Пример. Список необходимого технического оборудования для мероприятия

 

Оборудование	Наличие	Нужен подрядчик
Ноутбук (ноутбуки) для презентаций	Есть
Проектор (проекторы) для демонстрации слайдов, роликов или фильма	Есть
Экран (экраны)	Есть
Оверхэд-проектор	-	Да
Флипчарт	-	Да
Звукоусилительная аппаратура	-	Да
Оборудование для синхронного перевода	-	Да
Музыкальная установка (для сопровождения перерывов и пауз)	Есть

 

Спонсорство

 

 

Пример спонсорского предложения для финансовых

Спонсоров

 

Золотой спонсор

Став финансовым спонсором нашего мероприятия, вы получите следующие привилегии:

— возможность выступить с короткой приветственной речью на открытии Конференции;

— пять представителей Спонсора участвуют в конференции бесплатно;

— 30-процентная скидка на плату за участие остальных представителей компании Спонсора и всех участников, пришедших по приглашению Спонсора;

— название и логотип Спонсора будут размещены и особо выделены на первой странице буклета Конференции в печатной версии и в Интернете;

— Спонсор будет упомянут в рекламе и публикациях, связанных с мероприятием;

— логотип будет размещен и особо выделен на большом плакате на Конференции;

— логотип будет размещен на обложке папки материалов участника Конференции;

— двухстраничное описание компании будет включено в папку раздаточных материалов для участников Конференции;

— возможность свободно распространять среди участников Конференции информационные и рекламные материалы;

— эксклюзивная возможность бесплатно разместить выставочный стенд;

— возможность пригласить на прием 15 гостей.

 

Спонсорский взнос $XXXXXX.

Возможность стать Золотым спонсором будет предоставлена только двум компаниям.

 

 

Пример спонсорского предложения для информационного

Спонсора (медиапартнера)

 

Приглашаем вас поддержать мероприятие и выступить в статусе

«Информационный спонсор».

 

Услуги, предоставляемые информационному спонсору:

- на материалах конференции, буклете и плакате-постере (в зале конференции позади докладчиков) будет размещен и выделен логотип компании;

- специальный знак или логотип будет также размещен на конвертах, в которых распространяются буклеты;

- мы разместим ваш баннер или логотип на сайте мероприятия;

- предоставим выставочное место в холле перед залом конференции.

 

Со своей стороны мы хотели бы попросить:

- разместить страничный рекламный модуль конференции в октябрьском и ноябрьском номерах журнала;

- в течение месяца перед мероприятием размещать наш баннер на главной странице сайта;

- осуществить две электронные рассылки по базе подписчиков сайта вашего издания.

 

Участие в качестве поддерживающей организации позволит вам привлечь внимание аудитории, состоящей из финансовых директоров, работников банков и инвестиционных фондов, что соответствует тематике вашего издания. Этот сектор один из наиболее динамичных и определенно должен представлять интерес для вас в качестве потенциальных Клиентов.

 

 

ЕСЛИ СПОНСОР – ВЫ

 

Предложение организатора	Время	Нужно / не нужно	Собственные мероприятия Спонсора
Официальные мероприятия
Предоставление статуса спонсора с вручением соответствующего сертификата	с момента подписания контракта	+	Разослать пресс-релиз о спонсировании Разместить плакаты о спонсировании фестиваля в центральном офисе и во всех точках продаж. Проинформировать и проинструктировать всех сотрудников
Участие представителя спонсора на церемонии официального открытия Фестиваля	15 сентября	+	Выступление на открытие Пригласить прессу Поставить баннер с логотипом за трибуной
Участие представителя спонсора на торжественной церемонии награждения победителей Московского Международного фестиваля	17 сентября	+	Договориться о дополнительных пригласительных для ключевых Клиентов. Отправить их с сопроводительным письмом от нашего имени.
Предоставление представителю спонсора возможности вручить приз в выбранной номинации победителю Московского Международного фестиваля	17 сентября	+	Подготовить короткую речь
Приглашение представителей спонсора на официальные приемы по случаю открытия и закрытия фестиваля	15, 17 сентября	+	Получить дополнительные пригласительные для ключевых Клиентов. Проследить, чтобы они сидели за нашим столиком
Имиджевые мероприятия и акции			Предложить свои идеи
Выступление представителей спонсора на пресс-конференции, посвященной подготовке и проведению фестиваля	сентябрь	+	Получить квоту приглашенных от нас журналистов.
Реклама на пресс-конференции, посвященной подготовке и проведению фестиваля	сентябрь	+	логотип на заднике 2 баннера в зале не менее 3 м2
Участие в программе фестиваля
Предоставление оборудованной выставочной площади	15—18 сентября	-	Не нужно. Согласовать снижение цены спонсорского пакета.
Реклама в СМИ
Позиционирование в размещаемых в прессе рекламных материалах Фестиваля	май—сентябрь 2006 года в соответствии с медиа-планом	+	Согласовать макеты
Наружная реклама в городе			Согласовать макеты
Размещение логотипа спонсора с указанием статуса на билбордах, ситибордах, перетяжках на магистралях города	в соответствии с медиа-планом	+	Согласовать макеты Договориться, чтобы билборды находились в непосредственной близости от наших торговых точек
Реклама в продукции Фестиваля
Приветствие от имени спонсора в официальном каталоге Фестиваля (полоса + фотография)	30 000 экз.	+	Предоставить фото генерального директора
Размещение логотипа спонсора с указанием статуса в официальном каталоге фестиваля (титул, первая полоса)	30 000 экз.	+	Проследить, чтобы логотип был особо выделен среди других (чтобы не затерялся)
Размещение информации о спонсоре в официальном каталоге фестиваля (не менее 1/1)	20 000 экз.	+	Предоставить текст. Согласовать с PR-агентством
Размещение рекламной полосы спонсора в официальном каталоге Фестиваля (не менее 1/1)	20 000 экз.	+	Предоставить макет. Согласовать с рекламным агентством
Размещение логотипа спонсора на VIP-приглашении Фестиваля	500 экз.	+	Получить N приглашений и распространить среди ключевых Клиентов
Размещение логотипа спонсора на билете, приглашении фестиваля	50 000 экз.	+	Получить N приглашений и распространить среди Клиентов и потенциальных Клиентов в точках продаж. Проинструктировать продавцов
Размещение логотипа спонсора в официальных документах Фестиваля: бюллетенях, пресс-релизах	ВСЕ официальные документы	+	Получить набор, включить в архив
Реклама на Фестивале
Размещение баннеров спонсора на месте проведения фестиваля (3 единицы)	15—18 сентября	+	Получить схему и согласовать место размещения.
Вложение рекламных материалов, предоставленных спонсором, в официальный пакет материалов участников (не более 1500 экз.)	15—18 сентября	-	Не нужно. Согласовать снижение цены спонсорского пакета
Распространение рекламных материалов, предоставленных спонсором, на стойке информации у главного входа	15—18 сентября	+	Заказать смешные сувениры и картонный пакет с корпоративной символикой
Предоставление права на размещение дополнительных рекламных носителей спонсора	15—18 сентября	-	Не нужно. Согласовать снижение цены спонсорского пакета.
Постпродукция
Рекламный модуль спонсора в итогах фестиваля (не менее 1/1)	октябрь 2006	+	Предоставить макет. Согласовать с рекламным агентством
Интервью в рекламном фильме, снимаемом о фестивале	сентябрь 2006	+	Подготовить текст. Согласовать с PR-агентством
Дополнительные услуги
Размещение логотипа, информации, баннеров, линков спонсора на сайте фестиваля и на сайте Ассоциации	с момента подписания контракта	+	Подготовить на сайте сообщение о спонсировании фестиваля.
Разработка концепции участия спонсора в мероприятиях фестиваля. Предоставление профессионального режиссера с Первого Канала.	до 1 мая 2006	-	Не нужно. Согласовать существенное снижение цены спонсорского пакета.

 

 

 

ПОМЕЩЕНИЕ

Варианты рассадки

 

Класс

Участники сидят за столами/партами и смотрят в одну сторону. Обычно перед ними находится президиум/трибуна/сцена. Это отличное расположение для конференций и учебных мероприятий, так как каждый участник может удобно расположиться, разложить бумаги и вести записи на столе. Поскольку столы - довольно громоздкие конструкции, которые запросто не передвинуть, нужно заранее обратить внимание на достаточность проходов между рядами. Сами ряды нужно постараться сделать уже – желательно по 2-4 человека в ряд.

Театр

Та же рассадка, но участники сидят без парт. Зал представляет собой просто расставленные рядами стулья. Так помещается максимальное количество сидящих человек. Как вариант, если зал в ширину больше чем в длину, возможен вариант рассадки амфитеатром. Т.е. края рядов немного закругляются, чтобы сделать более удобным обзор для сидящих с краю. Это также очень удачное расположение для конференций и учебных мероприятий, брифингов и других мероприятий, предполагающих участие большого количества людей, которых нужно рассадить в одном помещении.

 

Подкова

Участники сидят полукругом примерно на одном расстоянии от выступающего. С точки зрения иерархии, предполагается, что все слушатели примерно равны по уровню. Это удачное расположение для семинаров, серии индивидуальных консультаций, ответов на вопросы и других мероприятий предполагающих интерактивный формат с участием одного-двух лидеров (докладчиков, ответчиков) и небольшого количества слушателей,

Круглый стол.

Вообще-то сам стол может быть и квадратным. Важно то, что все участники сидят за одним столом, видят друг друга и общаются. Это демократичный вариант рассадки для интенсивного общения всех со всеми, предполагающее равенство всех участников. Этот вариант общения пришел к нам со времен короля Артура, когда круглый стол стал означать принятие коллегиального решения, саму возможность равноправно высказаться всем участникам обсуждения. Однако, если среди участников все же есть «король», т.е. председательствующий, то при сохранении равенства прав на высказывания, все же возникает иерархия. Наиболее важных, более высоких по статусу участников следует посадить ближе к председателю. Самого важного – по правую руку от председателя. Это удачное расположение для обсуждений, дискуссий других мероприятий, предполагающих интерактивность.

 

Переговоры

Если существуют две четко выраженные группы участников, вы можете просто рассадить их по разные стороны стола (круглого или квадратного), посадив друг напротив друга лидеров каждой из групп. Данная рассадка оптимально подходит для проведения равноправных переговоров между примерно равными группами.

 

Т-образная рассадка

Чтобы подчеркнуть иерархию, во время переговоров или обсуждений, вы можете использовать Т-образную рассадку. В этом случае, высокопоставленные участники или председатель может сидеть во главе стола, перпендикулярно остальным участникам. Опять же, участников можно посадить друг напротив друга, разделив по группам. Такая форма рассадки подходит для совещаний или переговоров между «принимающей» и «гостевой» стороной. Соответственно руководители «принимающей» стороны сидят во главе стола.

 

U-образная рассадка

Этот вариант рассадки также можно использовать для переговоров, однако расположение столов предполагает, возможность для докладчика/выступающего прохаживаться между столами. Это очень удобно во время семинаров, презентаций, банкетов, так как докладчик/выступающий может максимально близко подойти к каждому участнику и поговорить лично. Так же при U-образной рассадке разделить аудиторию на 1-3 подгруппы. Обратите внимание, что если ваш докладчик действительно будет ходить, вам потребуется радиомикрофон.

Банкет.

В зале стоят столики, вокруг которых сидят участники. Участники в основном общаются между собой, позволительно только очень короткое выступление от организаторов (часть аудитории все равно окажется в положении «спиной к говорящему» и будет чувствовать себя неловко). Т.е. это своеобразный вариант большого количества небольших «круглых столов». Однако такой вариант рассадки гораздо чаще используется либо для серии презентаций, либо для банкетов, т.е. употребления еды, а не обсуждений. Столики можно пронумеровать и подобрать состав каждого столика так, чтобы людям было интересно общаться между собой.

 

Кабаре.

В зале стоят столики, вокруг которых сидят участники, оставляя одну часть столика свободной. Свободная часть обращена к сцене или трибуне. Благодаря этому возможно выступление или шоу. Данная рассадка предполагает скорее неформальный стиль общения, так как на столах, скорее всего, со временем должны появиться закуски и напитки. Тем не менее, такая рассадка может быть удобна также при проведении презентации и обсуждения по небольшим группам.

 

Фуршет.

Участники не сидят, они свободно перемещаются по залу и общаются между собой. По залу расставлены высокие барные столики, чтобы можно было оставить бокал. Вокруг этих столов могут возникнуть группы, связанные какими-то интересами и обсуждающие общие вопросы. Обычно где-то в углу у стен стоит барная стойка с напитками и линия столов с питанием. Линия с едой может стоять и посередине зала, чтобы участники подходили к ней с разных сторон. Поскольку каждый участник предоставлен сам себе, предполагается неформальное общение, светские беседы. Задача организаторов – максимально облегчить общение, чтобы каждый участник находил собеседника и включался в общение. Необходимо, чтобы по залу курсировали люди, которые активно поддерживали беседу, знакомили и представляли друг другу гостей.