КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

 

Дело__________

(№ и название)

Опись__________

(№ и название)

Фонд__________

(№ и название)

 

Выдано во временное пользование (читальный зал):

 

№ п/п	Ф.И.О. пользователя	Дата выдачи	Дата возврата

 

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

Форма карты-заместителя дела

Приложение 22 к п. 4.7.5

 

Наименование организации

Название архива

 

АКТ УТВЕРЖДАЮ

_______№_____________ Наименование должности

______________________ руководителя организации

(место составления)

 

проверки, наличия и состояния дел Подпись Расшифровка

_____________________________ подписи

(постоянного, временного хранения, Дата

по личному составу)

 

Фонд №______________

 

Основание_____

(плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии__________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии:________________________________

(наименование должностей, фамилия, инициалы)

_______________

Проверка проводилась с ____________________по___________________

 

Проверкой установлено:

 

1. Всего числятся по описям:__________________дел,

(цифрами и прописью)

 

в том числе, по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения,

___________дел,

(цифрами и прописью)

 

2. Всего не оказалось в наличии________________дел,

(цифрами и прописью)

в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения,

___________дел

(цифрами и прописью)

 

3. Имеются литерные номера:

3.1. не учтенные в итоговых записях описей_______________________________дел

(цифрами и прописью)

3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей______________дел

(цифрами и прописью)

4. Пропущено номеров:

4.1. не учтенных в итоговых записях описей______________________________дел

(цифрами и прописью)

4.2. не перечислены, но учтенных в итоговых записях описей________________дел

(цифрами и прописью)

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,

__________дел

(цифрами и прописью)

 

Продолжение приложения 22

 

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)

___________дел

(цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в описи

__________________дел

(цифрами и прописью)

8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии

__________________дел

(цифрами и прописью)

из них:

8.1. требующих дизинфекции__________________дел

(цифрами и прописью)

8.2 требующих дизенсекции___________________дел

(цифрами и прописью)

8.3. требующих реставрации___________________дел

(цифрами и прописью)

8.4. требующих переплета и подшивки____дел

(цифрами и прописью)

8.5. требующих восстановления затухающих текстов________________________дел

(цифрами и прописью)

8.6. неисправимо поврежденных_________дел

(цифрами и прописью)

8.7. требующих технической обработки___дел

(цифрами и прописью)

8.8. выдано во временное пользование____дел

(цифрами и прописью)

9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

 

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№…)

Проверку проводили:

 

Наименование должностей Подписи Расшифровка

подписей

Дата

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда

Приложение 23 к п. 4.8.1

 

 

__________________________

(Название архивного учреждения⁷)

__________________________

(Название фонда)

 

Фонд№____________________

 

ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ

 

_

(крайние даты)

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

Форма титульного листа описи особо ценных дел

⁷Заполняется государственным архивом

Продолжение приложения 23

 

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

 

Подпись Расшифровка

подписи

 

№ п/п	№ описи	№ дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	№ ед.учета страхового фонда	Примечание

 

В данную опись внесено__________________особо ценных дел,

(цифрами и прописью)

с №___________________по №________________________, в том числе:

 

литерные номера:_____________________________

пропущенные номера:_________________________

Из них имеются страховые копии________________дел.

(цифрами и прописью)

 

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

 

Наименование должности

руководителя архива

(лица ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАННО УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения

от_____________№___________ от______________№________________

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

Форма описи особо ценных дел

Продолжение 24 к п. 6.3.3.

 

_________________

(Наименование организации)

________________________

(Наименование архива организации)

 

 

КНИГА

Учета поступления и выбытия

Документов

 

Том №__________________

 

Начат____________________

 

Окончен__________________

 

 

Формат А3 (297*420 мм)

 

Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия документов

 

Продолжение приложения 24.

 

№ п/п

Дата поступления или выбытия документов

Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), от которой поступили (или выбыли) документы

Название, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы

Название и номер фонда, описи поступивших или выбывших документов

Крайние даты поступивших или выбывших документов, включенных в опись

Поступление описанных документов

Выбытие описанных документов

Неописанных дел, документов, листов

Примечание

Кол-во дел

Кол-во дел

постоянного хранения

временного (свыше 10 лет)

по личному составу

постоянного хранения

временного хранения

по личному составу

поступило

выбыло

Итого в ________году поступило _____ ед.хр. (для аудиовидеодокументов__________+ед.уч.), в том числе

(цифрами и прописью)

показываются раздельно итоговые данные по графам 7,8,9, 13 книги;

 

выбыло _____________ед.учета (+документов, листов), в том числе:

(цифрами и прописью)

показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.

 

 

Наименование должности лица,

составившего итоговую годовую запись Подпись Расшифровка подписи

 

Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

Формат А3 (297*420 мм)

 

 

Приложение 25 к п. 6.3.3.

 

Наименование организации

 

 

СПИСОК ФОНДОВ

 

Том №_________________

 

Начат __________________

 

Окончен ________________

 

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

Форма титульного листа списка фондов