Формальные и неформальные организации

Любая организация может быть описана с помощью ряда параметров: це­левое назначение, правовая и нормативная основа, ресурсы, процессы и струк­тура, разделение труда и распределение ролей, внешняя среда и др.

На основании критерия формализации выделяются:

♦ Формальные организации, имеющие четко поставленные цели, форма­лизованные правила, структуру и связи.

♦ Неформальные организации, работающие без четко определенных це­лей, правил и структур.

Формальная организация- это предварительно спланированная структура полномочий и функций, которая устанавливается на осно­ве сложившегося взаимодействия между компонентами организации. Она ориентирована на достижение приемлемого уровня производ­ства и общих целей организации. Формальная структура определя­ет систему отношений и набор функций, позволяющих осущест­влять целенаправленную деятельность.

Формальная организация характеризуется определенной степе­нью стандартизации трудовых функций. Существуют их исчер­пывающие описания, множество организационных правил, четко определенные процедуры, охватывающие трудовой процесс в орга­низации, где степень формализации высока. Чем выше уровень стандартизации трудовых функций, тем меньше должен быть лич­ный вклад каждого работника в конечный результат труда. Стандар­тизация не только не способствует альтернативному поведению ра­ботников, но и устраняет всякую необходимость каких-либо альтер­натив. В разных организациях степень формализации различна.

В группу формальных организаций входят все организации бизнеса, го­сударственные и международные институты и органы. Они регистрируются в государственных органах в установленном законом порядке и могут иметь ста­тус юридического или неюридического лица. Первейшей их функцией является выполнение конкретных задач и достижение целей организации. Отношения между людьми регулируются различного рода нормативными документами: за­конами, постановлениями, приказами, распоряжениями и т.д.

Многие виды взаимодействий между работниками не вписы­ваются в схему формальной организации. Существует сеть нефор­мальных организаций,в рамках которых взаимоотношения не носят заранее спроектированного и директивно установленного характера, а возникают под влиянием различных факторов, таких, как общий ин­терес группы работников, объективная необходимость сотрудни­чать, личная безопасность и др.

К неформальным организациям относят все институты семьи, дружбы, неформальных отношений между людьми. Они не регистрируются в государст­венном органе. Эти организации создаются на базе общих интересов в области культуры, быта, спорта и др. Они имеют лидера и не ведут финансово-хозяйственной деятельности, направленной на получение материальной прибы­ли. Неформальные группы, объединяющие людей разных отделов, цехов, групп часто возникают внутри формальных организаций. Это естественный процесс, возникающий тогда, когда штатное развитие коммуникаций отстает от развития технологий, профессионализма персонала в организации. Отношения между членами такой группы формируются на основе личных симпатий. Члены груп­пы связаны общностью взглядов, склонностей и интересов.

Неформальные группы существуют в каждой организации. Они неизмен­но «вырастают» из дружеских отношений и отношений, не определяемых орга­низационной схемой. Для организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали. Неформальные организации одновременно могут быть похо­жими и непохожими на формальные организации. Поэтому можно выделить признаки, характеризующие неформальные организации:

1) Социальный контроль. Неформальные организации осуществляют социальный контроль за своими членами. Речь идет об установлении и укреп­лении норм - групповых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения. Естественно, тех, кто нарушает эти нормы, ждет отчуждение. Менеджеру в этой связи следует знать, что социальный контроль, осуществляемый неформальной организацией, может оказать положительное влияние на достижение целей формальной организации;

2) Сопротивление переменам. В неформальных организациях всегда на­блюдается тенденция к сопротивлению переменам. Частично это объясняется тем, что перемены могут нести в себе угрозу дальнейшему существованию не­формальной организации;

3) Неформальные лидеры. Неформальные организации также имеют своих лидеров. Их отличие от формальных состоит в том, что лидер формаль­ной организации имеет поддержку в виде делегированных ему официальных полномочий и действует в отведенной ему конкретной функциональной облас­ти. Опора неформального лидера - признание его группой. Сфера влияния не­формального лидера может выходить за административные рамки формальной организации. Неформальный лидер выполняет две первостепенные функции: помогает группе в достижении ее целей, поддерживает и укрепляет ее сущест­вование.

Способы влияния неформальной группы на деятельность организации:

1. Неофициальное общение (так называемый «тайный» телеграф). Ни од­ни новости не передаются так быстро, как по неформальным каналам. Это один из способов, с помощью которого неформальная группа осуществляет свою власть (неформальная коммуникация).

2. Способность действовать или бездействовать. В практике управления имеется немало примеров, когда организации были поставлены «на колени» не­ санкционированным менеджментом.

3. Несанкционированное установление производственных норм - это один из путей, благодаря которому неформальные группы оказывают негативное влияние на людей. Вместе с тем некоторые организаций могут быть спасены, так как неформальные группы могут работать более усердно, чем установлено нормами. Суть состоит в том, что неформальная группа может работать на то, чтобы продвигать вперед или тормозить развитие организации. Задача менед­жера состоит в том, чтобы минимизировать влияние этих групп и направлять в нужное русло их власть.

Причины, побуждающие людей вступать в неформальные отношения:

1) Чувство принадлежности. Удовлетворение потребности в чувстве принадлежности — одна из самых сильных наших эмоциональных потребно­стей;

2) Взаимопомощь. Естественно, можно обратиться за помощью к своему формальному начальнику. Однако одни считают, что начальник может плохо о них подумать (здесь срабатывает принцип «не создавай проблемы начальст­ву»), другие боятся критики и т.п. В этих и других случаях люди часто предпо­читают прибегать к помощи своих коллег;

3) Защита. Люди всегда знали, что сила — в единстве. В силу этого важной причиной вступления в неформальную организацию является осознанная потребность в защите;

4) Общение. Люди хотят знать, что происходит вокруг них. Поскольку во многих формальных организациях система внутренних контактов довольно слабая, а иногда руководство намеренно скрывает от своих подчиненных опре­деленную информацию, доступ к неформальному получению информации (слухам) возможен только в неформальной организации;

5) Симпатия. Люди часто присоединяются к неформальным группам
просто для того, чтобы быть ближе к тому, кто им симпатичен.

Таким образом, неформальная организация людей может работать на ме­неджера или против менеджера. Как заставить ее работать на менеджера?

Во-первых, менеджер должен согласиться и принять тот факт, что не­формальная организация существует.

Во-вторых, нужно попытаться понять, насколько неформальная органи­зация может быть ценной, чтобы помочь менеджеру достичь его целей.

В-третьих, выявить неформальных лидеров и управлять ими.

В-четвертых, необходимо попытаться объединить цели неформальной и формальной организации.

В-пятых, менеджер должен понять и согласиться с тем, что вне зависимо­сти оттого, что он делает, неформальные организации продолжают существо­вать.

Влияние неформальных отношений может контролироваться, но, чтобы этого добиться, менеджер должен иметь четкое представление о том, как и по­чему функционирует неформальная организация. Когда у менеджера возникает базовая мотивация функционирования неформальной группы, тогда у него по­является возможность разработки соответствующей стратегии поведения. Су­ществование неформальных групп в организации - вполне нормальное явление. Такие группы чаще всего укрепляют трудовой коллектив, и формальный руко­водитель организации должен их поддерживать,

Тема 8: «Основные типы структур управления организаци­онными системами»