Письмо-предложение (ОФЕРТА)

- представляет собой заявление продавца о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

 

В предложении обычно указываются:

- наименование предлагаемого товара;

- количество и качество;

- цена;

- срок поставки;

- условия платежа;

- род упаковки и другие условия поставки.

 

Ключевыми словами предложения является гнездо слов, образованных от глагола

"ПРЕДЛАГАТЬ"

- приобрести … на следующих условиях … - заключить контракт … - подрядчика для указанной работы … - реализацию (оборудования) …

 

Композиция (структура) текста аналогична ПИСЬМУ-ПРОСЬБЕ

1. обоснование актуальности предложения;

2. содержание предложения;

3. ожидаемый результат, если предложение будет принято;

4. формулирование гарантии.

 

Гарантийное письмо

 

- это документ, обеспечивающий исполнение, изложенных в нем обязательств.

 

ГП имеет повышенную правовую функцию и потому:

1. Составляется на фирменном бланке Гаранта;

2. Содержит предложение "……………….. гарантируем."

3. Содержит банковские реквизиты Гаранта;

4. Подписывается двумя подписями (руководителя и главного бухгалтера);

5. Подписи заверяются круглой (фирменной) печатью.

 

Ключевыми словами ГП является гнездо слов, образованных от глагола:

"ГАРАНТИРОВАТЬ"

- оплату (предоплату) - заключение договора - выполнение работ (оказание услуг) - качество (товара) - сроки (исполнения, поставки) - надежность (оборудования) - предоставление (места работы)

Как правило используется следующая композиция (структура) текста:

1. формулирование гарантии;

2. уточнение предмета гарантии.

 

Гарантийное письмо, как правило, совмещается с однородной группой писем: просьбами, предложениями, запросами.

 

Письмо-претензия (ПП)

 

- это документ, содержащий обоснованные и подтвержденные другими документами требования к адресату в связи с необходимостью восстановления имущественных прав и законных интересов, предусмотренных договорными обязательствами.

ПП выполняют функцию урегулирования разногласий на добровольных началах.

 

Как правило ПП использует следующую композицию (структуру) текста:

1. описание обстоятельств, являющихся основанием для предъявления претензии;

2. приведение соответствующих доказательств;

3. формулирование требований автора письма;

4. указание суммы претензии, и ее расчет;

5. ожидаемые последствия, если претензия не будет удовлетворена.

 

Особые требования к оформлению ПП:

§ указываются банковские реквизиты автора письма;

§ оформляется реквизит "Приложение" с указанием перечня прилагаемых документов;

§ подписываются руководителем и главным бухгалтером, если в тексте содержатся ссылки на бухгалтерские документы и приводятся бухгалтерские расчеты.

Днем предъявления претензии считается день сдачи письма на почту.

 

 

Тема: Составление текстов служебных писем

1. Текст служебного документа и его содержание

 

Документирование управленческой деятельности начинается с выбора вида документа, соответствующего данной ситуации.

Вид документа определяет требования к изложению и форме документа.

Текст служебного документа - это, выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.

Текст документа должен содержать:

достоверную и аргументированную информацию,

изложенную ясно, убедительно и кратко,

при нейтральном тоне автора.

 

Краткость достигается:

§ отбором необходимой и достаточной информации,

§ исключением повторений текста,

§ исключением излишних подробностей.

 

Ясность и подбор слов достигается:

§ смысловой точностью подбора слов

§ использованием прямого порядка слов в предложении, когда

- сказуемое следует за подлежащим

- определяемое за определением.

 

Например:

«осложнения возникли», «кредит предоставлен»

или

«некачественный товар», «исполненное обязательство»

 

В русских письмовниках XIX века говорится, что составитель письма должен был неукоснительно соблюдать «Табель о рангах»: «... первая обязанность пишущего - помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем».

 

Тексты служебных документов, в общем случае, как правило, состоят из трех частей:

4. Введение - призвано объяснить, чем вызвана необходимость составления данного документа;

5. Констатирующая (описательная) - приводятся факты, описываются события, доказываются обстоятельства;

6. Заключение - содержит выводы, предложения, распоряжения, просьбы и т.п.

 

Содержание текста должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами (связанные документы).

 

Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, доказать, разъяснить.

В соответствии с целью определяются:

1. Вид письма

2. Язык и стиль текста

3. Структура и композиция текста.

Содержание текста документа и его конструкции

 

Текст документа, как правило, имеет несколько аспектов содержания.

Под аспектом понимается мысль, выраженная одним или несколькими предложениями.

Составление текста предполагает:

§ Выделение аспектов содержания;

§ Их формализация;

§ Форматирование в абзац.

Стандартная синтаксическая конструкция (ССК) - это одно или несколько предложений в едином целом, т.е. в одном аспекте.

Для построения ССК используются наборы готовых фраз или словосочетаний в соответствии, с которыми можно было бы сформулировать свою мысль.

 

Модель ССК	Варианты реализации модели
«Извещаем, что ...»   «Напоминаем Вам, что ...»	... мы сократили на ... месяц срок ...   ... по истечении указанного срока фирма не несет ответственности за ...
Модели и ССК используемые во ВВЕДЕНИИ (Объяснение мотивов)
«В связи ...»	... с необходимостью проведения ... ... с тяжелым положением ... ... с производственной необходимостью ...
«На основании ...»	... ранее принятых решений ... ... приказа директора от ... № ...
«В соответствии ...»	... с условиями договора ... ... с ранее достигнутой договоренностью ... ... планом мероприятий по ... ... с Законом РФ ... от ... № ...
«С целью ...»	... совершенствования ... ... достижения эффективности ... ... обеспечения выполнения ...
«В ответ ...»	... на Вашу просьбу о ... ... на Ваше письмо ...
«В подтверждение ...»	... нашей договоренности ... ... нашего телефонного разговора ...
«Согласно ...»	... Вашей просьбе ... ... постановлению Правительства РФ ... от ... ... договору аренды от ... № ... ... приказу директора ... от ... № ...
«Ввиду ...»	... срочности заказа ... ... непредвиденных обстоятельств ... ... невозможности взыскания ...

3. Стиль текста

 

Деловой стиль – это совокупность языковых средств, позволяющая обслуживать сферу официально-деловых отношений, которая возникает:

§ между органами государства;

§ между организациями или внутри них;

§ между организациями и частными лицами в процессе их-

- производственной,

- хозяйственной,

- юридической деятельности.

Сфера применения деловой речи – официально-деловые ситуации и служебные документы, соответствующие официально-деловым отношениям.

Различают три разновидности делового стиля:

§ канцелярский;

§ юридический;

§ дипломатический.

КАНЦЕЛЯРСКИЙ стиль является собственно официально-деловым, он может быть:

§ строго официальным,

§ официальным,

§ менее официальным.

ЮРИДИЧЕСКИЙ – это стиль законов и указов с характерным для него стремлением к перечислению условий и обстоятельств, влекущих за собой юридическую ответственность.

ДИПЛОМАТИЧЕСКИЙ – это стиль ориентированный на формулирование позиций сторон и достижение договоренности при особо "этикетной" природе дипломатических формул.

 

Для текстов в официально-деловом стиле характерно:

1. общая регламентация формы документа;

2. точное использование значения слова;

3. ограничение разнообразия языка, его идеоматичность;

4. соблюдение четких логических и смысловых связей между предложениями;

5. определенные способы словоизменения.

6. использование терминов и профессиональных слов;

7. использование устойчивых языковых моделей и текстовых формул;

8. тенденция к утрате местоимения "Я";

9. нейтральность тона изложения.

 

Пример

Речевые формулы

"В связи с указанием (распоряжением, требованиями) министерства о …"

"В соответствии с достигнутыми договоренностями …"

"В порядке оказания технической помощи …"

"В связи с производственной необходимостью и сложившимися условиями …"

 

Стандартизация деловой речи существенно:

§ повышает информативность документа;

§ облегчает восприятие текста;

§ способствует оперативности документооборота в целом.

 

4. Психологические аспекты

При составлении текста должны учитываться психологические факторы его восприятия. Элементами такого рода воздействия являются этикетные фразы и конструкции, создающие определенные рамки корректности, вежливости и соответствующей тональности.

 

В основе письменного материала должны лежать следующие четыре принципа:

1. привлечь внимание тех, кому вы пишете;

2. исходить из их интересов;

3. не упускать из виду их желаний, а также

4. побудить их к определенным действиям.

 

Ожидаемая реакция адресата на письмо может быть разной. Возможная удовлетворенность или неудовлетворенность информацией, интерес или никакого интереса к информации.

Исходя из ожидаемой реакции адресата автор может использовать для составления письма либо дедуктивный, либо индуктивный метод.

 

Методы

составления деловой корреспонденции

Дедуктивный (метод опрокинутой пирамиды)	Индуктивный (метод обычной пирамиды)
Характеристика	Преимущества	Характеристика	Преимущества
Все факты (главную идею) сообщают в первом абзаце: далее излагают только детали.	§ легко сформулировать первое предложение и далее изложить детали; § главная идея сразу же привлечет внимание; § хорошие новости в начале письма повышают настрой на принятие деталей; § экономится время адресата на ознакомление с главной идеей.	Постепенное изложение содержания и раскрытие подробностей, например, в хронологическом порядке. Второстепенные детали излагаются в начале текста.	§ подготовка адресата к отрицательным новостям; § смягчение воздействия отрицательного ответа; § восприятие причин отказа; § повышается вероятность продолжения деловых отношений.

 

Для успеха переписки необходимо:

1. иметь представление о тех, кому пишете (их интересах, потребностях, желаниях, склонностях, пристрастиях, предрассудках, предубеждениях) и использовать тот уровень языка, который адресат поймет;

2. решить, что и как вы хотите сказать и какой ответ получить;

3. выбрать наиболее подходящую форму письменного сообщения;

4. сделать набросок текста;

5. отредактировать и переписать текст, добиваясь максимальной точности выражения;

6. помнить, что адресат, читая письмо, должен чувствовать себя так, как будто с ним разговаривают.

 

5. Структура текста

Текст делового письма может быть построен как:

повествование – рассказ о событиях в хронологической последовательности;

описание – детальное изображение действительности с перечислением объектов и их признаков;

рассуждение – исследование в строгой логической последовательности предметов и явлений с раскрытием их признак, доказывание определенных положений;

определение – раскрытие понятия, его родовых и видовых признаков в сжатой и обобщенной форме, построенное четко и логически последовательно.

 

ОПРЕДЕЛЕНИЕ – это раскрытие понятия, которое является формой мышления, отражающей существенные признаки одноэлементного класса или класса однородных предметов. Определение, чаще всего необходимо при формулировке нового знания.

 

Пример,

 

 

Элементы, из которых состоит определение любого понятия
1. Определяемое понятие	2. То, что говорится об определяемом понятии	3. Родовой признак	4. Видовое отличие
Пример членения понятия "информация" на элементы
"информация"	есть (в настоящем времени опущено)	сведения	(только те сведения) которые передаются людьми устным, письменным или другим способом.

 

В реальных условиях повествование, описание, рассуждение и определение сочетаются в тексте делового письма.

 

Двухчастное деление текста. При составлении текст документа обычно разбивают на две части:

1.Главную (основная идея), где приводят факты, идеи, рекомендации;

2.Второстепенную (уточнение деталей).

 

Выделение главных и второстепенных идей, их расстановка в определенной последовательности называется построением.

Пример,

Главная

Оплату заказанного товара гарантируем.

 

Второстепенная

Оплата будет произведена путем перечисления денежных средств в рублевой валюте на Ваш расчетный счет после получения нами отгрузочных документов.

Трехчастное деление текста. В ряде случаев, когда это отвечает общему замыслу, текст можно делить на три части:

1.Зачин, начало мысли, изложение фактов (1-3 предложения содержащих новое);

2.Развитие мысли, темы (проблема, конфликт);

3.Концовка, вывод, предлагаемое решение, заключительное мнение, просьба и т.д.

 

Пример,

 

Зачин

Имею честь сообщить о том, что сегодня, 10 апреля 2006 года, в розничной продаже появился журнал "Секреты", приложение к журналу "Москва и москвичи".

 

Развитие (темы)

Если у Вас возникнут какие-либо трудности с приобретением журнала, сообщите мне, пожалуйста, причину затруднения и укажите адрес, по которому Вы хотели бы получить этот номер.

 

Концовка

Напоминаю о необходимости поддерживать в наличии ассортимент рекламируемых и рейтинговых изданий, перечень которых содержится в журнале "Секреты", а также сообщаю о начале сбора информации в следующий номер.

 

 

Абзац. Разбивка текста на абзацы позволяет выделить сформулированную законченную мысль. Абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой.

Каждый абзац содержит предложение, выражающее главную идею или аспект темы. Такое предложение называю заглавным.

Отношения текста с абзацем могут быть следующие:

§ изложение в нескольких абзацах, каждое из которых включает ряд предложений (блок информации);

§ текст может состоять и из одного абзаца (характерно для информативных текстов).

 

Пример,

 

Информативный текст

Как договаривались на выставке, жду решения в отношении рекламы Вашей книги в нашем журнале. Редакцию эта тема заинтересовала, и есть шанс получения хорошей рецензии на нее. Условия размещения стандартных рекламных блоков прилагаются. Подача материалов в номер до 1-го июня.6. Композиция текста

 

Главным средством достижения последовательности изложения является грамотное соединение предложений в единый текст.

 

Под композицией (структурой) текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности.

Компонентами текста являются отдельные аспекты содержания, т.е. основные сформулированные мысли.

Аспект содержания, являясь внутренне замкнутой смысловой единицей, оформляется в один абзац (4 - 6 предложений).

Текст документа может включать один или несколько аспектов содержания, т.е. быть - одноаспектным или многоаспектным.

Правило:

В текстах официальных документов, в середине абзаца, не может быть предложения, логически не вытекающего из предыдущего контекста.

 

 

В русском языке существует два вида контекста:

последовательный и параллельный.

 

Достижению последовательности изложения в деловом письме помогает владение такими понятиями как "тема" и "рема". В каждом предложении можно выделить тему (данное), которая ставится в начало, и рему (новое), то, что утверждается и стоит в конце предложения.

Пример,

Членение предложения на
тему (в начале предложения)	рему (в конце предложения)
Предложения с разной темой и ремой
1. Я не виноват.
2. Виноват не я.

 

 

Предложение – единая речевая единица, участвующая в образовании текста. В русском языке порядок слов гибкий. От расстановки слов зависит смысл предложения, которое, кроме того связано с предыдущим и последующим предложениями, то есть с контекстом. Выбранное из контекста предложение теряет часть информации, поскольку характер соединения предложений в единый текст также несет определенную информацию.

 

Связь между предложениями абзаца или абзацами осуществляется с помощью повторов.

Повтор - это тип логико-грамматической связи между предложениями (абзацами), в котором в последующем предложении (абзаце), в неизменном виде, повторяются различные фрагменты предыдущего предложения (абзаца).

 

Последовательный строй (цепочечная связь) контекста - такой, при котором одно предложение вытекает из другого (т.е. то, что было новым в предыдущем предложении, становится известным в последующем)

Пример,

Тема 1		Рема 1	Изделия, состоящие из нескольких деталей, изготовляют по сборочным чертежам
Тема 2	Рема 2	Чтобы собрать изделие по сборочному чертежу, необходимо предварительно изготовить детали
Тема 3	Рема 3	Для изготовления деталей необходимо создать соответствующую технологию.

 

При цепочечной (последовательной) логической связи между предложениями повторяться может: само слово, синоним или местоимение, заменяющее слово.

 

Пример

Наша организация планирует разместить у Вас заказ на сборку партии компьютеров. Компьютеры должны быть надежными и иметь высокую эффективность. Она необходима для проведения работ по математическому моделированию процессов управления.

 

Цепочечная связь между предложениями
осуществляется путем	Примеры
первое предложение	второе предложение
Повторение одного и того же слова	Губернатор взял на себя ответственность за решение проблем трудоустройства молодежи	Эта ответственность может быть разделена законодательным собранием области.
Замены на местоимение	За решение проблем трудоустройства молодежи губернатор взял на себя ответственность	Она может быть разделена законодательным собранием области.
Введения синонимов	За решение проблем трудоустройства молодежи ответственность взял на себя губернатор	Такое решение этого должностного лица было поддержано законодательным собранием области.
Использования связок: "однако", "вместе с тем", "несмотря на это"	За решение проблем трудоустройства молодежи ответственность взял на себя губернатор	Вместе с тем, ее должно разделить и законодательное собрание области

 

 

Параллельный строй контекста - такой, при котором несколько последующих предложений поясняют с разных сторон, раскрывают разные аспекты предыдущего предложения. У них одинаковые субъекты (тема) и разные предикаты (рема).

 

 

 

Пример,

 

Предложения	Тема 1		Рема 1	В настоящее время компания располагает возможностью для строительства двух 12 этажных 72 квартирных домов по типовым проектам
Тема 1		Рема 2	Дома предполагается разместить на улице Садовой
Тема 1		Рема 3	Вопрос о строительстве домов положительно решен с администрацией города
Тема 1		Рема 4	На строительство домов выделены необходимые средства, намечены подрядные организации

 

Параллельная связь предложений в тексте предполагает однотипность их грамматического построения при самостоятельности содержания. В результате образуется определенный ритмический рисунок текста.

 

Пример

Сроки публикации рекламы мы обсудили с Вами при первом разговоре. Полученное электронное письмо свидетельствует о желании Вашего руководства дать рекламу книги. Ваш ответ о месте получения книги для фотографирования говорит о понимании сроков публикации.

 

Таким образом, композиция текста - это последовательность расположения его составных частей (компонентов или аспектов), которые связываются между собой последовательным или параллельным типом связи при помощи повторов.

Например, композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой:

1 - обоснование актуальности запроса;

2 - содержание запроса;

3 - ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен.

4 - формулирование гарантии;

Открытое акционерное общество ОАО "ИНТАМЕД"
пр. Нахимова, д.34, оф.12, 344056, Россия, г.Ростов-на-Дону контактный телефон: (863)245-23-50 Е-Mail: [email protected]	Расч.сч.№ 23389674523987234567 в КБ Внешторгбанк в г.Ростове-на-Дону, БИК 0786523987
____________ 2005 № 08-12-67	ЗАО "Топаз-М" Директору г-ну А.Н.Боброву ул.Победы, д.12, оф.30, 344011, г.Ростов-на-Дону
О подготовке Рекламного сборника
Уважаемый г-н директор. ОАО ИНТАМЕД готовит информационный бюллетень «Рекламный сборник продукции отрасли». Составители сборника испытывают острую необходимость в получении информации о плане выпуска продукции Вашей фирмой на 2006 год. Просим подготовить и выслать в наш адрес, не позднее 1.12.2005 Ваш рекламный проспект на 2006 год, для включения его в «Рекламный сборник». В случае если Вы примете участие в подготовке и выпуске «Рекламного сборника», мы предоставим Вам соответствующий раздел. Использование, полученной от Вас информации, по назначению и исключительно в Ваших интересах, гарантируем. Приложение: 1. Проект договора об информационных услугах на 2 л. в 2 экз. 2. Бланки и формы для представления информации на 5 л. в 2 экз.
С глубоким уважением,
Директор	(личная роспись)	В.И.Семенов
Токарева Анна Павловна тел. (863) 245-11-20

7. Основные правила составления текста

 

При выборе слов и терминов следует руководствоваться следующими правилами:

1. Не излагайте в тексте того, что вы не сказали бы устно.

2. Слова не должны иметь неопределенное, двоякое толкование или быть многозначным.

3. Слово в тексте должно употребляться в том значении, в котором оно употребляется в литературном языке.

4. Построение предложений текста строится по аналогии с реализуемыми моделями ССК.

5. Неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Например, путем разбивки сложного предложения на отдельные, простые по составу и построению фразы.

«За допущенные грубые ошибки и игнорирование их, не исправление, а наоборот, допущение неисполнения в сторону улучшения, менеджеру Макарову В.И. объявить выговор »

6. Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным.

7. В тексте не употребляются:

Архаизмы:

«При этом препровождаем ...» вместо «Посылаем ...» или «Направляем»

«Сим письмом извещаем ...» вместо «Извещаем ...»

«Настоящим уведомляем ...» вместо «Уведомляем ...»

Канцеляризмы:

«Мы должны просить Вас освободить нас от обязанности послать Вам предложение»

вместо

«Ввиду ... считаем целесообразным не посылать Вам проект предложения»

Тавтологические повторы:

«польза от использования», «явление ... проявляется», «следует учитывать следующее»

Плеоназмы (излишества):

«совместное сотрудничество», «в апреле месяце», «2000 рублей денежных средств»

Неоправданно иностранные слова:

«репрезентовать» вместо «представить»

«срок пролонгирован» вместо «срок продлен»

«лимитирование расходов» вместо «лимитирование средств»

 

8. Используемые в тексте сокращения должны быть понятны адресату, поэтому рекомендуется использовать следующие типы:

Инициальный тип - РФ, ДПС, ВС, ВАС, ПК, БД

Слоговый тип - Минфин, спецкорр, прораб.

Смешанный тип - техфинплан

Тип простых слов усечений - Главн, Зав, Спец.