КОНТРОЛЬ И АНАЛИЗ ТОВАРНЫХ ПОТЕРЬ И ПЕРЕОЦЕНКИ ТОВАРОВ, ПУТИ ИХ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ

Приемы контроля документального оформления товарных потерь, переоценки товаров и отражения их в учете. Информационное обеспечение и общая методика анализа товарных потерь и переоценки товаров

 

Проведением проверок в Лиозненском райпо занимаются контрольно-ревизионный отдел, ревизоры контрольно-ревизионного управления Витебского облпотребсоюза.

Контроль осуществляются в полном соответствии с планами, утвержденными до начала года или в начале года руководителями предприятий или координационным планом контрольной деятельности. Проверка проводиться на основании предписания. Причем все планы по проведению проверок не должны оглашаться. Такой порядок обусловлен тем, что каждая планируемая проверка должна быть внезапной.

Для качественного проведения контроля товарных потерь и переоценки товаров работники проверяющих служб должны хорошо владеть способами документального и фактического контроля, представленными на рисунке 3.1

 

Рисунок 3.1 - Приемы контроля товарных операций

При проведении проверки в Лиозненском райпо ревизор руководствуется перечнем вопросов, подлежащих проверке.

Проведение внезапных инвентаризаций товарных запасов является одним из эффективных приемов контроля обеспечения их сохранности в розничной торговле. Проводятся текущие и выборочные инвентаризации, а также в ходе комплексной ревизии, что особенно важно для достоверности ее высокой результативности.

Нередко к недостачам и хищениям приводит ряд особенностей, которые затрудняют ревизию. Они определяются большой массой наличных денег, многочисленной сетью магазинов, значительным числом материально-ответственных лиц и товарных документов, отсутствием в магазинах количественно-суммового учета товаров.

При рассмотрении вопроса об обеспечении сохранности товарно-материальных ценностей проверке подлежит следующее:

· условия хранения товарно-материальных ценностей, качество и сохранность товарно-материальных ценностей;

· соблюдение сроков проведения инвентаризаций, их своевременность и правильность, процент охвата инвентаризациями предприятий в ходе проверок;

·   качество проводимых инвентаризаций;

· наличие фактов недостач и их причины, хищений, незаконных выплат, других расходов и потерь по причине приписок и искажения отчетности и др.;

·   несвоевременное выведение результатов инвентаризации;

·   правильность списания на издержки производства (обращения) недостач, порчи, потерь сверх установленных норм естественной убыли, вместо отнесения их на виновных лиц;

·   соблюдение норм естественной убыли товаров (соблюдение предельно допустимых величин потерь от естественной убыли товарно-материальных ценностей при транспортировках, хранении и складских операциях);

·   наличие, полнота и своевременность заключения договоров о полной индивидуальной (бригадной) материальной ответственности с материально ответственными лицами;

·   лица, работающие в райпо;

·   правильность составления актов на потери, порчу и переоценку товаров;

·   техническая укрепленность объектов,

·   факты наличия краж;

·   выполнение мероприятий по обеспечению сохранности имущества предприятий;

·   работа на материально ответственных должностях лиц, ранее судимых и уличенных в других злоупотреблениях;

·   проведение анализа состояния дел по крупным недостачам (кражам);

·   факты уценки товаров;

·   организация претензионной работы и служебного расследования крупных недостач (рисунок 3.2) [38, с. 278].

Для более детального изучения вышеперечисленных вопросов воспользуемся данными раздела «Проверка состояния сохранности имущества потребительской кооперации» акта комплексной документальной ревизии финансово-хозяйственной деятельности и отчета о состоянии сохранности собственности потребкооперации Лиозненского райпо.

Осуществляя проверку организации и состояния учета потерь и переоценки товаров необходимо раскрыть следующие вопросы:

· излишнее начисление естественной убыли;

·   списание товаров на хозяйственные расходы;

·   своевременность взыскания порчи;

·   своевременность проведения переоценки (дооценки, уценки).

 

Рисунок 3.2 - Схема проведения служебного расследования крупных недостач товарно-материальных ценностей. Источник: [38, с. 280]

 

Важное значение имеет проверка правильности списания естественной убыли. В розничной торговле она имеет ряд особенностей, так как нормы естественной убыли зависят от вида выбытия товаров (проданные населению, отпущенные в порядке мелкого опта, возвращенные поставщикам), при этом не учитывается срок хранения товаров, оборот для исчисления убыли определяют расчетным путем, применяют средние нормы естественной убыли для отдельных торговых предприятий. Ревизору следует выяснить, не включались ли в оборот штучные и фасованные товары, проверить правильность составления расчетов и обоснованность применения предельных норм списания потерь. Изучают также расчеты на списание нормируемых потерь товаров.

При этом особое внимание обращают на обоснованность установления и применения средневзвешенных норм списания потерь товаров, правильность исчисления оборота по продаже товаров и исключения из него товаров, предусмотренных соответствующим перечнем, точность определения суммы экономии, подлежащей использованию на премирование, законность начисления и списания потерь товаров.

Законность списания товарных потерь сверх установленных норм определяют по актам о порче, бое, ломе товаров, книге регистрации потерь от порчи товарно-материальных ценностей. Просматривая акты, ревизор обращает внимание на правомочность комиссии, заключение комиссии о причинах порчи и возможности использования списанного товара (сдача в утиль, переработку, на откорм животных или для уничтожения), на правильность оформления акта, объяснения материально ответственных лиц, обоснованность утверждения размера данного ущерба руководителем предприятия.

При выявлении недостач и излишков отдельных ценностей, как исключение, допускается зачет недостач излишками, образовавшимися в результате пересортицы по одной и той же группе товарно-материальных ценностей (одному наименованию), на одну и ту же дату, у одного и того же ответственного лица, за один и тот же проверяемый период. Методика организации контроля пересортицы товаров в розничной торговле приведена в таблице 3.3 [42, c. 26].

При обнаружениях недостач в первую очередь изучают документы на лиц, у которых обнаружена недостача (личное дело, трудовая книжка, характеристика), устанавливаются причины и методы сокрытия недостач.

Так например, при проведении инвентаризации маг. №46 д.Крынки у материально-ответственного лица Николаевой Ю.Н. за период работы с июля по октябрь 2009 года выявлена недостача в сумме 8150 тыс. руб.,фиктивные кредиты на сумму 8153 тыс. руб. Остаток невозмещенной недостачи на 1 июня т.г. составлял 7350 тыс. руб., задолженность по кредитам 8153 тыс. руб. не возмещена. Предыдущее место работы магазин «Каскад» г. Витебск сначала уборщицей потом продавцом. При запросе устной характеристики специалистами контрольно-ревизионного управления установлено, что вышеуказанное материально-ответственное лицо не вызывает доверия, так же была выявлена недостача, что и послужило причиной ее увольнения.

Следует отметить факты сокрытия недостачи путем оформления кредита.

Причиной образования недостачи 1 сентября 2009 года в сумме 5822 тыс. руб. в маг. №7 Лиозно в подотчете у материально - ответственного лица Куряковой Л.В. явилось сокрытие недостачи перед проведением предыдущей инвентаризации путем оформления фиктивных кредитов. Так, в июне 2009 года на Денисович Т.С. оформлен продовольственный кредит сроком на 1 месяц в сумме 2005 тыс. руб. Куряковой Л.В. в июне 2009 года оформлен на свое имя продовольственный кредит сроком на 1 месяц в сумме 2583 тыс. руб. Сумма кредитов не возмещена.

Из-за возможных случаев фальсификации краж с целью сокрытия крупных недостач ревизорами анализируются данные о поступлении товаров на объект накануне кражи (например, за последнюю перед кражей семидневку), изучается своевременность и полнота сдачи торговой выручки.

Важное значение при ревизиях обеспечения сохранности товарных запасов имеет проверка материалов инвентаризаций (инвентаризационных описей, сличительных ведомостей и др.), поскольку зачастую именно этими документами материально ответственные лица пытаются скрыть образовавшиеся недостачи, хищения материальных ценностей.

В ходе ревизии особое внимание уделяется правильности переоценки товаров, так как при их уценке нередко допускаются нарушения. Например, отдельные товары переоценивают несвоевременно или, наоборот, неправильно применяют надбавки и скидки, предусмотренные прейскурантом, завышают количество товаров, подлежащих уценке и т.д. Ревизор проверяет тождественность произведенных записей о товарах в описях-актах и самих товаров (артикул, сорт и т.д.), совпадение цен на ярлыках, в накладных и в актах по уценки.

При установлении большого числа различного рода нарушений цен на предприятиях торговли целесообразно у таких материально ответственных лиц проводить немедленно инвентаризацию ценностей с целью установления излишков или недостачи.

Одним из резервов снижения товарной массы в предприятиях (особенно неходовых и залежалых товаров) и увеличения товарооборачиваемости является уценка сезонных товаров и организация рекламных объявлений по поводу распродажи. За 2009 год по причинам истечения сроков реализации, потери товарного вида и в целях повышения конкурентоспособности в области цен проведена уценка за счет прибыли организации на 15 млн. руб., за 1 квартал 2010 года уценено на 6 млн. руб.

Однако установлен случай злоупотребления материально-ответственным лицом переоценкой товаров.

Так, при проверке отчетов маг №104 Промтовары за февраль 2010 года выявлен факт завышения цены товара. Согласно распоряжения райпо №30 от 10.12.10г. по состоянию на 11.02.10г. уценен товар, в т.ч. печь СВЧ на 71860 руб., что подтверждено актом переоценки. Не смотря на это заведующая магазином Антипенко Л.И. 16.02.10г. согласно ТТН №0192507 отпускает печь СВЧ для собственных нужд в Кулинарию по цене до уценки. Сумма завышения внесена в кассу райпо.

Выявленные нарушения оформляются аналитическими таблицами, справками, расчетами, ведомостями выявленных нарушений, объяснительными записками виновных лиц, а итоговые данные находят отражение либо в акте проверки (если по ее результатам выявлены нарушения актов законодательства), либо в справке проверки (если по ее результатам не выявлены нарушения актов законодательства).

Акт поверки оформляется в двух и более экземплярах и подписывается проверяющим (руководителем проверки) в срок не позднее 5 рабочих дней со дня окончания проверки [17, с.77].

По структуре акт комплексной проверки состоит из двух частей: вступительной и исследовательской (результативной). Во вступительной части отражается следующая информация: наименование документа, место и дата его составления; основание назначения проверки, дата и номер приказа (распоряжения) о ее проведении, фамилия, имя и отчество лица, составившего акт проверки; даты начала и завершения проверки (в случае перерывов указывается их период); ревизуемый период; должности и фамилии работников проверяемой организации, обязанных в соответствии с нормативными и инструктивными материалами, регулирующими вопросы контрольно-ревизионной работы, подписывать акт проверки, с обязательным указанием периода их работы на занимаемых должностях, а также иных лиц, привлекаемых к проверке; наименование и местонахождение проверяемой организации; наличие книги учета проверок (ревизий), а также информация о произведенной в ней записи о данной проверке; кем и когда были проведены предыдущие проверки, какие принимались меры по выявленным фактам нарушения актов законодательства; какие финансово-хозяйственные операции (документы), каким способом (сплошной или выборочной) и за какой период проверены. Затем приводятся краткие данные о проверяемом предприятии, его организационной структуре и видах деятельности.

Результативная часть акта ревизии представляет собой систематизированный перечень выявленных нарушений, недостатков и злоупотреблений в процессе производственной и финансово-хозяйственной деятельности ревизуемой организации. Она состоит из отдельных разделов, соответствующих наименованию и числу вопросов (разделов) программы проверки. Построение исследовательской части акта проверки строго не регламентировано. Результаты проверки в акте изложены таким образом, чтобы по каждому отраженному факту можно было определенно ответить на следующие вопросы:

· что нарушено (закон, постановление, инструкция, положение);

·   кто нарушил (должностное или материально ответственное лицо);

·   когда нарушено (дата);

·   как выявлено нарушение (использованные приемы);

·   как нарушено (способ нарушения);

·   чем вызвано нарушение (причины и условия, способствующие нарушениям);

·   каковы последствия допущенного нарушения (размер ущерба);

·   какие приняты меры к устранению нарушения (отстранены от должности, возмещен ущерб, привлечены к ответственности).

По проведенным проверкам делается отметка в Книге учета проверок.

Потери товаров отличаются от других затрат тем, что они представляют материальные затраты, т.е. потери продуктов производства. Снижением товарных потерь не только экономятся средства, но и сохраняются предметы потребления, главным образом продовольственные товары. Товарные потери вызываются физико-химическими свойствами товаров, условиями их хранения, транспортирования и реализации. [1, c. 106]

Источниками анализа товарных потерь и переоценки товаров являются:

· форма №3 «Отчет о расходах, доходах и финансовых результатах от реализации товаров» по строке 10500 «Потери товаров при транспортировке, хранении и реализации в пределах установленных норм» отражаются потери товаров в пределах установленных норм;

·   основным источником информации является форма внутренней бухгалтерской отчетности №11 «Отчет о состоянии сохранности собственности потребкооперации», в которой содержатся сведения о недостачах и хищениях, потерях и порче, отнесенных на виновных лиц, движении задолженности по кражам, ущербе от страховых случаев и др. В первом разделе данной формы отчетности «Недостачи и хищения» содержатся данные об остатке недостач и хищений на начало и конец отчетного периода, о выявленных и взысканных недостачах и хищениях. Информация представлена по числу случаев и в суммовом выражении. В отдельной графе по всем строкам первого раздела указываются в том числе крупные недостачи. Другие разделы построены по аналогичному принципу. В пятом разделе «Другие сведения» приводится иные сведения, позволяющие оценить сохранность кооперативной собственности;

·   аналитические данные по счетам 90/7 «Прочие доходы по текущей деятельности», 90/8 «Прочие расходы по текущей деятельности», в которых приведены данные о дооценке и уценке товаров.

Методика анализа товарных потерь включает следующие этапы:

. Изучается соответствие фактических товарных потерь с их нормативом как в целом по организации, так и структурным подразделениям, кварталам и товарным группам. При этом делается сравнение фактических товарных потерь с Нормами товарных потерь методикой расчета и порядком утверждения в учете [26].

. Далее изучают динамику и изменение удельного веса нормируемых потерь товаров в сумме издержек обращения организации, при этом используем таблицу 3. 2.

 

Таблица 3.2

Динамика нормируемых потерь в составе издержек обращения организации

Показатели	Прошлый период	Отчетный период	Отклонение (+,-)	Темп изменения%
1. Выручка от реализации товаров, млн. р.
2. Издержки обращения, млн. р.
2.1. Условно-постоянные, млн. р.
2.2. Условно-переменные, млн. р.
- нормируемые потери, млн. р.
3. Уровень издержек обращения,%
3.1. Условно-постоянных,%				-
3.2. Условно-переменных,%				-
- нормируемые потери,%				-

 

Уровень издержек обращения определяется как отношение суммы издержек обращения к выручке от реализации товаров, выраженное в процентах по следующей формуле:

 

, (3.1)

 

где  - уровень издержек обращения;

 - сумма издержек обращения;

 - выручка от реализации товаров.

 

Далее можно оценить влияние выручки на изменение суммы товарных потерь, а также влияние цены по следующим формулам:

 

 

где  - размер изменения суммы издержек обращения за счет влияния выручки от реализации товаров;

 - изменение выручки от реализации товаров в отчетном периоде по сравнению с базисным;

 - уровень товарных потерь в базисном периоде.

 

 

 

где  - размер изменения суммы издержек обращения за счет влияния цен на реализуемые товары;

 - уровень товарных потерь в базисном периоде;

 - индекс цен в отчетном периоде.

. При проверке правильности применения норм естественной убыли учитывают, что она не устанавливается на фасованные товары, товары, отпущенные в таре или упаковке первого продавца без взвешивания, товары реализованные транзитом. К естественно убыли не относят потери, вызванные нарушением требований стандартов, технических условий, правил перевозки грузов, потери вследствие повреждения тары и изменения качества продукции. Нормы естественной убыли устанавливаются в процентах к стоимости или массе поступившего груза, находящихся на хранении или реализованных товаров.

При анализе следует выяснить причины перерасхода и наметить пути их устранения. Для этого вначале следует определить влияние основных факторов и их проанализировать. На размер товарных потерь в потребительской кооперации влияют:

· объем и структура розничного товарооборота. Увеличение в товарообороте штучных и фасованных товаров, организация предварительной их фасовки ведут к сокращению товарных потерь. Исследования показывают, что при продаже весовых товаров потери возрастают по макаронным изделиям в 17 раз, муке - 9, крупе - 8, сахару - в 4 раза по сравнению с продажей их в расфасованном виде. Одновременно улучшается их показ и реклама;

·   состояние товарных запасов и время обращения товаров. Ликвидация залежалых и неходовых товаров, предупреждение образования сверхнормативных товарных запасов, ускорение товарооборачиваемости содействуют снижению товарных потерь;

·   состояние материально-технической базы торговли и улучшение условий хранения товаров. Внедрение новейшего оборудования, машин, хладофикации ведет к значительному сокращению естественной убыли товаров и предупреждению образования потерь сверх установленных норм. Практика показывает, что мясо при замораживании теряет примерно 0,7% веса. Поэтому целесообразно максимально завозить его в магазины в охлажденном виде;

·   улучшение процесса транспортировки товаров. Закупка товаров у местных поставщиков, расширение прямых связей, транзита, ускорение доставки, перевозка их специализированным транспортом создают предпосылки для сокращения товарных потерь.

Все эти факторы должны быть учтены при разработке мероприятий по уменьшению и предупреждению потерь товаров. [16, c. 176]

Алгоритмы расчета влияния факторов на товарные потери приведены в таблицах 3.3-3.4.

 

Таблица 3.3

Алгоритм расчета влияния количества материально ответственных лиц и суммы товарных потерь на одно материально ответственное лицо на изменение суммы товарных потерь

Показатели	Прошлый год	Отчетный год	Отклонение	Расчет влияния факторов
1. Количество материально ответственных лиц	МОЛ0	МОЛ1	∆МОЛ	∆ТП (МОЛ) = ∆ МОЛ НМОЛ0
2. Сумма товарных потерь на 1 материально ответственное лицо	ТПМОЛ0	ТПМОЛ1	∆ТПМОЛ	∆ТП (ТПМОЛ) = ∆ТПМОЛ МОЛ1
3. Сумма товарных потерь	ТП0	ТП1	∆ТП	∆ТП = ∆ТП (МОЛ) + ∆ТП (ТПМОЛ)

 

Примечание: аналогичные расчеты составляются при определении влияния количества случаев выявления товарных потерь и суммы товарных потерь на один случай, суммы выручки от реализации товаров и суммы товарных потерь на 1 тыс. р. выручки от реализации товаров, средней стоимости товарных запасов и суммы товарных потерь на 1 тыс. р. товарных запасов, суммы расходов на реализацию и суммы товарных потерь на 1тыс. р. расходов на реализацию на изменение суммы товарных потерь.

Таблица 3.4

Алгоритм расчета влияния суммы товарных потерь и количества материально ответственных лиц на изменение суммы товарных потерь на одно материально ответственное лицо

Показатели	Прошлый год	Отчетный год	Отклонение	Скорректированный показатель	Расчет влияния факторов
1. Количество материально ответственных лиц	МОЛ0	МОЛ1	∆МОЛ	МОЛ1	∆ТПМОЛ(МОЛ) = ТПМОЛ0
2. Сумма товарных потерь	ТП0	ТП1	∆ТП	ТП0	∆ТПМОЛ(ТП) = ТПМОЛ1
3. Сумма товарных потерь на 1 материально ответственное лицо	ТПМОЛ0	ТПМОЛ1	∆ТПМОЛ		∆ТПМОЛ = ∆ТПМОЛ(МОЛ) + ∆ТПМОЛ(ТП)

 

Примечание: аналогичные расчеты составляются при определении влияния количества случаев выявления товарных потерь и суммы товарных потерь на изменение суммы товарных потерь на один случай; выручки от реализации товаров и суммы товарных потерь на изменение суммы товарных потерь на 1 тыс. р. выручки от реализации товаров; средней стоимости товарных запасов и суммы товарных потерь на изменение суммы товарных потерь на 1 тыс. р. средней стоимости товарных запасов, суммы расходов на реализацию и суммы товарных потерь на изменение суммы товарных потерь на 1 тыс. р. расходов на реализацию.

Проводя анализ переоценки товаров можно определить динамику переоценки товаров по удельному весу в общей сумме прочих доходов (расходов) по текущей деятельности, а также, какое влияние оказало проведение переоценки товаров на изменение суммы выручки от реализации товаров. Данные алгоритмы приведены в таблицах 3.5-3.6

 

Таблица 3.5

Алгоритм расчета динамики переоценки товаров по удельному весу в общей сумме прочих доходов (расходов) по текущей деятельности

Показатели	Прошлый год	Отчетный год	Темп изменения (%) или отклонение (+,-)
1. Переоценка товаров, млн. р.
2. Прочие доходы (расходы) по текущей деятельности, млн. р.	ПР0	ПР1
3. Удельный вес переоцененных товаров в общей сумме прочих доходов по текущей деятельности,%			П1/ПР1*100% - П0/ПР0*100%

 

Таблица 3.6

Алгоритм расчета влияния переоценки товаров и суммы переоцененных товаров на 1 тыс. р. выручки от реализации товаров на изменение суммы выручки от реализации товаров

Показатели	Прошлый год.	Отчетный год	Скорректи-рованный показатель	Отклонение (+, -)	Расчет влияния факторов
1. Переоценка товаров, млн. р.					(П)= Вск - В0
2. Сумма переоцененных товаров на 1 тыс. р. выручки от реализации товаров, р.	ПВ0	ПВ1	ПВ0		(ПВ)= В1 - Вск
3. Выручка от реализации товаров, млн. р.	В0	В1	Вск		= (П) + (ПВ)

 

К основным факторам, оказывающим влияние на проведение переоценки относятся следующие:

· оборачиваемость товарных запасов;

·   потребительский спрос;

·   сроки реализации товаров и продукции;

·   объем реализованных товаров и другие факторы;

·   Объем и структура товарооборота.

Потери товаров сверх установленных норм в торговле указывают на имеющиеся резервы снижения издержек обращения.

Размер товарных потерь зависит от степени оснащенности торговых предприятий холодильными установками. В торговых организациях, где хранение скоропортящихся продуктов полностью хладофицировано, потери товаров, особенно сверх установленных норм, значительно снижены.

Другим резервом снижения товарных потерь является увеличение в товарообороте удельного веса штучных и расфасованных товаров. По этим товарам естественная убыль не предусматривается, и потерь по ним, как правило, не бывает. Организация продажи штучных и расфасованных товаров наряду со снижением издержек обращения дает большую экономию материальных средств, увеличивает товарооборачиваемость, улучшает обслуживание населения.

Во многих потребительских обществах и райпотребсоюзах, где установлена тщательная проверка качества товаров, обеспечено бережное отношение к ним при погрузке и выгрузке, распаковке и вскрытии тары, созданы нормальные условия для хранения товаров, потери сведены к минимуму. Этому способствуют поступление расфасованных товаров, улучшение их упаковки, рост количества холодильных установок и оборудования [1, c. 109].