 |
Главная |
Сопроводительное письмо
 2016-01-02 |
 559 |
 Обсуждений (0) |
из
5.00
|
Информирует адресат о направлении к нему прилагаемых к письму документов или отправленных материальных ценностей. Составляется в том случае, если необходимо пояснение о характере исполнения или цели направления приложенного документа.
Текст начинают фразой: «Направляем (возвращаем, предоставляем) на утверждение (согласование) …»
3. Письмо- циркуляр
Представляет собой информацию, предназначенную для рассылки ряду адресатам.
Циркуляры:
1. участвуют в проведении компаний по продажам,
2. оповещают о важных событиях в организации (расширение, реорганизация и т.п.)
3. извещают заказчиков (поставщиков) об уходе руководителей (партнеров)
4. извещают о назначении нового руководителя и т.п.
Правила составления циркуляра: краткость текста и его персональная направленность (например, «Уважаемый А.В.Петров» а не «Уважаемый заказчик»)
4. Письмо-извещение
Составляют для конкретного адресата, часто оно является ответом на письмо-запрос. Устойчивыми словосочетаниями (письма-извещения) являются: «Ставим Вас в известность…», «Сообщаем Вам о переносе сессии…» и т.п.
5. Письмо-заявление
Используется:
1. для изложения позиции руководства организации;
2. для официального заявления от имени организации и о ее намерениях.
Ключевым словом в тексте является слово «ЗАЯВЛЯЮ» или словосочетание «УПОЛНОМОЧЕН ЗАЯВИТЬ».
Письмо-заявление носит персональный характер, поэтому адресуется к должности и фамилии адресата.
Делится на абзацы:
1. мотивы, затем следует ключевая формулировка – «заявляю» или «уполномеочен заявить»
2. излагается позиция организации по конкретному вопросу.
3. делается ссылка на прилагаемые к письму документы.
6. Письмо-заказ
Посылается при совершении отдельной сделки и может быть:
1. написано на бумаге;
2. составлено в виде таблицы;
3. составлено на основе оферты;
4. составлено на специально изготовленном бланке.
предшествовать письму-заказу может письмо-запрос в котором содержатся конкретные требования по характеристике товара, условиям доставки и оплаты.
Письмо-заказ на английском языке.
7. Письмо-требование
содержит настойчивую просьбу об изменении неправильно или плохо сделанного и предложение о возмещении убытков, замене, обмене и т.д.
Структура письма-требования:
1. излагаются требования
2. приводятся соответствующие детали
3. выражается благодарность за действия, ведущие к удовлетворению выдвинутых требований.
Требования бывают: обычные и настойчивые. В обычном требовании властный или обвинительный тон неуместен, в настойчивом – необходим.
8. Письмо-просьба, письмо-запрос, а также
(напоминание – уведомление – воззвание - ультиматум)
Письмо-просьба согласуется с употреблением ключевого глагола «просить», а письмо-запрос – со стандартными формулировками «представляю запрос», «запросить у Вас», «обратиться с запросом» и формулой мотивации «В целях …».
Стратегия письма – добиться решения вопроса. Тактика достижения этой цели сводится к следующему:
1.сначала посылают 2-3 напоминания
2.затем – 2-3 уведомления в уважительном тоне
3.посылают письмо-просьбу.
напоминания –> уведомления –> просьба –> воззвание –> ультиматум
Письмам-просьбам присуща интонация воззвания:
1. к честному сотрудничеству,
2. к психологии,
3. к репутации,
4. к страху (вариант давления).
Ключевыми словами письма-просьбы является гнездо слов образованных от глагола
| «ПРОСИТЬ» | - принять меры для … |
| - включить в план… | |
| - сообщить сведения о … | |
| - направить нам … | |
| - отгрузить в наш адрес … | |
| - проверить ход выполнения … | |
| - подтвердить о получении … |
В письмах-просьбах, как правило, используется следующая композиция (структура) текста:
4. Обоснование актуальности просьбы.
5. Содержание просьбы.
6. Ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена.
Каждый пункт композиции, является аспектом содержания письма и оформляется отдельным абзацем.
8.1 Письмо-запрос
- это коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) или направить предложение на поставку товара.
Композиция (структура) текста аналогична ПИСЬМУ-ПРОСЬБЕ:
5. обоснование актуальности запроса;
6. содержание запроса;
7. ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен;
8. формулирование гарантии.
9. Письмо-подтверждение
Уведомляет отправителя о получении документов, ценностей, подтверждает факты, действия.
В заголовок слово «подтверждение» не выносится.
Ключевыми фразами являются:
1. «ПОДТВЕРЖДАЕМ получение (вашего заказа …)»
2. «Организация НЕ ВОЗРАЖАЕТ против (совместного строительства…)»
3. «ПОДТВЕРЖДАЕМ условия поставки (партии телевизоров…)»
4. «ПОДТВЕРЖДАЕМ (телефонный разговор по вопросу …)»
10. Гарантийное письмо
- это документ, обеспечивающий исполнение, изложенных в нем обязательств.
ГП имеет повышенную правовую функцию и потому:
6. Составляется на фирменном бланке Гаранта;
7. Содержит предложение "……………….. гарантируем."
8. Содержит банковские реквизиты Гаранта;
9. Подписывается двумя подписями (руководителя и главного бухгалтера);
10. Подписи заверяются круглой (фирменной) печатью.
Ключевыми словами ГП является гнездо слов, образованных от глагола:
| "ГАРАНТИРОВАТЬ" | - оплату (предоплату) - заключение договора - выполнение работ (оказание услуг) - качество (товара) - сроки (исполнения, поставки) - надежность (оборудования) - предоставление (места работы) |
Как правило используется следующая композиция (структура) текста:
3. формулирование гарантии;
4. уточнение предмета гарантии.
Гарантийное письмо, как правило, совмещается с однородной группой писем:
просьбами, предложениями, запросами.
11. Письмо-дополнение
Используется в случаях когда, возникает необходимость послать дополнение к письму, отправленному ранее. Поэтому в письме-дополнении указывают номер и дату ранее отосланного письма. Письмо-дополнение может:
1. содержать прилагаемые к письму документы,
2. быть неотъемлемой частью ранее подписанных соглашений (на правах дополнений к ним) с собственной нумерацией и ссылкой на дату подписания.
Ключевые фразы:
1. «В дополнение к …»
2. «Прошу дополнить …»
3. «Считаю необходимым дополнить …»
Если письмо является официальным дополнением ранее принятых соглашений, то в заголовке указывают:
«Дополнение к договору № 12 от 1.09.2006»
Состоит из 1-2 абзацев и заключительной формулы вежливости.
12. Рекламное письмо
12.1 Необязательное предложение
12.2 Письмо прямой почтовой рассылки (директ-мейл)
13. Письмо-обращение
ПИСЬМО-ОТВЕТ
2.2.1 Письмо-отказ
2.2.2 Письмо о разрыве деловых отношений
2.2.3 Ответ на претензию (рекламацию)
2.2.4 Ответ на письмо-циркуляр
| 2016-01-02 |
559 |
Обсуждений (0) |
из
5.00
|
Обсуждение в статье: Сопроводительное письмо |
|
Обсуждений еще не было, будьте первым... ↓↓↓ |
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку...
Система поиска информации
Мобильная версия сайта
Удобная навигация
Нет шокирующей рекламы