжениями, счетами, журналами-ордерами.

Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появление случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке.

Кроме того, компьютерные системы дают в руки администрации широкий выбор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность предприятия. Наличие дополнительных инструментов обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических затрат с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации.

Рассмотрим подробнее все достоинства компьютерных систем бухгалтерского учета, присущие большинству из них:

1) Так как весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основании первичных документов, первая задача любой программы - автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. При этом некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить налог на добавленную стоимость, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью.

2) Если вручную обработанные данные синтетического и аналитического учета могут расходиться, то при программной обработке этого не может быть. На основе первичных документов создается журнал хозяйственных операций. При отсутствии компьютера эта утомительная работа выполняется бухгалтером вручную. Любая бухгалтерская программа автоматически создается журнал операций на основе введенных документов.

Однако некоторые операции все же приходится вносить вручную. Чем совершеннее бухгалтерская программа и чем лучше она настроена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную. В идеале, весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.

Каждая хозяйственная операция порождает одну или несколько проводок, которые помещаются в журнал корреспонденции счетов. Эта операция легко делается автоматически, так что вручную вводить корреспонденции в журнал приходится достаточно редко. Конечно, ввод вручную операции и состоит в описании связанных с ней проводок, так что фактически бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это делается через журнал операций, а не напрямую в журнал проводок. В некоторых программах отдельный журнал проводок отсутствует, и вся работа ведется с журналом хозяйственных операций.

3) Кроме первичных документов, журнала хозяйственных операций и проводок, любая бухгалтерская программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников. Справочники нужны не только для быстрого ввода документов, но и необходимы при автоматических расчетах.

Ставки налогов, штатный состав предприятия, планы счетов и многая другая информация должна храниться в программе для ее правильного функционирования. При этом в программах имеется возможность редактирования справочника, добавления и удаления из них информации. Также в бухгалтерских программах предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.

4) Конечная цель работы любой бухгалтерии - составление отчетов по результатам финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Важно иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как оборотную ведомость, Главную книгу, журнал-ордер и некоторые другие. Данные отчеты программами строятся автоматически на основе информации из журнала корреспонденции счетов. Можно сказать, что главная причина в использовании бухгалтерских программ - автоматизация построения этих отчетов. При ручном расчете неизбежны ошибки, а компьютер построит отчет абсолютно безошибочно, при условии правильности ввода информации в журнал хозяйственных операций.

5) Практически все бухгалтерские программы позволяют вести не только синтетический, но и аналитический учет. Различные отчеты, формируемые на основе данных по объектам аналитического учета, позволяют облегчить ведение производственного, складского учета и учет взаимоотношений с контрагентами.

Таким образом, бухгалтерские системы на основе компьютерной обработки вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение бухгалтерского учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. Они должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

Поскольку деятельность предприятия характеризуются множеством хозяйственных операций, различных в своей функциональности, то в процессе совершенствования бухгалтерского учета необходимо выбрать такую компьютерную бухгалтерскую систему, которая бы обеспечивала ведение всех основных учетных функций и разделов предприятия. К таким программам, объединяющим и поддерживающим все функции и разделы предприятия, относятся интегрированные бухгалтерские системы. Реализуются они обычно в рамках одной программы, состоящей из отдельных модулей. Каждый модуль предназначен для обработки отдельных участков учета, где ведется аналитический учет. Также характерной чертой их является расширение традиционного состава за счет таких дополнительных модулей, как финансовый анализ, учет инвестиций, производство, складской учет и др.

В настоящее время управленческий учет в АО «Казахтелеком» ведется с применением автоматизированной системы SAP R/3, предоставляющей широкий функционал для учета и анализа производственных процессов предприятия в целом, и затрат в частности.

Основные преимущества данной системы учета заключаются в большом выборе программных модулей, среди которых:

1. Финансы (FI) - модуль предназначен для организации основной бухгалтерской отчетности, отчетности по дебиторам, кредиторам и вспомогательной бухгалтерии;

2. Контроллинг (CO) - модуль обеспечивает учет затрат и прибыли предприятия и включает в себя: Учет затрат по местам их возникновения (центры затрат), Учет затрат по заказам, Учет затрат по проектам, Калькуляцию затрат, Контроль прибыльности (результатов), Контроль мест возникновения прибыли (центров прибыли), Учет выработки, Контроллинг деятельности предприятия;

.   Управление основными средствами (AM) - предназначен для учета основных средств и управления ими;

.   Управление проектами (PS) - поддерживает планирование, управление и мониторинг долгосрочных проектов с высоким уровнем сложности;

.   Производственное планирование (PP) - используется для организации планирования и контроля производственной деятельности предприятия;

.   Управление материальными потоками (MM) - поддерживает функции снабжения и управления запасами, используемые в различных хозяйственных операциях;

.   Сбыт (SD) - решает задачи распределения, продаж, поставок и выставления счетов;

.   Управление качеством (QM) - включает в себя информационную систему и систему управления качеством;

.   Техобслуживание и ремонт оборудования (PM) - помогает учитывать затраты и планировать ресурсы на техобслуживание и ремонт;

10. Управление персоналом (HR) - интегрированная система для планирования и управления работой персонала;

11. Управление информационными потоками (WF) - связывает интегрированные прикладные модули с общими для всех приложений технологиями, сервисными средствами и инструментами;

12. Отраслевые решения (IS) - объединяет прикладные модули SAP SAP R/3 и дополнительную функциональность, специфичную для отрасли.

Отметим, что система SAP R/3 полностью удовлетворяет потребностям в организации учета и анализа АО «Казахтелеком».

Также следует обратить внимание на то, что применение в управленческой деятельности предприятия систем класса системы SAP R/3 является довольно затратным и дорогим, в силу необходимости адаптации ее к условиям конкретного предприятия, в силу необходимости специализированного обслуживания системы, что приводит к выводу о невозможности и нерациональности внедрения таких систем в малых и средних предприятиях. А так как, целью данной работы является выработка мероприятий по совершенствованию управления затратами не только для АО «Казахтелеком», но и для предприятий малого и среднего бизнеса, то поэтому следует рассмотреть более бюджетный вариант системы автоматизированного учета, например, программный продукт «1C: Предприятие».

«1C: Предприятие (версии 7.5, 7.7, 8.0)», кроме бухгалтерского учета, предназначена для производственного учета, выполнения операций по сбыту и снабжению, финансовому планированию и анализу, а также автоматизации документооборота.

Основой пакета интегрированных программ является Головной модуль «Проводка - Главная книга - Баланс», а также модули для выполнения отдельных участков учета. Состав модулей, обеспечивающих автоматизированную обработку бухгалтерских задач, неодинаков в разных программах. В основном это модули, осуществляющие ведение аналитического учета по финансово-расчетным операциям, учету производства, учету основных средств и учету товарно-материальных запасов на складах, учету заработной платы.

«1Cбухгалтерия 8.0: Производство» обеспечивает учет затрат предприятия на выпуск готовой продукции, а именно:

1. Предусмотрен контроль за перемещениями товарно-материальных запасов и потреблением ресурсов, обеспечивающих производственную деятельность каждого подразделения предприятия.

2. Для регистрации факта передачи материалов в производство используется документ «Требование-накладная».

3. Итоги работы производственных подразделений ежедневно вводятся в информационную базу документом «Отчет производства за смену».

4. При этом система автоматически определяет плановый расход материальных ресурсов на выпущенную продукцию и расчетные остатки материалов в незавершенном производстве.

5. Поступление на склад возвратных отходов производства регистрируется документом «Оприходование материалов из производства».

6. В конце месяца расчетные остатки материалов в незавершенном производстве могут быть скорректированы документом «Инвентаризация незавершенного производства».

7. Операции по учету производственных затрат автоматически отражаются в бухгалтерском и налоговом учете. Итоговый расчет себестоимости продукции, выпущенной предприятием, выполняется автоматически с помощью регламентной операции завершения периода.

Также в семействе «1C» области автоматизации операций по учету выпуска и реализации готовой продукции существуют другие компьютерные конфигурации, например конфигурация для системы «1С:Предприятие «Производство+Услуги+Бухгалтерия», которая представляет собой систему автоматизации предприятий, основными видами деятельности которых является производство продукции, оказание услуг, а также оптовая реализация произведенной продукции.

Программное решение «Производство+Услуги+Бухгалтерия» широко используется на предприятиях различных видов деятельности; предоставляет возможность ведения основных разделов оперативного управленческого учета и всех разделов бухгалтерского учета; имеет высокую степень автоматизации и детализации учета; располагает тесной взаимосвязью бухгалтерского и оперативного учета; предоставляет широкие возможности анализа данных для руководителей и бухгалтеров.

Оперативный учет в системе автоматизации «Производство+Услуги+Бухгалтерия» ведется с высокой степенью детализации и автоматизации учетных процессов.

Раздел «Производство» в данной конфигурации позволяет:

1) Ведение нормативов затрат на единицу и составление плановой калькуляции выпускаемой продукции;

2) Нормирование затрат на производство, которое включает в себя материальные затраты, возвратные отходы, полуфабрикаты, технологические операции, услуги сторонних организаций и накладные расходы;

3) Разузлование сложного многопроцессного производства. Дерево нормативных затрат;

4) Произвольное количество спецификаций затрат для одного вида продукции;

5) Планирование объемов производства и контроль исполнения планов;

)Определение потребностей в сырье на основании планово-нормативной информации;

7) Автоматический расчет фактической себестоимости выпущенной продукции по итогам месяца;

8) Сравнение фактической и плановой себестоимости;

9) Учет производственных затрат по местам возникновения, видам продукции и видам затрат;

10) Автоматический расчет остатков незавершенного производства (с возможностью ручной корректировки);

11) Учет выпуска готовой продукции на основании нормативов затрат, а также индивидуальных спецификаций для каждого выпуска;

) Учет разделки (разукомплектации) материалов и выпуска продукции;

) Учет полуфабрикатов и поддержка многопроцессного производства;

) Начисление зарплаты по индивидуальным и бригадным нарядам. Раздел «Расчеты с контрагентами» в данной конфигурации обеспечивает:

) Учет реализации готовой продукции, товаров, работ и услуг;

) Учет передачи на реализацию готовой продукции и товаров;

) Гибкий механизм ценообразования;

) Учет взаиморасчетов в разрезе договоров, а также отдельных поставок и оплат;

) Учет заявок на поставку готовой продукции клиентам и контроль исполнения;

) Резервирование готовой продукции на складе по заявке;

) Гибкая система отслеживания взаиморасчетов и зачета авансов;

) Проведение взаимозачетов;

) Автоматическое построение книг покупок и реализации с возможностью ручного формирования записей в необходимых случаях;

) Детальные аналитические отчеты по взаиморасчетам.

Кроме перечисленного, конфигурация «Производство + Услуги + Бухгалтерия» включает разнообразные отчеты, предназначенные для получения как управленческой, так и бухгалтерской информации. Отчеты по оперативному учету позволяют быстро получать такую информацию, как остатки запасов готовой продукции, незавершенного производства, задолженности покупателей, а также проводить детальный анализ себестоимости продукции, взаиморасчетов, планов и т.п.

В состав конфигурации «Производство+Услуги+Бухгалтерия» входят следующие управленческие отчеты:

. Анализ себестоимости продукции;

. Производственные затраты и незавершенное производство;

. Ведомость дефицита материалов;

. Складской учет товарно-материальных запасов;

. Взаиморасчеты с покупателями и поставщиками;

. Исполнение заявок покупателей;

. План производства;

. и другие.

Прикладные особенности конфигурации, решающие задачи совершенствования бухгалтерского учета готовой продукции:

. Незавершенное производство оценивается по стоимости затрат, с учетом доли накладных расходов, и полностью остается на предприятии;

. Реализация готовой продукции осуществляется со склада готовой продукции;

3. Учет себестоимости продукции (работ, услуг) и остатков незавершенного производства ведется в разрезе видов продукции (работ, услуг), подразделений, заказов на производство (при позаказном учете), статей и наименований затрат.

Таким образом, основным направлением в области совершенствования учета производственных затрат в АО «Казахтелеком» является автоматизация учетных работ с помощью специализированных бухгалтерских программ, интегрированных в бухгалтерский комплекс, которые повышают точность и оперативность учетных работ.