Средства информационной технологии

Информационная технология достигает своей цели путем последовательного выполнения определенных операций. Как любой процесс информационная технология реализуется посредством применения определенных средств, с помощью которых и производится переработка исходной информации в информацию нового качества.

Средствами информационной технологии выступают отдельные составляющие той среды, в которой она функционирует, т. е. элементы (подсистемы) информационной системы. Такими элементами выступают информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Один из элементов - программное обеспечение - называется программным инструментарием информационной технологии, тем самым подчеркивается его если не основная, то достаточно важная роль среди всех средств информационной технологии.

Информационное обеспечение.Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение является основой разработки всего комплекса средств информационной технологии, определяя организационное, техническое и программное обеспечение.

Информационное обеспечение - это система концепций, методов и средств, предназначенных для обеспечения пользователей (потребителей) информацией.

Информационное обеспечение чаще всего определяют через ряд составляющих: совокупность справочных данных, классификаторов информации (справочно-нормативное информационное обеспечение); унифицированных систем документации; специально организованных массивов информации.

Справочно-нормативное информационное обеспечение составляют федеральные, ведомственные и локальные информационные массивы. Федеральное справочно-нормативное информационное обеспечение содержит законодательные акты и организационно- технические документы: ГОСТы и федеральные классификаторы. Ведомственные массивы содержат информацию о нормативном регулировании в области, в которой функционирует данная информационная технология, локальные ориентированы на решения локальных прикладных задач.

Система классификаторов формируется:

- для обеспечения однозначности и точности при заполнении различных первичных документов;

- адекватности представления и отображения информации в различных информационных подсистемах;

- обеспечения возможности обмена информационным обеспечением.

Среди федеральных классификаторов следует отметить общероссийский классификатор административно-территориального деления (ОКАТО); общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН); общероссийский классификатор продукции (ОКП); общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); идентификационный номер налогоплательщика ИНН, системы ведомственных классификаторов. В МВД России отраслевые классификаторы разрабатываются в соответствии с приказом № 533 от 1996 г.

Массивы информации составляют данные по предметной области, специально организованные в виде баз данных.

Под данными в области информационных технологий принято понимать информацию, представленную в виде, пригодном для ее передачи и обработки автоматическими или автоматизированными средствами.

База данных - специально организованная совокупность данных в виде таблицы: столбцы - поля, строки - записи базы данных.

Построение баз данных часто представляется на практике в виде двух этапов:

1-й этап - обследование всех функциональных подразделений организации в целях:

- понять специфику и структуру ее деятельности;

- построить схему информационных потоков;

- проанализировать существующую систему документооборота;

- определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение;

2-й этап - построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Нередко в информационном обеспечении выделяют еще один элемент - схемы информационных потоков. Они отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. Анализ информационных потоков должен проводиться в целях как их более рациональной организации, так и существенного повышения интенсивности, т.е. ускорения передачи и обработки информации, поступающей от источника к потребителю.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

- исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

- классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая им используется.

Таким образом, для создания информационного обеспечения необходимо:

- ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

- выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

- совершенствование системы документооборота;

- наличие и использование системы классификации и кодирования;

- владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

- создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Техническое обеспечение.Техническое обеспечение - технические средства, аппаратура и оборудование, используемые в информационных технологиях.

В техническом обеспечении можно выделить:

- аппаратные компоненты;

- телекоммуникационную аппаратуру и элементы;

- дополнительные компоненты.

Под аппаратными компонентами понимают компьютеры, устройства сбора, накопления, обработки информации, средства оргтехники и т. д.

К телекоммуникационной аппаратуре следует отнести системы и технические средства, с помощью которых организуется компьютерная сеть и осуществляется уделенный доступ. Это модемы, кабельные линии, устройства беспроводной связи и т.д.

К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения: централизованная и децентрализованная.

Централизованная форма базируется на использовании в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров. Это дает возможность обрабатывать большие массивы входной информации, которая хранится в одном месте.

Достоинства централизованной формы:

- возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и информационных массивов;

- сравнительная легкость внедрения методологических решений по совершенствованию информационной технологии.

Недостатки централизованной формы:

- ограничение возможностей пользователя в оперативном получении информации, затрудняющее принятие решений;

- ограничение возможностей пользователя в процессе использования информации.

Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем непосредственно на рабочих местах. Она получила распространение в связи с развитием персональных компьютеров и сетей, что дает пользователю широкие возможности в работе с информацией.

Достоинствами такой формы являются:

- гибкость структуры;

- усиление ответственности низшего звена сотрудников;

- уменьшение потребности в пользовании центральным компьютером и контроле со стороны вычислительного центра;

- более полная реализация творческого потенциала пользователя.

Однако эта форма имеет свои недостатки:

- сложность стандартизации из-за большого числа уникальных разработок;

- психологическое неприятие пользователями рекомендуемых вычислительным центром стандартов;

- неравномерность развития уровня информационной технологии на локальных местах, что, в первую очередь, определяется уровнем квалификации конкретного работника.

Наиболее перспективным следует считать частично децентрализованную форму - организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров и большой ЭВМ для хранения баз общих данных и информационных массивов. При этом вычислительный центр берет на себя выработку общей стратегии использования информационной технологии и осуществляет помощь пользователям, а пользователь остается относительно свободен в выборе применяемых программных средств.

Математическое и программное обеспечение.Математиче­ское и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов, системных и прикладных программ, реализующих цели информационной технологии, а также информа­цию о них.

К средствам математического обеспечения относятся матема­тический аппарат, который используется для решения задач инфор­мационной технологии. Они включают в себя многочисленные ме­тоды моделирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.

В состав программного обеспечения входит системное и приклад­ное программное обеспечение, а также техническая документация.

К системному программному обеспечению относятся программы, рассчитанные в основном для управления внутренними процессами компьютера. Это операционные системы, инструментальные сред­ства программирования, средства диагностики и контроля и аналогичные.

К прикладному программному обеспечению относятся комплек­сы программ, ориентированные на пользователей и предназначенные для решения конкретных задач обработки информации. Выделяют несколько типов программ. Функциональные программы пред­назначены для организации более эффективной работы технических средств и пользователей. Это текстовые и графические редакторы, электронные таблицы, электронные записные книжки, электронные календари и т.д. Проблемно-ориентированные пакеты программ используются для решения как типовых, так и оригиналь­ных управленческих задач. Это настольные издательские, финансо­вые, бухгалтерские системы, экспертные системы, системы интел­лектуального анализа данных и др. Интегрированные пакеты программы представляют собой объединение нескольких проблем­но-ориентированных программ с комплектом функциональных про­грамм.

Организационное обеспечение.Организационное обеспечение - совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной технологии.

Организационное обеспечение реализуется при подготовке к про­ектированию информационной технологии и выполняет следующие функции:

- анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автома­тизации;

- подготовка задач к решению на компьютере, включая техниче­ское задание на проектирование ИС и технико-экономическое обос­нование ее эффективности;

- разработка управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повы­шение эффективности системы управления.

Правовое обеспечение.Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных технологий, регламентиру­ющих порядок получения, преобразования и использования ин­формации.

В состав правового обеспечения входят законы и подзаконные акты, в том числе и нормативные документы министерств, ведомств, организаций, регулирующие порядок работы информационной тех­нологии.

В правовом обеспечении можно выделить два уровня. На пер­вом уровне (общая часть) происходит регламентация функцио­нирования любой информационной системы. Это уровень законов РФ, Указов Президента РФ и постановлений Правительства РФ. Второй уровень (локальная часть) предназначен для регулиро­вания конкретной информационной технологии. Здесь также могут применяться нормы Указов Президента РФ и постановлений Пра­вительства РФ, если регламентируется работа технологии общерос­сийского уровня, например ГАС «Выборы». Однако на этом уровне чаще применяются нормы конкретного министерства, ведомства, субъекта Российской Федерации или конкретной организации.

Правовое обеспечение этапов функционирования информацион­ной системы включает в себя:

- статус информационной системы;

- права, обязанности и ответственность персонала;

- правовые положения отдельных видов процесса управления;

- порядок создания и использования информации и др.