Объективные свидетельства

Хорошие аудиторы всегда следуют правилу: нет объективных свидетельств – нет выводов. Объективное свидетельство является подтверждением соответствия или несоответствия. Объективные свидетельства могут быть в следующих формах:

· документы (дата, название, серийный номер, статус ревизии)

· оборудование (описание, серийный номер, дата калибровки или технического обслуживания, местонахождение)

· записи (продукция, результаты, даты, фамилии людей)

· сотрудники (должность, имя, отдел)

· продукция (описание, номер партии, местонахождение, статус, серийный номер)

· местонахождение (название отдела, ссылка на зону размещения, номер площадки, бокса)

Полагаться на словесную договоренность порой небезопасно. Она чревата неверным истолкованием; иногда аудитируемые заявляют, что они ничего подобного не говорили (хотя такое случается довольно редко).

Рис. 9.1 Факторы, принимаемые во внимание при записи результатов наблюдений.

Когда ведется запись результатов наблюдения, аудитор нужно принимать во внимание несколько критериев (см. рис. 9.1). Область применения и цели помогут ему определить важность результатов наблюдения. Стандарт и система компании определят, стоят ли результаты наблюдения того, чтобы продолжать дальнейшие исследования, или же это, может быть, является потенциальным несоответствием. Ситуация, в которой сделаны наблюдения, определит, были ли соответствующими обстоятельства (например, случайно услышанный спор двух менеджеров о том, каким образом выбирать оборудование, еще не является доказательством несоответствия). Прежде, чем записывать сказанное каким-либо сотрудником, не лишним будет проверить, обладает ли он ответственностью по предмету обсуждения.

Что касается заметок, сделанных при помощи видеокамеры, диктофона, фотоаппарата – первые два – табу, которые не следует применять, особенно для того, чтобы записать детали беседы. Не сомневайтесь, что в этом случае вам никто ничего не скажет. Фотоаппарат может быть полезен для съемки какого-либо инцидента (например, негерметичность оборудования). Для аудиторов существенно то обстоятельство, что прежде, чем фотографировать, надо получить разрешение на это. Имеет смысл обсудить это на начальной встрече.

Убедитесь, чтобы результаты сделанных наблюдений были понимаемыми для всех, имеющих отношение к процессу аудита, охватывали все относящиеся к делу детали, с тем, чтобы иметь адекватные объективные свидетельства, для представления команде менеджеров, а затем рассмотрите результаты наблюдений в контексте типа компании, которая проходит аудит.

Тактика аудитора

Представлять себя в правильном имидже – другой атрибут профессионального аудитора, который должен к этому стремиться. Сюда входит все, начиная с его стиля одеваться и заканчивая внешним выражением опытности и убежденности в словах, которые он использует, и стиля выражений, им принятого.

Правильные предпочтения включают в себя умение избегать комментариев по предыдущим аудитам, особенно проведенных в других организациях, а также не допускать женофобных, расистских и любых иных неуместных замечаний. Кроме того, как уже упоминалось выше, важно иметь чувство баланса (меры) во время представления результатов наблюдений. Аудитор может выглядеть как человек твердый, но также он должен производить впечатление человека справедливого, реалистичного и прагматичного.

Одной из существенных данных аудитора в категории предпочтения является мужество. Может быть, это звучит странно, но поверьте, стоять перед когортой директоров международной корпорации и говорить им нелицеприятные вещи о недостатках - для этого требуется большое мужество. Очень многим аудиторам не достает этой способности к критическому убеждающему подходу, и эта слабость характера ведет для организаций к получению большего числа положительных рецензий, чем это следовало бы. Если аудитор не может руководить этим финальным и наиболее некомфортабельным из сценариев, то ему не следует начинать процесс.

Фактор мужества также является существенным и тогда, когда обнаруживаются факты несоответствий; о них нужно немедленно сообщить своему эскорту и/или руководителю данного подразделения. Если вы уверены в фактах, быть мужественным становится гораздо проще. Если у вас есть объективные свидетельства, подтверждающие факт несоответствия, значит этот факт действительно имеет место, и получить согласие аудитируемого с этим согласиться становится гораздо легче. И все же произнести слова: «Вы согласны с тем, что вот это несоответствие?» - требует мужества. Есть аудиторы, которые при произнесении таких слов испытывают ликование, идущее извращенного чувства удовольствия при идентификации несоответствий. Такой фактор «удовлетворенности» также в равной степени неуместен.

Независимый аудитор (третьей стороны) избегает тяготения к выдаче советов. Его роль состоит не в этом, а советы и рекомендации могут лишь усложнить дело. В ситуации с аудитом второй стороны – все зависит от характера взаимоотношений. Если же это внутренний аудит, все проблемы и возможные решения, как правило, обсуждаются. Непреложным остается лишь одно правило вне зависимости кто проводит аудит – ответственность за корректирующие действия лежит на аудитируемом.

Тактика аудитируемого

Кошмарные знаменитости, которые присутствуют в сценариях ролевых игр на курсах аудиторов, в реальной жизни, к счастью, достаточно редки. И все же они существуют, и обращение с ними является важным навыком для аудитора.

Эти персонажи можно разделить на несколько категорий:

· отнимающие ваше время (постоянные опоздания на интервью, походы в поисках документов, прерываемые интервью)

· провокаторы (те, которые все время ставят под сомнение возраст аудитора, его компетентность или его честность)

· те, у кого всегда есть отговорки (особые обстоятельства)

· те, кто пытается дать аудитору взятку (очень редки, но будьте осторожны в отношении золотых зонтов, хрусталя и экстравагантных трапез)

· те, кто восхваляет аудитора (фальшиво льстит и пытается создать видимость дружбы)

· жизненно важные работники и отсутствующие (Спросите, что случится, если жизненно важного работника не будет на месте продолжительное время. Берегитесь больных, хромых и ленивых, которые вдруг теряют способность быстро перемещаться, поднимать коробки и подниматься по лестницам)