Идеи для размещения логотипа вашей компании, слогана мероприятия и пр

- особый сайт мероприятия;

- растяжки, плакаты;

- специально оформленный регистрационный стол и президиум (и трибуна);

- таблички в президиум;

- фирменные бэджи для участников и особые для организаторов;

- фирменные календари;

- фирменные ручки;

- фирменные блокноты для записей;

- фирменные пакеты;

- сумки с логотипом;

- майки с логотипом;

- кружки с логотипом;

- визитницы с логотипом;

- зонты с логотипом;

- офисные сувениры, мягкие игрушки;

- фирменные CD-болванки для записи материалов;

- проектор для демонстрации роликов или фильма;

- сертификаты об участии (дорогие, в рамках и под стеклом);

- другие подарки.

 

 

 

ПРОДАЖИ

 

 

Образец приглашения

 

 

Приглашение   Уважамый(-ая) ________________________________   Имеем честь пригласить вас принять участие в первой международной конференции Special Events, организация специальных мероприятий   Конференция состоится 28 февраля 2006 года. Начало в 10.00 в конференц-центре «PRO», Москва, Почтовая ул. д.9.   Программа конференции на сайте www.eventum.ru Просим подтвердить участие до 20 февраля 2006 года.   С уважением Организатор конференции Eventum   RSVP   Т. (095) 785 8446 Ф. (095) 785 8447

Базы данных

Как минимум у вас должны быть следующие поля:

 

Поля	Пример
Фамилия и имя Должность Компания Телефон Факс Почтовый адрес: улица дом почтовый индекс город страна E-mail Обращение Комментарии	Иванов Петр Генеральный директор ООО Суперхомяк (495) 123 123 (495) 322 322   Ул. Почтовая дом 3, строение 2, корпус 18 123 322 Москва Россия [email protected] Уважаемый Петр Петрович! Наш крупный Клиент, просил сообщать о мероприятиях для любителей домашних животных, особенно о мелких грызунах.

 

Кроме этого в базе могут быть, например, такие поля:

- день рождения;

- мобильный телефон;

- код города;

- участие в других мероприятиях;

- количество работников в компании;

- вид бизнеса и прочее, что может понадобиться вам при подготовке к выборке.

 

ПРИБЫЛЬ

 

Пример сметы конференции

Категория расходов	Статьи расходов	Цена, $	количество	Сумма, $
Fix
	Аренда зала
	Аренда фойе для выставки
	Цветы перед президиумом
	Аренда проекторов
	Аренда экранов
	Фотограф
	Переводчики
	Печать буклета
	Дизайн буклета
	Конверты
	Почтовые расходы
	Регистрация сайта, хостинг
	Реклама	20 000		20 000
Итого фиксированные расходы			33 160
Переменные
	Кофе утром
	Обед
	Кофе днем
	Фуршет
	Раздаточные материалы
	Фирменные сумки
	Наушники для перевода
	Именные бэджи
	Подарки
Итого переменные расходы			32 450
Накладные
	Накладные расходы (канц. Товары, аренда офиса, расходы на телефон/интернет, заработная плата и пр.)			4 000
	Другие доп. Расходы			6 000
ИТОГО общие расходы			75 610
Исходные данные:	Количество участников

Пример учета накладных расходов в часах рабочего времени.

Отчет Александра Шумовича за 12-ю рабочую неделю 2006 года

 

	Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб	Вс	Итого
Проекты:
Семинары №1 №2 №3 №4	– –	– –	– – –	– – –	– – –
Конференции №1 №2 №3 №4 №5	–	– – – –	– – – –	– – – –	– –
Другие проекты	–	–	–	–	–
Административные функции:
Встречи с Клиентами Фин. учет Проф. образование Развитие компании	– – – –	– – –	– – –	– – –	– – –
Другое время:
Болезнь Отпуск Официальные праздники	– – –	– – –	– – –	– – –	– – –
Итого

Примеры расчетов

Баланс доходов и расходов мероприятия можно выразить простой формулой:

 

доходы = расходы + прибыль.

 

Помня, что

доходы = число участников ´ цена участия + иной доход[2],

расходы = фиксированные расходы + накладные расходы + переменные расходы,

переменные расходы = число участников ´ расход на участника,

 

получаем:

Число участников ´ цена участия + иной доход = фиксированные расходы + накладные расходы + число участников ´ расход на участника + прибыль. (1)

 

 

Эта формула является основной при расчетах. Попробуем применить ее на практике.

Предположим, мы проводим некое мероприятие Х (цифры условны).

 

Доходы

Пусть стоимость участия в нашем мероприятии будет равна $330 с человека. (Для простоты расчетов допустим, что иных источников доходов у этого мероприятия нет.)

 

Расходы

Фиксированные:

 

- аренда конференц-зала — $1000;

- реклама — $1000;

- стоимость проката оборудования — $300.

Итого — $2300.

 

Накладные:

 

- оплата труда постоянного персонала — $500 за две недели, требуемые на подготовку мероприятия (при зарплате $1000 в месяц);

- аренда офиса — $100 (10% от общих расходов на аренду);

- расходы на междугородную связь — $100.

Итого — $700.

 

Переменные (на участника):

 

- питание — $20;

- раздаточные материалы — $10.

Итого — $30 на человека.

 

Попробуем исходя из этого набора данных рассчитать точку самоокупаемости мероприятия; цену участия; прибыль (или убытки) от мероприятия и т.д. Все эти выкладки сводятся к формуле баланса доходов и расходов (1), которая в данном случае ввиду отсутствия иных источников доходов, кроме регистрационных взносов, будет выглядеть так:

 

Число участников ´ цена участия = фиксированные расходы + накладные расходы + число участников ´ расход на участника + прибыль. (2)

 

 

1. Расчет минимального числа участников для самоокупаемости мероприятия

Как рассчитать пересечение доходов и расходов, то есть точку окупаемости мероприятия? Другими словами, сколько минимально необходимо участников, чтобы мероприятие окупило расходы?

Отталкиваясь от формулы (2) и помня, что в точке самоокупаемости прибыль нулевая, получим:

Число участников, необходимое для самоокупаемости мероприятия =

= (фиксированные расходы + накладные расходы) : (цена участия – расход на участника) (3)

 

Подставляя известные нам данные, находим:

 

Число участников, необходимое для самоокупаемости мероприятия Х =

= ($2300 + $700) : ($330 – $30) = 10.

 

Вывод: для самоокупаемости этого мероприятия необходимо десять человек.

 

При наличии иных источников дохода формула баланса доходов и расходов (3) будет выглядеть чуть иначе:

Min число участников = (фиксированные расходы + накладные расходы – иной доход) : (цена участия – расход на участника). (4)

 

Если в результате вычислений у вас получилось отрицательное число участников, значит, ваши финансовые условия таковы, что мероприятие не может быть самоокупаемым: оно либо однозначно убыточно (если минус «исходит» от знаменателя приведенной формулы), либо однозначно прибыльно (если отрицательным оказывается числитель).

Обратите внимание! Если доход с участника равен расходам на участника, то формула теряет математический смысл.

 

2. Расчет цены участия или расчет числа участников

Перед мероприятием у вас может возникнуть необходимость сделать прогноз числа участников и возможной цены. Применив для нашего случая формулу (2), получим:

 

 

Число участников = (фиксированные расходы + накладные расходы + число участников ´ расход на участника + необходимая прибыль) : цена участия. (5)

 

Цена участия = (фиксированные расходы + накладные расходы + число участников ´ расход на участника + прибыль) : число участников. (6)

 

Какой должна быть цена на участие в самоокупающемся мероприятии (где прибыль равна нулю), если исходные данные те же, а планируемое число участников — 30 человек? По формуле (6) получаем:

Цена участия в мероприятии Х = ($2300 + $700 + 30 х $30 + 0) : 30 = $130.

 

Вывод: мероприятие, проводимое для 30 человек, окупится, если цена участия составит $130.

 

3. Расчет прибыли (для мероприятия, непосредственно приносящего прибыль)

Как посчитать прибыль мероприятия, если кроме доходов и расходов известны цена участия и число участников? Для нашего случая, исходя из формулы (2), получаем:

Прибыль = число участников ´ цена участия – фиксированные расходы – накладные расходы – число участников ´ расход на участника

 

или

 

Прибыль = число участников ´ (цена участия – расход на участника) – фиксированные расходы – накладные расходы. (7)

 

Допустим, в мероприятии должны участвовать 20 человек. Подставляя известные данные в формулу, получим:

Прибыль от мероприятия Х = 20 ´ ($330 – $30) – $2300 – $700 = $3000.

 

Обратите внимание: предварительные инвестиции составляют $1700 ($1000 реклама и $700 накладные). Таким образом, при 20 участниках у мероприятия 100-процентная рентабельность, но возврат на инвестиции — 43%.

 

Для удобства расчетов сделайте для своего мероприятия таблицу:

 

Число участников	Расходы, $	Доход, $	Прибыль, $
фиксированные	накладные	переменные	Итого, общие расходы
						-2400
						-1800

 

 

4. Решение об отмене мероприятия

В некоторых случаях мероприятие приносит незапланированный убыток. Оцените, что выгоднее: отменить мероприятие или провести его в ущерб себе.

Рассмотрим такой пример: для участия в предполагаемом мероприятии зарегистрировались всего 8 человек. Сделаем расчет по формуле (7):

Прибыль = число участников ´ (цена участия — расход на участника) – фиксированные расходы – накладные расходы.

 

Исходя из имеющихся данных,

 

Прибыль от мероприятия Х = 8 ´ ($330 – 30) – $2300 – $700 = –$600.

 

Мы получаем отрицательную прибыль, то есть убыток $600. Казалось бы, мероприятие надо отменять. Но оно организовано при предварительном инвестировании, как вы помните, $1700 (реклама и накладные расходы). В случае проведения мероприятия убытки составят $600, а в случае отмены – $1700. В данной ситуации мероприятие лучше провести.

 

 

Чтобы легче найти точку «позитивного решения», попробуем ввести дополнительную классификацию — сгруппировать расходы как:

- непосредственные — расходы, связанные с собственно проведением мероприятия. Эти расходы вы понесете только в случае, если мероприятие состоится. Сюда войдут, например, аренда зала и оборудования, питание, материалы и т.п.;

- предварительные (инвестиции) — невозвращаемые расходы: например на рекламу, связанные с приобретением оборудования, накладные и т.д. Исключите их из прямых расходов, если окажетесь в ситуации выбора между большими и меньшими убытками.

 

Мероприятие стоит проводить уже тогда, когда доходы выше непосредственных расходов. Очень важно следить за этим показателем при принятии решения о проведении мероприятия.

Выведем формулу расчета точки «позитивного решения», когда мероприятие проводить целесообразно:

Минимальное число участников для проведения мероприятия = (непосредственные фиксированные расходы мероприятия) : (цена участия – расход на участника). (8)

 

 

В предложенном нами случае непосредственные расходы мероприятия — это аренда конференц-зала ($1000) и прокатное оборудование ($300), то есть в сумме $1300.

 

Минимальное число участников для проведения мероприятия Х =

= $1300 : ($330 – $30) = 4,33.

 

Вывод: при четырех участниках мероприятие проводить не стоит, а при пяти уже можно.

 

Однако не всегда все зависит от денег. Действительно, отмена мероприятия из-за того, что собралось мало участников, может оказаться не самым плохим выходом: о ней узнают всего несколько человек. В противном случае они придут, ожидая большого количества народа, и будут разочарованы. Поэтому в каждой конкретной ситуации полагайтесь на свои резоны и интуицию.