Классификация документов

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

58. Охарактеризуйте основные реквизиты документов. Охарактеризуйте основные атрибуты документов. Охарактеризуйте критерии качества документов.

Реквизиты документов - это их элементы, которые позволяют оценить назначение, тип и степень важности бумаги. На сегодня в нашей стране принят единый государственный стандарт (ГОСТ 351141 от 1998 года), который определяет не только количество реквизитов, как таковых, но и требования к их оформлению, а также регламентирует их комбинацию в документации различного типа. Тип документа определяется степенью его важности, назначением. Они, в свою очередь, определяют количество и расположение реквизитов. В целом, документы можно разделить на две большие категории: официальные и личные. Личные представляют собой результат деятельности человека. К ним можно отнести письма и мемуары, фотографии и записки. Такие документы представляют ценность только для конкретного человека или круга людей, чаще всего они не обладают юридической силой. Официальные документы включают в себя различные распорядительные и нормативные акты, предназначенные для исполнения в рамках отдельной организации или государства в целом (указы, законы, предписания, протоколы и т.д.), а также официальные личные документы (удостоверения личности, документы, подтверждающие гражданское состояние, статус и т.д.). Реквизиты документов являются основным элементом именно официальной их разновидности. Как уже говорилось выше, именно статус и назначение официального документа определяет количество составляющих элементов. В отдельную категорию можно выделить основные реквизиты документов. Как следует из самого названия этой категории, они представляют собой набор элементов, обязательно присутствующих в официальной бумаге. Наиболее ярко совокупность основных реквизитов отражает бланк или формуляр документа. Именно в них собраны те реквизиты документа, без которых он будет считаться оформленным неверно. В их числе: государственный герб и/или логотип компании; наименование организации (полное и, если есть, сокращенное); справочные данные. Стоит отметить, что положения стандарта не содержат четких указаний относительно полноты содержания этих данных. Поэтому в них достаточно указать только юридический адрес и контактные телефоны. Однако нередко они включают в себя и банковские реквизиты; наименование вида документа; автор и данные лица, которому документ направляется; дата и регистрационный номер; заголовок; собственно сам текст документа; подпись руководителя предприятия или автора. Данные реквизиты документа являются далеко не единственными. Помимо основных элементов, он может содержать различные отметки о срочности и конфиденциальности, согласовании или утверждении (иначе называемые «грифами» и «визами»). Многие документы наоборот обладают силой и без некоторых указанных выше элементов. Так, те, что предназначены для внутреннего оборота, могут не содержать справочных данных об организации, а выполняться на бланке без таковых. Реквизиты документов, их грамотное размещение и оформление в соответствии с принятым стандартом, говорят не только о грамотности исполнителя, ответственного за составление документа, но и о высоком статусе самой организации.

Основные атрибуты документов:

-Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.

-Источник документа (контрагент). Указывает, откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.

-Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при смене кадрового состава предприятия).

-Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности. Номенклатура дел - это формальный список дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел является высоко динамичным документом, который может обновляться 1-4 раза в год.

2. Атрибуты, зависящие от типов документа.

В документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа. Так, входящие документы имеют кроме базовых атрибутов еще:

-Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входного документа (где он может быть указан) или из типа входного документа, которая определяет сроки ответа на те или иные входные документы (например, заявление граждан о предоставлении гражданства СССР должны быть рассмотрены в течении 6 месяцев со дня подачи заявления в консульский отдел).

-Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц предприятия, которое назначает конкретного исполнителя документа, и ставить резолюцию "Об исполнении доложить". Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соответствующему субъекту.

Внутренние документы в свою очередь, помимо стандартных атрибутов, могут обладать следующими:

-Список подразделений предприятия для ознакомления.

-Контрольный срок ознакомления или исполнения.

-Список исполнителей документа.

Исходящие документы имеют следующие дополнительные атрибуты:

-Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к. исходящий документ всегда порождается на основе или входящего или внутреннего.

-Список рассылки.

-Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях.

В конкретных организациях данные атрибуты могут носить различные наименования или добавляться дополнительными атрибутами, часто большим количеством. Но перечисленные выше атрибуты присутствуют во всех канцеляриях предприятий.

Все документы, проходящие через канцелярию, являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным случаем является входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий.

Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие. Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения (как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей.

Связи в большинстве случаев направленные по принципу: “главный-подчиненный”. Иногда встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (документы, посвященные одному вопросу).

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Из определения экспертизы ценности документов следует, что основой ее проведения являются определенные критерии, т.е. признаки документов, позволяющие судить об их важности. Такими критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Критериями оценки происхождения документов являются:

§ роль и место организации, в деятельности которой появились и использовались документы;

§ важность выполняемых организацией функций;

§ время и место образования документов.

Критерии оценки содержания — это:

§ значимость события или событий, отраженных в документах;

§ значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах;

§ целевое назначение, вид и разновидность документа.

Критерии оценки внешних особенностей документа — это:

§ юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей);

§ особенности передачи текста;

§ материальный носитель документа и его физическое состояние.

Рассмотрим некоторые критерии.