КОММЕРЧЕСКАЯ ПЕРЕПИСКА

Коммерческий запрос

Отрицательный ответ на коммерческий запрос

Стандартные оферты

Запрос оферты

Оферта

Контроферта

Заказ на основе оферты

Контрольное письмо

Сметы и спецификации как вид делового письма

Тендер, как вид делового письма

Письмо претензия (рекламация)

ПЕРЕПИСКА, СВЯЗАННАЯ С ТРУДОВЫМИ ОТНОШЕНИЯМИ

Приглашение (отказ) на собеседование

Рекомендация

Назначение на должность

ЭТИКЕТНЫЕ ПИСЬМА

Этикетные письма к адресату

Письмо-поздравление

Письмо-приглашение

Презентационное письмо

Письма по случаю представления

Имиджевые письма (для поддержания контактов)

Письмо-извинение (соболезнование-сочувствие)

Благодарственные письма

За оказанный прием

За содействие в деле

С выражением благодарности

Краткие письменные сообщения

Письмо-уведомление

Письмо-напоминание

Письмо-предупреждение

Мини-письма

Письмо-открытка

Бизнес-кард

Блиц-ответ

Листок (с наилучшими пожеланиями)

Тема: Информационно-справочные документы

(акты, докладные и объяснительные записки, справки)

 

1. Акты

 

АКТ - это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающийустановленный факт, событие или действие.

АКТЫ составляются:

комиссиями:

· постоянно действующими

· назначенными

лицами:

· должностными

· уполномоченными

Акты составляются по следующим поводам:

· при ликвидации предприятий;

· приеме-передаче (дел, материальных ценностей, научно-технической продукции)

· приеме объектов (строительных, оборудования, транспортных средств и т.д.)

· проведении испытаний

· уничтожении дел

· бое, ломе и порче (товаров, продуктов и т.п.)

· списании материально-технических ценностей

· инвентаризации

· несчастных случаях и авариях на производстве

 

Независимо от разновидности, акты составляются по единой схеме:

1. Изучается существо вопроса;

2. Изучаются законодательные и нормативные документы;

3. Фиксируются количественные данные, записи, черновики;

4. Составляется и подписывается акт.

 

Формуляр (форма) акта:

1. Наименование организации

2. Вид документа (Акт)

3. Дата составления

4. Номер

5. Место составления

6. Заголовок

7. Гриф утверждения (если необходимо)

8. Текст

9. Подписи

 

"Текст" акта состоит из трех частей:

1. Введение - содержит:

· основание для составления акта

· перечень лиц, составляющих акт и присутствующих

2. Констатирующая часть - содержит:

· цели, задачи, существо работы и ее результаты (можно таблицы)

3. Заключение - содержит:

· выводы, предложения, рекомендации

Однако акт может заканчиваться и просто констатацией факта (не содержать заключения).

 

После текста, перед подписями, при необходимости указывают:

· количество составленных экземпляров

· их местонахождения

Пример, Акт составлен в двух экземплярах:

1-й экз. - направлен в бухгалтерию

2-й экз. - в дело 05-02

Завершают акт подписи лиц его составивших:

Пример 1.

Председатель комиссии А.В.Львов

Члены: Л.Б.Макаров

Н.В.Борисова

Пример 2.

от Заказчика _____________ И.О.Фамилия ____________ 2002

от Исполнителя _____________ И.О.Фамилия ____________ 2002

 

Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) требуется оформление грифа утверждения и заверение его печатью.

Пример.

Утверждаю Директор ОАО "Восток"   _____________ А.В.Кораблев ___________ 2002 МП

 

Докладные записки

Докладная записка- это документ:

1. адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения

2. информирующий его:

· о сложившейся ситуации

· имевшем место явлении или факте

· о выполненной работе

3. содержащий выводы и предложения автора.

Докладная записка готовится как по инициативе автора, так по требованию руководителя.

В первом случае, цель - побудить руководителя принять определенное решение.

Во втором случае - представить руководителю существо проблемы и предложить ее решение.

Решение вопроса оформляется резолюциейна докладной записке.

Формуляр документа:

1. Наименование организации

2. Адресат

3. Вид документа (Докладная записка)

4. Дата составления

5. Место составления

6. Заголовок

7. Текст

8. Подпись исполнителя (внутренняя)

руководителя (внешняя)

"Текст"делится на две части:

1. Констатирующая (описательная)

2.

Резолюция

Предложения, выводы, просьбы и т.п.

Павлову А.П. Подготовить проект приказа о назначении ревизии в срок до 12.04.2002 Ковалев 10.04.2002

Пример: