Унификация языка служебных документов

Унификация служебных документов – сокращение видов документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ – Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СГП).

Точность и стандартизация официально-делового стиля предполагает использование:

Лексика:

1) терминов и профессионализмов в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов (импорт, контракт);

2) нетерминологических слов (вышеуказанный, настоящий (этот), нижеподписавшийся);

3) специальной лексики, приближенной к терминологии (истец, ответчик, квартиросъемщик);

4) устойчивых словосочетаний (единовременное пособие, установленный порядок).

Морфология:

1) отглагольных существительных (исполнение, нахождение);

2) сложных отыменных предлогов (в целях, в отношении, в силу);

3) страдательного залога глагола (оплата гарантируется).

Синтаксис:

1) глагольно-именного сочетания (оказать помощь, провести расследование);

2) утверждение через отрицание (Коллегия не отклоняет…, Ученый совет не отвергает…).

Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа.

2. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

В настоящее время стандартизированы следующие сокращения:

1) почтовые сведения (г., обл., р-н, ст., отд.);

2) наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом.);

3) названия документов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ);

4) слово год (г., гг.)

5) денежные единицы (2000 руб., 80 коп., но 2000 р. 80 к., 4 тыс., 6 млн.)

6) текстовые обозначения (т.д., т.п., см., пр., напр., др.)

В деловой сфере общения важное значение придается этикетным нормам.

В настоящее время язык деловой бумаги подчиняется следующим правилам речевого этикета:

1. Формы обращения начинаются со слов уважаемый. Сейчас на первое место перед фамилией ставится слово господин (г-н). Слово гражданин (гр.) применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений. На личный характер указывает обращение по имени и отчеству. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.

2. Вместо я прошу пишут прошу, сообщаю. Местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.

3. Местоимение он не используется. Используется Ф.И.О.

4. Служебные документы должны быть нейтральны по тону, не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости.

Правописание названий организаций и учреждений

С прописной буквы

- пишутся все слова, кроме служебных, в названиях высших правительственных, государственных организаций и учреждений страны, а также важнейших международных организаций (Верховный Совет Российской Федерации);

- пишется первое слово в названиях центральных учреждений, общественных организаций (Федерация независимых организаций профсоюзов России);

- пишется первое слово и собственные имена в названиях научных, учебных заведений, учреждений культуры, торговых и промышленных предприятий (Академия наук России, Музыкальное училище им. Гнесиных);

- пишется название, если перед ним стоит индивидуальное определение (Центральный Дом журналиста)

Типы и виды документов

Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.