Требования к составлению и оформлению протоколов

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительной документации. С одной стороны, его можно отнести к информационно-справочным документам, т.к. Он содержит информацию о ходе обсуждения каких-либо управленческих вопросов, а с другой стороны, протокол содержит постановляющую часть и, таким образом, может рассматриваться как распорядительный документ.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях коллегиальных органов, а также документ, составленный официальным лицом для удостоверения какого-либо факта.

Виды протоколов:

- Краткий – указывают обсуждаемы вопросы, фамилии докладчиков и выступающих и принятое решение. Применяются, если есть заранее подготовленные тексты всех докладов и выступлений и для записи малозначительных оперативных совещаний;

- Сокращенный – содержат краткую запись докладов и выступлений;

- Полный – весь ход заседаний записывается дословно, составляется на основе расшифровки стенографических или диктофонных записей.

Протоколы оформляются на общем бланке с заполнением следующих реквизитов: наименование структурного подразделения, наименования вида документа, дата, номер, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подписи, гриф утверждения (руководитель организации).

Датой протокола является дата заседания (если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания – 21-24.01.2003); номером – порядковый номер заседания в пределах данной группы; местом составления – место, где проходило заседание. Заголовок к тексту включает наименование заседания или коллегиального органа и грамматически согласовывается со словом протокол.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

Вводная часть начинается со слова председатель, которое пишется от границ левого поля с заглавной буквы, через тире указывают инициалы, фамилию и должность председателя. В следующей строке пишут секретарь и через тире инициалы, фамилию и должность. Затем пишут присутствовали и через двоеточие указывают инициалы и фамилии присутствовавших на заседании членов коллегиального органа, допускается указывать должности. Присутствовавших перечисляют по алфавиту фамилий в строку через один межстрочный интервал. Если присутствовавших больше 15, то после слова присутствовали указывают их количество и пишут список прилагается, а к протоколу прикладывают список присутствовавших. На многочисленных собраниях допускается указывать только общую цифру. Если для принятия решения требуется кворум, то сначала указывают сколько должно быть участников, а затем, сколько присутствовали. Ниже указывают приглашенные и перечисляют лиц, принимавших участие в заседании, но не являющихся членами коллегиального органа. Приглашенных перечисляют по алфавиту фамилий обязательно с указанием должностей в строку через один межстрочный интервал. Ниже в отдельной строке от границы левого поля указывают повестка дня и через двоеточие перечисляют пункты повестки дня, которые записываются с абзаца и нумеруются арабскими цифрами. Порядок расположения пунктов зависит от важности вопросов. пункт повестки формулируют с предлогом «о» или «об».В конце каждого пункта нужно указать фамилию и должность докладчика.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме: слушали, выступили, решили (постановили).

Слово слушали оформляют без абзаца прописными буквами в отдельной строке с двоеточием на конце. Перед словом слушали указывают цифру, обозначающую пункт повестки дня. В следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже и через тире содержание доклада. Если имеется текст доклада, то после тире указывают – текст доклада прилагается.

Слово выступили пишется от границы левого поля прописными буквами в отдельной строке с двоеточием на конце. В следующей строке с абзаца указывается фамилия выступавшего и через тире содержание выступления. Фамилии выступивших можно подчеркнуть, чтобы выделить из остального текста. В разделе выступили записывают также вопросы к докладчику и ответы на них: фамилия – вопрос докладчик – ответ. Если неизвестна фамилия спросившего, записывают – вопрос из зала. Если есть заранее заготовленные тексты выступления, то вместо изложения содержания выступления, то после фамилии выступавшего пишут текст выступления прилагается.

Затем пишут слово решили прописными буквами в отдельной строке от границы левого поля с двоеточием на конце. Ниже с абзаца излагают текст решения по первому вопросу. Затем ставят цифру 2 от границы левого поля, пишут слово слушали и оформляют ход обсуждения второго вопроса.

Протокол подписывают председатель и секретарь.

Схема протокола

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

________ № __________

г. Ижевск

Заседания ………

Председатель – И.О. Фамилия

Секретарь – И.О. Фамилия

Присутствовали: 17 человек (список прилагается)

Приглашенные: должность И.О. Фамилия, -//-, -//- (по алфавиту фамилий)

Повестка дня:

…

…

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия – текст доклада

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия – содержание выступления

И.О. Фамилия – текст выступления прилагается

РЕШИЛИ:

…

…

…

СЛУШАЛИ:

…………..

ВЫСТУПИЛИ:

……………

РЕШИЛИ:

……………

Председатель == И.О. Фамилия

Секретарь ++ И.О. Фамилия