Общие правила
- Место сбора — стол регистрации, зал 1, 4-й этаж. Если ваша работа по сценарию закончилась или образовалась пауза, все возвращаются к столу регистрации.
- За столом регистрации должен быть идеальный порядок. Всегда.
- Экстренные вопросы, все организационные изменения и дополнения сообщаются Анне (8-ххх-ххх-хх-хх).
- Если участник конференции задает вам вопрос, на который вы не можете ответить, скажите, что вы через минуту все выясните, и дайте ответ ровно через минуту, как и обещали.
- Покажите всем, что вы профессионал, способный справиться со своей работой. Причем идеально.
- Все задействованные лица — организаторы конференции должны знать, где и какой зал находится, что в нем состоится и в котором часу. Эта информация содержится в программе.
Действие (что)
| Время (когда)
| Место (где)
| Ответственные (кто)
|
7 августа
|
Перевозка всех вещей из офиса
| 18.00
| Офис компании — гостиница
| Аня, Катя, Наташа, 2 ассистента (Артем, Эдуард)
|
Общий сбор
| 19.30
| Холл перед залом 1
| Сотрудники Eventum, ассистенты, Заказчик (если понадобятся)
|
Расстановка баннеров спонсоров, плаката конференции, установка оборудования
| 20.00
| Залы 1, 2, 3. холл рядом с залом 1
| Аня, зал 1; Наташа, холл; Катя, залы 2, 3
|
8 августа
|
Инструктаж по регистрации. Раскладка бэджей в алфавитном порядке в соответствии со списками регистрации. Формирование пакета делегата конференции:
- пакет
- папка с презентациями, программой и списком участников
- сувениры (кружка, ручка)
- раздаточные материалы от спонсоров
| 7.30
| Регистрационный стол
| Катя, ассистенты
|
Организация «Стола решения проблем», установка компьютера (список участников, наклейки и пустые бэджи) и принтера.
| 8.30
| Регистрационная зона
| Катя и Оля
|
Проверка оборудования в зале 1, последовательности всех презентаций, исправности микрофонов, проектора и пр.
|
8.30
| Зал 1
| Александр, Заказчик, подрядчики
|
Встреча участников конференции
| 9.00—10.15
| 1-й этаж, ресепшн
| ассистент
|
Регистрация участников. Выдача материалов участника (только тем, кто занесен в белый список платных участников и участников от
Заказчика)
Приглашенные по желтому списку: студенты и партнеры на стенд — проходят без материалов
| 9.15—10.30
| Регистрационный стол
| Аня, Катя, Наташа,
ассистенты
|
Начало конференции
| 10.00
|
Зал 1
| По сигналу колокольчика два человека остаются на регистрации,
один — в зале для передачи микрофона, один фотографирует, один — на компьютер и проектор
|
ПАРТНЕРЫ И ПОДРЯДЧИКИ
В ходе подготовки мероприятия вам может понадобиться помощь множества различных поставщиков, партнеров.
Поставщики услуг по организации
мероприятий
| Поставщики услуг по маркетинговой
поддержке мероприятий
|
Компании с определенными целями и задачами, которые мероприятия позволяют решить Специализированные event- компании
PR-агентства
Рекламные агентства BTL-агентства
Агентства по подготовке праздников
Выставочные компании
Ассоциации
Индивидуальные организаторы
(тамады)
Тренинговые компании
| Различные СМИ
Колл-центры (сall-centers)
Информационные агентства
Информационные порталы
Новостные агентства
PR-агентства
Производители деловых сувениров
|
Поставщики услуг в месте
проведения
| Поставщики дополнительных
услуг
|
Гостиницы и конференц-центры
Выставочные центры
Концертные залы
Кинотеатры
Агентства по бронированию гостиничных номеров и залов
Кейтеринговые компании
Поставщики алкоголя
Охранные предприятия
Поставщики мультимедиа-оборудования
Парковка
Тентовые компании
Клининговые компании
| Celebrity Speakers Bureau
Агентства талантов
Шоу-агентства
Модельные агентства
Прокатные агентства
Курьерские службы
Агентства переводов
Цветочные салоны Печатные салоны Издательства
Транспортные компании
Актеры, шоу-труппы
|