Требования к составлению и оформлению организационных документов

Одной из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий является организация системы и процессов управления, т.е.:

- создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

- регистрация организации;

- установление ее структуры;

- определение ее штатной численности, номенклатуры должностей (количественное соотношение категорий руководителей, специалистов и технических исполнителей);

- регламентация деятельности структурных подразделений и сотрудников организации;

- формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

- регламентация деятельности аппарата управления;

- лицензирование, при необходимости, отдельных видов деятельности;

- установление режима работы и системы охраны;

- организация и оценка труда работников;

- реорганизация организации;

- ликвидация организации и др.

Управленческая деятельность предприятий фиксируется в организационных документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющих статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности и ответственность и другие аспекты.

Организационные документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности учреждения.

Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя или коллегиальным органом.

Организационные документы действуют вплоть до их отмены или замены новыми документами, за исключение штатного расписания, которое разрабатывается и утверждается ежегодно. Изменения в организационные документы вносятся посредством издания распорядительного документа, порядок внесения изменений зависит от вида организационного документа.

Разрабатывает организационные документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами.

К организационным документам относятся:

Учредительные документы – документы, на основании которых действуют юридические лица. К учредительным документам относятся учредительный договор и устав.

Учредительный договор

Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей из его состава.

учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения сторон, а по своему назначению в управленческой деятельности – организационным документом.

порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращение действия и другие юридические аспекты учредительного договора регламентируются законодательством РФ.

учредительный договор имеет сложную структуру и может состоять из следующих разделов:

- вводная часть;

- цель заключения договора;

- наименование и правовая форма организации;

- предмет деятельности;

- место нахождения организации;

- обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица;

- порядок образования имущества;

- условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица;

- порядок распределения прибыли и погашения убытков;

- порядок управления делами юридического лица;

- права и обязанности участников (учредителей);

- ответственность за нарушение договора;

- условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов;

- порядок рассмотрения споров;

- порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.

при необходимости учредительный договор утверждает устав, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации.

учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Устав

Устав – это правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, порядок и характер деятельности, функции и права предприятия или организации.

Устав оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

- Наименование вида документа;

- Дата;

- Номер;

- Место составления или издания;

- Заголовок к тексту;

- Текст;

- Подпись;

- Печать;

- Гриф утверждения.

Текст устава имеет сложную структуру, состоит из разделов, которые нумеруются арабскими цифрами. Устав может содержать следующие разделы:

- общие положения;

- акционерный капитал (уставный капитал);

- порядок деятельности;

- управление;

- учет и отчетность; распределение прибыли;

- прочие накопления;

- прекращение деятельности.

Устав утверждается общим собранием учредителей или участников.

Общие требования к порядку составления, оформления и содержанию устава юридического лица даны в первой части гражданского кодекса.

Положение

Положение – это правовой акт, определяющий статус организации, порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения или структурного подразделения, а также документ, определяющий порядок проведения отдельных мероприятий или регулирующий совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

Положение оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

- Наименование вида документа;

- Дата;

- Номер;

- Место составления или издания;

- Заголовок к тексту;

- Текст;

- Подпись;

- Гриф утверждения;

- Гриф согласования (если необходимо);

- Печать (только на положении об организации).

Заголовок к тексту положения отвечает на вопрос «о чем?». Например, о министерстве, об Управлении имуществом и т.д.

Положение об учреждении подписывает руководитель учреждения, утверждает руководитель вышестоящего органа.

Положение о структурном подразделении подписывает руководитель структурного подразделения, утверждает руководитель организации.

Текст положения об учреждении или структурном подразделении может иметь разделы:

- Общие положения;

- Основные задачи;

- Функции;

- Права и обязанности;

- Руководство;

- Контроль, проверка и ревизия деятельности;

- Взаимоотношения, связи;

- Реорганизация и ликвидация.

Инструкция

Инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регламентирующих специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений и служб, должностных лиц и граждан.

Инструктивный характер носит такой документ как правила.

Инструкция оформляется на общем бланке с заполнением следующих реквизитов:

- Наименование вида документа;

- Дата;

- Номер;

- Место составления или издания;

- Заголовок к тексту;

- Текст;

- Подпись;

- Визы согласования;

- Гриф утверждения.

Заголовок к тексту инструкции должен четко ограничивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются требования инструкции.

Текст должен носить указующий характер, для чего используются четкие формулировки со словами должен, необходимо, следует, не допускается. Текст излагается от третьего лица или используется безличная форма. Текст состоит из разделов, которые делятся на пункты, подпункты и нумеруются. Структура текста зависит от содержания инструкции, однако любая инструкция начинается с раздела общие положения. В нем раскрываются цели издания инструкции, указывается область распространения, приводятся другие сведения общего характера.

Подписывает инструкцию руководитель подразделения, в котором она составлялась, утверждает – руководитель организации.

Регламент

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент как и инструкция носит инструктивный, указующий характер.

Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитые на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа, порядок планирования работы, порядок подготовки материалов для рассмотрении на заседании, внесение материалов на рассмотрение, порядок рассмотрения материалов и принятия решения на заседании, ведение протокола заседания, оформление решений, порядок доведения решений до исполнителей, материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется аналогично инструкции и имеет тот же состав реквизитов.

Регламент утверждается руководителем организации или руководителем коллегиального органа.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласование с заинтересованными подразделениями и юридической службой.