Система учетных документов

В архиве организации ведется централизованный учет электронных документов, осуществляемый раздельно по основным и рабочим экземплярам электронных документов.

Для фиксации учетных данных об электронных документах в архиве организации используются следующие учетные документы:

· книга учета поступления электронных носителей (инвентарная книга в пределах архивохранилища);

· книга учета единиц хранения электронных документов (электронных дел);

· список фондов;

· лист фонда;

· лист учета электронных документов фонда;

· описи электронных дел;

· реестр описей.

При приеме электронных документов в архив организации в Книге учета поступления электронных носителей (инвентарной книге) указывается наименование обособленных материальных носителей, статус экземпляра обособленных материальных носителей (основной, рабочий), объем информации (в байтах), общее количество единиц хранения электронных документов (по описям), количество включенных в них электронных документов (по внутренним описям). На 1 января каждого года подводится итог количества поступивших и выбывших за год носителей электронных документов.

Книга учета единиц хранения электронных документов предназначена для регистрации, учета поступления в архив и выбытия единиц хранения электронных документов (электронных дел) и присвоения единицам хранения учетных номеров. Учетный номер единицы хранения электронных может содержать указание статуса экземпляра обособленных материальных носителей (основной, рабочий), номер основного экземпляра носителя или номер рабочего экземпляра носителя, а также номера описей электронных документов. На 1 января каждого года подводится итог количества поступивших и выбывших за год единиц хранения и общее количество единиц хранения, находящихся на хранении.

При первом поступлении электронных документов в архив организации составляется лист учета электронных документов фонда.

Опись электронных дел является основным первичным учетным документом, применяемым для учета электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также описанных электронных документов Архивного фонда Российской Федерации, предназначенных для передачи в государственный или муниципальный архив.

В описи ведется поединичный учет единиц хранения электронных документов (электронных дел) путем закрепления за каждым самостоятельного номера. Единицы хранения электронных документов учитываются в описи в соответствии с их систематизацией и сквозной нумерацией за порядковыми учетными номерами.

Подлинник описи электронных дел оформляется на бумажном носителе (приложение 2).

В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц учета, т.е. электронных дел (цифрами и в круглых скобках – прописью), объем единиц учета электронных документов в байтах, общее количество единиц хранения (основных и рабочих), форматы файлов и иные количественные характеристики электронных дел. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Структурные подразделения организации при подготовке электронных документов к сдаче в архив оформляют сдаточные описи электронных дел, которые служат учетными документами и основой для составления в архиве соответствующего годового раздела сводной описи единиц хранения электронных документов постоянного срока хранения и представления его для утверждения в установленном порядке. Сдаточные описи структурных подразделений подлежат хранению в деле фонда до передачи электронных документов за эти годы на постоянное хранение.

Реестр описей ведется в архиве организации в общем порядке, установленном для ведения реестров описей.

Сведения о единицах хранения электронных документов отражаются в деле фонда. В схеме систематизации фонда должна быть отражена систематизация электронных дел; в состав дела фонда могут быть включены рабочие инструкции по работе с электронными документами фонда, а также акты передачи электронных документов на государственное или муниципальное хранение; акты, отражающие текущую организацию хранения электронных документов (проверки наличия и состояния документов на электронных носителях, проверки физического и технического состояния электронных документов); акты, фиксирующие изменения в составе и объеме электронных документов (о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению; о неисправимых повреждениях электронных документов; о технических ошибках в учетных документах; о создании рабочего экземпляра электронных документов; о копировании электронных документов; проведении конвертирования или миграции электронных документов; акт описания документов, переработки описей единиц хранения электронных документов); акты выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются; к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

6. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ
ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

Использование электронных документов – применение информации архивных электронных документов в культурных, научных, политических, экономических целях, для обеспечения законных интересов граждан.

Архив организации предоставляет пользователям электронные документы, не содержащие информации ограниченного доступа, а также поисковые данные электронных документов.

Доступ пользователей к электронным документам ограниченного доступа осуществляется с учетом требований, установленных действующим законодательством Российской Федерации и соответствующими нормативными правовыми актами.

Основными формами использования являются:

· информационное обеспечение пользователей в читальном зале;

· исполнение запросов пользователей, в том числе социально-правового характера;

· выдача экземпляров архивных электронных документов по запросам физических и юридических лиц;

· выдача архивных электронных документов во временное пользование в структурные подразделения организации и сторонние организации.

Доступ руководства и сотрудников организации к документам архива при наличии информационной системы осуществляется непосредственно с рабочих мест сотрудников в соответствии с установленными приказом руководителя организации правами доступа к документам.

В противном случае архив организации может предоставлять электронные документы по локальной сети организации. В этом случае ведется журнал выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

Архив организации может обеспечивать удаленный доступ к электронным документам архива (фонду пользования). При организации удаленного доступа по информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» обеспечивается идентификация пользователей системы и защита от несанкционированного доступа.

Архив организации может предоставлять доступ к электронным документам, открытым для публичного доступа, через веб-сайт организации в сети «Интернет».

Электронные документы архива выдаются пользователям на обособленных электронных носителях (копия рабочего экземпляра электронных документов) или копируются сотрудником архива на жесткий диск компьютера, после чего доступ к документу предоставляется (по локальной сети организации или пересылается на электронной почте).

7. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА УЧРЕЖДЕНИЯ
ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ