Подготовительные работы перед составлением баланса

Наиболее полная информация о деятельности предприятия за отчетный год содержится в годовом отчете. Она позволяет всесторонне и глубоко проводить анализ хозяйственной деятельности предприятия, вскрывать имеющиеся внутренние резервы её улучшения, правильно оценивать положительные и отрицательные тенденции в развитии производства и финансовое положение предприятия.

Данные годового отчета должны быть достоверными и давать полное представление об имущественном и финансовом положении организации, об его изменениях, а также финансовых результатах ее деятельности.

Для обеспечения этого перед составлением годового отчета должна проводиться подготовительная работа. В состав подготовительных работ на ООО «Союз-2К» должны входить:

- инвентаризация основных видов ценностей и обязательств со списанием выявленных отклонений по назначению;

- списание потерь;

- корректировка затрат со списанием калькуляционных разниц;

- закрытие ряда операционных счетов.

Отчетность должна базироваться на объективной и достоверной учетной информации. Однако в силу объективных и субъективных причин (естественная убыль, порча, хищения, злоупотребления и др.) учетные данные могут отличаться от фактического наличия средств. Поэтому, на первом этапе подготовительных работ, до составления годового отчета, проводится инвентаризация, и отражаются ее результаты. Инвентаризация позволяет проверить не только остатки ценностей, но и организацию всего производства, а также постановку учета на предприятии. Организация должна проводить инвентаризацию имущества в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом МФ РФ от 13.06.95 № 49. При этом особое внимание необходимо обратить на инвентаризацию имущества, расчетов, обязательств, отраженных по тем счетам, операции по которым переносятся на другие счета [33, с. 54].

Инвентаризация может быть полная или частичная, плановая или внезапная.

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

1. При передаче имущества предприятия в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного и муниципального унитарного предприятия.

2. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

3. При смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел).

4. При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.

5. В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

6. При реорганизации или ликвидации организации.

7. В других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете (находящееся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации.

Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества и обязательств, например, только денежные средства, материалы и т.п.

Инвентаризации могут проводить по плану и в заранее установленные сроки. Инвентаризации проводятся внезапно для того, чтобы установить наличие ценностей неожиданно для материально-ответственного лица. Их осуществляют по распоряжению вышестоящих органов, руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Персональный состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии на предприятии ООО «Союз-2К» должен утверждаться руководителем. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) должен быть зарегистрирован в Книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации не действительными.

Перед инвентаризацией на ООО «Союз-2К» должны проводиться подготовительные мероприятия. Материальные ценности укладывают по наименованиям, сортам, в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей. Все документы по приходу и расходу ценностей должны быть обработаны и записаны в регистры аналитического учета. От материально ответственных лиц необходимо получить расписку в том, что у них нет не оприходованных и не списанных в расход ценностей [44, с. 21].

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «…» (дата)», что должно служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Руководитель предприятия должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества. В установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса или объема наволочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

В организациях при инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты технических расчетов и ведомости отвесов прилагаются к описи.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.п.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи незаполненные строки прочеркиваются и должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче имущества.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной документации, разработанные в соответствии с первичными документами.

Результаты контрольных проверок оформляются актом и регистрируются в Книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

Оформленные инвентаризационные описи и акты сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения излишек или недостача. В сличительной ведомости ценности записывают с указанием количества и суммы по группам, видам и сортам в соответствии с классификацией, принятой в учете.

Инвентаризационная комиссия должна выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным руководителем предприятия [59, с. 51]. В соответствии  ст.12 ФЗ «О бухгалтерском учете» (№ 129 – ФЗ) «проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности». Вместе с годовой бухгалтерской отчетностью ООО «Союз-2К» в налоговую инспекцию представляет Акт инвентаризации основных статей баланса, к которому никаких инвентаризационных описей в бухгалтерии нет. Это лишь формальный документ, на самом деле с момента образования предприятие ни разу не проводило инвентаризацию.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета  в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения, сверх нор – на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Следующим этапом в подготовительной работе перед составлением годового отчета на ООО «Союз-2К» является закрытие операционных счетов. 

Закрытием счетов называются операции, в результате которых на балансовом счете не остается никакого сальдо.

1. Из листков – расшифровок вносят дебетовые и кредитовые обороты в журналы – ордера и ведомости.

2. Закрывают счета учета денежных средств и расчетов с подотчетными лицами.

3. Закрывают счета учета расчетов по оплате труда.

4. Закрывают журнал – ордер с поставщиками и подрядчиками и приступают к закрытию счетов учета затрат.

Для определения финансового результата на ООО «Союз-2К» закрытие счетов происходит в следующем порядке. Первым закрывается счет 26 «Общехозяйственные расходы», на котором в течение месяца собираются расходы на материалы, заработную плату, услуги, амортизацию и иные денежные расходы. За декабрь 2005 г. в листке – расшифровке на ООО «Союз-2К» представлены дебетовые обороты по счету 26 «Общехозяйственные расходы» в корреспонденции с рядом счетов (таблица 1).

Таблица 1 – Учет и списание общехозяйственных расходов на ООО «Союз-2К» за декабрь 2005 г.

Содержание операции	Сумма, руб.	Корреспондирующие операции
		дебет	кредит
Начислена оплата труда административно-управленческому персоналу	20900,00	26	70
Начислены страховые взносы по социальному страхованию	836,00	26	69/1
Начислены страховые взносы по пенсионному обеспечению	5852,00	26	69/2
Начислены страховые взносы по обязательному медицинскому страхованию	752,40	26	69/3
Начислены страховые взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев	64,00	26	69/4
Продолжение таблицы 1
Содержание операции	Сумма, руб.	Корреспондирующие операции
		дебет	кредит
Начислена амортизация на основные средства	169,39	26	02
Отражены расходы, оплаченные из подотчетных сумм	202,30	26	71
Списаны расходы будущих периодов, в т.ч.: - бухгалтерские бланки - лаборатория по обслуживанию ККТ - госпошлина - подписка - программа - аренда автомобиля - аренда помещения	3351,00   122,90 59,40   33,37 67,50 13,20 833,34 1666,66	26           26 26   26 26 26 26 26	97          97 97   97 97 97 97 97
Списаны расходы будущих периодов, в т.ч.: - скоросшиватели - бумага для принтера - канцтовары - реклама на радио	15,20 42,00 164,10 333,33	26 26 26 26	97 97 97 97
Приняты к оплате счета поставщиков	4615,40	26	60/1
Списано автомобильное топливо	1435,16	26	10/3
Списаны сырье и материалы, отпущенные на коммерческие расходы	305,00	26	10/1
Исчислена сумма налога на дороги	591,14	26	68/9
Итого оборот по дебету	39692,55
Списана в конце месяца сумма общехозяйственных расходов	39692,55	90/2	26

 

Таким образом, затраты со счета 26 «Общехозяйственные расходы» в общей сумме (39 692 руб. 55 коп.) списываются на счет 90/2 «Себестоимость продаж», следовательно, предприятие ведет управленческий учет.

На счете 90/2 «Себестоимость продаж» отражается реализация товаров со склада ООО «Союз-2К».

Затем закрывается счет 41 «Товары», на котором обобщается информация о наличии и движении товаров. На 01 декабря 2005 г. на складе предприятия продукции было на сумму (794 488 руб. 11 коп.), в течение месяца поступил товар на сумму (420300 руб. 65 коп.), а реализовали на (389 703 руб. 20 коп.), на что была сделана запись:

Дебет счета 90/2 «Себестоимость продаж»  

Кредит счета 41 «Товары» - 389 703 руб. 20 коп.

На счете 44 «Расходы на продажу» субсчет 1 – в ООО «Союз-2К» отражаются транспортные расходы, которые затем списываются на счет 90/ 2 «Себестоимость продаж» проводкой:

Дебет счета 90/2 «Себестоимость продаж»

Кредит счета 44 «Расходы на продажу» - 3 261 руб. 41 коп.

После отражения сумм НДС, выводится окончательный финансовый результат, закрывается счет 90 «Продажи» и счет 91 «Прочие доходы и расходы», что оформляется справкой, являющейся основанием для записей по счету 99 «Прибыли и убытки».

Сальдо на 01.12.2005 по кредиту счета 99 «Прибыли и убытки» 225 701 руб. 36 копеек.

Оборот по дебету за декабрь 2005 г. – 20 737 руб. 10 коп.

Счет 68/4 «Расчеты по налогу на прибыль» (16 938 руб. 00 коп.) + счет 91/3 «Прочие доходы и расходы» (3 768 руб. 11 коп.) + счет 68/2 «Расчеты по НДС» (30 руб. 99 коп.) = 20 737 руб. 10 коп.

Оборот по кредиту за декабрь 2005 г. – 16 083 руб. 41 коп.

Дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль /непокрытый убыток» 

Кредит счет 99 «Прибыли и убытки» 221 047 руб. 67 коп. – нераспределенная прибыль предприятия.

Закрытие счета 99 «Прибыли и убытки» оформляется бухгалтерской справкой по закрытию счетов (приложение А).

Существенным недостатком в проведении подготовительных работ перед составлением годовой бухгалтерской отчетности является не проведение на ООО «Союз-2К» инвентаризации. Бухгалтерия к годовой бухгалтерской отчетности для сдачи в налоговую инспекцию составляет Акт инвентаризации основных статей баланса, который, по сути, является лишь формальным документом. С момента образования на предприятии инвентаризация ни разу не проводилась.

Основой бухгалтерского учета являются первичные документы, которые служат источником информации для составления отчетности, и роль их существенна для составления бухгалтерского баланса, то необходимо соблюдение применения типовых форм первичных документов. Иногда на ООО «Союз-2К» для внутренней отчетности применяют бланки произвольной формы. Это в свою очередь, затрудняет составление бухгалтерской отчетности.

 

Глава 2 Бухгалтерский баланс его содержание и порядок

Составления